Eine Rechnung aus Word oder Excel ist ein Bild der Rechnung, auf Papier oder als PDF, und keine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG. Zwischen Unternehmen im Inland reicht das nach heutigem Gesetz bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG), danach muss jede dieser Rechnungen eine E-Rechnung sein.
- Word und Excel reichen
- bis 31.12.2026
- Bis 800.000 € Umsatz
- bis 31.12.2027
- E-Rechnung für alle
- ab 01.01.2028
- Rechnungen aufbewahren
- 8 Jahre
Wie du heute arbeitest
Du öffnest die letzte Rechnung, speicherst sie unter neuem Namen, änderst Kunde, Positionen und Datum und zählst die Nummer um eins hoch. Die Summen rechnet Excel oder du selbst. Am Ende speicherst du ein PDF und schickst es per E-Mail. Das funktioniert seit Jahren, und für Rechnungen an Privatkunden ändert die E-Rechnungspflicht daran nichts. Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
Für deine Rechnungen an Firmen, Hausverwaltungen und Generalunternehmer ändert sich etwas. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF aus Word oder Excel enthält diesen Datensatz nicht, auch wenn es genauso aussieht. Die genauen Termine und Ausnahmen stehen unter Ab wann gilt die Pflicht.
Was Word und Excel gut machen
- Du hast die Programme schon, es kommt kein weiterer Monatsbeitrag dazu.
- Du gestaltest die Rechnung genau so, wie du sie haben willst.
- Beide laufen ohne Internet, und jede Datei liegt auf deinem eigenen Rechner.
- Jeder Kunde und jeder Steuerberater kann ein PDF öffnen.
Wenn du nur Privatkunden hast und mit deiner Vorlage zufrieden bist, zwingt dich die E-Rechnungspflicht nicht zu einem Wechsel.
Was du mitnimmst
Deine Kundenliste. Führst du deine Kunden in einer Excel-Tabelle, speicherst du sie als CSV-Datei und importierst sie in Meyster, in beiden Tarifen. Du musst keinen Kunden neu abtippen.
Deine Positionen und Preise. Du lädst alte Rechnungen oder Angebote als PDF hoch. Meyster liest daraus die Positionen mit Einheit und Preis, die Materialpreise mit Artikelnummer und den Kunden. Du prüfst alles, bevor etwas gespeichert wird. Das Auslesen verbraucht Credits aus deinem monatlichen Guthaben. Wie es genau geht, steht unter Einen Katalog aus einer alten Rechnung übernehmen.
Deine Rechnungsnummern. Meyster setzt deine alte Reihe nicht fort, sondern beginnt eine eigene: RE-2026-1000, RE-2026-1001 und so weiter, jedes Jahr neu. Das ist erlaubt, denn § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer „mit einer oder mehreren Zahlenreihen“, die nur einmal vergeben wird. Notier die letzte Nummer aus Word oder Excel und gib sie deinem Steuerberater. Hast du selbst schon Nummern wie RE-2026-1000 vergeben, sprich vor der ersten Rechnung in Meyster mit ihm. Mehr unter Wie Meyster Belegnummern vergibt.
Was in deinen Ordnern bleibt
Laufende Aufträge mit Abschlägen. Hast du für einen Auftrag schon Abschlagsrechnungen geschrieben, schreib auch die Schlussrechnung noch mit deiner Vorlage. Meyster schreibt heute Einzelrechnungen und keine Abschlags- oder Schlussrechnungen.
Deine alten Rechnungen. Jede Rechnung, die du geschrieben hast, bewahrst du 8 Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO), Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Lass die Dateien und PDFs unverändert in ihrem Ordner. Meyster übernimmt sie nicht als Rechnungen, nur ihre Positionen, Preise und Kunden.
Korrekturen an alten Rechnungen. Eine Rechnung, die du mit Word oder Excel geschrieben hast, korrigierst du am einfachsten auch dort, mit einer Stornorechnung, die auf die alte Nummer verweist. Stimm das mit deinem Steuerberater ab.
So läuft der Wechsel
Testzugang anlegen und Betrieb einrichten
14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Die Einrichtung fragt Betrieb, Rechtsform, Steuernummer, Bank und Steuerprofil ab.
Kundenliste importieren
Speicher deine Kundentabelle in Excel als CSV und lade sie hoch. Prüf danach drei, vier Kunden auf Umlaute und Hausnummern.
Alte Rechnungen als PDF hochladen
Nimm fünf bis zehn typische Rechnungen oder Angebote, die zusammen deine üblichen Arbeiten zeigen. Prüf die Positionen und Preise, bevor du sie übernimmst.
Stichtag mit dem Steuerberater festlegen
Ab diesem Tag schreibst du neue Rechnungen nur noch in Meyster. Gib dem Steuerberater die letzte Nummer aus Word oder Excel. Ein Telefonat.
Erstes Angebot und erste Rechnung
Schreib das nächste echte Angebot in Meyster und mach daraus nach dem Auftrag die Rechnung. Die Nummer kommt erst, wenn alle Pflichtangaben stimmen.
Die Fakten
| Was | Stand | Quelle |
|---|---|---|
| Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 | 29.09.2026 | § 14 Abs. 1 UStG |
| Die Pflicht gilt für Leistungen an andere Unternehmer im Inland | 29.09.2026 | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Papier oder, mit Zustimmung, ein anderes Format sind bis 31.12.2026 erlaubt | 29.09.2026 | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| Bis 31.12.2027 bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz | 29.09.2026 | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| Rechnungsnummer: fortlaufend, eine oder mehrere Zahlenreihen, einmalig | 29.09.2026 | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG |
| Rechnungen 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre aufbewahren | 29.09.2026 | § 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG |
Was Meyster nicht kann
Meyster schreibt Angebote und Rechnungen. Keine App aus dem App Store, keine Plantafel, keine Zeiterfassung, keine Abschlags- oder Schlussrechnungen, keine XRechnung, kein Mahnversand, kein GAEB, kein DATANORM, keine Bankanbindung. Den Vergleich mit sechs Handwerkerprogrammen findest du hier.
Meyster kostet 99 € (Base) oder 139 € (Pro) im Monat für den ganzen Betrieb, netto zuzüglich 19 % USt., nur für Unternehmer, monatlich kündbar.
14 Tage alle Funktionen von Pro, ohne Kreditkarte. Danach wählst du einen Tarif, sonst bleibt dein Konto lesbar. Es wird nichts von allein berechnet.