So funktioniert Meyster im Überblick

Meyster begleitet einen Auftrag von der ersten Anfrage bis zum Geldeingang. Diese Seite zeigt die Kette der fünf Stationen, was jede davon für Dich erledigt, und wie sie zusammenhängen. Wenn Du nur eine Seite aus der Hilfe liest, lies diese.

Die Kette in einem Satz

Ein Kunde bekommt ein Angebot, das Angebot wird eine Rechnung, die Rechnung wird bezahlt, und wenn sie das nicht rechtzeitig wird, mahnt Meyster sie an. Ein Projekt hängt sich dazwischen, wenn ein Auftrag mehr als ein Dokument braucht.

Kunde: der Ausgangspunkt

Jedes Angebot und jede Rechnung gehört zu genau einem Kunden. Der Kunde trägt mehr als Name und Adresse: sein Typ, Firma oder Privatperson, entscheidet zum Beispiel, ob eine Rechnung an ihn einen Arbeitskosten-Block für § 35a EStG braucht. Du legst einen Kunden einmal an und Meyster übernimmt seine Daten in jedes Dokument, das Du für ihn erstellst.

Du kannst einen Kunden auch direkt aus einem Angebot oder einer Rechnung heraus anlegen, ohne den Assistenten zu verlassen. Eine Übersicht aller Kunden findest Du unter Kunden, neu anlegen unter Neuer Kunde.

Projekt: nötig nur, wenn ein Auftrag mehrere Rechnungen braucht

Ein Projekt ist optional. Für eine einzelne, in sich abgeschlossene Rechnung brauchst Du keins. Ein Projekt lohnt sich, sobald ein Auftrag mehrere Angebote und Rechnungen an einem Ort sammeln soll, oder sobald die Baustelle eine eigene Adresse, ein eigenes Vertragsregime (BGB oder VOB/B) oder einen eigenen Sicherheitseinbehalt braucht.

Ein Projekt legst Du unter Neues Projekt an, für einen Kunden, den es schon gibt.

Angebot: die Vorstufe, die Du überspringen kannst

Ein Angebot ist Dein Vorschlag an den Kunden, nicht die Zahlungsaufforderung. Solange es ein Entwurf ist, trägt es keine Nummer und Du kannst es beliebig ändern. Sobald Du es sendest, vergibt Meyster die nächste Angebotsnummer, und der Kunde kann es über das Kundenportal annehmen oder ablehnen.

Ein angenommenes Angebot wird zur Rechnung, mit einem Klick: Meyster kopiert Kunde, Projekt, Positionen und Konditionen in eine neue Rechnung und lässt das Angebot selbst unverändert.

Ein Angebot ist aber kein Pflichtschritt. Eine Rechnung braucht kein vorheriges Angebot: Du kannst sie genauso gut direkt aus einem Projekt oder ganz für sich erstellen, unter Neue Rechnung.

Rechnung: das eine Dokument mit rechtlicher Wirkung

Die Rechnung ist der Punkt, an dem Freiheit endet. Solange sie ein Entwurf ist, kannst Du sie beliebig ändern. Sobald Du sie fertigstellst, vergibt Meyster die nächste Rechnungsnummer und friert Inhalt und Steuerergebnis ein. Von da an ist eine Rechnung unveränderlich: ein Fehler wird nicht korrigiert, sondern durch eine Stornorechnung rückgängig gemacht.

Jede neue Rechnung ist heute eine Standardrechnung, mit oder ohne Projekt. Eine Abschlags-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung lässt sich seit der Entfernung des Abrechnens in Teilbeträgen nicht mehr neu anlegen, siehe Funktionen. Eine schon vorhandene Rechnung dieser Art bleibt unverändert bestehen und sichtbar.

Zahlung: was tatsächlich ankommt

In der Oberfläche trägt eine Rechnung einen gemeinsamen Zustand wie Offen, Gesendet, Überfällig oder Bezahlt. Im Hintergrund bleiben die unveränderliche Rechnung und ihre Zahlungen getrennt; Meyster berechnet daraus bei jedem Aufruf den sichtbaren Zustand.

Eine Zahlung begleicht immer den vollen offenen Betrag einer einzelnen Rechnung. Eine Teilzahlung oder eine auf mehrere Rechnungen verteilte Zahlung gibt es nicht. Bleibt wirklich ein Rest offen, der nie mehr kommt, buchst Du ihn stattdessen aus. Details dazu, auch zum Skonto, stehen in Eine Zahlung erfassen.

Den Überblick gibt die Rechnungsliste mit denselben Zustandsfiltern.

Mahnung: wenn eine Rechnung offen bleibt

Bleibt eine Rechnung nach ihrem Fälligkeitsdatum unbezahlt, kann das Mahnwesen (Mahnwesen) sie durch eine feste Stufenleiter schicken: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung, letzte Mahnung. Jede Stufe ist ein eigenes Dokument, das die Rechnung selbst nicht verändert. Verzugszinsen und die Mahnpauschale kommen erst ab der ersten Mahnung dazu, nie bei der Zahlungserinnerung.

Ein Sicherheitseinbehalt, der noch nicht fällig ist, und eine einbehaltene Bauabzugsteuer zählen dabei nicht als Rückstand: Meyster mahnt nur, was wirklich noch offen ist. Du schaltest das Mahnwesen unter Funktionen ein und stellst die vier Mahnstufen auf der Seite Mahnwesen ein, wo nur der Inhaber die Stufen ändern kann.

Einstellungen fließen in jedes Dokument

Die Kette oben braucht Angaben, die Du nicht bei jedem Dokument neu eingibst: Deine Firmendaten unter Allgemein und Dein Steuerprofil unter Rechtsform und Steuerprofil. Beide fließen von den Einstellungen aus in jedes neue Angebot und jede neue Rechnung. Änderst Du eine Einstellung später, wirkt das nur auf künftige Dokumente, niemals auf bereits fertiggestellte. Das Nummernschema selbst stellst Du nirgends ein, Meyster vergibt Belegnummern nach einem festen Muster, siehe Wie Meyster Belegnummern vergibt.

Dokumente fließen in die Geldansicht

Umgekehrt fließen fertige Dokumente in die Geldansicht: Die Rechnungsliste ordnet sie als Offen, Gesendet, Überfällig oder Bezahlt ein, und eine überfällige Rechnung erscheint im Mahnwesen, wenn Du es eingeschaltet hast. Das Dashboard fasst beides zusammen, sobald Dein erstes Dokument existiert.

Was die zwanzigste Rechnung schnell macht

Die erste Rechnung tippst Du noch Position für Position. Die zwanzigste soll ein Nachschlagen sein, kein Neuschreiben. Zwei Dinge machen das möglich:

Der Katalog speichert wiederkehrende Positionen und ganze Positionsgruppen, die Du mit einem Klick in ein Angebot oder eine Rechnung einfügst, statt sie jedes Mal neu zu schreiben. Verwaltung unter Positionen.

Die Materialpreisliste hält Deine Materialpreise aktuell, von Hand gepflegt oder aus dem Preiseingang übernommen. Du kannst Lieferantenrechnungen an Deine eigene Meyster-Adresse weiterleiten, Meyster liest die Preise aus dem PDF und Du fügst sie mit dem aktuellen Preis in Deine Dokumente ein, ohne sie nachzuschlagen.