Die fünf Angebotsstatus und was sie bedeuten

Ein Angebot hat immer genau einen von fünf Status: Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen. Auf dieser Seite steht, was jeder Status bedeutet, wer ihn setzt und warum Meyster hier deutlich freier ist als bei einer Rechnung.

Die fünf Status im Einzelnen

Diese Bezeichnungen sind genau die Wörter, die auch in Meyster stehen (Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen).

Jeder Status kann in jeden anderen wechseln

Bei einem Angebot gibt es keine feste Reihenfolge. Du kannst ein angenommenes Angebot zurück auf Entwurf setzen, ein abgelehntes wieder als gesendet markieren oder ein abgelaufenes direkt auf angenommen setzen. Meyster prüft nur, dass der neue Wert einer der fünf gültigen Status ist, keine Regel schreibt vor, welcher Status auf welchen folgen darf.

Das ist Absicht. Ein Angebot ist eine unverbindliche Aussage, kein rechtsverbindlicher Beleg wie eine Rechnung. Deshalb darf hier auch ein Tippfehler oder eine falsche Auswahl folgenlos korrigiert werden. Bei einer Rechnung ist das anders: Dort ist zum Beispiel der Weg von Gesendet zurück zu Entwurf gesperrt, weil eine ausgestellte Rechnung ein Beleg ist. Mehr dazu unter Rechnungsstatus.

Jede Änderung wird mit Zeitpunkt und der Person, die sie vorgenommen hat, festgehalten, auch wenn Du einen Status mehrfach hin und her setzt.

Wer setzt einen Status

Du selbst: das Statusfeld auf der Angebotsseite oder das Menü in der Liste

Auf der Angebotsseite wählst Du den Status direkt im Statusfeld, alle fünf Werte stehen immer zur Wahl. In der Angebotsliste geht es auch ohne das Angebot zu öffnen: Das Drei-Punkte-Menü am Ende jeder Zeile zeigt dieselben Statuswerte, der aktuelle mit einem Haken und deaktiviert, jeder andere anklickbar. Beide Wege verhalten sich gleich:

• Gesendet öffnet den Dialog zum Senden. Das Angebot geht per E-Mail an den Kunden und wechselt erst dann auf Gesendet.
• Angenommen fragt bei einem Kunden vom Typ Firma einmal nach, bevor der Status wechselt, weil dabei keine E-Mail an den Kunden geht. Bei einer Privatperson öffnet sich der Widerrufsrecht-Dialog, siehe unten.
• Jeder andere Status wechselt sofort.

Der Kunde im Kundenportal

Sobald ein Angebot gesendet ist, sieht der Kunde im Portal die Positionen und zwei Schaltflächen, Annehmen und Ablehnen. Meyster legt jede Position als eingeschlossen an. Trägt ein Angebot trotzdem optionale oder alternative Positionen, kann der Kunde sie einzeln ankreuzen, bevor er annimmt. Das Kreuz ist eine Bitte an Dich, an der Position selbst ändert es nichts. Ein Angebot, das schon entschieden, abgelaufen oder noch nicht gesendet ist, zeigt im Portal nur eine passende Meldung statt der Schaltflächen.

Automatisch: der tägliche Ablauf-Job

Ein Job, der jede Nacht läuft, setzt Status und Datum ohne Dein Zutun. Details dazu unter "Was Ablauf wirklich bedeutet" weiter unten.

Das Widerrufsrecht bei der Annahme

Wenn der Kunde eine Privatperson ist, hängt an der Annahme ein Widerrufsrecht, unabhängig davon, ob der Kunde selbst im Portal annimmt oder ob Du die Annahme nach einem Telefonat oder einer Unterschrift vor Ort selbst einträgst. Setzt Du in diesem Fall den Status auf Angenommen, fragt Meyster in einem Dialog, ob der Kunde vor oder bei der Annahme über sein Widerrufsrecht belehrt wurde. Keine der beiden Antworten ist vorausgewählt, und Du bestätigst die Annahme erst, wenn Du eine gewählt hast. Bei einer Annahme im Portal zeigt Meyster den Belehrungstext selbst an, bevor der Kunde entscheiden kann.

Bei einer Firma als Kunde entfällt das Widerrufsrecht, deshalb erscheint der Dialog dort nicht und es wird keine Frist gespeichert.

Wie die Annahme im Portal für eine Privatperson aussieht

Nimmt eine Privatperson im Portal an, zeigt Meyster direkt über dem Knopf noch einmal die Leistung und den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer. Wählt der Kunde vorher optionale Positionen aus, steigt der angezeigte Gesamtpreis entsprechend. Der Knopf heißt dann nicht "Angebot annehmen", sondern "Zahlungspflichtig beauftragen". Nach der Annahme bestätigt Meyster dem Kunden den Eingang.

Was Ablauf wirklich bedeutet

Jede Nacht um drei Uhr prüft Meyster alle Angebote im Status Gesendet. Ist das Gültig-bis-Datum bereits verstrichen, setzt der Job den Status auf Abgelaufen. Er rührt an nichts anderem an:

• Ein Entwurf läuft nie ab, egal wie alt er ist.
• Ein angenommenes oder abgelehntes Angebot bleibt so stehen, auch wenn das Datum längst vorbei ist. Der Job fasst nur Angebote im Status Gesendet an.
• Läuft der Job zweimal am selben Tag, ändert sich nichts ein zweites Mal.

Ein abgelaufenes Angebot lässt sich retten, ohne den Status von Hand zu ändern: Setz das Gültig-bis-Datum auf ein Datum in der Zukunft, und Meyster setzt den Status automatisch zurück auf Gesendet, im selben Schritt. Die Angebotsnummer bleibt dabei erhalten. Trägst Du stattdessen wieder ein Datum in der Vergangenheit ein, bleibt das Angebot abgelaufen.

Ein gesendetes Angebot bleibt bearbeitbar

Anders als eine Rechnung sperrt Meyster ein Angebot in keinem Status. Du kannst Titel, Positionen, Steuersatz oder jedes andere Feld auch nach dem Versand noch ändern, in jedem Status. Jede Änderung löscht die zwischengespeicherte PDF-Datei, sodass der nächste Download oder Versand automatisch die neue Fassung zeigt. Änderst Du die Positionen, erhöht Meyster zusätzlich die interne Versionsnummer des Belegs, damit zwei gleichzeitige Bearbeitungen sich nicht gegenseitig überschreiben.

Ein Angebot durch alle Status

So könnte der Weg eines Angebots aussehen, vom Entwurf bis zur Rechnung:

Häufige Fragen

Kann ich ein angenommenes Angebot zurück auf Entwurf setzen?

Ja, ohne Einschränkung. Jeder Status kann direkt in jeden anderen wechseln, auch rückwärts. Das ist bei einem Angebot ausdrücklich erlaubt, weil es noch kein rechtsverbindlicher Beleg ist.

Merkt der Kunde etwas, wenn ich den Status manuell ändere?

Nein, jedenfalls nicht durch eine E-Mail. Eine Benachrichtigung verschickt Meyster nur beim Wechsel in den Status Gesendet, und auch nur, wenn das Angebot vorher noch nicht gesendet war. Setzt Du den Status auf Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen, oder springst Du zwischen diesen Werten hin und her, löst das für sich genommen keine E-Mail an den Kunden aus.

Was, wenn die Gültigkeit schon vorbei ist, aber ich das Angebot noch retten will?

Öffne das Angebot und trag ein neues Gültig-bis-Datum in der Zukunft ein. Meyster setzt den Status dann automatisch von Abgelaufen zurück auf Gesendet, ohne dass Du den Status selbst anfassen musst. Die Angebotsnummer ändert sich dabei nicht.

Gilt das Widerrufsrecht auch, wenn der Kunde vor Ort unterschrieben hat?

Ja. Auch ein Angebot, das Du persönlich beim Kunden zu Hause oder auf der Baustelle unterschreiben lässt, gilt als außerhalb Deiner Geschäftsräume geschlossen. Das Widerrufsrecht und die Belehrungspflicht gelten genauso wie bei einer Annahme im Portal.

Warum sehe ich beim Setzen auf Angenommen manchmal einen zusätzlichen Dialog?

Das passiert nur, wenn der Kunde eine Privatperson ist. Meyster fragt dann, ob Du den Kunden über das Widerrufsrecht belehrt hast, und speichert die passende Frist. Bei einer Firma als Kunde erscheint dieser Dialog nicht.