Eine Rechnung (Rechnung) ist die Zahlungsaufforderung, die Du einem Kunden nach einer erbrachten Leistung schickst. In Meyster gehört jede Rechnung zu genau einem Kunden und optional zu einem Projekt.
Auf dieser Seite findest Du einen Überblick: was eine Rechnung in Meyster ist, was die Liste und die Detailseite zeigen, welche Angaben gesetzlich Pflicht sind, und wie sich der Status einer Rechnung im Lauf ihres Lebens verändert.
Was eine Rechnung in Meyster ist
Technisch ist eine Rechnung eine Zeile in derselben Tabelle wie ein Angebot (Angebot). Beide unterscheiden sich nur in ihrem Ablauf, nicht in ihrem Aufbau: Positionen, Beträge, Kunde und Projekt funktionieren auf beiden Dokumenttypen gleich. Eine Rechnung braucht immer einen Kunden. Ein Projekt ist optional, außer bei einer Schlussrechnung, dazu mehr in Eine Rechnung schreiben.
Solange eine Rechnung ein Entwurf (Entwurf) ist, trägt sie noch keine Nummer und ist frei bearbeitbar. Erst die Festschreibung (Festschreibung, Button "Rechnung abschließen") macht daraus ein rechtsgültiges, unveränderbares Dokument mit einer fortlaufenden Nummer.
Die Rechnungsliste
Unter Rechnungen siehst Du alle Rechnungen Deines Unternehmens als Tabelle. Jede Zeile zeigt den Zustand, den Titel mit Rechnungsnummer und Rechnungsart, den Kunden, das Projekt, den Betrag und das Fälligkeitsdatum. Die Tabelle verwendet dieselben sechs Gesamtzustände: Entwurf, Offen, Gesendet, Überfällig, Bezahlt und Storniert. Einen Statuswechsel nimmst Du auf der Rechnungsseite selbst vor, nicht in der Liste.
Vier Kennzahlen stehen oben auf der Seite: Rechnungen gesamt, Gesamtwert aller Rechnungen, Rechnungen diesen Monat, und Kunden mit aktiven Rechnungen.
In der Tabellenansicht filterst Du nach demselben Gesamtzustand:
| Filter | Was er zeigt |
|---|---|
| Offen | Festgeschriebene, noch nicht gesendete Rechnungen mit offenem Betrag |
| Gesendet | Gesendete Rechnungen mit offenem Betrag, die noch nicht überfällig sind |
| Überfällig | Rechnungen mit verstrichenem Fälligkeitsdatum und offenem Betrag |
| Bezahlt | Vollständig beglichene Rechnungen |
Daneben grenzt Du die Liste auf eine Rechnungsart, einen Kunden oder ein Projekt ein. Zur Auswahl stehen die Rechnungsarten, die Dein Unternehmen ausstellen kann, und Stornorechnungen. Kunde und Projekt suchst Du dabei per Namen.
Die Suche findet Rechnungen über Titel, Nummer oder Kundennamen.
Die Detailseite
Öffne eine Rechnung aus der Liste, um ihre Detailseite zu sehen. Dort findest Du:
- eine Statusauswahl, die nur die Status anbietet, in die Du von hier aus wechseln darfst (dazu mehr in Der Status einer Rechnung)
- einen Hinweis, wenn diese Rechnung storniert wurde, mit einem Link zur zugehörigen Stornorechnung, oder umgekehrt einen Hinweis, dass diese Rechnung selbst eine Stornorechnung ist
- solange ein offener Betrag besteht, oben im Seitenkopf ganz rechts den Button "Zahlung erfassen", der immer den vollen offenen Betrag verbucht, siehe Zahlungen erfassen
- in der Seitenleiste das Leistungsdatum, den Leistungszeitraum oder die Leistungstage, und in den Summen die Umsatzsteuer je Steuersatz, zum Beispiel "USt. 19 %"
- sobald die Rechnung den Entwurfsstatus verlassen hat, in der Seitenleiste einen kompakten Mahnwesen-Status neben dem Fälligkeitsdatum, sofern das Mahnwesen eingeschaltet ist
- ein Menü "Weitere Aktionen" mit "E-Mail" (Empfänger-E-Mail bestätigen oder ändern) und, wenn zutreffend, "Mahnverlauf" (nur bei eingeschaltetem Mahnwesen), "Zahlung stornieren", "Ausbuchen" und "Stornieren"
- den Download des Rechnungs-PDF
Die Oberfläche verbindet Dokumentablauf, Versand und Zahlung zu einem Zustand.
Für die genauen Wechselregeln und für die abgeleiteten Zustände beglichen und überfällig lies Der Status einer Rechnung.
Wie die Rechnung zum Kunden kommt
Beim Abschließen fragt Meyster, wie Dein Kunde die Rechnung bekommt: Per E-Mail senden, PDF herunterladen, ich sende es selbst oder Bereits übergeben. Nur bei "Per E-Mail senden" plant Meyster den Versand selbst ein: Ein Hintergrundjob verschickt die E-Mail mit dem angehängten PDF an die Adresse aus dem Dialog, ohne dass Du selbst eine E-Mail schreibst oder einen Anhang anfügst. Bei den beiden anderen Wegen geht keine E-Mail raus, und die Rechnung steht danach auf Offen.
Eine Rechnung, die noch keine E-Mail bekommen hat, verschickst Du später über die Aktion "E-Mail" im Menü "Weitere Aktionen".
Gut zu wissen
Der übliche Weg ist: Rechnung abschließen, Per E-Mail senden wählen, Empfänger-E-Mail bestätigen, fertig. Du musst die Rechnung nicht selbst herunterladen und verschicken.
Was auf jeder Rechnung stehen muss
Das Rechnungslayout erzeugt automatisch alle Angaben, die das Gesetz verlangt. Als Handwerker musst Du diese Liste nicht auswendig kennen, aber es hilft zu wissen, warum bestimmte Felder in Meyster Pflichtfelder sind.
| Pflichtangaben | Was dazugehört |
|---|---|
| Name und Anschrift | von Dir und vom Kunden |
| Steuernummer oder USt-IdNr | Deine eigene |
| Ausstellungsdatum | der Tag der Rechnungserstellung |
| Fortlaufende Nummer | einmalig vergeben, siehe Wie Meyster Belegnummern vergibt |
| Art und Umfang der Leistung | was Du geliefert oder getan hast |
| Leistungsdatum, -zeitraum oder einzelne Leistungstage | ein eigenes Feld, nie aus dem Ausstellungsdatum abgeleitet |
| Nettobeträge je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag | oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung |
Rechtlicher Hinweis
Diese Felder verlangt § 14 Abs. 4 UStG für jede Rechnung. Meyster blockiert die Festschreibung, solange eines davon fehlt.
Je nach Fall kommen weitere Pflichtangaben hinzu. Meyster ergänzt sie automatisch, wenn die Voraussetzungen zutreffen:
Rechtlicher Hinweis
Bei Bauleistungen an einen bauleistenden Unternehmer weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG" (Reverse Charge).
Rechtlicher Hinweis
Bist Du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, steht auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer, sondern ein fester Hinweis auf § 19 UStG.
Rechtlicher Hinweis
Bei einer Rechnung an eine Privatperson für Handwerkerleistungen zeigt Meyster Lohn- und Materialkosten getrennt, damit der Kunde § 35a EStG geltend machen kann.
Rechtlicher Hinweis
Behält Dein Kunde die Bauabzugsteuer nach § 48b EStG ein, weist die Rechnung den Bruttobetrag, die einbehaltenen 15 Prozent und den Auszahlungsbetrag aus. Die 15 Prozent gelten nur für den Betrag, der jetzt gezahlt wird, also ohne Sicherheitseinbehalt und, auf einer Schlussrechnung, ohne die abgezogenen Abschlagsrechnungen. Die Steuer auf den Einbehalt wird bei dessen Auszahlung fällig. Die Rechnungsseite zeigt den Einbehalt und die Bauabzugsteuer jeweils als eigenen Betrag.
Mehr zu diesen Sonderfällen liest Du in Eine Rechnung schreiben und in den jeweiligen Einstellungen unter Rechtsform und Steuerprofil.
Beispiel
- Nächste Rechnungsnummer
RE-2026-1000
Wie sich diese Nummer zusammensetzt und wie Du das Muster einstellst, liest Du unter Wie Meyster Belegnummern vergibt.
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung ohne Angebot erstellen?
Ja. Du startest unter Neue Rechnung direkt mit einer leeren Rechnung. Ein vorheriges Angebot ist nicht nötig.
Warum kann ich eine Rechnung nicht mehr bearbeiten?
Sobald eine Rechnung festgeschrieben ist, gilt sie als rechtsgültig und darf nach GoBD nicht mehr verändert werden. Der einzige Weg zu einer Korrektur ist eine Stornorechnung, siehe Eine Rechnung stornieren statt sie zu löschen.
Wo sehe ich, was ich noch bekomme?
Nutz in der Rechnungsliste die Filter "Offen", "Gesendet" und "Überfällig". Gemeinsam zeigen sie die Rechnungen, bei denen noch Geld aussteht.
Warum ist eine Rechnung "überfällig", obwohl ich nirgends "bezahlt" auswähle?
Weil beglichen und überfällig nichts sind, was Du einstellst. Meyster berechnet beides jedes Mal neu aus den erfassten Zahlungen und dem Fälligkeitsdatum. Details dazu in Der Status einer Rechnung.
Muss ich eine Rechnung selbst per E-Mail verschicken?
Nein. Wählst Du beim Abschließen Per E-Mail senden, verschickt Meyster sie nach der Festschreibung. Du bestätigst nur die Empfänger-Adresse. Wählst Du einen der beiden anderen Wege, lieferst Du sie selbst, oder Du schickst sie später über "E-Mail".
Passt dazu
- Rechnung schreiben: vom Entwurf zur FestschreibungDie fünf Schritte des Rechnungsassistenten, welche Prüfungen vor dem Abschluss laufen, und warum eine festgeschriebene Rechnung sich nicht mehr ändern lässt.
- Der gemeinsame Zustand einer RechnungDie sechs sichtbaren Rechnungszustände, ihre Wechsel und wie Meyster Dokument-, Versand- und Zahlungsdaten zu einer verständlichen Anzeige verbindet.
- So funktioniert Meyster im ÜberblickWie Kunde, Projekt, Angebot, Rechnung, Zahlung und Mahnung zusammenhängen, und wie Einstellungen, Katalog und Materialpreise jedes Dokument schneller machen.
- Wie Meyster Belegnummern vergibtWoraus eine Angebots- oder Rechnungsnummer besteht, warum das Muster fest vorgegeben ist und wie das die frühere Einstellungsseite ersetzt.