Das Dashboard lesen
Was die Kennzahlen, die zwei Diagramme, die offenen Beträge und die Liste mit Handlungsbedarf auf dem Dashboard zeigen, und wohin jeder Klick führt.
Das Dashboard ist die erste Seite, die Sie nach der Anmeldung sehen. Es beantwortet eine Frage: Was braucht heute Ihre Aufmerksamkeit.
Diese Seite erklärt jede Kachel auf dem Dashboard und woher ihre Zahl stammt.
Wenn die Einrichtung noch nicht fertig ist
Solange Rechtsform, Steuerprofil oder Belegnummerierung fehlen, sehen Sie ganz oben einen blauen Hinweis. Der Inhaber sieht den Titel "Richte dein Unternehmen fertig ein" und einen Knopf "Einrichtung abschließen". Ein Klick öffnet den Einrichtungsassistenten wieder, genau bei dem Schritt, der noch fehlt: zuerst Rechtsform, dann Steuerprofil, dann Belegnummerierung, in dieser Reihenfolge.
Ein Mitglied ohne Inhaberrolle sieht denselben Hinweis nur als Text, ohne Knopf: "Die Einrichtung ist noch nicht abgeschlossen", mit der Bitte, den Inhaber oder die Inhaberin darum zu kümmern.
Der Hinweis prüft nur diese drei Schritte. Ob AVV und TOM schon bestätigt sind, sehen Sie hier nicht, das prüft nur der Einrichtungsassistent selbst.
Sobald alle drei Schritte fertig sind, verschwindet der Hinweis dauerhaft.
Die vier Kennzahlen oben
Vier Kacheln, immer in dieser Reihenfolge:
| Kachel | Zahl | Woher die Zahl kommt |
|---|---|---|
| Gesamte Kunden | Alle Kunden, die je angelegt wurden | Firmen-Statistik-Funktion in der Datenbank |
| Aktive Projekte | Projekte mit dem Status Aktiv, jetzt gerade | dieselbe Funktion |
| Gesamte Angebote | Anzahl aller Angebote, ohne gelöschte Entwürfe | genaue Zählung aus der Angebotsliste |
| Gesamte Rechnungen | Anzahl aller Rechnungen, ohne gelöschte Entwürfe | genaue Zählung aus der Rechnungsliste |
Das sind Zahlen über die gesamte Laufzeit Ihres Kontos, nicht nur für diesen Monat oder dieses Jahr. "Gesamte Angebote" zählt jedes Angebot, egal welchen Status es hat.
Wann Sie was nutzen
Prüfen Sie diese vier Zahlen, wenn Sie schnell wissen wollen, wie groß Ihr Betrieb in Meyster inzwischen ist. Für eine Zeitreihe, zum Beispiel wie viele Angebote diesen Monat dazugekommen sind, nutzen Sie die beiden Diagramme darunter.
Die zwei Aktivitätsdiagramme
Darunter stehen zwei Diagramme nebeneinander, eines für Angebote und eines für Rechnungen. Jedes hat drei eigene Einstellungen, unabhängig vom anderen Diagramm:
| Einstellung | Auswahl | Vorgabe |
|---|---|---|
| Zeitraster | Tag, Woche, Monat | Monat |
| Kennzahl | Anzahl, Volumen | Anzahl |
| Zeitraum | 1 Woche, 30 Tage, 1 Monat, 3 Monate, 6 Monate, 1 Jahr | 3 Monate |
Bei "Anzahl" zählt jeder Balken, wie viele Angebote oder Rechnungen in diesem Zeitraster entstanden sind. Bei "Volumen" zeigt der Balken stattdessen die Summe der Nettobeträge. Jeder Balken ist nach Status eingefärbt, mit denselben Farben, die Sie auch von den Status-Badges in den Listen kennen.
Es gibt zwei unterschiedliche leere Zustände, und sie sehen bewusst verschieden aus:
- Wenn Ihre Firma noch nie ein Angebot oder eine Rechnung angelegt hat, zeigt das Diagramm einen Knopf zum Anlegen des ersten Belegs.
- Wenn es schon Belege gibt, aber keiner in den gewählten Zeitraum fällt, zeigt das Diagramm stattdessen einen Knopf, der den Zeitraum auf ein Jahr stellt.
Sie haben Ihre erste Rechnung vor vier Monaten geschrieben und seitdem keine neue. Mit der Vorgabe von drei Monaten zeigt das Diagramm "Keine Aktivität in diesem Zeitraum" mit einem Knopf, der auf ein Jahr umstellt. Das ist kein Fehler, nur ein zu enger Zeitraum.
Offene Beträge (Rechnungsbeträge)
Diese Kachel zeigt, wie viel Geld aus verschickten Rechnungen noch offen ist. Sie zählt nur Rechnungen mit dem Status Gesendet, und rechnet dabei bereits erfasste Zahlungen heraus. Eine Rechnung im Entwurf ist noch keine Forderung und zählt nicht mit.
Sie sehen zuerst den Gesamtbetrag ("Offen"). Ist ein Teil davon überfällig, erscheint daneben ein zweiter, rot hervorgehobener Betrag ("In Rechnung gestellt & überfällig"). Darunter steht ein kleines Balkendiagramm mit fünf Altersklassen:
- Noch nicht fällig
- 1 bis 30 Tage überfällig
- 31 bis 60 Tage überfällig
- 61 bis 90 Tage überfällig
- über 90 Tage überfällig
Jede Rechnung landet in genau einer dieser Klassen, nach ihrem Fälligkeitsdatum. Ist überhaupt nichts offen, zeigt die Kachel nur "Keine offenen Beträge".
Was "überfällig" genau bedeutet und wie Sie eine Zahlung erfassen, steht nicht hier, sondern in Alle Status in Meyster erklärt und in Zahlungen erfassen.
Handlungsbedarf
Diese Karte fasst sechs Arten von Aufgaben in einer einzigen Liste zusammen, immer in dieser Reihenfolge:
Überfällige Rechnungen
Gesendete Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist.Fehlgeschlagene Sendungen
Ein Versand, der nicht zugestellt werden konnte.Bald fällige Rechnungen
Gesendete Rechnungen, die innerhalb der nächsten 7 Tage fällig werden.Ablaufende Angebote
Gesendete Angebote, deren Gültigkeit innerhalb der nächsten 14 Tage endet.Zu prüfende Preis-Importe
Materialpreis-Importe, die auf eine Prüfung warten.Unfertige Entwürfe
Jeder Entwurf, egal ob Angebot oder Rechnung.
Die Liste zeigt höchstens fünf Zeilen. Reicht das nicht für alle Aufgaben, steht darunter "+N weitere". Diese Zahl zählt wirklich alle übrigen Aufgaben mit, auch solche aus einer Kategorie weiter oben, die durch die Fünferbegrenzung selbst herausgefallen ist.
Jede Zeile führt Sie zu ihrem Beleg, mit zwei Ausnahmen: Eine fehlgeschlagene Sendung ohne erkennbaren Beleg führt zu Benachrichtigungen, und ein zu prüfender Preis-Import führt immer zu Materialpreise, nicht direkt zum betroffenen Import.
Sind alle sechs Zähler bei null, zeigt die Karte nur eine Zeile: "Im Moment ist nichts zu erledigen." statt sechs leerer Abschnitte.
Was die Notification-Glocke von dieser Liste unterscheidet, erklärt Die Benachrichtigungen und die Glocke. Die beiden Listen zeigen nicht dieselben Ereignisse.
Zuletzt bearbeitet: Angebote und Rechnungen
Ganz unten stehen zwei Tabellen mit den fünf zuletzt angelegten Angeboten und Rechnungen. Ein Knopf führt zur vollständigen Liste:
- Die Angebotstabelle zeigt Status, Kunde und Erstelldatum, mit einem Knopf "Alle Angebote" zu Angebote.
- Die Rechnungstabelle zeigt Status, Kunde und Fälligkeitsdatum, mit einem Knopf "Alle Rechnungen" zu Rechnungen.
Gibt es noch keine Angebote oder Rechnungen, steht dort nur "Noch keine Angebote" oder "Noch keine Rechnungen". Ein Klick auf eine Zeile öffnet den jeweiligen Beleg direkt.
Häufige Fragen
Warum zeigt "Gesamte Angebote" eine andere Zahl als die Angebotsliste?
Sie zeigt keine andere Zahl. Es ist dieselbe genaue Zählung, nur ohne die Begrenzung auf eine Seitengröße. Setzen Sie in der Angebotsliste einen Filter, sehen Sie dort natürlich weniger, weil der Filter nur einen Teil zeigt. Die Kachel selbst filtert nie.
Warum ist die Kachel "Offene Beträge" leer, obwohl ich Rechnungen offen habe?
Nur Rechnungen mit dem Status Gesendet zählen als Forderung. Eine Rechnung im Entwurf ist noch nicht offiziell verschickt und zählt deshalb nicht mit.
Warum fehlt eine fällige Rechnung in "Handlungsbedarf"?
Die Liste zeigt höchstens fünf Zeilen insgesamt, über alle sechs Gründe hinweg. Gibt es zum Beispiel schon fünf überfällige Rechnungen, verdrängen die den Platz für eine bald fällige Rechnung. Die fehlende Rechnung steckt dann in der Zahl "+N weitere".
Kann ich das Dashboard auf einen eigenen Zeitraum einstellen, zum Beispiel ein Kalenderjahr?
Nein. Bei den beiden Diagrammen stehen nur die sechs festen Zeiträume von 1 Woche bis 1 Jahr zur Auswahl. Ein frei wählbares Start- und Enddatum gibt es nicht.
Sehen alle Mitglieder dasselbe Dashboard?
Ja, mit einer Ausnahme: Nur der Inhaber sieht den Knopf im Einrichtungshinweis. Alle Zahlen, Diagramme und Listen selbst sind für jedes Mitglied der Firma gleich.