Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnung ausstellen, auch nicht ab 2028 (§ 34a UStDV). Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 01.01.2025, wie jeder andere Betrieb.
- Vorjahr höchstens
- 25.000 €
- Laufendes Jahr höchstens
- 100.000 €
- E-Rechnung ausstellen
- keine Pflicht
- E-Rechnung empfangen
- seit 01.01.2025
Wer Kleinunternehmer ist
Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Seit 2025 sind diese Umsätze steuerfrei. Du weist keine Umsatzsteuer aus und ziehst keine Vorsteuer ab.
Die Grenze im laufenden Jahr wirkt sofort. Überschreitest du 100.000 €, endet die Regelung mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, nicht erst im nächsten Jahr. Ab dann gelten für dich die Regeln der Regelbesteuerung, auch für die E-Rechnung.
Ausstellen: keine Pflicht
Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, darfst du immer als sonstige Rechnung stellen, also auf Papier oder als PDF (§ 34a UStDV). Das bestätigt die FAQ des Bundesfinanzministeriums. Die Befreiung hängt nicht an einem Datum, sie gilt auch nach 2027.
Auf die Rechnung gehören mindestens: dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, deine Steuernummer, USt-IdNr oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und ein Hinweis, dass die Leistung nach § 19 UStG steuerfrei ist.
Empfangen: Pflicht seit 2025
Seit dem 01.01.2025 muss jeder Betrieb im Inland E-Rechnungen annehmen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Nach der FAQ des Bundesfinanzministeriums reicht dafür ein E-Mail-Postfach.
Wenn dein Betrieb wächst
Wächst dein Umsatz über die Grenzen, bist du regelbesteuert. Dann gilt die Pflicht zum Ausstellen wie für jeden anderen Betrieb: ab dem 01.01.2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab dem 01.01.2028. Die Termine stehen unter Ab wann gilt die Pflicht.
Wer absehbar wächst, spart sich einen zweiten Umstieg, wenn er schon vorher mit einem Programm schreibt, das E-Rechnungen kann.
Was Meyster für Kleinunternehmer tut
In den Firmeneinstellungen schaltet der Inhaber die Kleinunternehmerregelung ein und trägt den Umsatz des Vorjahres und des laufenden Jahres ein. Liegt einer davon über der Grenze, speichert Meyster die Regelung nicht und nennt die überschrittene Schwelle.
Ist die Regelung aktiv, weisen Angebote und Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und tragen den Hinweis nach § 19 UStG. Hast du eine USt-IdNr oder einen Handelsregistereintrag, entsteht die Rechnung trotzdem als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, mit der Steuerkategorie E. Hast du beides nicht, entsteht ein vollständiges PDF ohne strukturierten Teil, denn die Pflicht gilt für dich nicht. Das gilt in beiden Tarifen, ab Base.
Mehr im Hilfeartikel Steuerprofil und unter E-Rechnung in Meyster.
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