Angebotsstatus: draft, sent, accepted, rejected, expired

Ein Angebot hat immer genau einen von fünf Status: Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen. Auf dieser Seite steht, was jeder Status bedeutet, wer ihn setzt und warum Meyster hier deutlich freier ist als bei einer Rechnung.

Die fünf Status im Einzelnen

Diese Bezeichnungen sind genau die Wörter, die auch in Meyster stehen (Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen).

Jeder Status kann in jeden anderen wechseln

Bei einem Angebot gibt es keine feste Reihenfolge. Sie können ein angenommenes Angebot zurück auf Entwurf setzen, ein abgelehntes wieder als gesendet markieren oder ein abgelaufenes direkt auf angenommen setzen. Meyster prüft nur, dass der neue Wert einer der fünf gültigen Status ist, keine Regel schreibt vor, welcher Status auf welchen folgen darf.

Das ist Absicht. Ein Angebot ist eine unverbindliche Aussage, kein rechtsverbindlicher Beleg wie eine Rechnung. Deshalb darf hier auch ein Tippfehler oder eine falsche Auswahl folgenlos korrigiert werden. Bei einer Rechnung ist das anders: Dort ist zum Beispiel der Weg von Gesendet zurück zu Entwurf gesperrt, weil eine ausgestellte Rechnung ein Beleg ist. Mehr dazu unter Rechnungsstatus.

Jede Änderung wird mit Zeitpunkt und der Person, die sie vorgenommen hat, festgehalten, auch wenn Sie einen Status mehrfach hin und her setzen.

Wer setzt einen Status

Sie selbst: Auswahlfeld oder Kanban

Auf der Angebotsseite wählen Sie den Status direkt im Auswahlfeld oben, alle fünf Werte stehen immer zur Wahl. In der Angebotsliste können Sie stattdessen die Kanban-Ansicht öffnen und eine Karte per Ziehen in eine andere Spalte legen. Beide Wege lösen technisch dieselbe Aktion aus.

Der Kunde im Kundenportal

Sobald ein Angebot gesendet ist, sieht der Kunde im Portal die Positionen und zwei Schaltflächen, Annehmen und Ablehnen. Trägt das Angebot optionale oder alternative Positionen, kann der Kunde sie einzeln ankreuzen, bevor er annimmt. Ein Angebot, das schon entschieden, abgelaufen oder noch nicht gesendet ist, zeigt im Portal nur eine passende Meldung statt der Schaltflächen.

Automatisch: der tägliche Ablauf-Job

Ein Job, der jede Nacht läuft, setzt Status und Datum ohne Ihr Zutun. Details dazu unter "Was Ablauf wirklich bedeutet" weiter unten.

Das Widerrufsrecht bei der Annahme

Wenn der Kunde eine Privatperson ist, hängt an der Annahme ein Widerrufsrecht, unabhängig davon, ob der Kunde selbst im Portal annimmt oder ob Sie die Annahme nach einem Telefonat oder einer Unterschrift vor Ort selbst eintragen. Setzen Sie in diesem Fall den Status auf Angenommen, fragt Meyster in einem Dialog, ob der Kunde vor oder bei der Annahme über sein Widerrufsrecht belehrt wurde. Bei einer Annahme im Portal zeigt Meyster den Belehrungstext selbst an, bevor der Kunde entscheiden kann.

Bei einer Firma als Kunde entfällt das Widerrufsrecht, deshalb erscheint der Dialog dort nicht und es wird keine Frist gespeichert.

Was Ablauf wirklich bedeutet

Jede Nacht um drei Uhr prüft Meyster alle Angebote im Status Gesendet. Ist das Gültig-bis-Datum bereits verstrichen, setzt der Job den Status auf Abgelaufen. Er rührt an nichts anderem an:

• Ein Entwurf läuft nie ab, egal wie alt er ist.
• Ein angenommenes oder abgelehntes Angebot bleibt so stehen, auch wenn das Datum längst vorbei ist. Der Job fasst nur Angebote im Status Gesendet an.
• Läuft der Job zweimal am selben Tag, ändert sich nichts ein zweites Mal.

Ein abgelaufenes Angebot lässt sich retten, ohne den Status von Hand zu ändern: Setzen Sie das Gültig-bis-Datum auf ein Datum in der Zukunft, und Meyster setzt den Status automatisch zurück auf Gesendet, im selben Schritt. Die Angebotsnummer bleibt dabei erhalten. Tragen Sie stattdessen wieder ein Datum in der Vergangenheit ein, bleibt das Angebot abgelaufen.

Ein gesendetes Angebot bleibt bearbeitbar

Anders als eine Rechnung sperrt Meyster ein Angebot in keinem Status. Sie können Titel, Positionen, Steuersatz oder jedes andere Feld auch nach dem Versand noch ändern, in jedem Status. Jede Änderung löscht die zwischengespeicherte PDF-Datei, sodass der nächste Download oder Versand automatisch die neue Fassung zeigt. Ändern Sie die Positionen, erhöht Meyster zusätzlich die interne Versionsnummer des Belegs, damit zwei gleichzeitige Bearbeitungen sich nicht gegenseitig überschreiben.

Ein Angebot durch alle Status

So könnte der Weg eines Angebots aussehen, vom Entwurf bis zur Rechnung:

Häufige Fragen

Kann ich ein angenommenes Angebot zurück auf Entwurf setzen?

Ja, ohne Einschränkung. Jeder Status kann direkt in jeden anderen wechseln, auch rückwärts. Das ist bei einem Angebot ausdrücklich erlaubt, weil es noch kein rechtsverbindlicher Beleg ist.

Merkt der Kunde etwas, wenn ich den Status manuell ändere?

Nein, jedenfalls nicht durch eine E-Mail. Eine Benachrichtigung verschickt Meyster nur beim Wechsel in den Status Gesendet, und auch nur, wenn das Angebot vorher noch nicht gesendet war. Setzen Sie den Status auf Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen, oder springen Sie zwischen diesen Werten hin und her, löst das für sich genommen keine E-Mail an den Kunden aus.

Was, wenn die Gültigkeit schon vorbei ist, aber ich das Angebot noch retten will?

Öffnen Sie das Angebot und tragen Sie ein neues Gültig-bis-Datum in der Zukunft ein. Meyster setzt den Status dann automatisch von Abgelaufen zurück auf Gesendet, ohne dass Sie den Status selbst anfassen müssen. Die Angebotsnummer ändert sich dabei nicht.

Gilt das Widerrufsrecht auch, wenn der Kunde vor Ort unterschrieben hat?

Ja. Auch ein Angebot, das Sie persönlich beim Kunden zu Hause oder auf der Baustelle unterschreiben lassen, gilt als außerhalb Ihrer Geschäftsräume geschlossen. Das Widerrufsrecht und die Belehrungspflicht gelten genauso wie bei einer Annahme im Portal.

Warum sehe ich beim Setzen auf Angenommen manchmal einen zusätzlichen Dialog?

Das passiert nur, wenn der Kunde eine Privatperson ist. Meyster fragt dann, ob Sie den Kunden über das Widerrufsrecht belehrt haben, und speichert die passende Frist. Bei einer Firma als Kunde erscheint dieser Dialog nicht.