Zahlungen erfassen, aufteilen und einem Guthaben zuordnen

Eine Zahlung (payment) ist der Nachweis, dass ein Kunde Geld überwiesen, eingezahlt oder bar bezahlt hat. Sie erfassen sie einmal, dann ordnen Sie sie einer oder mehreren Rechnungen zu.

Auf dieser Seite steht, warum eine Zahlung nie an genau eine Rechnung gebunden ist, wie Skonto dabei berücksichtigt wird, und was mit Geld passiert, das mehr ist als eine Rechnung verlangt.

Der wichtigste Punkt zuerst: eine Zahlung gehört dem Kunden

Eine Rechnung selbst hat kein Feld "bezahlt am" oder "bezahlter Betrag". Eine Zahlung ist ein eigener Eintrag, der zu einem Kunden gehört, nicht zu einer Rechnung. Erst danach ordnen Sie sie einer oder mehreren offenen Rechnungen dieses Kunden zu.

Das ist Absicht, nicht ein technisches Detail. Eine festgeschriebene Rechnung darf sich nicht mehr ändern, siehe Der Status einer Rechnung. Eine Zahlung könnte also nie als Feld auf der Rechnung stehen, ohne diese Regel zu brechen. Außerdem überweist ein Kunde in der Praxis oft eine Summe für mehrere offene Rechnungen auf einmal, oder eine Summe, die nicht genau zu einer einzigen Rechnung passt. Ein Modell, das eine Zahlung fest an eine Rechnung bindet, könnte das gar nicht abbilden.

So erfassen und ordnen Sie eine Zahlung zu

1. Zahlung erfassen

   Öffnen Sie die Rechnung unter Rechnungen und klicken Sie auf "Zahlung erfassen". Tragen Sie Betrag, Wertstellungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Bar, Karte, Lastschrift oder Sonstiges) sowie optional Bankreferenz und Notiz ein.

2. Zuordnen

   Direkt danach zeigt Meyster die offenen Rechnungen desselben Kunden. Sie haken eine oder mehrere an und legen für jede den Betrag fest. Eine laufende Summe zeigt, wie viel vom erfassten Betrag schon verteilt ist. Kam der Dialog von einer bestimmten Rechnung, ist diese schon angehakt und mit dem vollen Betrag vorausgefüllt.

3. Fertig

   Sie können auch weniger zuordnen, als Sie erfasst haben, oder den Dialog schließen, ohne zuzuordnen. Der Rest bleibt als nicht zugeordneter Betrag beim Kunden erhalten und lässt sich später über "Zahlung zuordnen" verteilen.

Meyster lässt keine Zuordnung zu, die zusammen mehr ergibt als der erfasste Betrag. Zuordnen können Sie außerdem nur zu einer finalisierten Rechnung (ausgestellt oder gesendet), niemals zu einem Entwurf, denn ein Entwurf hat noch keine rechtliche Existenz.

Der offene Betrag ist immer berechnet, nie gespeichert

Auf der Rechnung selbst steht kein "offener Betrag". Meyster berechnet ihn bei jedem Aufruf neu, aus dem verlangten Betrag, allen zugeordneten Zahlungen, jedem genutzten Skonto und jeder Ausbuchung:

Offen = Fälliger Betrag + fälliger Sicherheitseinbehalt
        - Zahlungen - Skonto - Ausbuchungen

Der Zahlungsstatus auf der Rechnung zeigt eine von vier Stufen: Offen, Teilweise bezahlt, Bezahlt oder Storniert, dazu zusätzlich Überfällig, sobald das Fälligkeitsdatum verstrichen ist und die Rechnung noch nicht voll gedeckt ist. Das sind abgeleitete Werte, keine gespeicherten Status. Die Rechnung selbst "hat" nie den Status bezahlt, sie ist beglichen. Details dazu, und warum das so gebaut ist, stehen in Der Status einer Rechnung.

Skonto: weniger Geld kommt an, die Rechnung gilt trotzdem als beglichen

Hat die Rechnung ein Skonto-Zeitfenster hinterlegt und liegt Ihr Wertstellungsdatum innerhalb dieses Fensters, erkennt Meyster automatisch, wenn die Zahlung dem reduzierten Skonto-Gesamtbetrag entspricht. In diesem Fall markiert Meyster den Skontoabzug, und die Rechnung erreicht "Bezahlt", obwohl weniger Geld eingegangen ist als der volle Rechnungsbetrag.

Die ausgestellte Rechnung selbst ändert sich dabei nicht. Der Skontobetrag steht schon beim Ausstellen als Hinweis auf der Rechnung, verändert aber nicht deren Summe. Erst wenn das Skonto tatsächlich genutzt wird, korrigiert Meyster die Umsatzsteuer im Hintergrund, aufgeteilt nach den betroffenen Steuersätzen. Das Fälligkeitsdatum selbst bleibt unabhängig davon: Es wird einmalig beim Abschließen der Rechnung gesetzt und danach eingefroren, siehe Eine Rechnung schreiben.

Überzahlung: das Geld geht nie verloren

Überweist ein Kunde mehr, als eine Rechnung verlangt, oder ordnen Sie eine Zahlung nur teilweise zu, bleibt der Rest als Guthaben beim Kunden erhalten. Meyster zeigt Ihnen beim Zuordnen, wie viel von der Zahlung noch verfügbar ist. Dieses Guthaben können Sie jederzeit später einer anderen, noch offenen Rechnung desselben Kunden zuordnen, mit demselben Zuordnen-Dialog. Es gibt dafür keinen eigenen "Guthaben"-Knopf, das Guthaben ist einfach der Teil einer erfassten Zahlung, der noch keiner Rechnung zugewiesen wurde.

Wann Sie was nutzen

Erfassen Sie eine Zahlung direkt aus der Rechnung heraus, wenn ein Kunde genau eine Rechnung begleicht. Erfassen Sie sie aus der Kundenübersicht oder ordnen Sie eine vorhandene Zahlung nachträglich zu, wenn eine einzige Überweisung mehrere offene Rechnungen desselben Kunden gleichzeitig deckt oder ein Guthaben aus einer früheren Überzahlung noch aussteht.

Wenn eine Rechnung nicht auf normalem Weg beglichen wird

Ausbuchen (write off). Nur Inhaber und Admins dürfen einen offenen Betrag ausbuchen, mit einem Pflichtgrund. Die Rechnung gilt danach als beglichen, ohne dass sich an der Rechnung selbst etwas ändert. Das ist für Fälle gedacht, in denen tatsächlich kein weiteres Geld mehr kommt, zum Beispiel bei einem geringen Rundungsrest oder einem uneinbringlichen Restbetrag.

Zahlung stornieren. Eine falsch erfasste Zahlung wird nie gelöscht oder bearbeitet, sondern storniert. Das legt einen neuen, negativen Eintrag an, der die ursprüngliche Zahlung ausgleicht. Der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar, genau wie bei einer stornierten Rechnung, siehe Storno.

Sicherheitseinbehalt und Bauabzugsteuer. Ein vereinbarter Sicherheitseinbehalt zählt erst zum offenen Betrag, sobald sein Freigabedatum erreicht ist, vorher taucht er nirgends als fehlendes Geld auf. Eine korrekt einbehaltene Bauabzugsteuer nach § 48b EStG gilt nicht als Fehlbetrag, denn der Kunde hat dieses Geld ans Finanzamt statt an Sie gezahlt, die Rechnung gilt trotzdem als beglichen. Beide Mechaniken gehören eigentlich zur Rechnung und zum Steuerprofil, hier reicht der Hinweis, dass sie den offenen Betrag beeinflussen, bevor Skonto oder eine Zahlung überhaupt ins Spiel kommen.

Rechnung RE-2026-0042 an Müller GmbH über 1.250,00 €. Am 10.03.2026 geht eine Zahlung über 750,00 € ein. Meyster ordnet sie der Rechnung zu, der offene Betrag sinkt auf 500,00 €, der Status wechselt auf "Teilweise bezahlt". Zwei Wochen später geht eine zweite Zahlung über 500,00 € ein und wird derselben Rechnung zugeordnet. Der offene Betrag ist jetzt 0,00 €, die Rechnung ist beglichen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn der Kunde mehr überweist, als die Rechnung verlangt?

Nichts geht verloren. Der überzählige Betrag bleibt als Guthaben beim Kunden und lässt sich später einer anderen offenen Rechnung zuordnen.

Kann ich eine Zahlung löschen?

Nein. Zahlungen sind, genau wie Rechnungen, ein dauerhafter Beleg. Eine falsche Zahlung wird storniert, nicht gelöscht. Der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar.

Zählt eine Anzahlung schon als Zahlung?

Ja. Eine Anzahlung erfassen Sie genauso wie jede andere Zahlung und ordnen sie der Anzahlungsrechnung zu.

Warum sehe ich meine Rechnung nicht in der Liste zum Zuordnen?

Zuordnen geht nur zu einer finalisierten Rechnung desselben Kunden mit offenem Betrag. Ein Entwurf, eine stornierte Rechnung oder eine bereits voll beglichene Rechnung erscheint deshalb nicht in der Auswahl.

Warum steht auf der Rechnung nirgends, wie viel schon bezahlt wurde?

Der bezahlte und der offene Betrag stehen nicht auf der Rechnung selbst, sondern werden bei jedem Aufruf aus allen zugeordneten Zahlungen neu berechnet. Das steht im Zahlungsbereich der Rechnungsdetailseite, direkt unter dem Status.