Ein Kunde ist die Person oder Firma, die ein Angebot oder eine Rechnung von Dir erhält. Jedes Angebot und jede Rechnung in Meyster gehört zu genau einem Kunden.
Warum Du zuerst einen Kunden anlegst
Ein Angebot oder eine Rechnung braucht immer einen Kunden, weil Name und Anschrift des Empfängers Pflichtangaben auf jeder Rechnung sind.
Rechtlicher Hinweis
Eine Rechnung muss unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG). Deshalb braucht jedes Dokument in Meyster einen Kunden, bevor Du es fertigstellen kannst.
Legst Du einen Kunden einmal an, übernimmt Meyster seine Daten in jedes Dokument, das Du für ihn erstellst: Name, Adresse, Steuernummer und die anderen gespeicherten Angaben. Du musst nichts doppelt eingeben.
Du musst dafür nicht erst die Kundenliste öffnen. Beim Schreiben eines Angebots oder einer Rechnung kannst Du einen neuen Kunden direkt aus dem Assistenten heraus anlegen, ohne ihn zu verlassen. Das Formular verlangt dabei dieselben Angaben wie die eigene Seite zum Anlegen. Details dazu stehen unter Einen Kunden anlegen.
Firma oder Privatperson
Jeder Kunde hat einen Typ: Firma oder Privatperson. Der Typ entscheidet, welche Felder das Formular zeigt. Nur bei einem Firmenkunden gibt es zum Beispiel die Felder für die USt-IdNr. und die Bescheinigung USt 1 TG, mit der Reverse-Charge möglich wird.
Sobald der Kunde eine erste finalisierte Rechnung hat, sperrt Meyster den Typ. Der Grund: der Typ entscheidet über gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsinhalte, und ein nachträglicher Wechsel würde bereits ausgestellte Rechnungen widersprüchlich machen. Wie Du den Typ änderst, solange das noch möglich ist, und was danach gilt, steht unter Kunden bearbeiten und löschen. Die einzelnen Felder für beide Typen erklärt Einen Kunden anlegen.
Die Kundenliste
Unter Kunden siehst Du oben vier Karten mit Kennzahlen: Kunden gesamt, Firmen, Privatpersonen und die in diesem Monat neu angelegten Kunden.
Darunter steht eine Tabelle mit einem Symbol für den Kundentyp (Firma oder Privatperson), Name und Stadt. Du kannst die Liste durchsuchen und nach Firma oder Privatperson filtern. Die Suche läuft über eine deutschsprachige Volltextsuche, die auch in Adresse und Stadt trifft, nicht nur im Namen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailseite des Kunden. Über den Button oben rechts kommst Du zu Neuer Kunde. Daneben steht "Importieren": Damit übernimmst Du eine ganze Kundenliste aus einer CSV-Datei, zum Beispiel aus Excel, Lexware oder sevdesk. Wie das geht, steht unter Kunden aus einer CSV-Datei importieren.
Was an einem Kunden hängt
Öffnest Du einen Kunden aus der Liste, siehst Du links seine Stammdaten: Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse, bei Firmenkunden den Status der Bescheinigung USt 1 TG und ob der Kunde Bauabzugsteuer einbehält.
Rechts daneben liegen vier Reiter, jeder mit der Anzahl in Klammern:
- Angebote: alle Angebote, die dieser Kunde bekommen hat.
- Rechnungen: alle Rechnungen, die dieser Kunde bekommen hat.
- Projekte: die Projekte, die für diesen Kunden laufen. Ein Projekt bündelt mehrere Angebote und Rechnungen für denselben Auftrag. Mehr dazu unter Projekte.
- Kontakte: zusätzliche, benannte Ansprechpartner neben dem Hauptdatensatz, zum Beispiel ein Baustellenkontakt. Ein Kontakt ist ein eigener Datensatz mit Name, Funktion, E-Mail und Telefon, getrennt vom einzelnen Feld "Ansprechpartner" am Kunden selbst.
Wie Du diese Angaben änderst, Kontakte pflegst und eine Bescheinigung hochlädst, steht unter Kunden bearbeiten und löschen.
Was Du hier nicht findest
Dieser Artikel erklärt nur, was ein Kunde ist. Anlegen und Bearbeiten sind eigene Artikel.
Wann Du was nutzt
Einen neuen Kunden anlegen? Lies Einen Kunden anlegen. Dort stehen alle Felder, jede Validierungsregel und die drei Wege, einen Kunden zu erstellen.
Viele Kunden auf einmal aus einer anderen Software oder aus Excel übernehmen? Lies Kunden aus einer CSV-Datei importieren.
Von einem anderen Programm zu Meyster wechseln? Lies Zu Meyster wechseln. Dort steht, was Du mitnimmst und wie der Wechsel abläuft.
Angaben eines bestehenden Kunden ändern, Kontakte pflegen oder einen Kunden löschen? Lies Kunden bearbeiten und löschen.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Rechnung einen neuen Kunden?
Nein. Ein Kunde bekommt beliebig viele Angebote und Rechnungen. Leg ihn einmal an und wähl ihn danach einfach in jedem neuen Dokument aus.
Gibt es eine Kundennummer?
Nein. Meyster vergibt keine Kundennummer. Du findest einen Kunden über seinen Namen und die Suche in der Kundenliste.
Sehe ich, wie viel ein Kunde mir noch schuldet?
Nicht als Gesamtsumme auf der Kunden-Detailseite. Der Reiter Rechnungen zeigt Dir die einzelnen Rechnungen dieses Kunden mit Status und Fälligkeitsdatum. Einen Überblick über alle offenen Rechnungen, über alle Kunden hinweg, findest Du unter Rechnungen mit den Filtern "Offen", "Gesendet" und "Überfällig".
Kann ich einen Kunden löschen?
Ja, aber als Anonymisierung, nicht als Entfernen. Seine Rechnungen und Angebote bleiben dabei unverändert lesbar, weil sie eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht haben. Wie das genau funktioniert, steht unter Kunden bearbeiten und löschen.
Passt dazu
- Einen Kunden anlegenWelche Angaben ein neuer Kunde braucht, was sich zwischen Firma und Privatperson unterscheidet, und welche Eingaben Meyster vor dem Speichern prüft.
- Kunden bearbeiten und löschenWie Du die Detailseite eines Kunden liest, Angaben änderst, Kontakte pflegst und warum Löschen in Meyster eine Anonymisierung statt eines Entfernens ist.
- Kunden aus einer CSV-Datei importierenWie Du Deine Kundenliste aus Excel, Lexware oder sevdesk als CSV-Datei übernimmst, die Spalten zuordnest und Duplikate und Fehler vorher siehst.
- So funktioniert Meyster im ÜberblickWie Kunde, Projekt, Angebot, Rechnung, Zahlung und Mahnung zusammenhängen, und wie Einstellungen, Katalog und Materialpreise jedes Dokument schneller machen.
- Begriffe von A bis ZKurze Erklärungen zu den wichtigsten Fachbegriffen in Meyster, von Angebot bis Zahlungsziel, jeweils mit dem Ort, an dem der Begriff in der App auftaucht.