E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD
Warum jeder inländische Betrieb seit 2025 E-Rechnungen empfangen können muss, wann die Pflicht zum Versenden greift, und welches Format Meyster für Ihre Rechnungen erzeugt.
E-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht nur lesbar aussieht, sondern zusätzlich strukturierte Daten enthält, die eine Software direkt einlesen kann. Diese Seite erklärt, warum das seit 2025 Pflicht ist und welches Format Meyster für Sie erzeugt.
Warum es diese Pflicht überhaupt gibt
Der Gesetzgeber will, dass Rechnungsdaten zwischen Unternehmen maschinenlesbar fließen, nicht nur auf Papier oder als eingescanntes PDF. Das betrifft zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichem Zeitplan.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb eine strukturierte E-Rechnung empfangen können, für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Der Empfänger muss dafür nicht zustimmen. Genau deshalb gibt es die Seite Empfangene E-Rechnungen: dort prüfen und verwahren Sie, was ein Lieferant Ihnen schickt.
Die Pflicht zum Versenden kommt gestaffelt. Bis Ende 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers noch Papier oder ein anderes elektronisches Format nutzen. Bis Ende 2027 gilt das Gleiche, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat. Ab dem 1. Januar 2028 ist die strukturierte E-Rechnung für jede inländische Rechnung zwischen Unternehmen Pflicht, ohne Ausnahme.
Die zwei zulässigen Formate
Eine E-Rechnung muss strukturiert sein und dem Standard EN 16931 entsprechen. XRechnung erfüllt das. ZUGFeRD erfüllt das ab Version 2.0.1, aber nur in den Profilen BASIC, EN 16931 (Comfort) oder EXTENDED. Die abgespeckten Profile MINIMUM und BASIC WL zählen nicht als vollständige Rechnung, weil ihnen Kopfdaten oder Positionen fehlen. Meyster erzeugt diese beiden Profile nie.
XRechnung ist reine strukturierte XML-Datei. Sie hat kein eigenes Layout, ein Mensch öffnet sie normalerweise nicht direkt. Öffentliche Auftraggeber verlangen dieses Format häufig.
ZUGFeRD (und die französische Schwester Factur-X) ist ein Hybrid: dieselbe PDF-Datei, die ein Mensch wie gewohnt öffnen und lesen kann, mit den strukturierten Daten unsichtbar eingebettet in genau dieser einen Datei. Der Kunde braucht also keine zwei Dateien und keine besondere Software, um die Rechnung selbst zu lesen.
Was Meyster tatsächlich erzeugt
Jede Rechnung, die Sie in Meyster fertigstellen, wird automatisch als ein ZUGFeRD-Hybrid-PDF erzeugt. Immer, für jeden Kunden gleich, ohne dass Sie dafür etwas einstellen müssen. Dieses PDF verschickt Meyster anschließend automatisch per E-Mail, wie unter Rechnungen in Meyster beschrieben.
Bevor dieses PDF entsteht, prüft Meyster die eingebetteten Daten gegen die Geschäftsregeln von EN 16931. Scheitert diese Prüfung, wird die Rechnung nicht fertiggestellt. Sie bleibt ein Entwurf und verbraucht keine Nummer, genau wie bei jeder anderen fehlenden Pflichtangabe. Mehr dazu, warum eine Nummer erst bei einer gültigen Rechnung vergeben wird, steht unter Belegnummern verstehen und einstellen.
Weil ZUGFeRD ein normales PDF ist, kann Ihr Kunde die Rechnung wie jede andere öffnen, ausdrucken und ablegen. Die strukturierten Daten reisen unsichtbar mit, für die Buchhaltungssoftware des Kunden.
Die Einstellung "Standardformat", und was sie heute nicht tut
Unter Rechtsform und Steuerprofil finden Sie einen Abschnitt "E-Rechnung" mit einem Feld "Standardformat" (XRechnung, ZUGFeRD oder Keines) und einem Schalter "Strukturierte Ausstellung". Beide Werte werden gespeichert.
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Das Standardformat wird gespeichert, aber beim Fertigstellen einer Rechnung nicht ausgewertet. Meyster erzeugt für jede Rechnung dasselbe ZUGFeRD-Hybrid-PDF, unabhängig davon, ob hier "XRechnung", "ZUGFeRD" oder "Keines" ausgewählt ist. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Wahl "XRechnung" reine XML-Dateien erzeugt. Das ist im Moment nicht der Fall.
Der Schalter "Strukturierte Ausstellung" ist an Ihren gespeicherten Vorjahresumsatz und das heutige Datum gekoppelt. Sobald die Ausstellungspflicht für Ihren Betrieb nach LR-EIN-02 greift, lässt sich der Schalter nicht mehr ausschalten. Das erzwingt Meyster technisch, nicht nur als Hinweis.
Kleinbetragsrechnungen
Eine Rechnung innerhalb der Kleinbetragsgrenze (siehe Rechnungen in Meyster für die genaue Grenze und die Pflichtangaben) unterliegt selbst nicht der E-Rechnungspflicht. Meyster stellt trotzdem die vollständige strukturierte Rechnung aus, aus Gründen der Einheitlichkeit.
Das bedeutet: Sie müssen nicht selbst unterscheiden, ob eine Rechnung klein genug ist, um davon befreit zu sein. Meyster behandelt jede Rechnung gleich streng.
Häufige Fragen
Muss ich für ZUGFeRD etwas einstellen?
Nein. Es passiert für jede fertiggestellte Rechnung automatisch, ohne dass Sie ein Format wählen müssen.
Wenn ich hier "XRechnung" auswähle, bekommt mein Kunde dann eine reine XML-Datei?
Nein, heute nicht. Die Auswahl wird gespeichert, wirkt sich aber nicht auf die erzeugte Datei aus. Ihr Kunde bekommt in jedem Fall das ZUGFeRD-Hybrid-PDF.
Kann mein Kunde die Rechnung normal öffnen?
Ja. Es ist ein ganz normales PDF. Die strukturierten Daten stecken unsichtbar darin, für die Software des Kunden. Zum Lesen von Hand braucht er nichts Besonderes.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen versenden?
Das hängt von Ihrem Umsatz ab. Bis Ende 2026 reicht mit Zustimmung des Kunden noch ein anderes Format. Bis Ende 2027 gilt das bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro weiter. Ab 2028 ist die strukturierte Rechnung für jede inländische Rechnung zwischen Unternehmen Pflicht.
Was passiert, wenn die Prüfung der Rechnungsdaten fehlschlägt?
Die Rechnung wird nicht fertiggestellt. Sie bleibt ein Entwurf, bekommt keine Nummer, und Sie können sie weiter bearbeiten, bis die Prüfung erfolgreich durchläuft.
Ist das dieselbe Funktion wie die Seite für empfangene Rechnungen?
Nein. Diese Seite betrifft, was Meyster für Ihre eigenen ausgehenden Rechnungen erzeugt. Was ein Lieferant Ihnen schickt, prüfen und verwahren Sie unter Empfangene E-Rechnungen prüfen und aufbewahren.