Eine Zahlung erfassen und eine Rechnung begleichen

Eine Zahlung (payment) ist der Nachweis, dass ein Kunde eine Rechnung überwiesen, eingezahlt oder bar bezahlt hat. Du erfasst sie direkt auf der Rechnung, mit einem Klick auf "Zahlung erfassen".

Auf dieser Seite steht, warum eine Zahlung nie als Feld auf der Rechnung steht, warum sich der Betrag dabei nie frei eintragen lässt, und was mit Skonto, Sicherheitseinbehalt und Bauabzugsteuer dabei passiert.

Der wichtigste Punkt zuerst: eine Zahlung ist ein eigener Eintrag

Eine Rechnung selbst hat kein Feld "bezahlt am" oder "bezahlter Betrag". Eine Zahlung ist ein eigener Eintrag, den Du einer bestimmten Rechnung zuweist. Das ist Absicht, nicht ein technisches Detail: Eine festgeschriebene Rechnung darf sich nicht mehr ändern, siehe Der Status einer Rechnung. Eine Zahlung könnte also nie als Feld auf der Rechnung stehen, ohne diese Regel zu brechen.

So erfasst Du eine Zahlung

1. Rechnung öffnen

   Öffne die Rechnung unter Rechnungen. Solange ein offener Betrag besteht, siehst Du oben den Button "Zahlung erfassen".

2. Zahlung erfassen

   Klick auf "Zahlung erfassen". Hat die Rechnung kein Skonto-Zeitfenster, oder liegt das gewählte Wertstellungsdatum außerhalb davon, ist der Betrag bereits eingetragen und lässt sich nicht ändern: Meyster trägt den vollen offenen Betrag dieser Rechnung ein. Liegt das gewählte Wertstellungsdatum dagegen innerhalb des Skonto-Fensters, bietet der Dialog stattdessen eine Wahl zwischen zwei Beträgen an, dem vollen offenen Betrag oder dem skontierten Betrag, jeweils mit dem Nachlass daneben ausgewiesen. Änderst Du das Wertstellungsdatum, erscheint oder verschwindet diese Wahl sofort. Ein freies Betragsfeld gibt es in keinem Fall. Du trägst nur noch Wertstellungsdatum, gegebenenfalls die gewünschte Option und Zahlungsart (Überweisung, Bar, Karte, Lastschrift oder Sonstiges) ein, sowie optional Bankreferenz und Notiz.

3. Fertig

   Nach dem Absenden ist die Zahlung gespeichert und der vollen Rechnung zugeordnet. Die Rechnung zeigt sofort den Status "Bezahlt".

Ein Entwurf hat noch keine rechtliche Existenz, deshalb bietet Meyster "Zahlung erfassen" für eine Entwurfsrechnung gar nicht erst an. Eine Zahlung lässt sich nur einer ausgestellten oder gesendeten Rechnung zuordnen.

Der Rechnungszustand fasst Dokument und Zahlung zusammen

Auf der Rechnung selbst steht kein "offener Betrag" als Zahl. Intern prüft Meyster bei jedem Aufruf, ob der geschuldete Betrag (abzüglich eines noch nicht fälligen Sicherheitseinbehalts und abzüglich Bauabzugsteuer) durch Zahlungen, Skonto und Ausbuchungen gedeckt ist. In der Oberfläche siehst Du davon nur einen einzigen zusammengeführten Status: Offen, Gesendet, Überfällig, Bezahlt oder Storniert. Details dazu stehen in Der Status einer Rechnung.

Skonto: eine Wahl, kein freier Betrag

Hat die Rechnung ein Skonto-Zeitfenster hinterlegt und liegt das gewählte Wertstellungsdatum noch innerhalb dieses Fensters, bietet der Dialog "Zahlung erfassen" zwei Beträge zur Auswahl: den vollen offenen Betrag oder den skontierten Betrag, jeweils mit dem Nachlass daneben ausgewiesen. Wählst Du den skontierten Betrag, markiert Meyster den Skontoabzug automatisch und bucht die Umsatzsteuerkorrektur im Hintergrund, aufgeteilt nach den betroffenen Steuersätzen. Wählst Du stattdessen den vollen Betrag, auch innerhalb des Zeitfensters, löst das keinen Skontoabzug aus, denn der Kunde hat den Nachlass in diesem Fall nicht in Anspruch genommen. Liegt das gewählte Wertstellungsdatum außerhalb des Fensters, oder hat die Rechnung kein Skonto-Zeitfenster, bietet der Dialog diese Wahl gar nicht erst an, und Meyster trägt nur den vollen Betrag ein.

Die ausgestellte Rechnung selbst ändert sich dabei nicht. Der Skontobetrag steht schon beim Ausstellen als Hinweis auf der Rechnung, verändert aber nicht deren Summe. Das Fälligkeitsdatum bleibt davon unabhängig: Es wird einmalig beim Abschließen der Rechnung gesetzt und danach eingefroren, siehe Eine Rechnung schreiben.

Wenn eine Rechnung nicht auf normalem Weg beglichen wird

Diese beiden Aktionen liegen nicht beim Button "Zahlung erfassen", sondern im Menü "Weitere Aktionen" (die drei Punkte oben auf der Rechnung).

Ausbuchen (write off). Nur Inhaber und Admins dürfen einen offenen Betrag ausbuchen, mit einem Pflichtgrund. Anders als bei "Zahlung erfassen" lässt sich der auszubuchende Betrag frei eintragen, er muss also nicht die gesamte Restsumme sein. Die Rechnung gilt danach als beglichen, ohne dass sich an der Rechnung selbst etwas ändert. Das ist für Fälle gedacht, in denen tatsächlich kein weiteres Geld mehr kommt, zum Beispiel bei einem geringen Rundungsrest oder einem uneinbringlichen Restbetrag.

Zahlung stornieren. Eine falsch erfasste Zahlung wird nie gelöscht oder bearbeitet, sondern storniert. Das legt einen neuen, negativen Eintrag an, der die ursprüngliche Zahlung ausgleicht. Der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar, genau wie bei einer stornierten Rechnung, siehe Storno. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, solange die Zahlung noch nicht selbst storniert wurde.

Sicherheitseinbehalt und Bauabzugsteuer. Ein vereinbarter Sicherheitseinbehalt zählt erst zum Betrag, den "Zahlung erfassen" vorschlägt, sobald sein Freigabedatum erreicht ist. Vorher lässt Meyster ihn außen vor. Eine korrekt einbehaltene Bauabzugsteuer nach § 48b EStG gilt nicht als Fehlbetrag, denn der Kunde hat dieses Geld ans Finanzamt statt an Dich gezahlt. Die Rechnung gilt trotzdem als beglichen, sobald der restliche Betrag da ist. Hat die Rechnung beides, behält der Kunde die Bauabzugsteuer auf den Sicherheitseinbehalt erst bei dessen Auszahlung ein. Nach dem Freigabedatum ist deshalb nur der Einbehalt abzüglich dieser 15 Prozent offen.

Schlussrechnung. Zieht eine Schlussrechnung Abschlagsrechnungen ab, ist nur der verbleibende Betrag offen. Skonto gilt nur auf diesen verbleibenden Betrag, nie auf den Teil, den die Abschlagsrechnungen schon abgerechnet haben.

Häufige Fragen

Kann ich nur einen Teil einer Rechnung als bezahlt erfassen?

Nein. "Zahlung erfassen" bietet höchstens zwei feste Beträge an, den vollen offenen Betrag und, innerhalb des Skonto-Fensters, den skontierten Betrag. Beide gelten als vollständige Begleichung der Rechnung, keiner davon ist eine Teilzahlung, und ein freier Betrag lässt sich nicht eintragen. Ist bereits klar, dass ein Rest nie mehr kommt, buch ihn stattdessen aus, siehe oben.

Kann ich eine Zahlung auf mehrere Rechnungen verteilen?

Nein, dafür gibt es keine Aktion in Meyster. Jede erfasste Zahlung gehört zu genau einer Rechnung.

Kann ich eine Zahlung löschen?

Nein. Zahlungen sind, genau wie Rechnungen, ein dauerhafter Beleg. Eine falsche Zahlung wird storniert, nicht gelöscht. Der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar.

Zählt eine Anzahlung schon als Zahlung?

Ja. Eine Anzahlung erfasst Du genauso wie jede andere Zahlung, auf der Anzahlungsrechnung.

Warum steht auf der Rechnung nirgends, wie viel schon bezahlt wurde?

Der bezahlte und der offene Betrag stehen nicht auf der Rechnung selbst. Meyster zeigt Dir stattdessen nur den zusammengeführten Status, zum Beispiel "Offen" oder "Bezahlt", direkt neben dem Rechnungstitel. Solange die Rechnung "Offen" oder "Überfällig" zeigt, steht noch ein Betrag aus.