Der gemeinsame Zustand einer Rechnung

Jede Rechnung in Meyster zeigt genau einen gemeinsamen Zustand. Meyster verbindet dafür im Hintergrund den rechtlichen Dokumentstatus mit Versand, Zahlung und Fälligkeit. So siehst Du im Alltag nur Entwurf, Offen, Gesendet, Überfällig, Bezahlt oder Storniert.

Diese Seite ist die genaue Erklärung dazu. Einen Überblick über alle Status in Meyster, nicht nur bei Rechnungen, findest Du unter Alle Status im Überblick.

Die sechs sichtbaren Zustände

In der Oberfläche siehst Du pro Rechnung genau einen Zustand:

Eine Rechnung im Entwurf hat rechtlich noch keine Bedeutung. Erst mit dem Abschluss bekommt sie ihre Nummer, wird eingefroren und lässt sich nicht mehr bearbeiten. Was diesen Schritt genau auslöst, steht unter Eine Rechnung schreiben.

Welcher Wechsel von wo aus erlaubt ist

Du änderst den Status nicht frei. Meyster erlaubt an jeder Stelle nur die Wechsel, die rechtlich und praktisch Sinn ergeben:

Eine Stornorechnung selbst bietet nie Storniert an. Sie kann nur von Offen zu Gesendet wechseln, denn ein Storno lässt sich nicht noch einmal stornieren. Musst Du eine Stornorechnung korrigieren, schreibst Du eine neue, gewöhnliche Rechnung.

Zwei Dinge fallen dabei auf. Erstens: Aus dem Entwurf führt kein Klick auf einen Status-Wert heraus, sondern nur der Abschluss der Rechnung selbst. Zweitens: Ein Weg zurück existiert nie. Von Gesendet kommst Du nicht zu Offen zurück, und aus Storniert führt gar kein Weg mehr hinaus. Das ist Absicht: Eine festgeschriebene Rechnung ist ein rechtliches Dokument, kein Formularfeld, das Du nach Belieben umstellst.

Solange eine Rechnung nicht Entwurf ist, ist sie auch nicht mehr bearbeitbar. Auf der Detailseite (Rechnungen, dann die einzelne Rechnung öffnen) siehst Du das daran, dass alle Felder schreibgeschützt sind, sobald der Status von Entwurf abweicht.

Ein sichtbarer Zustand, zwei verlässliche Quellen

Die Oberfläche zeigt nur einen Zustand. Intern bleibt die rechtliche Dokumentstufe jedoch von den Zahlungen getrennt. Meyster rechnet bei jedem Aufruf neu aus, wie weit eine Rechnung beglichen ist und ob sie überfällig ist. Dafür zieht Meyster Zahlungen, Skonto-Abzüge und Ausbuchungen von dem Betrag ab, den die Rechnung insgesamt verlangt.

In der Oberfläche siehst Du das Ergebnis als Badge, zum Beispiel:

Beide zeigen einen berechneten Zustand, keinen gespeicherten. Konkret gilt:

• Beglichen ist eine Rechnung, sobald die Summe aus Zahlungen, gewährtem Skonto und Ausbuchungen den fälligen Gesamtbetrag erreicht oder übersteigt. Wie diese Summe entsteht, also wie Du eine Zahlung erfasst, aufteilst oder eine Rechnung ausbuchst, steht unter Zahlungen erfassen.
• Überfällig ist eine Rechnung, wenn drei Dinge gleichzeitig zutreffen: das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit, die Rechnung ist nicht storniert, und sie ist noch nicht vollständig beglichen. Das Fälligkeitsdatum selbst zählt noch nicht als überfällig, erst der Tag danach.
• Storniert schlägt überfällig. Eine stornierte Rechnung wird nie als überfällig geführt, ganz gleich, wie lange ihr Fälligkeitsdatum zurückliegt. Die Berechnung prüft das ausdrücklich mit ab.

Einen eigenen sichtbaren Zwischenzustand für eine Teilzahlung gibt es bewusst nicht: "Zahlung erfassen" verbucht immer den vollen offenen Betrag auf einmal, nie einen kleineren Teil, siehe Zahlungen erfassen. Solange dieser Betrag noch aussteht, bleibt eine noch nicht versandte Rechnung Offen und eine versandte Rechnung Gesendet. Nach Ablauf des Fälligkeitsdatums wird sie Überfällig; erst die vollständige Begleichung macht sie Bezahlt. Auf der Rechnung selbst steht der bezahlte oder offene Betrag nirgends als eigene Zahl, Du siehst nur den zusammengeführten Status.

Wo Du diese Werte im Alltag siehst

Auf der Liste Rechnungen entsprechen die Filter genau den sichtbaren Zuständen: Entwurf, Offen, Gesendet, Überfällig, Bezahlt und Storniert. Dieselben Zustände erscheinen in der Tabelle, auf der Rechnungsseite, bei Kunden und Projekten sowie im Kundenportal.

Die zahlungsabhängigen Zustände aktualisieren sich von selbst, sobald eine Zahlung zugeordnet, storniert oder ausgebucht wird oder das Fälligkeitsdatum verstreicht.

Häufige Fragen

Warum kann ich "Bezahlt" nicht manuell auswählen?

"Bezahlt" erscheint als aktueller Gesamtzustand, sobald der fällige Betrag gedeckt ist. Es ist aber kein manuelles Ziel in der Auswahl: Erfass oder ordne stattdessen die Zahlung zu.

Kann ich von "Gesendet" zurück zu "Offen" wechseln?

Nein. Von Gesendet aus ist nur noch Storniert erreichbar. Ein Rückweg existiert für keinen festgeschriebenen Status.

Warum zeigt Meyster meine Rechnung schon am Fälligkeitsdatum als überfällig an?

Das ist ein Missverständnis, kein Fehler: Überfällig bedeutet, dass das Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist, also ab dem Tag danach. Am Fälligkeitsdatum selbst gilt eine Rechnung noch nicht als überfällig.

Ich habe eine Rechnung storniert, die vorher überfällig war. Warum verschwindet "Überfällig" sofort?

Weil die Berechnung stornierte Rechnungen ausdrücklich ausschließt. Eine Stornorechnung soll nicht mehr wie eine offene Forderung aussehen. Details zum Stornieren stehen unter Eine Rechnung stornieren.

Meine Rechnung ist überfällig. Passiert jetzt automatisch etwas?

Was heute tatsächlich automatisch passiert und was nur vorbereitet ist, aber noch keine Mahnung verschickt, steht unter Mahnwesen.