Kunden bearbeiten und löschen

Auf der Detailseite eines Kunden siehst Du alle seine Angaben und alles, was mit ihm verknüpft ist. Von dort aus änderst Du seine Daten, pflegst Kontakte und lädst eine Bescheinigung hoch.

Die Detailseite lesen

Öffne Kunden und klick auf einen Kunden.

Links siehst Du die gespeicherten Angaben: Ansprechpartner, E-Mail als anklickbaren Link, Telefon und Adresse. Bei einem Firmenkunden kommt der Status der Bescheinigung USt 1 TG dazu, als Badge. Ist eine gültige Bescheinigung hinterlegt, steht dort "Gültig bis" mit dem Datum, sonst "Keine gültige Bescheinigung". Meyster berechnet das aus dem heutigen Datum gegen den Gültigkeitszeitraum, den Du im Formular eingetragen hast. Darunter steht der Bauabzugsteuer-Status als eigenes Badge, "Behält ein" oder "Behält nicht ein".

Rechts liegen vier Reiter mit der jeweiligen Anzahl in Klammern: Angebote, Rechnungen, Projekte, Kontakte.

Oben rechts führt der Button "Bearbeiten" auf das Formular, mit dem Du die Angaben des Kunden änderst.

Angaben ändern

Das Bearbeiten-Formular ist dasselbe Formular wie beim Anlegen, nur bereits mit den Daten des Kunden ausgefüllt. Alle Felder, die Du beim Anlegen setzt, lassen sich auch hier ändern, mit einer Ausnahme.

Kundentyp lässt sich nicht mehr ändern

Sobald der Kunde eine finalisierte Rechnung hat, ist der Kundentyp gesperrt. Ein Versuch, ihn trotzdem zu ändern, schlägt fehl.

Der Grund liegt nicht in Meyster, sondern im Gesetz. Der Kundentyp entscheidet über Inhalte, die eine Rechnung gesetzlich haben muss, etwa den Arbeitskosten-Block nach § 35a EStG bei Privatpersonen oder die Möglichkeit von Reverse-Charge bei Firmenkunden. Würde Meyster den Typ rückwirkend ändern lassen, würden bereits verschickte Rechnungen einer Regel widersprechen, die für sie nie galt. Deshalb bleibt der Typ fest, sobald die erste Rechnung dieses Kunden das Entwurf-Stadium verlassen hat.

Alle anderen Felder, Name, Ansprechpartner, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr., Lieferadresse, Korrespondenzsprache und mehr, erklärt der Artikel Kunde anlegen im Detail. Die gleichen Regeln gelten auch beim Bearbeiten.

Was eine Änderung für bestehende Dokumente bedeutet

Nichts. Ein bereits fertiggestelltes Angebot oder eine fertiggestellte Rechnung behält die Kundendaten, die zum Zeitpunkt der Erstellung galten, als eigene, eingefrorene Kopie. Änderst Du später Name oder Adresse des Kunden, bleiben alte Dokumente unverändert lesbar, mit dem Namen und der Adresse, mit denen sie ausgestellt wurden. Nur neu erstellte Dokumente übernehmen die aktualisierten Daten.

Adressänderung nach dem Umzug

Du änderst die Adresse von Müller GmbH von der Lindenstraße 14 auf die Ahornweg 3. Die Rechnung RE-2026-1042, die Du letzten Monat verschickt hast, zeigt weiterhin die Lindenstraße 14. Die nächste Rechnung für Müller GmbH zeigt die neue Adresse.

Kontakte verwalten

Über den Reiter "Kontakte" auf der Detailseite pflegst Du zusätzliche, benannte Ansprechpartner für diesen Kunden, getrennt vom Hauptfeld "Ansprechpartner" im Kundendatensatz selbst. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Du neben dem Büro auch eine feste Ansprechperson auf der Baustelle festhalten willst.

Ein Kontakt hat einen Namen (Pflicht), eine Funktion, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer (alle drei optional). Du legst ihn über den Button "Kontakt hinzufügen" in einem Dialog an. Zum Löschen öffnest Du den Papierkorb-Button in der Zeile und bestätigst den Dialog: "Dadurch wird der Kontakt vom Kunden entfernt. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden."

Gut zu wissen

Ein Kontakt lässt sich heute noch nicht als Empfänger eines Angebots oder einer Rechnung auswählen. Das Dokument geht immer an den Kunden selbst, mit dem Namen und der Adresse aus dem Kundendatensatz.

Bescheinigung USt 1 TG hochladen

Nur bei Firmenkunden zeigt das Bearbeiten-Formular den Abschnitt "Bescheinigung USt 1 TG". Dort lädst Du die Datei hoch, mit der der Kunde die Reverse-Charge-Fähigkeit nach § 13b UStG belegt.

Datei wählen
Erlaubt sind PDF-, PNG- oder JPEG-Dateien, höchstens 10 MB.
Gültigkeitszeitraum eintragen
"Gültig ab" und "Gültig bis" gehören zur Bescheinigung und stehen im selben Abschnitt.
Ansehen, ersetzen oder entfernen
Ist bereits eine Datei hinterlegt, siehst Du einen Link "Bescheinigung ansehen" und die Buttons "Bescheinigung ersetzen" und "Entfernen".

Eine falsche Datei oder eine zu große Datei meldet Meyster sofort, mit einem Hinweis auf das erlaubte Format oder die 10-MB-Grenze.

Löschen heißt Anonymisieren

Auf der Kundenseite selbst gibt es keinen Löschen-Button. Einen Kunden löschst Du, indem Du unter Datenschutz-Werkzeuge den Kunden auswählst und auf "Kunden anonymisieren" klickst. Nur der Inhaber des Kontos darf diese Aktion ausführen.

Beim Klick auf "Ja, anonymisieren" passiert Folgendes:

Name wird zu "[anonymized]". Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse, PLZ, Stadt, Land, Ländercode, Steuernummer, USt-IdNr., Notizen, Anrede, die Bescheinigungsfelder (Nummer, Datei, Gültigkeit) und die Lieferadresse werden gelöscht.
Jeder zugehörige Kontakt wird ebenso anonymisiert: Name wird zu "[anonymized]", E-Mail, Telefon und Funktion werden gelöscht.
Der Kunde bekommt ein Lösch-Datum und verschwindet aus der Kundenliste und aus der Suche.
Frühere Einträge im Prüfprotokoll über diesen Kunden werden von denselben persönlichen Feldern befreit, bleiben aber als Eintrag bestehen.
Rechnungen und Angebote dieses Kunden bleiben unverändert lesbar, weil jedes finalisierte Dokument seine eigene, eingefrorene Kopie von Namen und Adresse trägt.
Ein anonymisierter Kunde lässt sich für kein neues Dokument mehr auswählen. Wandelst Du ein Angebot dieses Kunden in eine Rechnung um, zeigt der Kunden-Schritt einen Fehler, bis Du einen anderen Kunden wählst.

Rechtlicher Hinweis

Das Recht auf Löschung gilt nicht, wo eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht, hier die Aufbewahrung von Buchungsunterlagen nach § 147 AO. Deshalb ist die Löschung eines Kunden in Meyster eine Anonymisierung: Die persönlichen Felder werden gelöscht, der Buchungsdatensatz und seine Dokumente bleiben für die Aufbewahrungsfrist erhalten.

Nicht rückgängig zu machen

Die Anonymisierung lässt sich nicht rückgängig machen. Der Bestätigungsdialog warnt Dich ausdrücklich, bevor Du fortfährst.

Wann Du was nutzt

Anonymisiere einen Kunden, wenn er ausdrücklich die Löschung seiner Daten nach DSGVO verlangt, oder wenn Du seine Daten aus einem anderen Grund nicht mehr vorhalten willst.

Ändere stattdessen nur die Adresse oder den Ansprechpartner, wenn sich lediglich Kontaktdaten geändert haben. Das ist keine Löschung, sondern eine normale Aktualisierung.

Häufige Fragen

Sehe ich noch, wer eine alte Rechnung bekommen hat, nachdem ich den Kunden anonymisiert habe?

Ja. Die Rechnung selbst trägt weiterhin den Namen und die Adresse, mit denen sie ursprünglich ausgestellt wurde. Nur der Kundendatensatz zeigt "[anonymized]".

Kann ich einen anonymisierten Kunden wiederherstellen?

Nein. Die Aktion ist endgültig.

Warum ist Löschen nicht direkt beim Kunden zu finden?

Weil Löschen eine DSGVO-Aktion mit eigenen Regeln ist: nur der Inhaber darf sie ausführen, und sie braucht eine ausdrückliche Bestätigung. Deshalb liegt sie bei den Datenschutz-Werkzeugen und nicht auf der Kundenseite selbst.

Was passiert mit den Kontakten dieses Kunden?

Sie werden mit anonymisiert, genauso wie der Kunde selbst. Name, E-Mail, Telefon und Funktion jedes Kontakts werden gelöscht.

Ich habe den Kundentyp geändert und bekomme eine Fehlermeldung. Warum?

Der Kunde hat mindestens eine Rechnung, die nicht mehr im Entwurf ist. Der Kundentyp lässt sich dann nicht mehr ändern. Leg bei Bedarf einen neuen Kunden mit dem passenden Typ an.