Der Status einer Rechnung, und warum bezahlt keiner davon ist

Die vier gespeicherten Rechnungsstatus, welcher Wechsel jeweils erlaubt ist, und warum beglichen und überfällig immer neu berechnet werden statt gespeichert zu sein.

Jede Rechnung in Meyster hat einen Status. Vier davon speichert Meyster fest auf der Rechnung. Zwei weitere, die Sie ebenfalls überall sehen, werden gar nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf neu ausgerechnet: ob eine Rechnung beglichen und ob sie überfällig ist.

Diese Seite ist die genaue Erklärung dazu. Einen Überblick über alle Status in Meyster, nicht nur bei Rechnungen, finden Sie unter Alle Status im Überblick.

Die vier gespeicherten Status

Eine Rechnung durchläuft, in dieser Reihenfolge, bis zu vier Zustände:

Entwurf

Ausgestellt

Gesendet

Storniert

So läuft eine Rechnung normalerweise durch, von Entwurf bis Versand. Storniert ist von jedem festgeschriebenen Status aus erreichbar.

Status	Bedeutung
Entwurf	Noch keine Nummer vergeben. Sie können jedes Feld ändern. Der Kunde sieht nichts davon.
Ausgestellt	Festgeschrieben, nummeriert, unveränderlich. Meyster hat die Rechnung als PDF erzeugt und den Versand angestoßen.
Gesendet	Die E-Mail mit der Rechnung hat Meyster tatsächlich verlassen.
Storniert	Die Rechnung wurde durch eine Stornorechnung entwertet. Nur so kommt eine Rechnung in diesen Status.

Eine Rechnung im Entwurf hat rechtlich noch keine Bedeutung. Erst mit "Ausgestellt" bekommt sie ihre Nummer, wird eingefroren und lässt sich nicht mehr bearbeiten. Was diesen Schritt genau auslöst, steht unter Eine Rechnung schreiben.

Welcher Wechsel von wo aus erlaubt ist

Sie ändern den Status nicht frei. Meyster erlaubt an jeder Stelle nur die Wechsel, die rechtlich und praktisch Sinn ergeben. Das legt die Funktion getAllowedInvoiceStatusOptions in src/lib/status-utils.ts fest, hier wörtlich zitiert:

export function getAllowedInvoiceStatusOptions(
  current: InvoiceStatus,
): InvoiceStatus[] {
  switch (current) {
    case "draft":
      return ["draft"];
    case "issued":
      return ["issued", "sent", "cancelled"];
    case "sent":
      return ["sent", "cancelled"];
    case "cancelled":
      return ["cancelled"];
  }
}

So lesen Sie diese Tabelle:

Aktueller Status	Was Sie daraus machen können
Entwurf	Nichts über eine Status-Auswahl. Der einzige Weg aus dem Entwurf ist die Festschreibung im Rechnungsassistenten.
Ausgestellt	Gesendet oder Storniert.
Gesendet	Nur noch Storniert.
Storniert	Nichts mehr. Dieser Status ist endgültig.

Zwei Dinge fallen dabei auf. Erstens: Aus dem Entwurf führt kein Klick auf einen Status-Wert heraus, sondern nur der Abschluss der Rechnung selbst. Zweitens: Ein Weg zurück existiert nie. Von Gesendet kommen Sie nicht zu Ausgestellt zurück, und aus Storniert führt gar kein Weg mehr hinaus. Das ist Absicht: Eine festgeschriebene Rechnung ist ein rechtliches Dokument, kein Formularfeld, das Sie nach Belieben umstellen.

Solange eine Rechnung nicht Entwurf ist, ist sie auch nicht mehr bearbeitbar. Auf der Detailseite (Rechnungen, dann die einzelne Rechnung öffnen) sehen Sie das daran, dass alle Felder schreibgeschützt sind, sobald der Status von Entwurf abweicht.

Beglichen und überfällig: berechnet, nicht gespeichert

Das ist der Punkt, an dem die meisten sich verschätzen: Bezahlt ist kein vierter, fünfter oder sechster Wert im Status-Feld einer Rechnung. Es gibt in der Datenbank kein Feld, in dem "bezahlt" stehen könnte. Stattdessen rechnet eine Datenbank-Sicht namens document_payment_summary bei jedem Aufruf neu aus, wie weit eine Rechnung beglichen ist und ob sie überfällig ist. Diese Rechnung zieht Zahlungen, Skonto-Abzüge und Ausbuchungen von dem Betrag ab, den die Rechnung insgesamt verlangt.

Gut zu wissen

Schreiben Sie nie "die Rechnung hat den Status bezahlt". Schreiben Sie: die Rechnung ist beglichen, oder die Rechnung ist überfällig.

In der Oberfläche sehen Sie das Ergebnis als Badge, zum Beispiel:

Bezahlt Überfällig

Beide zeigen einen berechneten Zustand, keinen gespeicherten. Konkret gilt:

Beglichen ist eine Rechnung, sobald die Summe aus Zahlungen, gewährtem Skonto und Ausbuchungen den fälligen Gesamtbetrag erreicht oder übersteigt. Wie diese Summe entsteht, also wie Sie eine Zahlung erfassen, aufteilen oder eine Rechnung ausbuchen, steht unter Zahlungen erfassen.
Überfällig ist eine Rechnung, wenn drei Dinge gleichzeitig zutreffen: das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit, die Rechnung ist nicht storniert, und sie ist noch nicht vollständig beglichen. Das Fälligkeitsdatum selbst zählt noch nicht als überfällig, erst der Tag danach.
Storniert schlägt überfällig. Eine stornierte Rechnung wird nie als überfällig geführt, ganz gleich, wie lange ihr Fälligkeitsdatum zurückliegt. Die Berechnung prüft das ausdrücklich mit ab.

Zwischen offen und beglichen gibt es außerdem einen Zwischenzustand, den Sie auf der Rechnungsliste und der Kundenübersicht als "Teilweise bezahlt" sehen: ein Teil des Betrags ist angekommen, der Rest bleibt offen.

Wo Sie diese Werte im Alltag sehen

Auf der Liste Rechnungen gibt es neben den vier gespeicherten Status zwei zusätzliche Filter, die genau diese Berechnung nutzen:

Überfällig zeigt jede Rechnung, für die document_payment_summary gerade overdue meldet.
Offene Posten prüft jede ausgestellte oder gesendete Rechnung gegen dieselbe Sicht und behält nur die, bei denen noch ein Betrag übrig ist.

Beide Filter aktualisieren sich von selbst. Sobald genug Zahlung erfasst ist, verschwindet eine Rechnung ohne Ihr Zutun aus "Überfällig" und aus "Offene Posten".

Ein Beispiel

Rechnung RE-2026-0042 an Müller GmbH über 1.250,00 €, Fälligkeitsdatum 15. März 2026.

Am 10. März geht eine Zahlung über 750,00 € ein. Die Rechnung zeigt jetzt "Teilweise bezahlt", 500,00 € bleiben offen. Läuft der 15. März ohne weitere Zahlung ab, zeigt Meyster ab dem 16. März zusätzlich Überfällig, obwohl der gespeicherte Status weiterhin Ausgestellt oder Gesendet bleibt. Erst wenn die restlichen 500,00 € verbucht sind, wechselt die Anzeige auf Bezahlt, und Überfällig verschwindet.

Wann Sie was nutzen

Nutzen Sie den gespeicherten Status (Entwurf, Ausgestellt, Gesendet, Storniert), wenn Sie wissen wollen, wo eine Rechnung im rechtlichen Ablauf steht: bearbeitbar oder nicht, verschickt oder nicht.

Nutzen Sie beglichen und überfällig, wenn Sie wissen wollen, ob noch Geld aussteht. Das ist eine ganz andere Frage und hat mit dem gespeicherten Status nur am Rand zu tun, außer dass eine stornierte Rechnung nie überfällig sein kann.

Häufige Fragen

Warum sehe ich "Bezahlt" nirgends als Auswahl im Status-Feld?

Weil es dort keinen Wert namens "Bezahlt" gibt. Der Status-Wechsel in der Statusauswahl kennt nur Entwurf, Ausgestellt, Gesendet und Storniert. Ob eine Rechnung bezahlt ist, zeigt Meyster Ihnen separat als berechnetes Badge, nicht als Auswahlwert.

Kann ich von "Gesendet" zurück zu "Ausgestellt" wechseln?

Nein. Von Gesendet aus ist nur noch Storniert erreichbar. Ein Rückweg existiert für keinen festgeschriebenen Status.

Warum zeigt Meyster meine Rechnung schon am Fälligkeitsdatum als überfällig an?

Das ist ein Missverständnis, kein Fehler: Überfällig bedeutet, dass das Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist, also ab dem Tag danach. Am Fälligkeitsdatum selbst gilt eine Rechnung noch nicht als überfällig.

Ich habe eine Rechnung storniert, die vorher überfällig war. Warum verschwindet "Überfällig" sofort?

Weil die Berechnung stornierte Rechnungen ausdrücklich ausschließt. Eine Stornorechnung soll nicht mehr wie eine offene Forderung aussehen. Details zum Stornieren stehen unter Eine Rechnung stornieren.

Meine Rechnung ist überfällig. Passiert jetzt automatisch etwas?

Was heute tatsächlich automatisch passiert und was nur vorbereitet ist, aber noch keine Mahnung verschickt, steht unter Mahnwesen.