Einen Katalog aus einer alten Rechnung übernehmen
Wie Sie ein PDF eines alten Angebots oder einer Rechnung hochladen, die gefundenen Positionen prüfen, und was mit Duplikaten und fehlgeschlagenen Dateien passiert.
Der Katalogimport nimmt Ihnen das Abtippen ab: Sie laden ein PDF einer alten Rechnung oder eines alten Angebots hoch, und Meyster liest daraus Positionen, die Sie mit einem Klick in Ihren Katalog übernehmen können.
Das ist kein Import aus einer Tabelle oder einer CSV-Datei. Es gibt keine Spaltenzuordnung und keine Vorlage, die Sie ausfüllen müssen. Sie brauchen nur ein PDF, das Sie sowieso schon haben.
Was Sie hochladen können
Sie laden ausschließlich PDF-Dateien hoch, keine Fotos, keine Word- oder Excel-Dateien. Jede Datei darf höchstens 20 MB groß sein. Sie können mehrere Dateien auf einmal auswählen oder in das Feld ziehen. Eine Datei, die kein PDF ist oder die 20 MB überschreitet, wird beim Auswählen einfach nicht in die Liste aufgenommen.
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PDF hochladen
Öffnen Sie Aus Rechnungen importieren und wählen Sie eine oder mehrere alte Rechnungen oder Angebote aus. Meyster lädt jede Datei einzeln hoch.
Meyster liest die Datei
Eine KI liest jedes PDF und schlägt Gruppen und Positionen mit Titel, Einheit, Preis und Typ vor. Wie diese Erkennung im Einzelnen funktioniert, steht in KI liest Belege für Sie.
Vorschlag prüfen
Sie sehen alle gefundenen Gruppen und Positionen in einer Tabelle. Nichts ist zu diesem Zeitpunkt in Ihrem Katalog gespeichert.
In den Katalog übernehmen
Erst ein Klick auf „In Katalog importieren" legt die Positionen und Gruppen wirklich an.
Was beim Hochladen mehrerer Dateien passiert
Laden Sie mehrere Dateien auf einmal hoch, fasst Meyster die Ergebnisse zu einer einzigen Vorschau zusammen, bevor Sie irgendetwas sehen. Zwei Regeln bestimmen, wie das passiert:
- Gruppen mit demselben Titel werden zu einer Gruppe zusammengeführt. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen am Rand spielen dabei keine Rolle.
- Innerhalb einer Gruppe werden Positionen mit demselben Titel zu einer Position zusammengeführt. Kommt ein Titel in mehreren Dateien vor, gewinnt die Version aus der Datei, die Sie zuletzt ausgewählt haben.
Sie laden RE-2025-0031 und RE-2025-0058 hoch. Beide enthalten eine Gruppe
„Fliesenarbeiten": die erste mit den Positionen „Fliesen verlegen" (38,00 €/m²) und
„Fuge auskratzen", die zweite mit „Fliesen verlegen" (42,00 €/m²) und
„Sockelleiste verlegen".
In der Vorschau sehen Sie eine Gruppe „Fliesenarbeiten" mit drei Positionen. „Fliesen
verlegen" steht mit 42,00 €/m² dort, weil RE-2025-0058 die zuletzt ausgewählte Datei war.
Die Prüfung vor der Übernahme
In der Vorschau bearbeiten Sie jede Position wie in einer normalen Positionstabelle: Titel, Beschreibung, Einheit, Preis und ob es sich um eine Leistung oder ein Material handelt. Eine Position, die Sie nicht wollen, löschen Sie über das Papierkorb-Symbol, nach einer Bestätigung. Genauso löschen Sie eine ganze Gruppe.
Für jede Gruppe wählen Sie außerdem das passende Gewerk aus. Meyster schlägt eines vor, wenn die KI ein Gewerk aus dem Dokument erkannt hat, sonst nimmt es das erste aktivierte Gewerk Ihrer Firma. Sie können die Auswahl jederzeit ändern.
Solange Sie sich in der Prüfung befinden, ist noch nichts angelegt. Klicken Sie auf „Abbrechen", verwerfen Sie die gesamte Vorschau, und Ihr Katalog bleibt unverändert.
Wann Sie was nutzen
Nutzen Sie den Import, wenn Sie eine alte Rechnung oder ein altes Angebot mit vielen Positionen haben und sich das Abtippen sparen wollen. Legen Sie eine Position lieber von Hand an, wenn es nur um ein oder zwei einzelne Positionen geht oder Sie den Arbeitsanteil einer Leistung gleich richtig setzen wollen, denn der Import setzt ihn nicht automatisch.
Was mit Duplikaten passiert
Ein Klick auf „In Katalog importieren" legt für jede Position in der Vorschau immer einen neuen Eintrag in Ihrem Katalog an, dazu für jede Gruppe eine neue Positionsgruppe. Meyster gleicht dabei nichts mit Ihrem bestehenden Katalog ab.
Laden Sie dieselbe Rechnung zweimal hoch und bestätigen Sie beide Male, haben Sie danach jede Position doppelt im Katalog. Prüfen Sie die Vorschau deshalb selbst gegen Ihren vorhandenen Katalog, bevor Sie bestätigen, und löschen Sie Positionen, die Sie schon haben.
Wenn eine Datei fehlschlägt
Das ist etwas anderes als eine Position, die Sie nicht wollen. Kann Meyster ein ganzes PDF nicht lesen, zum Beispiel weil die KI das Dokument ablehnt oder die Extraktion zweimal scheitert, bekommt genau diese Datei in der Liste den Status „Fehler". Sie fällt komplett aus der weiteren Verarbeitung heraus: Nichts aus dieser Datei erreicht die Vorschau, und nichts wird für sie angelegt.
Andere Dateien, die Sie gleichzeitig hochgeladen haben, sind davon nicht betroffen. Sie laufen normal weiter bis zur Vorschau. Eine einzelne Position, die Sie in einer erfolgreich gelesenen Datei nicht übernehmen wollen, löschen Sie stattdessen von Hand in der Prüftabelle, wie oben beschrieben.
Der Importverlauf
Unter dem Hochladen-Feld sehen Sie eine Liste Ihrer bisherigen Importe: Dateiname, Anzahl der gefundenen Positionen und Gruppen, ein Status und das Datum. Ein Import durchläuft dabei die Stationen Hochgeladen, In Bearbeitung, Extrahiert und, sobald Sie bestätigt haben, Bestätigt. Bricht die Extraktion ab, bleibt er bei Fehler stehen.
Häufige Fragen
Aktualisiert der Import bestehende Katalogeinträge?
Nein. Jeder bestätigte Import legt ausschließlich neue Positionen und eine neue Positionsgruppe an. Er sucht nicht nach ähnlichen Einträgen und ändert nie einen vorhandenen.
Welche Dateitypen kann ich hochladen?
Nur PDF-Dateien, bis 20 MB pro Datei. Ein Foto einer Rechnung müssen Sie erst als PDF speichern, zum Beispiel über die Scan-Funktion Ihres Handys.
Was passiert, wenn die Extraktion für eine Datei fehlschlägt?
Diese eine Datei bekommt den Status „Fehler" und wird aus dem Import ausgeschlossen. Andere hochgeladene Dateien sind davon nicht betroffen und laufen normal bis zur Vorschau weiter.
Setzt der Import auch die Vorlagenkategorien meiner Firma neu?
Nein. Er nutzt nur die Gewerke, die es in Meyster bereits gibt, und schlägt für jede Gruppe eines davon vor. Welche Vorlagenkategorien Ihre Firma aktiviert hat, stellen Sie weiterhin im Katalog ein.
Kann ich den Import mittendrin abbrechen?
Ja. Solange Sie sich in der Prüfung befinden, klicken Sie auf „Abbrechen". Die gesamte Vorschau wird verworfen, und nichts wird in Ihrem Katalog gespeichert.
Setzt der Import automatisch den Arbeitsanteil bei einer Leistung?
Nein. Ein importierter Eintrag vom Typ Leistung landet ohne Arbeitsanteil im Katalog, das Feld bleibt leer. Meyster markiert ihn dabei nicht als ungeprüft, denn diese Markierung erscheint nur, wenn ein Vorlagenpaket einen ungeprüften Wert mitbringt, nicht bei einem leeren Wert aus dem Import. Öffnen Sie den Eintrag deshalb selbst in Eine Katalogposition anlegen und bearbeiten und tragen Sie den Anteil ein, bevor Sie ihn für eine Steuerermäßigung nach § 35a nutzen.