Kunden bearbeiten und löschen

Auf der Detailseite eines Kunden sehen Sie alle seine Angaben und alles, was mit ihm verknüpft ist. Von dort aus ändern Sie seine Daten, pflegen Kontakte und laden eine Bescheinigung hoch.

Die Detailseite lesen

Öffnen Sie Kunden und klicken Sie auf einen Kunden.

Links sehen Sie die gespeicherten Angaben: Ansprechpartner, E-Mail als anklickbaren Link, Telefon und Adresse. Bei einem Firmenkunden kommt der Status der Bescheinigung USt 1 TG dazu, als Badge. Ist eine gültige Bescheinigung hinterlegt, steht dort "Gültig bis" mit dem Datum, sonst "Keine gültige Bescheinigung". Meyster berechnet das aus dem heutigen Datum gegen den Gültigkeitszeitraum, den Sie im Formular eingetragen haben. Darunter steht der Bauabzugsteuer-Status als eigenes Badge, "Behält ein" oder "Behält nicht ein".

Rechts liegen vier Reiter mit der jeweiligen Anzahl in Klammern: Angebote, Rechnungen, Projekte, Kontakte.

Oben rechts führt der Button "Bearbeiten" auf das Formular, mit dem Sie die Angaben des Kunden ändern.

Angaben ändern

Das Bearbeiten-Formular ist dasselbe Formular wie beim Anlegen, nur bereits mit den Daten des Kunden ausgefüllt. Alle Felder, die Sie beim Anlegen setzen, lassen sich auch hier ändern, mit einer Ausnahme.

Der Grund liegt nicht in Meyster, sondern im Gesetz. Der Kundentyp entscheidet über Inhalte, die eine Rechnung gesetzlich haben muss, etwa den Arbeitskosten-Block nach § 35a EStG bei Einzelpersonen oder die Möglichkeit von Reverse-Charge bei Firmenkunden. Würde Meyster den Typ rückwirkend ändern lassen, würden bereits verschickte Rechnungen einer Regel widersprechen, die für sie nie galt. Deshalb bleibt der Typ fest, sobald die erste Rechnung dieses Kunden das Entwurf-Stadium verlassen hat.

Alle anderen Felder, Name, Ansprechpartner, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr., Lieferadresse, Korrespondenzsprache und mehr, erklärt der Artikel Kunde anlegen im Detail. Die gleichen Regeln gelten auch beim Bearbeiten.

Was eine Änderung für bestehende Dokumente bedeutet

Nichts. Ein bereits fertiggestelltes Angebot oder eine fertiggestellte Rechnung behält die Kundendaten, die zum Zeitpunkt der Erstellung galten, als eigene, eingefrorene Kopie. Ändern Sie später Name oder Adresse des Kunden, bleiben alte Dokumente unverändert lesbar, mit dem Namen und der Adresse, mit denen sie ausgestellt wurden. Nur neu erstellte Dokumente übernehmen die aktualisierten Daten.

Sie ändern die Adresse von Müller GmbH von der Lindenstraße 14 auf die Ahornweg 3. Die Rechnung RE-2026-0042, die Sie letzten Monat verschickt haben, zeigt weiterhin die Lindenstraße 14. Die nächste Rechnung für Müller GmbH zeigt die neue Adresse.

Kontakte verwalten

Über den Reiter "Kontakte" auf der Detailseite pflegen Sie zusätzliche, benannte Ansprechpartner für diesen Kunden, getrennt vom Hauptfeld "Ansprechpartner" im Kundendatensatz selbst. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Sie neben dem Büro auch eine feste Ansprechperson auf der Baustelle festhalten wollen.

Ein Kontakt hat einen Namen (Pflicht), eine Funktion, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer (alle drei optional). Sie legen ihn über den Button "Kontakt hinzufügen" in einem Dialog an. Zum Löschen öffnen Sie den Papierkorb-Button in der Zeile und bestätigen den Dialog: "Dadurch wird der Kontakt vom Kunden entfernt. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden."

Bescheinigung USt 1 TG hochladen

Nur bei Firmenkunden zeigt das Bearbeiten-Formular den Abschnitt "Bescheinigung USt 1 TG". Dort laden Sie die Datei hoch, mit der der Kunde die Reverse-Charge-Fähigkeit nach § 13b UStG belegt.

1. Datei wählen

   Erlaubt sind PDF-, PNG- oder JPEG-Dateien, höchstens 10 MB.

2. Gültigkeitszeitraum eintragen

   "Gültig ab" und "Gültig bis" gehören zur Bescheinigung und stehen im selben Abschnitt.

3. Ansehen, ersetzen oder entfernen

   Ist bereits eine Datei hinterlegt, sehen Sie einen Link "Bescheinigung ansehen" und die Buttons "Bescheinigung ersetzen" und "Entfernen".

Eine falsche Datei oder eine zu große Datei meldet Meyster sofort, mit einem Hinweis auf das erlaubte Format oder die 10-MB-Grenze.

Löschen heißt Anonymisieren

Auf der Kundenseite selbst gibt es keinen Löschen-Button. Einen Kunden löschen Sie, indem Sie unter Datenschutz-Werkzeuge den Kunden auswählen und auf "Kunden anonymisieren" klicken. Nur der Inhaber des Kontos darf diese Aktion ausführen.

Beim Klick auf "Ja, anonymisieren" passiert Folgendes:

• Name wird zu "[anonymized]". Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse, PLZ, Stadt, Land, Ländercode, Steuernummer, USt-IdNr., Notizen, Anrede, die Bescheinigungsfelder (Nummer, Datei, Gültigkeit) und die Lieferadresse werden gelöscht.
• Jeder zugehörige Kontakt wird ebenso anonymisiert: Name wird zu "[anonymized]", E-Mail, Telefon und Funktion werden gelöscht.
• Der Kunde bekommt ein Lösch-Datum und verschwindet aus der Kundenliste und aus der Suche.
• Frühere Einträge im Prüfprotokoll über diesen Kunden werden von denselben persönlichen Feldern befreit, bleiben aber als Eintrag bestehen.
• Rechnungen und Angebote dieses Kunden bleiben unverändert lesbar, weil jedes finalisierte Dokument seine eigene, eingefrorene Kopie von Namen und Adresse trägt.

Wann Sie was nutzen

Anonymisieren Sie einen Kunden, wenn er ausdrücklich die Löschung seiner Daten nach DSGVO verlangt, oder wenn Sie seine Daten aus einem anderen Grund nicht mehr vorhalten wollen.

Ändern Sie stattdessen nur die Adresse oder den Ansprechpartner, wenn sich lediglich Kontaktdaten geändert haben. Das ist keine Löschung, sondern eine normale Aktualisierung.

Häufige Fragen

Sehe ich noch, wer eine alte Rechnung bekommen hat, nachdem ich den Kunden anonymisiert habe?

Ja. Die Rechnung selbst trägt weiterhin den Namen und die Adresse, mit denen sie ursprünglich ausgestellt wurde. Nur der Kundendatensatz zeigt "[anonymized]".

Kann ich einen anonymisierten Kunden wiederherstellen?

Nein. Die Aktion ist endgültig.

Warum ist Löschen nicht direkt beim Kunden zu finden?

Weil Löschen eine DSGVO-Aktion mit eigenen Regeln ist: nur der Inhaber darf sie ausführen, und sie braucht eine ausdrückliche Bestätigung. Deshalb liegt sie bei den Datenschutz-Werkzeugen und nicht auf der Kundenseite selbst.

Was passiert mit den Kontakten dieses Kunden?

Sie werden mit anonymisiert, genauso wie der Kunde selbst. Name, E-Mail, Telefon und Funktion jedes Kontakts werden gelöscht.

Ich habe den Kundentyp geändert und bekomme eine Fehlermeldung. Warum?

Der Kunde hat mindestens eine Rechnung, die nicht mehr im Entwurf ist. Der Kundentyp lässt sich dann nicht mehr ändern. Legen Sie bei Bedarf einen neuen Kunden mit dem passenden Typ an.