Projektstatus: von Planung bis Storniert

Ein Projekt hat immer genau einen von fünf Status: Planung, Aktiv, Pausiert, Abgeschlossen oder Storniert. Diese Seite erklärt jeden davon, wer ihn ändern darf und was in Meyster davon abhängt.

Für den Status von Angeboten und Rechnungen lies Angebotsstatus und Rechnungsstatus. Eine Übersicht über alle Status in Meyster findest Du unter Alle Status im Überblick. Diese Seite bleibt bei Projekten.

Der übliche Weg durch die Status

Das ist der übliche Weg, kein Zwang. Weiter unten steht, warum Meyster hier keinen Zwang durchsetzt.

Was jeder Status bedeutet

Planung

Das Projekt existiert, die Arbeit hat aber noch nicht begonnen. So starten alle neuen Projekte: "Planung" ist die Vorgabe im Anlage-Assistenten. Nutz diesen Status, solange Du noch Angebote schreibst oder auf die Zusage des Kunden wartest.

Aktiv

Die Arbeit läuft. Das ist der Status für die eigentliche Bauzeit: Material wird verbaut, Abschlagsrechnungen gehen raus, der Zeitplan zählt. Ein typischer Handwerksbetrieb setzt ein Projekt von Hand auf "Aktiv", sobald die Kolonne auf der Baustelle anfängt.

Pausiert

Die Arbeit steht still, ist aber nicht beendet. Zum Beispiel wegen fehlenden Materials, wegen Winterpause oder weil der Kunde eine Entscheidung schuldig bleibt. Aus "Pausiert" geht es normalerweise zurück zu "Aktiv", sobald es weitergeht.

Abgeschlossen

Die Arbeit ist fertig. Diesen Status setzt entweder ein Mitglied von Hand, oder Meyster setzt ihn automatisch, sobald jemand die Abnahme erfasst (siehe unten). Ein abgeschlossenes Projekt bleibt vollständig sichtbar und nutzbar, es wird nicht archiviert oder ausgeblendet.

Storniert

Das Projekt wird nicht zu Ende geführt, zum Beispiel weil der Auftrag doch nicht zustande kam oder der Kunde abgesprungen ist. Ein storniertes Projekt bleibt in der Liste stehen, mit seinen bisherigen Angeboten und Rechnungen. Es verschwindet nicht und wird nicht gelöscht.

Du setzt den Status direkt, ohne Einschränkung

Anders als bei Rechnungen gibt es bei Projekten keine feste Tabelle erlaubter Wechsel. Bei einer Rechnung darfst Du zum Beispiel aus "Ausgestellt" nicht mehr zurück zu "Entwurf". Bei einem Projekt geht jeder der fünf Status in jeden anderen, auch von "Abgeschlossen" zurück zu "Aktiv" oder von "Storniert" zu "Planung". Mehr zu den Regeln bei Dokumenten steht in Angebotsstatus und Rechnungsstatus.

Du änderst den Status auf zwei Wegen:

1. Über die Projektdetailseite

   Öffne Deine Projekte, dann das Projekt. Im Feld "Status" wählst Du direkt einen neuen Wert aus der Liste.

2. Über die Kanban-Ansicht

   Wechsle auf der Projektliste zur Kanban-Ansicht. Jede Spalte ist ein Status. Zieh eine Karte in eine andere Spalte, oder wähl im Menü der Karte einen neuen Status, und der Status ändert sich sofort.

Und das darf jedes Mitglied der Firma, nicht nur Inhaber oder Admin. Diese Regel gilt nur für das Ändern des Status. Ein Projekt löschen dürfen weiterhin nur Inhaber und Admin, und dafür gibt es aktuell keine Schaltfläche in der Oberfläche.

Die Abnahme setzt den Status automatisch

Sobald Du mit "Abnahme erfassen" die Abnahme für ein Projekt festhältst, setzt Meyster den Status automatisch auf "Abgeschlossen". Das geschieht serverseitig, unabhängig davon, welchen Status das Projekt vorher hatte.

Die Schaltfläche "Abnahme erfassen" erscheint im Kopf der Projektdetailseite, solange noch kein Abnahmedatum gespeichert ist. Im Dialog trägst Du ein:

1. Abnahmedatum

   Vorbelegt mit dem heutigen Tag, änderbar.
2. Abgenommen von

   Der Name der Person, die abgenommen hat. Pflichtfeld.
3. Mit Vorbehalten

   Ein Schalter. Ist er aktiv, trägst Du die Vorbehalte in ein Textfeld ein.

Mit der Bestätigung berechnet Meyster zugleich das Ende der Gewährleistungsfrist und speichert es auf dem Projekt.

In der Praxis rechnet Meyster für jedes Projekt heute mit der Bauwerk-Frist, also 5 Jahre unter BGB oder 4 Jahre unter VOB/B. Es gibt aktuell kein Feld im Anlage-Assistenten oder auf der Detailseite, mit dem Du ein Projekt als "kein Bauwerk" markieren und damit die kürzere 2-Jahres-Frist auslösen könntest. Bau das nicht in Deine Planung ein, solange diese Einstellung fehlt.

Die Abnahme lässt sich in der Oberfläche nicht rückgängig machen. Ein einmal erfasstes Abnahmedatum bleibt stehen, auch wenn Du den Status danach von Hand wieder auf "Aktiv" setzt.

Was vom Status abhängt

Der Status eines Projekts steuert:

• Die Spalte in der Kanban-Ansicht. Jeder Status ist eine eigene Spalte auf der Projektliste.
• Zwei Kennzahlen oben auf der Projektliste. Die Kachel "Aktiv" zählt Projekte mit Status "Aktiv", die Kachel "Abgeschlossen" zählt Projekte mit Status "Abgeschlossen".
• Den Filter in der Tabellenansicht. Du kannst die Liste nach genau einem Status filtern.

Der Status steuert ausdrücklich nicht:

• Die Angebote und Rechnungen des Projekts. Änderst Du den Projektstatus, bleibt der Status jedes einzelnen Angebots und jeder Rechnung unverändert. Ein abgeschlossenes Projekt kann weiterhin ein Angebot im Entwurf haben.
• Ob Du neue Dokumente anlegen darfst. Meyster hindert Dich nicht daran, einem stornierten oder abgeschlossenen Projekt ein neues Angebot oder eine neue Rechnung zuzuordnen.
• Die Sichtbarkeit des Projekts. Ein storniertes oder abgeschlossenes Projekt bleibt in der Liste und in der Suche, es wird nicht ausgeblendet oder archiviert.

Häufige Fragen

Kann ich ein storniertes Projekt wieder aktivieren?

Ja. Setz den Status einfach zurück auf "Planung" oder "Aktiv", auf der Detailseite oder in der Kanban-Ansicht. Es gibt keine Sperre dagegen.

Setzt Meyster den Status automatisch auf "Abgeschlossen", wenn alle Rechnungen bezahlt sind?

Nein. Der bezahlte Betrag einer Rechnung hat mit dem Projektstatus nichts zu tun. Der Status wechselt nur, wenn Du ihn selbst setzt oder wenn Du die Abnahme erfasst.

Warum kann ich den Status ändern, aber nicht die Abnahme rückgängig machen?

Der Status ist eine reine Arbeitsmarkierung, jederzeit korrigierbar. Die Abnahme ist ein rechtlich relevanter Vorgang: Sie setzt die Gewährleistungsfrist in Gang. Ein versehentliches Zurücknehmen würde diese Frist verfälschen, deshalb gibt es dafür keine Schaltfläche.

Ich habe die Abnahme mit dem falschen Datum erfasst. Was jetzt?

Korrigier es außerhalb von Meyster, zum Beispiel schriftlich mit dem Kunden, und wende Dich an den Support, falls die Frist dadurch spürbar falsch ist. Ein Selbstkorrektur-Weg in der Oberfläche existiert heute nicht.

Warum darf jedes Mitglied den Status ändern, aber nicht das Projekt löschen?

Der Status ist Alltagsarbeit auf der Baustelle, das darf jeder im Team. Löschen ist ein endgültiger Schritt, der Angebote und Rechnungen mitreißen könnte, deshalb ist er auf Inhaber und Admin beschränkt. Eine Schaltfläche zum Löschen gibt es in der Oberfläche derzeit ohnehin nicht.