So funktioniert Meyster im Überblick
Wie Kunde, Projekt, Angebot, Rechnung, Zahlung und Mahnung zusammenhängen, und wie Einstellungen, Katalog und Materialpreisliste jedes Dokument schneller machen.
Meyster begleitet einen Auftrag von der ersten Anfrage bis zum Geldeingang. Diese Seite zeigt die Kette der fünf Stationen, was jede davon für Sie erledigt, und wie sie zusammenhängen. Wenn Sie nur eine Seite aus der Hilfe lesen, lesen Sie diese.
Die Kette in einem Satz
Ein Kunde bekommt ein Angebot, das Angebot wird eine Rechnung, die Rechnung wird bezahlt, und wenn sie das nicht rechtzeitig wird, mahnt Meyster sie an. Ein Projekt hängt sich dazwischen, wenn ein Auftrag mehr als ein Dokument braucht.
Kunde: der Ausgangspunkt
Jedes Angebot und jede Rechnung gehört zu genau einem Kunden. Der Kunde trägt mehr als Name und Adresse: sein Typ, Firma oder Einzelperson, entscheidet zum Beispiel, ob eine Rechnung an ihn einen Arbeitskosten-Block für § 35a EStG braucht. Sie legen einen Kunden einmal an und Meyster übernimmt seine Daten in jedes Dokument, das Sie für ihn erstellen.
Sie können einen Kunden auch direkt aus einem Angebot oder einer Rechnung heraus anlegen, ohne den Assistenten zu verlassen. Eine Übersicht aller Kunden finden Sie unter Kunden, neu anlegen unter Neuer Kunde.
Projekt: nötig nur, wenn ein Auftrag mehrere Rechnungen braucht
Ein Projekt ist optional. Für eine einzelne, in sich abgeschlossene Rechnung brauchen Sie keins. Ein Projekt lohnt sich, sobald ein Auftrag mehr als ein Dokument hervorbringt: eine größere Baustelle mit mehreren Abschlagsrechnungen und einer Schlussrechnung am Ende, oder eine Baustelle mit eigener Adresse, eigenem Vertragsregime (BGB oder VOB/B) und eigenem Sicherheitseinbehalt.
Ohne Projekt kennt eine Schlussrechnung ihre eigenen Abschlagsrechnungen nicht, weil es nichts gibt, das sie verbindet. Deshalb braucht eine Schlussrechnung immer ein Projekt.
Ein Projekt legen Sie unter Neues Projekt an, für einen Kunden, den es schon gibt.
Angebot: die Vorstufe, die Sie überspringen können
Ein Angebot ist Ihr Vorschlag an den Kunden, nicht die Zahlungsaufforderung. Solange es ein Entwurf ist, trägt es keine Nummer und Sie können es beliebig ändern. Sobald Sie es senden, vergibt Meyster die nächste Angebotsnummer, und der Kunde kann es über das Kundenportal annehmen oder ablehnen.
Ein angenommenes Angebot wird zur Rechnung, mit einem Klick: Meyster kopiert Kunde, Projekt, Positionen und Konditionen in eine neue Rechnung und lässt das Angebot selbst unverändert. Optionale und alternative Positionen aus dem Angebot nimmt die Rechnung nicht automatisch mit, es sei denn, Sie markieren sie vorher als eingeschlossen.
Ein Angebot ist aber kein Pflichtschritt. Eine Rechnung braucht kein vorheriges Angebot: Sie können sie genauso gut direkt aus einem Projekt oder ganz für sich erstellen, unter Neue Rechnung.
Rechnung: das eine Dokument mit rechtlicher Wirkung
Die Rechnung ist der Punkt, an dem Freiheit endet. Solange sie ein Entwurf ist, können Sie sie beliebig ändern. Sobald Sie sie fertigstellen, vergibt Meyster die nächste Rechnungsnummer und friert Inhalt und Steuerergebnis ein. Von da an ist eine Rechnung unveränderlich: ein Fehler wird nicht korrigiert, sondern durch eine Stornorechnung rückgängig gemacht.
Auf einem Projekt kennt Meyster drei Rechnungsarten: eine einzelne Standardrechnung, eine Abschlagsrechnung für Arbeit, die schon erbracht ist, und eine Schlussrechnung, die am Ende alle Abschlagsrechnungen des Projekts abzieht und den Rest ausweist.
Zahlung: was tatsächlich ankommt
Eine Rechnung selbst trägt keinen Zahlungsstatus, weil sie sich nach der Fertigstellung nicht mehr ändern darf. Stattdessen erfassen Sie jede eingehende Zahlung auf der Rechnung, und Meyster berechnet daraus, ob sie offen, teilweise bezahlt, bezahlt oder überfällig ist, jedes Mal neu.
Eine Zahlung kann eine Rechnung ganz oder teilweise begleichen, und Sie können eine einzelne Zahlung auf mehrere Rechnungen desselben Kunden aufteilen. Ein Skonto, das der Kunde fristgerecht zieht, gilt als vollständige Zahlung, auch wenn weniger Geld ankommt.
Den Überblick über alles, was noch offen ist, gibt die Liste der offenen Posten, gruppierbar nach Kunde oder nach Projekt.
Mahnung: wenn eine Rechnung offen bleibt
Bleibt eine Rechnung nach ihrem Fälligkeitsdatum unbezahlt, kann das Mahnwesen (Mahnwesen) sie durch eine feste Stufenleiter schicken: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung, letzte Mahnung. Jede Stufe ist ein eigenes Dokument, das die Rechnung selbst nicht verändert. Verzugszinsen und die Mahnpauschale kommen erst ab der ersten Mahnung dazu, nie bei der Zahlungserinnerung.
Ein Sicherheitseinbehalt, der noch nicht fällig ist, und eine einbehaltene Bauabzugsteuer zählen dabei nicht als Rückstand: Meyster mahnt nur, was wirklich noch offen ist. Sie schalten das Mahnwesen unter Mahnwesen ein, das kann nur der Inhaber.
Einstellungen fließen in jedes Dokument
Die Kette oben braucht Angaben, die Sie nicht bei jedem Dokument neu eingeben: Ihre Firmendaten unter Allgemein, Ihr Steuerprofil unter Rechtsform und Steuerprofil, und Ihr Nummernschema unter Belegnummerierung. Diese drei fließen von den Einstellungen aus in jedes neue Angebot und jede neue Rechnung. Ändern Sie eine Einstellung später, wirkt das nur auf künftige Dokumente, niemals auf bereits fertiggestellte.
Dokumente fließen in die Geldansicht
Umgekehrt fließen fertige Dokumente in die Geldansicht: jede gesendete Rechnung erscheint in den offenen Posten, bis sie beglichen ist, und eine überfällige Rechnung erscheint im Mahnwesen, wenn Sie es eingeschaltet haben. Das Dashboard fasst beides zusammen, sobald Ihr erstes Dokument existiert.
Was die zwanzigste Rechnung schnell macht
Die erste Rechnung tippen Sie noch Position für Position. Die zwanzigste soll ein Nachschlagen sein, kein Neuschreiben. Zwei Dinge machen das möglich:
Der Katalog speichert wiederkehrende Positionen und ganze Positionsgruppen, die Sie mit einem Klick in ein Angebot oder eine Rechnung einfügen, statt sie jedes Mal neu zu schreiben.
Die Materialpreisliste hält Ihre Materialpreise aktuell. Sie können Lieferantenrechnungen an Ihre eigene Meyster-Adresse weiterleiten, Meyster liest die Preise aus dem PDF und Sie fügen sie mit dem aktuellen Preis in Ihre Dokumente ein, ohne sie nachzuschlagen.