Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Termine im Überblick

Datum	Was gilt	Rechtsgrundlage
01.01.2025	Jeder Betrieb im Inland muss E-Rechnungen empfangen können	§ 14 UStG, BMF-FAQ
bis 31.12.2026	Papier erlaubt, ein anderes elektronisches Format wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers	§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
01.01.2027	E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
bis 31.12.2027	Papier oder PDF mit Zustimmung, wenn der Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
bis 31.12.2027	EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers, unabhängig vom Umsatz	§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG
01.01.2028	E-Rechnung Pflicht für jede Rechnung an ein Unternehmen im Inland	§ 14 Abs. 2 UStG

Es zählt der Tag, an dem du die Leistung ausführst, nicht das Rechnungsdatum. Für eine Leistung, die du 2027 fertigstellst, gelten die Regeln von 2027.

Seit 2025: empfangen

Seit dem 01.01.2025 muss jeder Betrieb im Inland eine E-Rechnung annehmen können, auch ein Kleinunternehmer. Nach der FAQ des Bundesfinanzministeriums reicht dafür ein E-Mail-Postfach.

2027: über 800.000 € Vorjahresumsatz

Ab dem 01.01.2027 ist die E-Rechnung Pflicht, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag. Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also die Summe deiner steuerbaren Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr, ohne Umsatzsteuer. Maßgeblich ist der Betrieb als Ganzes, nicht der einzelne Kunde.

Liegst du darunter, darfst du für Leistungen im Jahr 2027 noch auf Papier abrechnen. Ein PDF per E-Mail ist dann nur mit Zustimmung deines Kunden erlaubt. Stimmt ein Generalunternehmer oder eine Hausverwaltung nicht zu, bleibt dir Papier oder die E-Rechnung.

2028: alle Rechnungen an Unternehmen

Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht für jeden Betrieb, egal wie hoch der Umsatz ist. Jede Rechnung an ein anderes Unternehmen im Inland muss dann eine E-Rechnung sein (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Das betrifft Generalunternehmer, Bauträger, Hausverwaltungen, Vermieter mit Unternehmereigenschaft und jeden anderen Betrieb, für den du arbeitest.

Für jeden Betrieb, dessen Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug, ist das der eigentliche Stichtag. Wer bis dahin mit Word, Excel oder einem Programm ohne E-Rechnung schreibt, braucht vorher einen neuen Weg. Das betrifft die meisten kleinen Baubetriebe: 2024 lagen nur rund 19 % der kleinen aktiven Bauhandwerksbetriebe über 800.000 € Umsatz, so die Marktanalyse Handwerk 2026.

Wer ausgenommen ist

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Sie dürfen immer als sonstige Rechnung gehen (§ 33 UStDV). Das gilt nicht für eine Leistung nach § 13b UStG.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV), aber empfangen können. Mehr dazu unter Kleinunternehmer.
• Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze, laut BMF-FAQ.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Ein PDF, das du per E-Mail schickst, ist keine E-Rechnung. Das Gesetz verlangt ein strukturiertes Format, das eine Software ohne Abtippen verarbeiten kann (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein PDF nennt das Gesetz eine sonstige Rechnung. Ab dem Stichtag erfüllt es die Pflicht nicht mehr.

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein PDF, trägt die strukturierten Daten aber in derselben Datei. Deshalb zählt sie als E-Rechnung, solange das Profil nicht MINIMUM oder BASIC-WL ist. Den Unterschied erklärt XRechnung oder ZUGFeRD.

Formatfehler und Geschäftsregelfehler

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet zwei Arten von Fehlern.

Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht der Syntax der EN 16931 entspricht, zum Beispiel weil das XML nicht gelesen werden kann. Eine solche Datei gilt nicht als E-Rechnung.

Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn die Datei lesbar ist, aber gegen eine Regel der EN 16931 verstößt, zum Beispiel weil ein Pflichtfeld fehlt oder zwei Beträge nicht zusammenpassen. Die Rechnung bleibt eine E-Rechnung. Umsatzsteuerlich zählt der Fehler nur, wenn er eine Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz betrifft.

Eine abgeschlossene Rechnung wird nie überschrieben. In Meyster korrigierst du sie mit einer Stornorechnung und einer neuen Rechnung, siehe den Hilfeartikel Storno.

Wird die Pflicht verschoben?

Stand 29.09.2026: Nein, bisher nicht. Das geltende Recht ist § 27 Abs. 38 UStG mit den Terminen oben.

• Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat am 26.08.2026 gefordert, die Stufe für Betriebe über 800.000 € vom 01.01.2027 auf den 01.01.2028 zu verschieben.
• Das Bundeskabinett hat am 12.08.2026 den Entwurf des Jahressteuergesetzes 2026 beschlossen. Der Entwurf enthält keine Verschiebung der E-Rechnung.
• Das Gesetz geht jetzt durch Bundestag und Bundesrat. Eine Änderung ist dort möglich, beantragt und beschlossen ist bisher keine.

Plane deshalb mit dem 01.01.2027 und dem 01.01.2028. Ändert sich das Gesetz, steht das auf dieser Seite im Änderungsprotokoll.

Was Meyster dafür tut

Meyster stellt deine Rechnungen schon heute als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format aus, unabhängig davon, ob die Pflicht für deinen Betrieb schon greift. Vor der Nummer prüft Meyster die Daten gegen die Geschäftsregeln der EN 16931. Eine Rechnung mit Geschäftsregelfehler wird nicht abgeschlossen, sie bleibt ein Entwurf ohne Nummer, und Meyster nennt dir die fehlende Angabe. Das gilt in beiden Tarifen, ab Base. Mehr unter E-Rechnung in Meyster.