E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD

E-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht nur lesbar aussieht, sondern zusätzlich strukturierte Daten enthält, die eine Software direkt einlesen kann. Diese Seite erklärt, warum das seit 2025 Pflicht ist und welches Format Meyster für Dich erzeugt.

Warum es diese Pflicht überhaupt gibt

Der Gesetzgeber will, dass Rechnungsdaten zwischen Unternehmen maschinenlesbar fließen, nicht nur auf Papier oder als eingescanntes PDF. Das betrifft zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichem Zeitplan.

Auch ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG muss keine E-Rechnung ausstellen, empfangen können muss er sie trotzdem.

Alle Termine mit ihren Ausnahmen stehen unter Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?. Ob die Pflicht Dich schon 2027 trifft, zeigt der Check mit fünf Fragen.

Die zwei zulässigen Formate

XRechnung ist reine strukturierte XML-Datei. Sie hat kein eigenes Layout, ein Mensch öffnet sie normalerweise nicht direkt. Öffentliche Auftraggeber verlangen dieses Format häufig.

ZUGFeRD (und die französische Schwester Factur-X) ist ein Hybrid: dieselbe PDF-Datei, die ein Mensch wie gewohnt öffnen und lesen kann, mit den strukturierten Daten unsichtbar eingebettet in genau dieser einen Datei. Der Kunde braucht also keine zwei Dateien und keine besondere Software, um die Rechnung selbst zu lesen.

Was Meyster tatsächlich erzeugt

Jede Rechnung, die Du in Meyster fertigstellst, wird automatisch als ein ZUGFeRD-Hybrid-PDF erzeugt, für jeden Kunden gleich, ohne dass Du dafür etwas einstellen musst. Eine Ausnahme gibt es: Nutzt Du die Kleinunternehmerregelung und hast weder eine USt-IdNr. noch eine Registernummer hinterlegt, erzeugt Meyster ein einfaches PDF ohne eingebettete Daten. Eine E-Rechnung verlangt eine Kennung des Verkäufers, und eine Steuernummer zählt dafür nicht. Dieses PDF verschickt Meyster anschließend automatisch per E-Mail, wie unter Rechnungen in Meyster beschrieben.

Bevor dieses PDF entsteht, prüft Meyster die eingebetteten Daten gegen die Geschäftsregeln von EN 16931. Scheitert diese Prüfung, wird die Rechnung nicht fertiggestellt. Sie bleibt ein Entwurf und verbraucht keine Nummer, genau wie bei jeder anderen fehlenden Pflichtangabe. Mehr dazu, warum eine Nummer erst bei einer gültigen Rechnung vergeben wird, steht unter Wie Meyster Belegnummern vergibt.

Wählst Du für eine Rechnung einzelne Leistungstage statt eines Leistungsdatums oder -zeitraums, trägt die strukturierte Rechnung den daraus abgeleiteten Leistungszeitraum, denn EN 16931 kennt keine Liste einzelner Tage. Die einzelnen Tage stehen zusätzlich als Notiz in der Rechnung, damit sie für Deinen Kunden sichtbar bleiben.

Trägt eine Position den Photovoltaik-Satz nach § 12 Abs. 3 UStG (LR-TAX-09), führt die strukturierte Rechnung sie als nullbesteuerte Lieferung mit der Steuerkategorie Z und 0 Prozent, in einer eigenen Zeile der Steueraufstellung. So erfüllt die Rechnung EN 16931 und lässt sich fertigstellen.

Zieht eine Schlussrechnung Abschlagsrechnungen ab, trägt die strukturierte Rechnung deren Bruttobetrag als bereits gezahlten Betrag ein. Als fällig nennt sie dann den verbleibenden Betrag, denselben Betrag wie das PDF. Ein Skonto bezieht sich dort nur auf den verbleibenden Nettobetrag.

Einen Überblick ohne Anmeldung gibt die Seite E-Rechnung ausstellen mit Meyster.

Du musst kein Format auswählen

Meyster erzeugt für jede fertiggestellte Rechnung dasselbe ZUGFeRD-Hybrid-PDF. Es gibt keine Formatauswahl in den Einstellungen und keinen Schalter, mit dem sich die strukturierte Ausstellung abschalten ließe. Beides wäre eine Entscheidung, bei der Du nur etwas falsch machen könntest.

Die Ausstellungspflicht selbst hängt nach LR-EIN-02 von Deinem Vorjahresumsatz und dem heutigen Datum ab. Für Dich ändert das nichts: Meyster stellt strukturiert aus, ab dem ersten Tag und unabhängig davon, ob die Pflicht für Deinen Betrieb schon greift.

Kleinbetragsrechnungen

Das bedeutet: Du musst nicht selbst unterscheiden, ob eine Rechnung klein genug ist, um davon befreit zu sein. Meyster behandelt jede Rechnung gleich streng.

Häufige Fragen

Muss ich für ZUGFeRD etwas einstellen?

Nein. Es passiert für jede fertiggestellte Rechnung automatisch. Es gibt keine Einstellung dafür, weil es nichts zu entscheiden gibt.

Kann ich stattdessen XRechnung als reine XML-Datei verschicken?

Nein. Meyster erzeugt ausschließlich das ZUGFeRD-Hybrid-PDF. Wenn ein öffentlicher Auftraggeber ausdrücklich eine XRechnung-XML verlangt, sprich uns an.

Kann mein Kunde die Rechnung normal öffnen?

Ja. Es ist ein ganz normales PDF. Die strukturierten Daten stecken unsichtbar darin, für die Software des Kunden. Zum Lesen von Hand braucht er nichts Besonderes.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen versenden?

Das hängt von Deinem Umsatz ab. Bis Ende 2026 reicht mit Zustimmung des Kunden noch ein anderes Format. Bis Ende 2027 gilt das bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro weiter. Ab 2028 ist die strukturierte Rechnung für jede inländische Rechnung zwischen Unternehmen Pflicht.

Was passiert, wenn die Prüfung der Rechnungsdaten fehlschlägt?

Die Rechnung wird nicht fertiggestellt. Sie bleibt ein Entwurf, bekommt keine Nummer, und Du kannst sie weiter bearbeiten, bis die Prüfung erfolgreich durchläuft.

Prüft oder verwahrt Meyster auch, was ein Lieferant mir als E-Rechnung schickt?

Nein. Diese Seite betrifft ausschließlich, was Meyster für Deine eigenen ausgehenden Rechnungen erzeugt. Eine eingehende E-Rechnung eines Lieferanten speichert oder prüft Meyster nicht, Du empfängst und archivierst sie auf einem anderen Weg. Die gesetzliche Pflicht zum Empfangen bleibt davon unberührt.