Belegnummern verstehen und einstellen
Warum jedes Angebot und jede Rechnung eine fortlaufende Nummer braucht, wie Sie das Muster festlegen und warum es sich später sperrt.
Jedes Angebot und jede Rechnung, die Sie in Meyster erstellen, bekommt eine eigene Nummer. Diese Nummer vergibt Meyster automatisch. Sie müssen nie selbst nachzählen.
Auf dieser Seite steht, woraus so eine Nummer besteht, wie Sie das Muster einmal festlegen und warum Sie es später nicht mehr ändern können.
Woraus eine Belegnummer besteht
Eine Belegnummer hat bis zu drei Teile:
| Teil | Was es ist | Beispiel |
|---|---|---|
| Präfix | Ein kurzes Kürzel vorne. Sie wählen es frei. | AN- für Angebote, RE- für Rechnungen |
| Jahr | Die vierstellige Jahreszahl. Nur wenn Sie den Jahreswechsel einschalten. | 2026 |
| Zähler | Eine vierstellige laufende Zahl. Meyster zählt sie hoch. | 0001, 0002, 0003 |
Zusammen ergibt das zum Beispiel AN-2026-0001.
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Das Muster festlegen
Sie stellen Angebote und Rechnungen getrennt ein. Beide haben ihren eigenen Zähler, also
kann es AN-2026-0007 und RE-2026-0007 gleichzeitig geben. Das ist richtig so.
Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Belegnummerierung. Das darf nur der Inhaber des Kontos.
Präfix eintragen
Ein kurzes Kürzel, höchstens 20 Zeichen. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keins wollen.
Startnummer wählen
Die Zahl, bei der Meyster anfängt zu zählen. Mindestens 1.
Jahreswechsel entscheiden
Eingeschaltet: Der Zähler springt am 1. Januar zurück auf die Startnummer, und die Jahreszahl steht in der Nummer. Ausgeschaltet: Der Zähler läuft immer weiter.
Mit Jahreswechsel: RE-2026-0001, RE-2026-0002, dann am 1. Januar RE-2027-0001.
Ohne Jahreswechsel: RE-0001, RE-0002, und im nächsten Jahr geht es bei RE-0003 weiter.
Wann Sie was nutzen
Schalten Sie den Jahreswechsel ein, wenn Sie am Jahresende sehen wollen, wie viele Rechnungen das Jahr gebracht hat. Das ist die übliche Wahl, und die meisten Steuerberater erwarten es so.
Lassen Sie ihn aus, wenn Sie eine einzige durchlaufende Reihe über alle Jahre wollen, zum Beispiel weil Sie eine Nummernreihe aus einem alten Programm fortführen.
Warum sich das Muster später sperrt
Sobald die erste Nummer vergeben ist, sperrt Meyster Präfix und Startnummer. Nur den Jahreswechsel können Sie danach noch umstellen.
Das ist kein technisches Problem, sondern Absicht. Rechnungsnummern müssen lückenlos und nachvollziehbar sein. Wer mitten im Jahr das Präfix ändert, erzeugt eine Reihe, die von außen aussieht, als fehlten Belege.
Legen Sie das Muster fest, bevor Sie das erste Angebot und die erste Rechnung schreiben. Danach geht es nicht mehr, und es gibt keinen Weg daran vorbei.
Häufige Fragen
Kann ich eine Nummer von Hand überschreiben?
Nein. Die Nummer kommt immer von Meyster. Genau das macht die Reihe nachvollziehbar.
Ich habe mich vertippt, die erste Rechnung ist schon raus. Was nun?
Präfix und Startnummer bleiben gesperrt. Sie führen die Reihe weiter. Ein Wechsel des Musters mitten in der Reihe würde mehr Ärger machen als der Tippfehler.
Was passiert mit Angeboten, die ich in eine Rechnung umwandle?
Das Angebot behält seine Angebotsnummer. Die Rechnung bekommt eine neue Nummer aus dem Rechnungszähler. Beide Nummern stehen auf der Rechnung, damit der Kunde die Zuordnung sieht.