Der Katalog: Deine wiederverwendbaren Positionen

Der Katalog ist die eigene Bibliothek Deines Unternehmens aus Leistungen, Material und Positionsgruppen. Statt eine Position in jedem neuen Angebot wieder von Hand zu schreiben, wählst Du sie, einmal angelegt, einfach aus.

Auf dieser Seite steht, warum es den Katalog gibt, was eine Leistung von einem Material unterscheidet, und wie eine Katalogposition am Ende in einem Angebot oder einer Rechnung landet.

Warum es den Katalog gibt

Wer "Fliesen verlegen, 45 EUR pro m²" schon zwanzigmal in ein Angebot getippt hat, tippt sie beim einundzwanzigsten Mal nicht mehr. Er sucht sie im Katalog und fügt sie ein. Der Katalog verwandelt das Schreiben eines Angebots von einer Schreibarbeit in ein Nachschlagen.

Das spart nicht nur Zeit. Es sorgt auch dafür, dass dieselbe Leistung bei jedem Kunden gleich heißt und gleich bepreist ist, solange Du den Preis nicht bewusst änderst.

Zwei Eintragsarten, die nichts gemeinsam haben

Ein Katalogeintrag ist entweder eine Leistung oder ein Material. Du legst die Art bei der Anlage fest, danach lässt sie sich nicht mehr ändern. Der Grund: Beide brauchen völlig unterschiedliche Felder.

Eine Steuerermäßigung wie § 35a EStG braucht den Arbeitsanteil, weil nur die Lohnkosten begünstigt sind, nicht das Material. Deshalb fragt Meyster ihn nur bei einer Leistung ab.

Details zu jedem Feld, zur Berechnung des Arbeitsanteils und zur Verknüpfung mit einem Lieferantenpreis stehen in Eine Katalogposition anlegen und bearbeiten.

Positionsgruppen: mehrere Positionen in einem Klick

Eine Positionsgruppe bündelt mehrere Katalogpositionen zu einem Paket mit fester Reihenfolge, zum Beispiel "Badsanierung komplett" aus Fliesenleger-, Sanitär- und Malerarbeiten. In der Suche für Positionsgruppe hinzufügen erscheinen Deine Positionsgruppen unter der Überschrift "Pakete". Du fügst die ganze Gruppe mit einem Klick als neue Gruppe in ein Dokument ein, statt jede Position einzeln zu suchen.

Eine Gruppe kann keine andere Gruppe enthalten, nur einzelne Leistungen und Materialien. Eine Gruppe speichert keine Mengen: die Menge gehört zum einzelnen Auftrag, nicht zur Vorlage. Jede eingefügte Position kommt deshalb mit leerer Menge an, Du trägst sie selbst ein. Optional legst Du einen Pauschalpreis für die ganze Gruppe fest. Wie dieser Pauschalpreis auf die einzelnen Mitglieder verteilt wird, erklärt Eine Katalogposition anlegen und bearbeiten.

Wie eine Position im Dokument landet

1. Angebot oder Rechnung öffnen

   Wechsle zum Reiter Positionen im Angebot oder in der Rechnung.

2. Suche öffnen und tippen

   Klick auf Position hinzufügen an einer Gruppe oder auf Positionsgruppe hinzufügen, um eine ganze neue Gruppe zu starten. Beide öffnen dieselbe Suche. Tipp, wonach Du suchst: Katalogpositionen erscheinen unter "Gespeicherte Positionen", Positionsgruppen unter "Pakete".

3. Auswählen und Menge eintragen

   Wähl den Treffer aus. Meyster kopiert Titel, Beschreibung, Einheit und Preis in eine neue Position. Die Menge bleibt leer, denn sie ist bei jedem Auftrag eine andere: Du trägst sie im Dokument ein. Preis und alle übrigen Werte kannst Du danach frei anpassen, ohne den Katalogeintrag selbst zu ändern.

Das Wichtigste dabei: Meyster kopiert die Werte in das Dokument, es verknüpft sie nur. Änderst Du den Katalogeintrag oder den Lieferantenpreis später, bleibt jede Position, die schon in einem Angebot oder einer Rechnung steht, unverändert, auch wenn dieses Dokument noch ein Entwurf ist. Wie Du eine Position im Dokument selbst anpasst, welche Einheiten es gibt und wie die Steuer je Position gewählt wird, steht in Positionen und Preise.

Vorlagen hinzufügen

Es gibt keine Schalter mehr, mit denen Du Gewerke ein- und ausblendest. Dein Katalog zeigt genau die Gewerke, für die Du tatsächlich Einträge hast. Oben auf der Seite wechselst Du zwischen den Reitern Einzelpositionen und Positionsgruppen, so siehst Du immer nur eine der beiden Listen. Jede Liste ist eine Tabelle mit einer Zeile je Gewerk, darunter die Einträge dieses Gewerks. Die Spalten stehen dadurch über alle Gewerke hinweg genau untereinander. Ein Klick auf den Namen eines Gewerks klappt seine Einträge ein oder wieder aus, die Zahl daneben zeigt, wie viele es sind.

Im Einrichtungsassistenten wählst Du die Gewerke, deren Vorlagenpakete Du übernehmen willst. Später kommst Du über das Menü mit den drei Punkten links neben Position hinzufügen und dort über Vorlagen hinzufügen an dieselbe Auswahl. Meyster kopiert die Positionen und Gruppen des gewählten Gewerks in Deinen eigenen Katalog. Ab dann sind es Deine Einträge: Du kannst sie ändern, umbenennen und löschen.

Ein ganzes Gewerk entfernst Du über den Papierkorb in seiner Zeile. Meyster fragt vorher nach und nennt das Gewerk und die Zahl der Einträge, die gelöscht werden. Auf dem Reiter Einzelpositionen löscht das alle Positionen des Gewerks, auf dem Reiter Positionsgruppen alle Gruppen. Angebote und Rechnungen, die diese Einträge schon verwenden, bleiben unverändert.

Ein Paket, das Du gelöscht hast, kannst Du über denselben Menüeintrag wieder hinzufügen. Ein Paket, das Du noch hast, wird nicht doppelt kopiert.

Wenn Du im Einrichtungsassistenten kein Paket ausgewählt hast, startet der Katalog leer und zeigt Dir genau diese beiden Wege als Knöpfe: Vorlagen hinzufügen oder eine eigene Preisliste importieren.

Jedes Gewerk bringt auch eine Regiestunde mit, für Arbeiten nach Aufwand.

Ein Leistungspaket aus dem Vorlagenpaket kann Positionen aus anderen Gewerken enthalten. Eine Badsanierung braucht Abbruch, Trockenbau, Fliesen, Sanitär und Elektrik. Meyster kopiert diese Positionen mit, auch wenn Du das jeweilige Gewerk nicht ausgewählt hast, damit ein Paket nie unvollständig in Deinem Katalog landet. Sobald Du dadurch Einträge in mehr als einem Gewerk hast, erscheinen die betroffenen Gewerke danach mit eigener Überschrift im Katalog.

Der Lohnanteil der mitgelieferten Leistungen ist je Position hinterlegt und nicht pauschal gesetzt. Ein Container für Bauschutt hat einen niedrigen Lohnanteil, ein Abbruch einen hohen. Prüf die Werte trotzdem an Deinen eigenen Preisen, denn sie stehen bei Privatkunden als Betrag nach § 35a EStG auf der Rechnung.

Wer den Katalog pflegen darf

Jedes Mitglied Deiner Firma darf Katalogpositionen und Baugruppen ansehen, anlegen, bearbeiten und löschen. Das gehört zur täglichen Arbeit. Vorlagen hinzufügen und einen Katalog aus einer alten Rechnung importieren dürfen nur der Firmeninhaber und Administratoren. Ein einfaches Mitglied sieht das Menü mit diesen beiden Einträgen nicht.

Häufige Fragen

Kann ich eine Leistung nachträglich zu einem Material machen?

Nein. Die Art wird bei der Anlage festgelegt und lässt sich danach nicht mehr ändern. Leg stattdessen einen neuen Eintrag mit der richtigen Art an.

Hat eine Katalogposition einen Steuersatz?

Nein. Der Katalog speichert keinen Steuersatz. Die Steuer wählst Du erst in der Position selbst, wenn Du den Eintrag in ein Angebot oder eine Rechnung einfügst. Details dazu in Positionen und Preise.

Ich lösche eine Katalogposition. Verschwindet sie auch aus alten Angeboten?

Nein. Löschen ist ein weiches Löschen. Die Position verschwindet nur aus der Suche und der Auswahl für neue Dokumente. Bereits geschriebene Angebote und Rechnungen behalten ihre Position unverändert, sie ist dort nur nicht mehr mit dem gelöschten Katalogeintrag verknüpft.

Warum sehe ich als Teammitglied keine Knöpfe für Vorlagen und Import?

Vorlagen hinzufügen und importieren dürfen nur Inhaber und Administratoren. Einzelne Positionen legst Du auch als Mitglied selbst an. Für eine Vorlage oder einen Import bitte eine Person mit einer dieser Rollen.

Was ist der Unterschied zwischen dem Katalog und der Materialpreisliste?

Der Katalog enthält fertige Positionen mit Titel, Einheit und Preis, die Du direkt in ein Dokument einfügst. Die Materialpreisliste enthält reine Einkaufspreise Deiner Lieferanten. Ein Materialeintrag im Katalog kann mit einem Preis aus der Liste verknüpft sein, muss es aber nicht. Details in Die Materialpreisliste pflegen.