Eine Abschlagsrechnung braucht alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, dazu das Teilentgelt mit seiner Umsatzsteuer. Die Schlussrechnung zieht später jedes Teilentgelt und die Steuer darauf wieder ab (§ 14 Abs. 5 UStG), sonst schuldest du die Steuer doppelt.
- Pflichtangaben
- § 14 Abs. 4 UStG
- Abzug in der Schlussrechnung
- § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG
- Höhe des Abschlags
- Wert der erbrachten Leistung, § 632a BGB
- Steuer entsteht
- mit der Zahlung
- E-Rechnung an Unternehmen
- ab 2027 oder 2028
Wann du einen Abschlag verlangen darfst
Nach § 632a Abs. 1 BGB darfst du eine Abschlagszahlung in Höhe des Werts der Leistungen verlangen, die du schon erbracht hast und die der Vertrag schuldet. Die Leistung musst du so aufstellen, dass der Kunde sie schnell und sicher beurteilen kann, zum Beispiel mit einem Aufmaß.
Baust du für eine Privatperson ein neues Haus oder baust ein Haus erheblich um, ist das ein Verbraucherbauvertrag. Dann gelten zwei Grenzen aus § 650m BGB: Alle Abschläge zusammen dürfen 90 Prozent der vereinbarten Vergütung nicht übersteigen. Und bei der ersten Abschlagszahlung steht dem Kunden eine Sicherheit von 5 Prozent der Vergütung zu, die er auch durch Einbehalt leisten kann.
Umsatzsteuerlich ist ein Abschlag vor Abschluss der Leistung eine Anzahlung. Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).
Die Pflichtangaben
Eine Rechnung über eine Anzahlung braucht dieselben Angaben wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG).
| Nr. | Pflichtangabe | Grundlage |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG |
| 2 | Deine Steuernummer oder USt-IdNr. | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG |
| 3 | Ausstellungsdatum | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG |
| 5 | Umfang und Art der Leistung, hier der abgerechnete Leistungsstand | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG |
| 6 | Zeitpunkt der Zahlung, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG |
| 7 | Das Teilentgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis auf § 13b | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG |
| 9 | Bei einer Privatperson und Arbeiten am Grundstück: der Hinweis auf zwei Jahre Aufbewahrung | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG |
Nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll: das Wort "Abschlagsrechnung" im Titel, die laufende Nummer des Abschlags und das Bauvorhaben. So verwechselt dein Kunde die Rechnung nicht mit der Schlussrechnung.
Arbeitest du für eine Baufirma mit Bescheinigung USt 1 TG, gilt § 13b auch für jeden Abschlag (§ 13b Abs. 4 Satz 2 UStG). Die Rechnung weist dann keine Steuer aus und trägt die Angabe "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".
Muster: die 1. Abschlagsrechnung
Ein Beispiel mit erfundenen Daten. Vereinbart sind 20.000,00 € netto für den Innenausbau eines Büros. 40 Prozent sind erbracht.
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungssteller | Muster Ausbau GmbH, Werkstraße 3, 12345 Musterstadt |
| Steuernummer | 12/345/67890 |
| Kunde | Beispiel Immobilien GmbH, Hauptstraße 10, 12345 Musterstadt |
| Titel | 1. Abschlagsrechnung, Bauvorhaben Büro 2. OG, Hauptstraße 10 |
| Rechnungsnummer | RE-2026-1042 |
| Ausstellungsdatum | 30.09.2026 |
| Leistung | Trockenbau und Spachtelarbeiten, Leistungsstand 40 % laut Aufmaß vom 28.09.2026 |
| Position | Netto | Umsatzsteuer 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Leistungsstand 40 % von 20.000,00 € | 8.000,00 € | 1.520,00 € | 9.520,00 € |
| Zahlbetrag | 9.520,00 € |
Muster: der Abzug in der Schlussrechnung
In der Schlussrechnung rechnest du die ganze Leistung ab. Dann ziehst du jedes Teilentgelt ab, über das du eine Rechnung gestellt hast, samt der Steuer darauf (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Der Kunde hat den Abschlag bezahlt.
| Zeile | Netto | Umsatzsteuer 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung laut Aufmaß | 20.000,00 € | 3.800,00 € | 23.800,00 € |
| abzüglich 1. Abschlagsrechnung RE-2026-1042 | 8.000,00 € | 1.520,00 € | 9.520,00 € |
| Restbetrag | 12.000,00 € | 2.280,00 € | 14.280,00 € |
Fehlt der Abzug, weist die Schlussrechnung die Steuer auf den Abschlag ein zweites Mal aus. Du schuldest sie dann auch ein zweites Mal, bis du die Rechnung berichtigst (§ 14c Abs. 1 UStG).
Abschlagsrechnung als E-Rechnung
Stellst du einen Abschlag einem Unternehmen in Rechnung, gilt die E-Rechnungspflicht auch für ihn. Laut BMF-FAQ muss eine Anzahlungs-, Voraus- oder Abschlagsrechnung, die du vor dem Stichtag deiner Pflicht stellst, keine E-Rechnung sein. Der Stichtag ist der 01.01.2027, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz der 01.01.2028 (§ 27 Abs. 38 UStG).
In einer Schlussrechnung als E-Rechnung darfst du die Abschläge bis zum 30.06.2030 in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang abziehen, wenn der strukturierte Teil eindeutig darauf verweist. So steht es im Schreiben des BMF an die Verbände der Bauwirtschaft vom 23.02.2026.
Mehr zur E-Rechnung am Bau steht unter E-Rechnung am Bau. Wie Meyster Rechnungen als E-Rechnung ausstellt, steht unter Rechnungen. Abschlags- und Schlussrechnungen stellt Meyster heute nicht aus.
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