Angenommenes Angebot in eine Rechnung umwandeln

Wenn ein Kunde ein Angebot annimmt, entsteht daraus meist eine Rechnung. Statt alle Angaben ein zweites Mal einzutippen, wandelst Du das Angebot mit einem Klick in einen neuen Rechnungsentwurf um. Meyster übernimmt dabei so viel wie möglich und lässt Dich den Rest gezielt ergänzen.

Warum Du nicht neu anfangen musst

Ein Angebot und die daraus entstehende Rechnung betreffen fast immer denselben Kunden, dasselbe Projekt und dieselbe Leistung. Würdest Du die Rechnung von Hand neu schreiben, tippst Du alles noch einmal ab und riskierst dabei Abweichungen zum Angebot, das der Kunde bereits kennt. Die Umwandlung übernimmt den Angebotsinhalt direkt und verknüpft beide Belege miteinander, sodass später nachvollziehbar bleibt, welche Rechnung aus welchem Angebot entstanden ist.

Wie Du ein Angebot umwandelst

1. Angebot öffnen

   Geh zu Angebote und öffne das Angebot, das der Kunde angenommen hat.

2. „In Rechnung umwandeln“ wählen

   Öffne das Menü oben rechts auf der Angebotsseite und wähl In Rechnung umwandeln.

3. Neuen Rechnungsentwurf prüfen

   Meyster legt einen neuen Rechnungsentwurf an und öffnet den Rechnungsassistenten direkt beim dritten Schritt, Projekt, weil Kunde und Projekt aus dem Angebot schon feststehen. Du bestätigst sie dort und gehst weiter zu Positionen und zur Überprüfung.

Was übernommen wird

• Kunde und, falls vorhanden, das Projekt
• die Positionsgruppen mit ihrem Titel und ihrer Beschreibung
• jede Position, deren Status eingeschlossen ist, mit Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt, Steuersatz sowie Lohn- und Materialanteil
• Verknüpfungen zu Katalogposition oder Materialpreis, falls die Position darüber angelegt wurde
• der Dokumenttitel, die Währung, der Standard-Steuersatz und die Steuerart des Angebots
• Bauvorhaben (BV), Einleitungs- und Schlusstext
• Skontosatz und Skontofrist, Sicherheitseinbehalt sowie Abzugsteuersatz und -basis, falls im Angebot gesetzt

Die Steuerart ermittelt Meyster beim Speichern der Rechnung noch einmal aus Deinem Steuerprofil, dem Kunden und dem Projekt. Haben sich diese Angaben seit dem Angebot nicht geändert, bleibt sie dieselbe.

Was nicht übernommen wird

• die Angebotsnummer: die neue Rechnung startet ohne Nummer
• der Angebotsstatus und das Datum „Gültig bis“
• Positionen mit Status optional oder alternativ, falls das Angebot welche trägt, auch wenn der Kunde sie im Kundenportal angekreuzt hat
• das Fälligkeitsdatum: Meyster setzt es frisch auf heute plus 30 Tage, unabhängig davon, was im Angebot stand
• Leistungsdatum, Leistungszeitraum und Leistungstage: alle drei bleiben leer und eines davon muss im neuen Entwurf ausgefüllt werden, bevor Du die Rechnung fertigstellen kannst

Mehr zu Aufbau, Feldern und dem § 35a Arbeitskosten-Split der Positionen steht unter Positionen, Mengen und Preise.

Die beiden Nummern

Das Angebot behält seine Nummer, zum Beispiel AN-2026-1007. Die neue Rechnung bekommt keine Nummer aus dem Angebot geerbt, sondern erst eine eigene aus dem Rechnungszähler, sobald Du sie festschreibst, zum Beispiel RE-2026-1031. Beide Nummern haben nichts miteinander zu tun außer der Verknüpfung, die Meyster im Hintergrund speichert. Wie ein Muster für Belegnummern zustande kommt, steht unter Wie Meyster Belegnummern vergibt.

Nur noch als Standardrechnung

Der neue Rechnungsentwurf ist immer eine Standardrechnung, mit oder ohne Projekt. Eine Auswahl der Rechnungsart im Schritt „Rechnungsdetails” gibt es nicht mehr: Der frühere Schalter In Teilbeträgen abrechnen unter Funktionen ist entfernt, und eine Teilrechnung (Abschlag) lässt sich seitdem nicht mehr neu anlegen, auch nicht aus einem Angebot mit Projekt heraus.

Beispiel

Angebot AN-2026-1014 an die Müller GmbH über die Bad-Sanierung, Lindenstraße 14, ist gerade angenommen worden. Du öffnest es und wählst In Rechnung umwandeln.

Du trägst das Leistungsdatum nach, prüfst die Positionen und schreibst die Rechnung wie gewohnt fort.

Häufige Fragen

Ändert sich das Angebot durch die Umwandlung?

Nein. Das Angebot bleibt genau, wie es war, inklusive seiner Nummer und seines Status. Die Umwandlung erzeugt nur einen neuen, eigenständigen Rechnungsentwurf.

Kann ich zweimal aus demselben Angebot eine Rechnung machen?

Ja. Jede Umwandlung erzeugt eine eigene, unabhängige Rechnung. Meyster speichert bei jeder Rechnung, aus welchem Angebot sie stammt, sodass beide Rechnungen nachvollziehbar auf dasselbe Angebot zurückgehen.

Was passiert mit einer optionalen Position im Angebot?

Meyster legt keine optionalen Positionen an. Trägt ein Angebot trotzdem eine, übernimmt die Rechnung sie nicht, auch wenn der Kunde sie im Kundenportal angekreuzt hat. Nur Positionen mit Status eingeschlossen landen in der neuen Rechnung. Willst Du die Leistung abrechnen, leg sie im Rechnungsentwurf als neue Position an.

Sehe ich auf der Angebotsseite, welche Rechnung daraus entstanden ist?

Nein, das Angebot selbst zeigt aktuell keine Liste der daraus entstandenen Rechnungen. Meyster speichert die Verknüpfung, sie ist nur noch nicht auf der Angebotsseite sichtbar.

Muss das Angebot angenommen sein, bevor ich es umwandeln kann?

Technisch nicht, der Menüpunkt steht bei jedem Status zur Verfügung. Sinnvoll ist die Umwandlung aber erst, wenn der Kunde tatsächlich zugesagt hat, sonst stellst Du eine Rechnung für eine Leistung, die noch gar nicht vereinbart ist.

Wie es auf der Rechnung weitergeht, insbesondere das Festschreiben, steht unter Rechnung schreiben.