XRechnung und ZUGFeRD sind beide E-Rechnungen nach § 14 UStG, weil beide der Norm EN 16931 folgen. XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ist ein PDF mit denselben Daten als XML darin. Für Rechnungen an Betriebe ist ZUGFeRD meist praktischer, Behörden verlangen oft XRechnung.
- XRechnung
- reines XML
- ZUGFeRD
- PDF/A-3 mit XML
- Norm
- EN 16931
- ZUGFeRD zulässig
- ab Version 2.0.1
- Nicht zulässig
- MINIMUM, BASIC-WL
Was beide gemeinsam haben
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Es verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Das Bundesfinanzministerium nennt dafür ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Beide Formate tragen dieselben Pflichtangaben: Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr, Rechnungsnummer und Datum, Leistung und Leistungsdatum, Beträge je Steuersatz. Eine Buchhaltungssoftware liest beide ein, ohne dass jemand etwas abtippt.
Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weichen bei ZUGFeRD das sichtbare PDF und die XML-Daten voneinander ab, gilt das XML.
XRechnung: reine Daten
Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne eigenes Aussehen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt sie als deutsche Ausprägung der EN 16931. Öffnet ein Mensch die Datei, sieht er Code. Lesbar wird sie erst mit einem Programm oder einem Viewer.
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist die XRechnung der vorgesehene Standard (§ 4 Abs. 1 E-RechV). Ein anderer Standard ist dort nur zulässig, wenn er die Anforderungen der europäischen Norm erfüllt. Mehr dazu unter öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD: PDF und Daten in einer Datei
ZUGFeRD ist ein PDF/A-3, also ein PDF für die Langzeitarchivierung, in das die XML-Daten eingebettet sind. Dein Kunde öffnet die Rechnung wie jedes PDF, druckt sie und legt sie ab. Seine Buchhaltungssoftware liest die Daten aus derselben Datei. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gibt das Format heraus. Die französische Schwester heißt Factur-X.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Als E-Rechnung zählen BASIC, EN 16931 (auch Comfort genannt), EXTENDED und XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht, weil ihnen Angaben einer vollständigen Rechnung fehlen, bei BASIC-WL etwa die einzelnen Positionen.
Welches Format zu welchem Kunden passt
| Kunde | Passendes Format | Warum |
|---|---|---|
| Generalunternehmer, Bauträger | ZUGFeRD | Lesbar für Mensch und Software, eine Datei |
| Hausverwaltung, Vermieter mit Unternehmereigenschaft | ZUGFeRD | Lesbar ohne Viewer |
| Anderer Handwerksbetrieb | ZUGFeRD | Braucht keinen Viewer |
| Bundesbehörde | XRechnung oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG | § 4 E-RechV, Leitweg-ID Pflicht |
| Land oder Gemeinde | Nach Vorgabe des Auftraggebers | Die Länder regeln das selbst |
| Privatkunde | Keine Pflicht | PDF oder Papier genügt |
Für Rechnungen zwischen Betrieben verlangt das Gesetz ein Format nach EN 16931, nicht ausdrücklich die XRechnung. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt das, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Ein PDF ist kein ZUGFeRD
Ein PDF aus Word, Excel oder einem Druckertreiber ist keine E-Rechnung, auch wenn es aussieht wie eine ZUGFeRD-Rechnung. Den Unterschied macht allein das eingebettete XML nach EN 16931. Mehr dazu unter Ab wann gilt die Pflicht.
Was Meyster erzeugt
Meyster erzeugt ZUGFeRD: ein PDF/A-3 mit den Daten im Profil EXTENDED, ohne dass du ein Format wählen musst. Vor der Nummer prüft Meyster die Daten gegen die Geschäftsregeln der EN 16931. Das gilt in beiden Tarifen, ab Base.
Eine XRechnung erzeugt Meyster heute nicht. Auch ein Kunde der öffentlichen Hand bekommt ZUGFeRD im Profil EXTENDED. Für Rechnungen an die Plattformen des Bundes ist Meyster deshalb heute nicht das passende Werkzeug. Mehr unter E-Rechnung in Meyster und im Hilfeartikel E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD.
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