Kunden aus einer CSV-Datei importieren

Mit dem Import übernimmst Du Deine bestehende Kundenliste auf einmal, statt jeden Kunden von Hand anzulegen. Du brauchst dafür eine CSV-Datei, also eine Tabelle als Text, wie sie Excel, Lexware oder sevdesk exportieren.

Warum es den Import gibt

Wer zu Meyster wechselt, hat seine Kunden meist schon in einem anderen Programm oder in einer Excel-Tabelle. Jeden davon abzutippen kostet Stunden und bringt Tippfehler in Namen und Adressen. Der Import liest die Datei, zeigt Dir vor dem Speichern jede Zeile mit ihrem Ergebnis und legt nur die Kunden an, die sauber sind.

Welche Datei Meyster liest

Format: CSV, getrennt mit Komma oder Semikolon. Meyster erkennt das Trennzeichen selbst.
Zeichensatz: UTF-8 oder Windows-1252. Umlaute und ß kommen in beiden Fällen richtig an.
Aufbau: Die erste Zeile enthält die Spaltennamen, darunter steht ein Kunde pro Zeile.
Größe: höchstens 2.000 Kunden und 5 MB pro Datei. Ist Deine Liste länger, teil sie in mehrere Dateien auf und importiere sie nacheinander.

In Excel speicherst Du eine Tabelle über "Speichern unter" und den Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt)". Lexware und sevdesk bieten in ihrer Kontaktliste einen Export als CSV an.

So importierst Du Deine Kunden

Import öffnen
Öffne Kunden und klick oben rechts auf "Importieren".
Datei wählen
Zieh die CSV-Datei in das Feld oder klick auf "Datei auswählen". Meyster zeigt Dir, wie viele Zeilen und Spalten es gefunden hat.
Spalten zuordnen
Meyster ordnet übliche Spaltennamen selbst zu, zum Beispiel Firma, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort, Land, USt-IdNr. und Kundennummer, auch in Englisch. Prüf jede Zuordnung und ändere sie, wo nötig. Eine Spalte, die Du nicht brauchst, stellst Du auf "Nicht importieren".
Kundentyp festlegen
Wähl, ob Meyster den Typ pro Zeile aus der Datei liest oder alle Kunden als Firma oder alle als Privatperson anlegt.
Vorschau prüfen
Die Tabelle zeigt jede Zeile mit dem Status "Bereit", "Übersprungen" oder "Fehler" und dem Grund. Mit dem Filter "Status" siehst Du nur die Zeilen mit einem Problem.
Importieren
Klick auf "Kunden importieren". Meyster speichert nur die Zeilen mit dem Status "Bereit".

Wie Meyster den Namen und den Typ bildet

Ein Kunde hat in Meyster nur ein einziges Namensfeld. Bei einer Firma ist das der Firmenname. Stehen in derselben Zeile auch Vorname und Nachname, trägt Meyster diese Person als Ansprechpartner ein. Bei einer Privatperson setzt Meyster den Namen aus Vorname und Nachname zusammen.

Liest Meyster den Typ pro Zeile, gilt: Ordnest Du eine Spalte Kundentyp zu, entscheidet ihr Wert, etwa "Firma", "Gewerbe" oder "Privat". Sonst wird jede Zeile mit einem Firmennamen eine Firma und jede Zeile ohne einen eine Privatperson.

Meyster vergibt keine eigenen Kundennummern. Ordnest Du die Spalte Kundennummer zu, steht die alte Nummer danach in den Notizen des Kunden, zum Beispiel "Kundennummer aus dem Import: 10042".

Welche Zeilen Meyster nicht importiert

Fehler. Jede Zeile muss dieselben Regeln erfüllen wie das Formular unter Einen Kunden anlegen. Fehlt der Name, ist die E-Mail-Adresse ungültig oder hat die USt-IdNr. ein falsches Format, bekommt die Zeile den Status "Fehler" und der Hinweis nennt das Feld.

Duplikate. Meyster überspringt eine Zeile, wenn schon ein Kunde mit derselben E-Mail-Adresse existiert oder einer mit demselben Namen und derselben Postleitzahl. Dasselbe gilt, wenn die Zeile weiter oben in der Datei schon einmal steht. So legt ein zweiter Import derselben Datei keine doppelten Kunden an.

Eine Datei aus Lexware

Die Datei enthält acht Zeilen. Malerbetrieb Schäfer GmbH mit Ansprechpartner Jürgen Schäfer und die Privatpersonen Sabine Weiß und Anna Becker sind bereit. Hausverwaltung Rhein-Neckar GmbH gibt es schon mit derselben Postleitzahl 67059, also wird die Zeile übersprungen, ebenso eine zweite Zeile für den Malerbetrieb weiter unten. Eine Zeile hat die USt-IdNr. DE12345 mit zu wenigen Ziffern, einer fehlt der Name und einer eine gültige E-Mail-Adresse. Diese drei bekommen den Status "Fehler". Das Ergebnis: 3 von 8 Kunden importiert, 2 übersprungen, 3 fehlgeschlagen.

Das Ergebnis und die Problemliste

Nach dem Import siehst Du, wie viele Kunden importiert, übersprungen und fehlgeschlagen sind. Gab es Probleme, lädst Du mit "Problemliste herunterladen" eine CSV-Datei mit jeder Zeile, die nicht importiert wurde, und dem Grund dafür. Korrigier diese Zeilen in Deiner Tabelle und importiere sie noch einmal. Bereits importierte Kunden überspringt Meyster dabei als Duplikat.

Die importierten Kunden stehen sofort in Deiner Kundenliste. Fehlt noch etwas, etwa die Bescheinigung USt 1 TG oder eine Lieferadresse, trägst Du es wie unter Kunden bearbeiten und löschen beschrieben nach.

Rechtlicher Hinweis

Eine Rechnung braucht den vollständigen Namen und die Anschrift des Empfängers (§ 14 Abs. 4 UStG). Der Import legt einen Kunden auch ohne Adresse an. Ordne deshalb die Spalten für Straße, Postleitzahl und Ort zu, sonst musst Du die Anschrift vor der ersten Rechnung von Hand nachtragen.

Wann Du was nutzt

Nimm den Import, wenn Du viele Kunden auf einmal übernimmst, etwa beim Wechsel aus einem anderen Programm.

Leg einen Kunden von Hand an, wenn nur einer oder zwei dazukommen. Wie das geht, steht unter Einen Kunden anlegen.

Häufige Fragen

Meine Umlaute sehen in der Vorschau falsch aus. Was tun?

Meyster liest UTF-8 und Windows-1252. Kommt eine Datei in einem anderen Zeichensatz, öffne sie in Excel und speichere sie noch einmal als CSV. Danach importierst Du sie erneut.

Kann ich einen Import rückgängig machen?

Nicht auf einmal. Jeder importierte Kunde ist ein normaler Kunde, den Du einzeln bearbeiten oder löschen kannst.

Überschreibt der Import bestehende Kunden?

Nein. Der Import legt nur neue Kunden an. Eine Zeile, die zu einem bestehenden Kunden passt, überspringt er und ändert den bestehenden Kunden nicht.