Einen Katalog aus einer alten Rechnung übernehmen

Der Katalogimport nimmt Dir das Abtippen ab: Du lädst alte Rechnungen, alte Angebote oder ein Leistungsverzeichnis hoch, und Meyster holt daraus Positionen und Positionsgruppen für Deinen Katalog und die Kunden, an die Deine Dokumente gerichtet waren.

Das ist kein Import aus einer Tabelle oder einer CSV-Datei. Es gibt keine Spaltenzuordnung und keine Vorlage, die Du ausfüllen musst.

Was Du hochladen kannst

• PDF-Dateien von alten Rechnungen und Angeboten. Eine KI liest sie.
• GAEB-Dateien im Format GAEB DA XML, also Leistungsverzeichnisse mit der Endung .x81, .x83, .x84 oder .x86, und XML-Dateien in diesem Format. Meyster liest sie direkt, ohne KI und ohne KI-Guthaben. Eine Datei im älteren Format GAEB 90 oder GAEB 2000 (.d83, .p83 und ähnliche) nimmt das Feld an, liest sie aber nicht: Exportier das Leistungsverzeichnis in Deinem Programm als X83 oder X84.

Jede Datei darf höchstens 20 MB groß sein. Meyster prüft den Inhalt, nicht nur den Namen: Eine Datei, die .pdf heißt, aber kein PDF ist, und ein PDF mit Passwortschutz werden abgelehnt, mit dem Grund unter dem Dateinamen.

Nur Firmeninhaber und Administratoren sehen den Eintrag Aus Rechnungen importieren. Ein Mitglied ohne diese Rolle pflegt die Positionen auf derselben Seite von Hand.

1. Dateien hochladen

   Öffne Positionen, öffne das Menü mit den drei Punkten links neben Position hinzufügen und klick auf Aus Rechnungen importieren. Ist Dein Katalog noch leer, steht der Knopf direkt auf der Seite. Wähl eine oder mehrere Dateien aus oder zieh sie in das Feld.

2. Meyster liest die Dateien

   Jede Datei kommt in eine Warteschlange und wird auf dem Server gelesen, höchstens drei auf einmal. Du siehst je Datei den Stand: In Warteschlange, Wird gelesen, Gelesen. Du kannst das Fenster schließen, der Import läuft weiter und wartet im Importverlauf auf Dich. Eine Datei, die noch wartet oder gelesen wird, stoppst Du über das Kreuz neben ihrem Stand.

3. Vorschlag prüfen

   Sobald keine Datei mehr läuft, siehst Du das Ergebnis in zwei Reitern: Positionen und Kunden, jeder mit der Anzahl im Titel. Nichts ist zu diesem Zeitpunkt gespeichert.

4. In den Katalog übernehmen

   Erst ein Klick auf „In Katalog importieren" legt alles an, in einem Schritt: entweder vollständig oder gar nicht.

Was die KI über Deine Firma weiß

Meyster gibt der KI den Namen Deiner Firma, Deine USt-IdNr. und Deine Steuernummer mit. Damit erkennt sie, ob ein Dokument von Dir stammt oder an Dich gerichtet ist. Deine eigene Firma wird nie als Kunde angelegt, auch wenn sie im Adressfeld steht.

Die Gewerke, die die KI für eine Gruppe vorschlägt, kommen aus der Liste der Gewerke in Meyster. Nennt das Dokument etwas anderes, verwirft Meyster den Vorschlag, und die Gruppe bekommt das erste Gewerk Deiner Firma.

Der Inhalt eines Dokuments ist für die KI reine Information. Steht darin eine Anweisung an die KI, befolgt sie sie nicht.

Lieferantenrechnungen gehen in den Preiseingang

Erkennt die KI eine Rechnung, die ein Lieferant an Deine Firma geschickt hat, landen deren Positionen nicht im Katalog. Die Datei geht stattdessen an den Preiseingang, und Du prüfst ihre Preise dort wie bei einer weitergeleiteten E-Mail. In der Prüfung steht, wie viele Lieferantenrechnungen übergeben wurden, mit einem Link zum Preiseingang.

Aus Deinen eigenen Rechnungen und Angeboten übernimmt der Import nie Materialpreise. Was dort steht, ist Dein Verkaufspreis, nicht Dein Einkaufspreis.

Was beim Hochladen mehrerer Dateien passiert

Lädst Du mehrere Dateien auf einmal hoch, fasst Meyster die Ergebnisse zu einer Vorschau zusammen. Die ältere Datei zuerst, nach dem Datum auf dem Dokument.

• Gruppen mit demselben Titel an derselben Stelle der Gliederung werden zu einer Gruppe zusammengeführt. Groß- und Kleinschreibung und Satzzeichen spielen keine Rolle.
• Dieselbe Position, also gleiche Bezeichnung, gleiche Einheit und gleiche Art, wird über alle Dateien hinweg nur einmal vorgeschlagen, in der Gruppe, in der sie zuerst vorkam. Als Preis nimmt Meyster den Median aller Preise. Über der Gruppe steht, aus wie vielen Belegen die Position stammt und in welcher Spanne die Preise lagen.

Die Prüfung vor der Übernahme

In der Vorschau bearbeitest Du jede Position wie in einer normalen Positionstabelle: Titel, Beschreibung, Einheit, Preis und ob es sich um eine Leistung oder ein Material handelt. Eine Position oder eine ganze Gruppe löschst Du über das Papierkorb-Symbol. Einheiten schreibt Meyster einheitlich, aus „qm" wird zum Beispiel „m²".

Für jede Gruppe wählst Du das Gewerk. Die Wahl bleibt an der Gruppe, auch wenn Du Gruppen verschiebst, löschst oder neue anlegst. Eine duplizierte Gruppe übernimmt das Gewerk ihres Originals. Ist ein Dokument tiefer gegliedert, zum Beispiel „Rohbau", darin „Mauerwerk", darin „Innenwände", steht über der Gruppe, wo sie liegt.

Positionen, die im Dokument zu keiner Gruppe gehören, stehen in einer Gruppe ohne Titel. Sie werden einzeln im Katalog angelegt, ohne Positionsgruppe.

Bedarfs- und Alternativpositionen

Markiert ein Dokument eine Position als Bedarfs-, Eventual- oder Alternativposition, steht sie getrennt unter ihrer Gruppe. Sie wird nur übernommen, wenn Du sie anhakst.

Positionen, die nicht übernommen werden

Widersprechen sich die Angaben einer Position, zum Beispiel ein Material mit Arbeitsanteil, ein Arbeitsanteil über 100 Prozent oder eine Position ohne Bezeichnung, lässt Meyster genau diese Position weg. Oben in der Prüfung steht, welche Positionen das sind und warum. Der Rest des Dokuments ist vollständig in der Prüfung. Eine fehlende Position legst Du bei Bedarf von Hand an.

Der Arbeitsanteil einer Leistung

Nennt das Dokument einen Arbeitsanteil, übernimmt Meyster ihn. Fehlt er, legt Meyster die Leistung mit 0 Prozent an, damit kein Dokument einen Lohnanteil ausweist, den Du nie genannt hast. Über jeder Gruppe steht, bei welchen Leistungen der Anteil angenommen ist.

In beiden Fällen ist der Anteil im Katalog als Nicht geprüft markiert, weil ihn keine Person bei Dir eingetragen hat. Öffne den Eintrag in Eine Katalogposition anlegen und bearbeiten und trag den richtigen Anteil ein, bevor Du ihn für eine Steuerermäßigung nach § 35a nutzt. Sobald Du ihn änderst, verschwindet die Markierung.

Der Reiter Kunden

Hier steht der Empfänger jedes Dokuments, also der Kunde, an den Du die Rechnung geschickt hast, nie Deine eigene Firma. Meyster erkennt, ob es sich um eine Firma oder um eine Privatperson handelt. Hast Du mehrere Rechnungen an denselben Kunden hochgeladen, steht er nur einmal da, und fehlende Angaben ergänzt Meyster aus den anderen Dokumenten.

Einen Kunden, den Du bereits in Meyster hast, legt der Import nicht noch einmal an. Der Abgleich läuft über den Namen, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung.

Was beim Übernehmen passiert

Ein Klick auf „In Katalog importieren" legt in einem Schritt an: jede Position als Katalogeintrag, jede Gruppe mit Titel als Positionsgruppe und jeden neuen Kunden. Jedes Gewerk, unter dem dabei Positionen landen, schaltet Meyster für Deine Firma ein, damit die Einträge im Katalog und im Positionseditor sofort zu sehen sind.

Geht dabei etwas schief, wird nichts angelegt, und die Prüfung bleibt offen. Klickst Du zweimal oder schickt Dein Browser die Übernahme wegen einer schlechten Verbindung ein zweites Mal, legt Meyster nichts doppelt an.

Meyster gleicht neue Positionen nicht mit Deinem bestehenden Katalog ab. Prüf die Vorschau deshalb selbst und lösch Positionen, die Du schon hast.

Wenn Du eine Datei zweimal hochlädst

Meyster erkennt eine Datei, die Du schon einmal importiert hast, am Inhalt, nicht am Namen. Sie wird nicht noch einmal gelesen und kostet kein Guthaben. Unter dem Dateinamen steht, wann Du sie schon hochgeladen hast und unter welchem Namen.

Wenn eine Datei fehlschlägt

Kann Meyster eine Datei nicht lesen, bekommt genau diese Datei den Status „Fehler", mit dem Grund und dem nächsten Schritt darunter. Ist die KI gerade ausgelastet oder dauert das Lesen zu lange, versucht Meyster es mit wachsendem Abstand von selbst noch einmal, bis zu fünf Mal. Jeder andere Fehler wird einmal wiederholt.

Andere Dateien, die Du gleichzeitig hochgeladen hast, sind davon nicht betroffen. Sie laufen normal weiter bis zur Vorschau, und die fehlgeschlagenen stehen darüber.

Der Importverlauf

Unter dem Hochladen-Feld siehst Du Deine bisherigen Importe: Dateiname, Anzahl der Positionen und Gruppen, Status und Datum. Die Stationen heißen Hochgeladen, In Warteschlange, In Bearbeitung, Zu prüfen und Bestätigt. Daneben gibt es Fehler, Abgebrochen, Schon importiert und An Preiseingang für eine Lieferantenrechnung.

Ein Import mit dem Status „Zu prüfen" ist gelesen, aber noch nicht in Deinem Katalog. Klick auf die Zeile, und die gespeicherte Vorschau öffnet sich wieder, ohne dass Meyster die Datei ein zweites Mal liest. Nach dem Übernehmen speichert jeder Import, wie viele Einträge, Gruppen und Kunden aus genau dieser Datei entstanden sind.

Woran Du importierte Positionen erkennst

In den Tabellen der Positionen und der Positionsgruppen zeigt die Spalte Herkunft bei jedem Eintrag aus einem Import den Namen der Datei, aus der er stammt, zum Beispiel „Import: RE-2025-1031.pdf". Ein Eintrag, den Du von Hand oder aus einem Gewerkepaket angelegt hast, zeigt dort einen Strich.

Was mit Deinen Dateien und Kundendaten passiert

Nach dem Übernehmen löscht Meyster die Kundenangaben aus dem gespeicherten Ergebnis des Imports. Die hochgeladene Datei selbst löscht Meyster 90 Tage nach der letzten Änderung am Import. Der Eintrag im Importverlauf und die Herkunft im Katalog bleiben.

Häufige Fragen

Aktualisiert der Import bestehende Katalogeinträge?

Nein. Jeder bestätigte Import legt ausschließlich neue Positionen und Positionsgruppen an. Er ändert nie einen vorhandenen Eintrag.

Welche Dateitypen kann ich hochladen?

PDF-Dateien und GAEB DA XML, bis 20 MB pro Datei. Ein Foto einer Rechnung musst Du erst als PDF speichern, zum Beispiel über die Scan-Funktion Deines Handys.

Kostet ein GAEB-Leistungsverzeichnis KI-Guthaben?

Nein. Meyster liest GAEB DA XML direkt, ohne KI. Nur PDF-Dateien liest die KI.

Warum fehlt eine Lieferantenrechnung in der Vorschau?

Weil sie in den Preiseingang gegangen ist. Lieferantenrechnungen liefern Einkaufspreise für Material, keine Positionen für Deinen Katalog. Den Link zum Preiseingang findest Du oben in der Prüfung.

Kann ich den Import mittendrin abbrechen?

Ja. Eine Datei, die noch wartet oder gelesen wird, stoppst Du über das Kreuz neben ihrem Stand. In der Prüfung verwirft „Abbrechen" die Vorschau, und nichts wird in Deinem Katalog gespeichert.

Setzt der Import auch die Gewerke meiner Firma?

Ja, aber nur dazu. Jedes Gewerk, unter dem beim Übernehmen Positionen landen, schaltet Meyster für Deine Firma ein. Ein Gewerk, das Du schon hast, bleibt, wie es ist.

Setzt der Import automatisch den Arbeitsanteil bei einer Leistung?

Er übernimmt den Anteil aus dem Dokument, sonst 0 Prozent, und markiert beides als nicht geprüft. Trag den richtigen Wert im Katalog ein, bevor Du die Leistung für eine Steuerermäßigung nach § 35a nutzt.