Alle Status in Meyster erklärt

Jedes Angebot, jede Rechnung und jedes Projekt in Meyster hat einen Status. Diese Seite ist die einzige Stelle, an der jeder Status genau erklärt wird: was er bedeutet, wer oder was ihn setzt, welche Wechsel die App tatsächlich erlaubt, und welche Wechsel es nur einmal gibt.

Andere Hilfeartikel verweisen von einem Status hierher, statt ihn erneut zu erklären. Wie Du ein Angebot schreibst, eine Rechnung ausstellst oder eine Zahlung erfasst, steht in den jeweils eigenen Artikeln, nicht hier.

Angebotsstatus

Ein Angebot bekommt seine Nummer erst, wenn es zum ersten Mal auf "Gesendet" wechselt. Schickst Du es später ein zweites Mal, ändert sich die Nummer nicht mehr.

Anders als bei einer Rechnung gibt es für ein Angebot keine feste Liste erlaubter Wechsel. Die Datenbank prüft nur, ob der neue Wert einer der fünf gültigen Status ist, nicht, von welchem Status aus er kommt. In der Praxis kann ein Mitglied ein Angebot über das Status-Feld auf der Angebotsseite jederzeit auf jeden der fünf Status setzen, auch rückwärts, zum Beispiel von "Angenommen" zurück auf "Gesendet".

Jede Nacht um 3 Uhr prüft ein automatischer Job alle Angebote mit Status "Gesendet". Ist das Gültigkeitsdatum verstrichen, setzt er den Status auf "Abgelaufen". Angebote in jedem anderen Status bleiben unangetastet.

Ein abgelaufenes Angebot ist keine Sackgasse. Setzt Du das Gültigkeitsdatum auf ein Datum in der Zukunft, öffnet Meyster das Angebot automatisch wieder: Der Status springt zurück auf "Gesendet", und falls das Angebot noch keine Nummer hatte, bekommt es jetzt eine.

Nimmt eine Privatperson (kein Unternehmen) das Angebot an, öffnet Meyster zuerst einen Bestätigungsdialog zum gesetzlichen Widerrufsrecht, bevor der Status wirklich wechselt.

Wandelst Du ein angenommenes Angebot in eine Rechnung um, ändert sich der Status des Angebots dabei nicht. Es bleibt "Angenommen". Wie diese Umwandlung genau abläuft, steht in Angebot in Rechnung umwandeln.

Rechnungsstatus

Anders als bei einem Angebot ist die Liste erlaubter Wechsel bei einer Rechnung fest und kurz, und die Datenbank erzwingt sie, nicht nur der Bildschirm:

Ein Entwurf kann also nie direkt auf "Gesendet" oder "Storniert" springen, immer nur auf "Offen". Die Statusauswahl auf der Rechnungsseite zeigt dem Mitglied deshalb nur die tatsächlich erlaubten Ziele an, nicht alle vier Status.

Der Wechsel auf "Offen" ist der Punkt ohne Rückweg: Meyster vergibt die Rechnungsnummer, setzt das Rechnungsdatum und friert eine Momentaufnahme von Verkäufer- und Käuferdaten sowie dem Steuerergebnis ein. Ab diesem Moment lässt sich die Rechnung nicht mehr bearbeiten.

"Gesendet" wird auf zwei Wegen erreicht: Ein Mitglied setzt den Status direkt auf der Rechnungsseite, oder Meyster setzt ihn automatisch, sobald die Zustell-E-Mail tatsächlich verschickt wurde. In beiden Fällen war die Rechnung vorher bereits "Offen".

"Storniert" erreichst Du nie durch eine einfache Statusänderung, sondern immer nur über die Stornierung selbst. Die Datenbank lehnt einen direkten Wechsel auf "Storniert" ab, wenn er nicht aus dieser Stornierungsaktion kommt.

1. Entwurf stornieren

   Ein Entwurf hat noch keine gültige Nummer. Er wird beim Stornieren einfach gelöscht, es entsteht keine Stornorechnung.

2. Ausgestellte oder gesendete Rechnung stornieren

   Meyster legt eine eigene Stornorechnung mit eigener Nummer an, die jeden Betrag umkehrt. Erst danach wechselt die ursprüngliche Rechnung selbst auf "Storniert".

Die vollständige Erklärung der Stornorechnung, warum es sie gibt und wie sie aussieht, steht in Stornierung einer Rechnung. Hier zählt nur: "Storniert" ist eine Sackgasse. Eine bereits stornierte Rechnung, und auch eine Stornorechnung selbst, lässt sich kein zweites Mal stornieren.

Projektstatus

Der Projektstatus ist ein einzelnes Feld, das ein Mitglied direkt auf der Projektseite setzt. Anders als bei Angebot und Rechnung schränkt hier nichts in Meyster ein, welcher Status auf welchen folgen darf. Jeder der fünf Werte lässt sich jederzeit setzen, in beide Richtungen, also auch von "Abgeschlossen" zurück auf "Aktiv".

Eine erfasste Bauabnahme setzt das Projekt als Nebenwirkung ebenfalls auf "Abgeschlossen", zusätzlich zur manuellen Auswahl im Status-Feld. Was eine Bauabnahme genau ist und wie Du sie erfasst, steht in Projektstatus im Alltag.

Der gemeinsame Rechnungszustand

In der Oberfläche sind "Bezahlt" und "Überfällig" normale sichtbare Rechnungszustände. Meyster berechnet sie bei jedem Aufruf aus Fälligkeitsdatum, Zahlungen, Skonti und Ausbuchungen und verbindet sie mit Entwurf, Offen, Gesendet und Storniert zu genau einer Anzeige.

So setzen sich die Begriffe zusammen:

Bezahlt und Überfällig stehen für die zwei berechneten Werte, die auch als Badge angezeigt werden. Einen eigenen Zwischenstatus für eine Teilzahlung gibt es nicht, denn "Zahlung erfassen" verbucht immer den vollen offenen Betrag auf einmal, siehe Zahlungen erfassen.

"Bezahlt" und "überfällig" schließen sich in einer Hinsicht gegenseitig aus: Sobald eine Zahlung eine Rechnung voll begleicht, ist sie ab diesem Moment nicht mehr überfällig, egal wie lange das Fälligkeitsdatum schon verstrichen war. Eine stornierte Rechnung kann nie überfällig sein.

Grundlage für all das ist eine Datenbank-Sicht, die bei jedem Lesen live neu rechnet: Sie summiert alle erfassten Zahlungen und Ausbuchungen gegen den zu zahlenden Gesamtbetrag der Rechnung und vergleicht das Fälligkeitsdatum mit dem heutigen Tag. In die Rechnung selbst wird dabei nichts zurückgeschrieben.

Wo Du den Zahlungsstand einer einzelnen Rechnung siehst und wie Du eine Zahlung erfasst, steht in Zahlungen erfassen. Ist bei Dir das automatische Mahnwesen eingeschaltet, fließt eine überfällige Rechnung dort automatisch ein:

Mehr dazu in Mahnungen.

Häufige Fragen

Kann ich ein abgelehntes Angebot wieder auf "Gesendet" setzen?

Technisch ja. Die App verhindert das nicht, weil es für Angebote keine feste Reihenfolge gibt. Bedenk aber: Meyster erzeugt dabei keinen neuen Link zum Kundenportal. Der Kunde sieht also nicht automatisch, dass sich etwas geändert hat. In der Praxis ist es meist einfacher, ein neues Angebot zu schreiben.

Warum kann ich eine Rechnung nicht direkt von "Entwurf" auf "Storniert" setzen?

Ein Entwurf hat noch keine gültige, lückenlose Nummer. Es gibt also nichts, das rechtlich storniert werden müsste. Lösch den Entwurf stattdessen.

Wo sehe ich, warum eine Rechnung als überfällig gilt?

Auf der Rechnung selbst, in der Seitenleiste beim Fälligkeitsdatum. Überfällig bedeutet immer nur: Das Datum ist verstrichen, und die Rechnung ist noch nicht vollständig beglichen.

Ändert sich der Status eines Projekts automatisch, wenn alle Rechnungen bezahlt sind?

Nein. Projektstatus und Zahlungsstatus einer Rechnung sind vollständig unabhängig voneinander. Ein Projekt bleibt "Aktiv", auch wenn jede zugehörige Rechnung längst beglichen ist.

Was passiert mit einem "Angenommen"-Angebot, das ich versehentlich in eine Rechnung umgewandelt habe?

Das ist kein Statuswechsel, den diese Seite beantwortet. Wie die Umwandlung funktioniert, steht in Angebot in Rechnung umwandeln, und wie Du eine bereits ausgestellte Rechnung rückgängig machst, steht in Stornierung einer Rechnung.