Hier stehen die Begriffe rund um die E-Rechnung im Handwerk, jeder in ein oder zwei Sätzen und mit der Vorschrift, aus der er kommt. Die Leitfäden unter E-Rechnung im Handwerk erklären, was wann gilt.
E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Format nach EN 16931, das die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist sie der vorgesehene Standard (§ 4 Abs. 1 E-RechV).
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten, lesbar für Mensch und Software in einer Datei. Ab Version 2.0.1 zählt es als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ E-Rechnung).
EN 16931
Die EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung trägt und welche Geschäftsregeln sie einhalten muss, und ist die Grundlage von XRechnung und ZUGFeRD (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, die sagt, an welche Stelle der Verwaltung eine Rechnung geht. Der öffentliche Auftraggeber nennt sie dir, und sie ist Pflichtangabe in jeder E-Rechnung an den Bund (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 E-RechV).
Peppol
Peppol ist ein europäisches Netz, über das Programme Rechnungen und andere Geschäftsdokumente austauschen, über zertifizierte Zugangspunkte. Die Rechnungsplattform des Bundes, die OZG-RE, nimmt Rechnungen auch über Peppol an.
OZG-RE
Die OZG-RE ist die Rechnungseingangsplattform des Bundes. Seit September 2025 empfängt die Bundesverwaltung ihre E-Rechnungen zentral dort, per Weberfassung, Upload, E-Mail oder Peppol.
Formatfehler
Ein Formatfehler liegt vor, wenn eine Rechnungsdatei nicht der Syntax der EN 16931 entspricht. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 gilt eine solche Datei nicht als E-Rechnung.
Geschäftsregelfehler
Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn eine lesbare E-Rechnung gegen eine Geschäftsregel der EN 16931 verstößt, etwa weil ein Pflichtfeld fehlt. Die Rechnung bleibt eine E-Rechnung und zählt umsatzsteuerlich nur, wenn der Fehler eine Pflichtangabe nach dem UStG betrifft (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).
Kleinbetragsrechnung
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 € brutto mit verringerten Pflichtangaben (§ 33 UStDV). Sie darf immer als Papier oder PDF gehen, außer bei einer Leistung nach § 13b UStG.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet; seine Umsätze sind steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Er muss keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV), aber E-Rechnungen empfangen können.
§ 13b UStG
§ 13b UStG kehrt die Steuerschuld um: Bei Bauleistungen an einen Betrieb, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Die Rechnung weist keine Steuer aus und trägt die Angabe "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 5 UStG).
§ 35a EStG
Nach § 35a Abs. 3 EStG zieht ein privater Haushalt 20 Prozent der Arbeitskosten einer Handwerkerleistung von der Einkommensteuer ab, höchstens 1.200 € im Jahr. Dafür braucht er eine Rechnung, die Arbeitskosten getrennt ausweist, und eine Zahlung auf das Konto des Betriebs (§ 35a Abs. 5 EStG).
Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung rechnet einen Teil einer Leistung ab, bevor der ganze Auftrag fertig ist. In einer E-Rechnung trägt sie die Rechnungsart 875; stellst du sie vor dem Stichtag deiner Pflicht, muss sie laut BMF-FAQ keine E-Rechnung sein.
Schlussrechnung
Die Schlussrechnung rechnet den ganzen Auftrag ab und zieht die Abschläge mit Entgelt und Steuer ab. In einer E-Rechnung trägt sie die Rechnungsart 877; bis zum 30.06.2030 dürfen die Abschläge in einem Anhang stehen, auf den die Rechnung verweist.
GoBD
Die GoBD sind die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form, zuletzt geändert am 14.07.2025. Sie verlangen unter anderem, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig und unveränderbar sind.
PDF/A-3
PDF/A-3 ist eine Norm für PDF-Dateien zur Langzeitarchivierung, die eingebettete Dateien erlaubt. ZUGFeRD nutzt sie, um die XML-Daten der E-Rechnung im PDF mitzuführen.
14 Tage alle Funktionen von Pro, ohne Kreditkarte. Danach wählst du einen Tarif, sonst bleibt dein Konto lesbar. Es wird nichts von allein berechnet.