Seit dem 01.01.2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ausstellen musst du sie für Rechnungen an andere Unternehmen ab dem 01.01.2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, und ab dem 01.01.2028 in jedem Fall (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG).
- Empfangen
- seit 01.01.2025
- Ausstellen, Vorjahr über 800.000 €
- ab 01.01.2027
- Ausstellen, alle Betriebe
- ab 01.01.2028
- Formate
- XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1
- Ausgenommen
- Privatkunden, bis 250 €, § 19 UStG
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software direkt einlesen kann (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das erfüllen die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht, weil ihnen Angaben einer vollständigen Rechnung fehlen.
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn du es per E-Mail schickst. Das Gesetz nennt es eine sonstige Rechnung. Ein eingescanntes Papier, ein Word-Dokument oder ein Export aus Excel gehören ebenfalls dazu.
Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Für Rechnungen an Privatkunden, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und für Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV) gilt sie nicht.
Was wann gilt
| Ab | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | Jeder Betrieb im Inland, auch Kleinunternehmer |
| bis 31.12.2026 | Papier erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers | Jeder Betrieb |
| 01.01.2027 | E-Rechnung ausstellen | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € |
| bis 31.12.2027 | Papier erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers | Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € |
| 01.01.2028 | E-Rechnung ausstellen | Jeder Betrieb, für Rechnungen an Unternehmen |
Maßgeblich ist, wann du die Leistung ausführst. Eine Leistung, die du im Januar 2027 erbringst, fällt unter die Regeln für 2027, auch wenn die Baustelle 2026 begonnen hat. Alle Einzelheiten und den Stand zur geforderten Verschiebung findest du unter Ab wann gilt die Pflicht.
Was das für deinen Betrieb heißt
Lag dein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, darfst du für Leistungen im Jahr 2027 noch Rechnungen auf Papier stellen. Ein PDF per E-Mail geht nur, wenn dein Kunde zustimmt. Stimmt er nicht zu, bleibt dir bis Ende 2027 Papier oder die E-Rechnung. Ab 2028 gibt es für Rechnungen an Betriebe, Hausverwaltungen und Generalunternehmer nur noch die E-Rechnung.
Für die meisten kleinen Baubetriebe ist 2028 der Stichtag: 2024 lagen nur rund 19 % der kleinen aktiven Bauhandwerksbetriebe über 800.000 € Umsatz, so die Marktanalyse Handwerk 2026.
Am Bau kommen eigene Fragen dazu: Abschlags- und Schlussrechnungen, das Leistungsverzeichnis als Anlage, Reverse Charge nach § 13b UStG. Die Finanzverwaltung erlaubt dafür bis zum 30.06.2030 Erleichterungen. Was genau gilt, steht unter E-Rechnung am Bau.
Ob die Pflicht dich schon 2027 trifft, beantwortet der Check mit fünf Fragen.
Was Meyster dafür tut
Jede Rechnung, die du in Meyster abschließt, entsteht als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format: ein PDF/A-3, das dein Kunde lesen kann, mit den strukturierten Daten im Profil EXTENDED darin. Bevor die Rechnung eine Nummer bekommt, prüft Meyster diese Daten gegen die Geschäftsregeln der EN 16931. Schlägt die Prüfung fehl, bleibt die Rechnung ein Entwurf und verbraucht keine Nummer. Das gilt in beiden Tarifen, ab Base.
Einzige Ausnahme ist ein Kleinunternehmer ohne USt-IdNr und ohne Handelsregistereintrag. Er ist von der Pflicht befreit und bekommt ein vollständiges PDF mit dem Hinweis nach § 19 UStG.
Für deinen Steuerberater gibt es den DATEV-Export: Buchungsstapel, Debitoren und alle Rechnungen als PDF in einer ZIP-Datei. Mehr dazu unter E-Rechnung in Meyster und im Hilfeartikel E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD.
Du nutzt schon ein Programm? So wechselst du.