Ein angenommenes Angebot in eine Rechnung umwandeln

Wenn ein Kunde ein Angebot annimmt, entsteht daraus meist eine Rechnung. Statt alle Angaben ein zweites Mal einzutippen, wandeln Sie das Angebot mit einem Klick in einen neuen Rechnungsentwurf um. Meyster übernimmt dabei so viel wie möglich und lässt Sie den Rest gezielt ergänzen.

Warum Sie nicht neu anfangen müssen

Ein Angebot und die daraus entstehende Rechnung betreffen fast immer denselben Kunden, dasselbe Projekt und dieselbe Leistung. Würden Sie die Rechnung von Hand neu schreiben, tippen Sie alles noch einmal ab und riskieren dabei Abweichungen zum Angebot, das der Kunde bereits kennt. Die Umwandlung übernimmt den Angebotsinhalt direkt und verknüpft beide Belege miteinander, sodass später nachvollziehbar bleibt, welche Rechnung aus welchem Angebot entstanden ist.

Wie Sie ein Angebot umwandeln

1. Angebot öffnen

   Gehen Sie zu Angebote und öffnen Sie das Angebot, das der Kunde angenommen hat.

2. „In Rechnung umwandeln“ wählen

   Öffnen Sie das Menü oben rechts auf der Angebotsseite und wählen Sie In Rechnung umwandeln.

3. Neuen Rechnungsentwurf prüfen

   Meyster legt einen neuen Rechnungsentwurf an und öffnet den Rechnungsassistenten direkt beim dritten Schritt, Projekt, weil Kunde und Projekt aus dem Angebot schon feststehen. Sie bestätigen sie dort und gehen weiter zu Positionen und zur Überprüfung.

Was übernommen wird

• Kunde und, falls vorhanden, das Projekt
• die Abschnitte mit ihrem Titel und ihrer Beschreibung
• jede Position, deren Status eingeschlossen ist, mit Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt, Steuersatz sowie Lohn- und Materialanteil
• Verknüpfungen zu Katalogposition oder Materialpreis, falls die Position darüber angelegt wurde
• der Dokumenttitel, die Währung, der Standard-Steuersatz und die Steuerart des Angebots
• Einleitungs- und Schlusstext
• Skontosatz und Skontofrist, Sicherheitseinbehalt sowie Abzugsteuersatz und -basis, falls im Angebot gesetzt

Was nicht übernommen wird

• die Angebotsnummer: die neue Rechnung startet ohne Nummer
• der Angebotsstatus und das Datum „Gültig bis“
• Positionen mit Status optional oder alternativ, außer Sie stellen sie im Angebot vorher auf eingeschlossen
• das Fälligkeitsdatum: Meyster setzt es frisch auf heute plus 30 Tage, unabhängig davon, was im Angebot stand
• Leistungsdatum und Leistungszeitraum: beide bleiben leer und müssen im neuen Entwurf ausgefüllt werden, bevor Sie die Rechnung fertigstellen können

Mehr zu Aufbau, Feldern und dem § 35a Arbeitskosten-Split der Positionen steht unter Positionen, Mengen und Preise.

Die beiden Nummern

Das Angebot behält seine Nummer, zum Beispiel AN-2026-0007. Die neue Rechnung bekommt keine Nummer aus dem Angebot geerbt, sondern erst eine eigene aus dem Rechnungszähler, sobald Sie sie festschreiben, zum Beispiel RE-2026-0031. Beide Nummern haben nichts miteinander zu tun außer der Verknüpfung, die Meyster im Hintergrund speichert. Wie ein Muster für Belegnummern zustande kommt, steht unter Belegnummern verstehen und einstellen.

Teilrechnung statt Standardrechnung

Hat das Angebot ein Projekt, bietet Meyster im Schritt „Rechnungsdetails“ neben der Standardrechnung auch die Rechnungsart Abschlag an, für eine Teilrechnung auf diesem Projekt. Ohne Projekt fehlt diese Auswahl, weil eine Teilrechnung immer gegen ein Projekt läuft. Der Entwurf startet in jedem Fall als Standardrechnung. Wollen Sie eine Teilrechnung, gehen Sie im Rechnungsassistenten zurück zu Schritt 1 und wählen dort Abschlag.

Beispiel

Angebot AN-2026-0014 an die Müller GmbH über die Bad-Sanierung, Lindenstraße 14, ist gerade angenommen worden. Sie öffnen es und wählen In Rechnung umwandeln.

Sie tragen das Leistungsdatum nach, prüfen die Positionen und schreiben die Rechnung wie gewohnt fort.

Häufige Fragen

Ändert sich das Angebot durch die Umwandlung?

Nein. Das Angebot bleibt genau, wie es war, inklusive seiner Nummer und seines Status. Die Umwandlung erzeugt nur einen neuen, eigenständigen Rechnungsentwurf.

Kann ich zweimal aus demselben Angebot eine Rechnung machen?

Ja. Jede Umwandlung erzeugt eine eigene, unabhängige Rechnung. Meyster speichert bei jeder Rechnung, aus welchem Angebot sie stammt, sodass beide Rechnungen nachvollziehbar auf dasselbe Angebot zurückgehen.

Was passiert mit optionalen Positionen, die der Kunde nicht gewählt hat?

Sie werden nicht mit übernommen. Nur Positionen mit Status eingeschlossen landen in der neuen Rechnung. Wollen Sie eine optionale Position doch abrechnen, stellen Sie sie im Angebot zuerst auf eingeschlossen, bevor Sie umwandeln.

Sehe ich auf der Angebotsseite, welche Rechnung daraus entstanden ist?

Nein, das Angebot selbst zeigt aktuell keine Liste der daraus entstandenen Rechnungen. Meyster speichert die Verknüpfung, sie ist nur noch nicht auf der Angebotsseite sichtbar.

Muss das Angebot angenommen sein, bevor ich es umwandeln kann?

Technisch nicht, der Menüpunkt steht bei jedem Status zur Verfügung. Sinnvoll ist die Umwandlung aber erst, wenn der Kunde tatsächlich zugesagt hat, sonst stellen Sie eine Rechnung für eine Leistung, die noch gar nicht vereinbart ist.

Wie es auf der Rechnung weitergeht, insbesondere das Festschreiben, steht unter Rechnung schreiben.