Mahnwesen, das Stufenmodell für unbezahlte Rechnungen

Mahnwesen ist das Stufenmodell, mit dem Meyster eine unbezahlte Rechnung nachverfolgt: von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung vor einer Übergabe.

Wichtig vorweg, damit Sie hier keine Zeit verlieren: Meyster verschickt heute noch keine Mahnung automatisch, und es gibt auch keine Schaltfläche, um eine einzelne Stufe von Hand auszulösen. Auf dieser Seite lesen Sie, wie die Stufenleiter aufgebaut ist, und was Sie auf einer überfälligen Rechnung schon heute selbst tun können.

Warum es eine feste Stufenleiter gibt

Ein Kunde, der nicht zahlt, soll nicht nach Gefühl behandelt werden. Eine feste Reihe von Stufen, mit festen Abständen zum Fälligkeitsdatum, sorgt dafür, dass jeder Kunde gleich behandelt wird und niemand behaupten kann, er sei anders behandelt worden als ein anderer. Genau dafür ist das Mahnwesen (Mahnverfahren) da: eine nachvollziehbare Kette von Schritten für den Fall, dass Geld ausbleibt.

Wie Sie die Stufen für Ihre Firma einrichten, also welche Stufe aktiv ist, nach wie vielen Tagen sie greift, und welchen Text sie trägt, lesen Sie unter Mahnwesen einstellen. Diese Seite hier erklärt das Konzept, damit Sie verstehen, was Sie dort einstellen.

Die vier Stufen

Eine Mahnstufe (level) ist kein Status im Sinn des Angebots- oder Rechnungsstatus und taucht deshalb nirgends als Statuslabel auf. Es gibt genau vier davon, immer in dieser Reihenfolge:

Die Zahlungserinnerung darf nie eine Pauschale oder Verzugszinsen tragen. Das ist keine bloße Konvention, sondern in der Datenbank selbst festgelegt: Eine Zahlungserinnerung mit Pauschale oder Zinsen lässt sich gar nicht erst speichern. Erst ab der ersten Mahnung kann eine Pauschale, eine feste Gebühr, dazukommen, und können Verzugszinsen berechnet werden: ein Zuschlag, der sich am gesetzlichen Basiszinssatz orientiert und für Geschäftskunden höher ausfällt als für Privatkunden. Ob eine Stufe tatsächlich eine Pauschale oder Zinsen trägt, legen Sie pro Stufe in den Mahnwesen-Einstellungen fest.

So ist die Stufenleiter aufgebaut, wenn sie eines Tages Mahnungen verschickt. Für Ihre offenen Rechnungen heute bedeutet das noch nichts von selbst, dazu gleich mehr.

Beispiel

Mahnwesen für Ihre Firmaeingeschaltet

Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.

Was heute wirklich passiert

Das Mahnwesen kennt keinen automatischen Lauf und keine Schaltfläche "Diese Stufe jetzt senden". Weder ein geplanter Hintergrundjob noch ein Klick auf der Rechnung löst eine Mahnstufe aus. Die Beschreibung auf der Einstellungsseite spricht davon, dass ein Mitglied eine Stufe "von der Rechnung aus auslösen" könne. Diese Formulierung beschreibt ein geplantes Verhalten, keines, das es in der App heute gibt. Verlassen Sie sich nicht darauf.

Was auf der Rechnung selbst schon heute funktioniert:

1. Mahnverfahren pausieren

   Auf der Rechnungsdetailseite, im Abschnitt Mahnwesen, klicken Sie auf "Pausieren" und tragen einen Grund ein, zum Beispiel weil der Kunde den Betrag bestreitet. Solange die Rechnung pausiert ist, würde keine weitere Stufe greifen, sobald der automatische Lauf einmal existiert.

2. Mahnverfahren fortsetzen

   Über "Fortsetzen" heben Sie die Pause wieder auf. Die Leiter würde ab der zuletzt erreichten Stufe weiterlaufen.

3. Übergabe erfassen

   Hat eine Rechnung die letzte Stufe erreicht, zeigt Meyster den Hinweis "bereit zur Übergabe". Nur der Inhaber kann über "Übergabe erfassen" ein Datum und eine Notiz hinterlegen, zum Beispiel weil der Fall an ein Inkassobüro oder einen Anwalt geht. Damit verlässt die Rechnung die aktive Mahnleiter.

Alle drei Aktionen und der Mahnverlauf stehen im Abschnitt Mahnwesen unter jeder Rechnung, die nicht mehr Entwurf ist. Öffnen Sie dazu Rechnungen und die gewünschte Rechnung.

Was zählt, und was nicht

Eine Rechnung rutscht in der Betrachtung nur weiter, solange wirklich noch Geld offen ist. Ein freigegebener Sicherheitseinbehalt oder eine korrekt einbehaltene Bauabzugsteuer zählen dabei nie als offener Betrag. Wie der offene Betrag einer Rechnung genau berechnet wird, lesen Sie unter Zahlungen erfassen.

Wann Sie was nutzen

Nutzen Sie Pausieren, wenn ein Kunde die Rechnung ernsthaft bestreitet und Sie festhalten wollen, warum ein Fall gerade ruht.

Nutzen Sie Übergabe erfassen, wenn Sie sich entschieden haben, den Fall aus eigener Hand zu geben, etwa an ein Inkassobüro. Das ist eine reine Notiz für Sie selbst, kein Versand an den Kunden.

Was tatsächlich automatisch verschickt wird

Damit Sie hier nicht den Eindruck bekommen, bei überfälligen Rechnungen passiere in Meyster gar nichts von selbst: Es gibt eine eigene, unabhängige Funktion für einfache Zahlungserinnerungen per E-Mail, ganz ohne Pauschale, ohne Zinsen und ohne eigenes Mahn-PDF. Diese läuft, wenn Sie sie einschalten, wirklich automatisch, vor und nach dem Fälligkeitsdatum. Sie ist etwas anderes als das Mahnwesen auf dieser Seite und gehört zu Welche Mails und Erinnerungen verschickt werden, wo Sie die Einstellungen dazu finden.

Beispiel

Erinnerung nach Fälligkeit, in Tagen7, 14

Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.

Häufige Fragen

Warum sehe ich nirgends eine gesendete Mahnung?

Weil noch keine verschickt wurde. Meyster kann eine Mahnstufe zwar berechnen und in der Datenbank festhalten, aber der Versandmechanismus dafür ist noch nicht angebunden. Der Mahnverlauf auf der Rechnung bleibt deshalb leer, bis diese Funktion tatsächlich fertig ist.

Was bedeutet "bereit zur Übergabe"?

Das heißt, die Mahnleiter hätte für diese Rechnung ihre letzte konfigurierte Stufe erreicht, wenn sie automatisch liefe. Es ist ein Hinweis für Sie, kein Zustand, den ein Kunde je zu sehen bekommt.

Zählt die Zahlungserinnerung schon als Mahnung?

Nein. Die Zahlungserinnerung ist bewusst die erste, folgenlose Stufe. Sie trägt nie eine Pauschale und nie Verzugszinsen. Erst die drei Mahnungen danach können beides tragen, wenn Sie das in den Mahnwesen-Einstellungen so festgelegt haben.

Kann ich eine Mahnung von Hand als PDF erstellen und selbst verschicken?

Nein, dafür gibt es aktuell keinen Weg in der App. Wenn Sie einen Kunden an eine offene Rechnung erinnern wollen, tun Sie das heute außerhalb von Meyster, zum Beispiel per eigener E-Mail oder Telefon, und halten den Zahlungseingang anschließend unter Zahlungen erfassen fest.

Wer darf pausieren, fortsetzen oder eine Übergabe erfassen?

Pausieren und Fortsetzen kann jedes Mitglied mit Zugriff auf die Rechnung. Eine Übergabe erfassen kann nur der Inhaber der Firma.