Alle Status in Meyster erklärt
Was jeder Status bei Angebot, Rechnung und Projekt bedeutet, wer ihn setzt, welche Wechsel möglich sind, und warum bezahlt und überfällig nie gespeichert werden.
Jedes Angebot, jede Rechnung und jedes Projekt in Meyster hat einen Status. Diese Seite ist die einzige Stelle, an der jeder Status genau erklärt wird: was er bedeutet, wer oder was ihn setzt, welche Wechsel die App tatsächlich erlaubt, und welche Wechsel es nur einmal gibt.
Andere Hilfeartikel verweisen von einem Status hierher, statt ihn erneut zu erklären. Wie Sie ein Angebot schreiben, eine Rechnung ausstellen oder eine Zahlung erfassen, steht in den jeweils eigenen Artikeln, nicht hier.
Angebotsstatus
| Status | Bedeutung | Wer oder was setzt ihn |
|---|---|---|
| Entwurf | Neu angelegt, hat noch keine Nummer, frei änderbar | Wird beim Anlegen gesetzt |
| Gesendet | An den Kunden verschickt, bekommt beim ersten Mal eine Nummer | Ein Mitglied klickt auf Senden |
| Angenommen | Der Kunde hat zugestimmt | Der Kunde im Kundenportal, oder ein Mitglied direkt |
| Abgelehnt | Der Kunde hat abgelehnt | Der Kunde im Kundenportal, oder ein Mitglied direkt |
| Abgelaufen | Das Gültigkeitsdatum ist verstrichen | Automatisch, nachts |
Ein Angebot bekommt seine Nummer erst, wenn es zum ersten Mal auf "Gesendet" wechselt. Schicken Sie es später ein zweites Mal, ändert sich die Nummer nicht mehr.
Anders als bei einer Rechnung gibt es für ein Angebot keine feste Liste erlaubter Wechsel. Die Datenbank prüft nur, ob der neue Wert einer der fünf gültigen Status ist, nicht, von welchem Status aus er kommt. In der Praxis kann ein Mitglied ein Angebot über das Status-Feld auf der Angebotsseite jederzeit auf jeden der fünf Status setzen, auch rückwärts, zum Beispiel von "Angenommen" zurück auf "Gesendet".
Jede Nacht um 3 Uhr prüft ein automatischer Job alle Angebote mit Status "Gesendet". Ist das Gültigkeitsdatum verstrichen, setzt er den Status auf "Abgelaufen". Angebote in jedem anderen Status bleiben unangetastet.
Ein abgelaufenes Angebot ist keine Sackgasse. Setzen Sie das Gültigkeitsdatum auf ein Datum in der Zukunft, öffnet Meyster das Angebot automatisch wieder: Der Status springt zurück auf "Gesendet", und falls das Angebot noch keine Nummer hatte, bekommt es jetzt eine.
Ein abgelaufenes Angebot muss also nicht neu geschrieben werden. Ein neues Gültigkeitsdatum reicht, um es wieder aktiv zu machen.
Nimmt eine Privatperson (kein Unternehmen) das Angebot an, öffnet Meyster zuerst einen Bestätigungsdialog zum gesetzlichen Widerrufsrecht, bevor der Status wirklich wechselt.
Die Annahme eines Angebots über das Kundenportal gilt rechtlich als Fernabsatzvertrag. Deshalb muss der Kunde vor der Annahme über sein Widerrufsrecht informiert werden.
Wandeln Sie ein angenommenes Angebot in eine Rechnung um, ändert sich der Status des Angebots dabei nicht. Es bleibt "Angenommen". Wie diese Umwandlung genau abläuft, steht in Angebot in Rechnung umwandeln.
Rechnungsstatus
| Status | Bedeutung | Wer oder was setzt ihn |
|---|---|---|
| Entwurf | Frei änderbar, hat noch keine Nummer | Wird beim Anlegen gesetzt |
| Ausgestellt | Fertiggestellt: Nummer vergeben, Inhalt und Steuer eingefroren | Ein Mitglied schließt die Rechnung ab |
| Gesendet | An den Kunden verschickt | Automatisch beim Versand, oder manuell nachgetragen |
| Storniert | Rückgängig gemacht durch eine Stornorechnung | Ein Mitglied storniert |
Anders als bei einem Angebot ist die Liste erlaubter Wechsel bei einer Rechnung fest und kurz, und die Datenbank erzwingt sie, nicht nur der Bildschirm:
| Von | Nach |
|---|---|
| Entwurf | Ausgestellt |
| Ausgestellt | Gesendet |
| Ausgestellt | Storniert |
| Gesendet | Storniert |
Ein Entwurf kann also nie direkt auf "Gesendet" oder "Storniert" springen, immer nur auf "Ausgestellt". Die Statusauswahl auf der Rechnungsseite zeigt dem Mitglied deshalb nur die tatsächlich erlaubten Ziele an, nicht alle vier Status.
Der Wechsel auf "Ausgestellt" ist der Punkt ohne Rückweg: Meyster vergibt die Rechnungsnummer, setzt das Rechnungsdatum und friert eine Momentaufnahme von Verkäufer- und Käuferdaten sowie dem Steuerergebnis ein. Ab diesem Moment lässt sich die Rechnung nicht mehr bearbeiten.
Prüfen Sie eine Rechnung vor dem Ausstellen noch einmal genau. Danach lassen sich nur noch der Status und, über eine Stornorechnung, der Inhalt ändern, nicht mehr die Rechnung selbst.
"Gesendet" wird auf zwei Wegen erreicht: Ein Mitglied setzt den Status direkt auf der Rechnungsseite, oder Meyster setzt ihn automatisch, sobald die Zustell-E-Mail tatsächlich verschickt wurde. In beiden Fällen war die Rechnung vorher bereits "Ausgestellt".
"Storniert" erreichen Sie nie durch eine einfache Statusänderung, sondern immer nur über die Stornierung selbst. Die Datenbank lehnt einen direkten Wechsel auf "Storniert" ab, wenn er nicht aus dieser Stornierungsaktion kommt.
Entwurf stornieren
Ein Entwurf hat noch keine gültige Nummer. Er wird beim Stornieren einfach gelöscht, es entsteht keine Stornorechnung.
Ausgestellte oder gesendete Rechnung stornieren
Meyster legt eine eigene Stornorechnung mit eigener Nummer an, die jeden Betrag umkehrt. Erst danach wechselt die ursprüngliche Rechnung selbst auf "Storniert".
Die vollständige Erklärung der Stornorechnung, warum es sie gibt und wie sie aussieht, steht in Stornierung einer Rechnung. Hier zählt nur: "Storniert" ist eine Sackgasse. Eine bereits stornierte Rechnung, und auch eine Stornorechnung selbst, lässt sich kein zweites Mal stornieren.
Projektstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Planung | Angelegt, noch nicht begonnen |
| Aktiv | Arbeit läuft |
| Pausiert | Vorübergehend unterbrochen |
| Abgeschlossen | Arbeit fertig |
| Storniert | Nicht mehr fortgeführt |
Der Projektstatus ist ein einzelnes Feld, das ein Mitglied direkt auf der Projektseite setzt. Anders als bei Angebot und Rechnung schränkt hier nichts in Meyster ein, welcher Status auf welchen folgen darf. Jeder der fünf Werte lässt sich jederzeit setzen, in beide Richtungen, also auch von "Abgeschlossen" zurück auf "Aktiv".
Eine erfasste Bauabnahme setzt das Projekt als Nebenwirkung ebenfalls auf "Abgeschlossen", zusätzlich zur manuellen Auswahl im Status-Feld. Was eine Bauabnahme genau ist und wie Sie sie erfassen, steht in Projektstatus im Alltag.
Der Projektstatus sperrt nichts an den Angeboten und Rechnungen, die zu diesem Projekt gehören. Sie behalten ihren eigenen Status, unabhängig davon, ob das Projekt gerade "Aktiv" oder "Abgeschlossen" ist.
Was bezahlt und überfällig wirklich sind
Das ist der wichtigste Absatz auf dieser Seite. Weder "Bezahlt" noch "Überfällig" ist ein Wert, der auf der Rechnung gespeichert wird. Es gibt kein Feld dafür. Beide werden bei jedem Aufruf neu berechnet, aus dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und allen dazu erfassten Zahlungen, Skonti und Ausbuchungen.
Schreiben oder sagen Sie nie, eine Rechnung "hat den Status bezahlt". Richtig ist: Die Rechnung ist beglichen, oder sie ist überfällig. Das sind berechnete Eigenschaften, kein Status wie Entwurf oder Ausgestellt.
So setzen sich die Begriffe zusammen:
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Noch nichts wurde bezahlt |
| Teilweise bezahlt | Ein Teil des Betrags wurde bezahlt, aber nicht alles |
| Bezahlt | Der volle Betrag ist beglichen, ein pünktliches Skonto zählt dabei als volle Zahlung |
| Überfällig | Das Fälligkeitsdatum ist verstrichen, und die Rechnung ist noch nicht voll bezahlt |
Bezahlt und Überfällig stehen für die zwei berechneten Werte, die auch als Badge angezeigt werden. "Offen" und "teilweise bezahlt" haben keine eigene Badge-Farbe, sie stehen als Text.
"Bezahlt" und "überfällig" schließen sich in einer Hinsicht gegenseitig aus: Sobald eine Zahlung eine Rechnung voll begleicht, ist sie ab diesem Moment nicht mehr überfällig, egal wie lange das Fälligkeitsdatum schon verstrichen war. Eine stornierte Rechnung kann nie überfällig sein.
Grundlage für all das ist eine Datenbank-Sicht, die bei jedem Lesen live neu rechnet: Sie summiert alle erfassten Zahlungen und Ausbuchungen gegen den zu zahlenden Gesamtbetrag der Rechnung und vergleicht das Fälligkeitsdatum mit dem heutigen Tag. In die Rechnung selbst wird dabei nichts zurückgeschrieben.
Wo Sie den Zahlungsstand einer einzelnen Rechnung sehen und wie Sie eine Zahlung erfassen, steht in Zahlungen erfassen. Ist bei Ihnen das automatische Mahnwesen eingeschaltet, fließt eine überfällige Rechnung dort automatisch ein:
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Mehr dazu in Mahnungen.
Häufige Fragen
Kann ich ein abgelehntes Angebot wieder auf "Gesendet" setzen?
Technisch ja. Die App verhindert das nicht, weil es für Angebote keine feste Reihenfolge gibt. Bedenken Sie aber: Meyster erzeugt dabei keinen neuen Link zum Kundenportal. Der Kunde sieht also nicht automatisch, dass sich etwas geändert hat. In der Praxis ist es meist einfacher, ein neues Angebot zu schreiben.
Warum kann ich eine Rechnung nicht direkt von "Entwurf" auf "Storniert" setzen?
Ein Entwurf hat noch keine gültige, lückenlose Nummer. Es gibt also nichts, das rechtlich storniert werden müsste. Löschen Sie den Entwurf stattdessen.
Wo sehe ich, warum eine Rechnung als überfällig gilt?
Auf der Rechnung selbst, im Bereich zu den Zahlungen. Dort sehen Sie das Fälligkeitsdatum und was bereits erfasst wurde. Überfällig bedeutet immer nur: Das Datum ist verstrichen, und es fehlt noch Geld.
Ändert sich der Status eines Projekts automatisch, wenn alle Rechnungen bezahlt sind?
Nein. Projektstatus und Zahlungsstatus einer Rechnung sind vollständig unabhängig voneinander. Ein Projekt bleibt "Aktiv", auch wenn jede zugehörige Rechnung längst beglichen ist.
Was passiert mit einem "Angenommen"-Angebot, das ich versehentlich in eine Rechnung umgewandelt habe?
Das ist kein Statuswechsel, den diese Seite beantwortet. Wie die Umwandlung funktioniert, steht in Angebot in Rechnung umwandeln, und wie Sie eine bereits ausgestellte Rechnung rückgängig machen, steht in Stornierung einer Rechnung.