Rechnungen in Meyster
Was eine Rechnung in Meyster ist, was Liste und Detailseite zeigen, welche Angaben gesetzlich Pflicht sind, und wie sich der Status einer Rechnung entwickelt.
Eine Rechnung (Rechnung) ist die Zahlungsaufforderung, die Sie einem Kunden nach einer erbrachten Leistung schicken. In Meyster gehört jede Rechnung zu genau einem Kunden und optional zu einem Projekt.
Auf dieser Seite finden Sie einen Überblick: was eine Rechnung in Meyster ist, was die Liste und die Detailseite zeigen, welche Angaben gesetzlich Pflicht sind, und wie sich der Status einer Rechnung im Lauf ihres Lebens verändert.
Was eine Rechnung in Meyster ist
Technisch ist eine Rechnung eine Zeile in derselben Tabelle wie ein Angebot (Angebot). Beide unterscheiden sich nur in ihrem Ablauf, nicht in ihrem Aufbau: Positionen, Beträge, Kunde und Projekt funktionieren auf beiden Dokumenttypen gleich. Eine Rechnung braucht immer einen Kunden. Ein Projekt ist optional, außer bei einer Schlussrechnung, dazu mehr in Eine Rechnung schreiben.
Solange eine Rechnung ein Entwurf (Entwurf) ist, trägt sie noch keine Nummer und ist frei bearbeitbar. Erst die Festschreibung (Festschreibung, Button "Rechnung abschließen") macht daraus ein rechtsgültiges, unveränderbares Dokument mit einer fortlaufenden Nummer.
Die Rechnungsliste
Unter Rechnungen sehen Sie alle Rechnungen Ihres Unternehmens, wahlweise als Tabelle oder als Kanban-Board (Ansicht oben rechts umschaltbar). Im Kanban-Board sind die Spalten Entwurf, Ausgestellt, Gesendet und Storniert, also genau die vier gespeicherten Status.
Vier Kennzahlen stehen oben auf der Seite: Rechnungen gesamt, Gesamtwert aller Rechnungen, Rechnungen diesen Monat, und Kunden mit aktiven Rechnungen.
In der Tabellenansicht filtern Sie zusätzlich nach Status. Zwei Filter sind besonders, weil sie nicht auf einem gespeicherten Wert beruhen, sondern jedes Mal neu berechnet werden:
| Filter | Was er zeigt |
|---|---|
| Überfällig | Rechnungen im Status Gesendet, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist und die noch nicht beglichen sind |
| Offene Posten | Alle ausgestellten oder gesendeten Rechnungen, bei denen noch ein Betrag offen ist |
Die Suche findet Rechnungen über Titel, Nummer oder Kundennamen.
Die Detailseite
Öffnen Sie eine Rechnung aus der Liste, um ihre Detailseite zu sehen. Dort finden Sie:
- eine Statusauswahl, die nur die Status anbietet, in die Sie von hier aus wechseln dürfen (dazu mehr in Der Status einer Rechnung)
- einen Hinweis, wenn diese Rechnung storniert wurde, mit einem Link zur zugehörigen Stornorechnung, oder umgekehrt einen Hinweis, dass diese Rechnung selbst eine Stornorechnung ist
- einen Zahlungsbereich und einen Mahnwesen-Bereich, sobald die Rechnung den Entwurfsstatus verlassen hat
- ein Menü mit den Aktionen "E-Mail" (Empfänger-E-Mail bestätigen oder ändern) und, wenn zutreffend, "Stornieren"
- den Download des Rechnungs-PDF
Für die genauen Wechselregeln und für die abgeleiteten Zustände beglichen und überfällig lesen Sie Der Status einer Rechnung.
Meyster verschickt die Rechnung automatisch
Sobald Sie eine Rechnung abschließen, plant Meyster den Versand selbst ein: Ein Hintergrundjob verschickt die E-Mail mit dem angehängten PDF an die beim Kunden hinterlegte Adresse, ohne dass Sie selbst eine E-Mail schreiben oder einen Anhang anfügen. Über die Aktion "E-Mail" bestätigen oder korrigieren Sie nur die Empfänger-Adresse, bevor das geschieht.
Hat der Kunde keine hinterlegte E-Mail-Adresse, wird die Rechnung trotzdem festgeschrieben. Sie liefern sie dann auf einem anderen Weg, zum Beispiel per PDF- Download und eigenem Versand. Das ist der Ausnahmefall, nicht der übliche Weg.
Der normale Weg ist: Rechnung abschließen, Empfänger-E-Mail im Dialog bestätigen, fertig. Sie müssen die Rechnung nicht selbst herunterladen und verschicken.
Was auf jeder Rechnung stehen muss
Das Rechnungslayout (document-pdf-template.tsx) erzeugt automatisch alle Angaben, die
das Gesetz verlangt. Als Handwerker müssen Sie diese Liste nicht auswendig kennen, aber
es hilft zu wissen, warum bestimmte Felder in Meyster Pflichtfelder sind.
| Pflichtangaben | Was dazugehört |
|---|---|
| Name und Anschrift | von Ihnen und vom Kunden |
| Steuernummer oder USt-IdNr | Ihre eigene |
| Ausstellungsdatum | der Tag der Rechnungserstellung |
| Fortlaufende Nummer | einmalig vergeben, siehe Belegnummern verstehen und einstellen |
| Art und Umfang der Leistung | was Sie geliefert oder getan haben |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | ein eigenes Feld, nie aus dem Ausstellungsdatum abgeleitet |
| Nettobeträge je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag | oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung |
Diese Felder verlangt § 14 Abs. 4 UStG für jede Rechnung. Meyster blockiert die Festschreibung, solange eines davon fehlt.
Je nach Fall kommen weitere Pflichtangaben hinzu. Meyster ergänzt sie automatisch, wenn die Voraussetzungen zutreffen:
Bei Bauleistungen an einen bauleistenden Unternehmer weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG" (Reverse Charge).
Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, steht auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer, sondern ein fester Hinweis auf § 19 UStG.
Bei einer Rechnung an eine Privatperson für Handwerkerleistungen zeigt Meyster Lohn- und Materialkosten getrennt, damit der Kunde § 35a EStG geltend machen kann.
Behält Ihr Kunde die Bauabzugsteuer nach § 48b EStG ein, weist die Rechnung den Bruttobetrag, die einbehaltenen 15 Prozent und den Auszahlungsbetrag aus.
Mehr zu diesen Sonderfällen lesen Sie in Eine Rechnung schreiben und in den jeweiligen Einstellungen unter Rechtsform und Steuerprofil.
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Wie sich diese Nummer zusammensetzt und wie Sie das Muster einstellen, lesen Sie unter Belegnummern verstehen und einstellen.
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung ohne Angebot erstellen?
Ja. Sie starten unter Neue Rechnung direkt mit einer leeren Rechnung. Ein vorheriges Angebot ist nicht nötig.
Warum kann ich eine Rechnung nicht mehr bearbeiten?
Sobald eine Rechnung festgeschrieben ist, gilt sie als rechtsgültig und darf nach GoBD nicht mehr verändert werden. Der einzige Weg zu einer Korrektur ist eine Stornorechnung, siehe Eine Rechnung stornieren statt sie zu löschen.
Wo sehe ich, was ich noch bekomme?
Wählen Sie in der Rechnungsliste den Filter "Offene Posten". Er zeigt genau die ausgestellten oder gesendeten Rechnungen, bei denen noch Geld aussteht.
Warum ist eine Rechnung "überfällig", obwohl ich nirgends "bezahlt" auswähle?
Weil beglichen und überfällig nichts sind, was Sie einstellen. Meyster berechnet beides jedes Mal neu aus den erfassten Zahlungen und dem Fälligkeitsdatum. Details dazu in Der Status einer Rechnung.
Muss ich eine Rechnung selbst per E-Mail verschicken?
Nein, das übernimmt Meyster automatisch nach der Festschreibung. Sie bestätigen nur die Empfänger-Adresse. Nur ohne hinterlegte Kunden-E-Mail liefern Sie selbst.