Eine Rechnung schreiben, von Entwurf bis Festschreibung
Die fünf Schritte des Rechnungsassistenten, welche Prüfungen vor dem Abschluss laufen, und warum eine festgeschriebene Rechnung sich nicht mehr ändern lässt.
Der Rechnungsassistent führt Sie in fünf Schritten von einer leeren Rechnung bis zur fertigen, versendeten Rechnung. Diese Seite erklärt jeden Schritt, was vor dem Abschließen geprüft wird, und warum eine fertiggestellte Rechnung danach nicht mehr zu ändern ist.
Warum es einen Assistenten statt eines einfachen Formulars gibt
Eine Rechnung ist ein rechtlich bindendes Dokument. Fehlt ein Pflichtfeld oder passt die Steuerart nicht zum Kunden, ist die Rechnung angreifbar, spätestens bei einer Betriebsprüfung. Der Assistent trennt deshalb das Ausfüllen vom Abschließen: Sie können jeden Schritt in Ruhe füllen, zwischendurch speichern, und Meyster prüft erst beim tatsächlichen Abschluss, ob alles vollständig ist. So merken Sie einen fehlenden Pflichtwert vor dem Versand, nicht danach.
Drei Wege, eine Rechnung zu starten
- Neu, ohne Vorlage: Neue Rechnung.
- Aus einem angenommenen Angebot heraus, über "In Rechnung umwandeln". Wie diese Umwandlung im Detail funktioniert, steht unter Vom Angebot zur Rechnung.
- Aus einem Projekt heraus, wenn Sie mehrere Rechnungen zum selben Bauvorhaben schreiben. Einen Überblick über Projekte und Rechnungen gibt So funktioniert Meyster im Überblick.
Die fünf Schritte
Details
Titel, Rechnungsart, Fälligkeitsdatum und die Art der Leistungsangabe (einzelnes Leistungsdatum oder ein Leistungszeitraum). Unter "Erweiterte Optionen" auch die Steuerart, der Standard-Steuersatz, die Währung sowie ein optionaler Text vor und nach den Positionen.
Kunde
Wählen Sie den Kunden. Ohne Kunde kommen Sie nicht weiter.
Projekt
Optional. "Weiter ohne Projekt" ist ein gültiger Weg, außer bei einer Schlussrechnung, die immer ein Projekt braucht.
Positionen
Die Leistungen und Materialien der Rechnung. Details dazu stehen unter Positionen und Preise.
Überprüfen
Eine Vorschau der Rechnung als PDF, und bei einer Schlussrechnung der Abzugsblock. Von hier aus speichern Sie als Entwurf oder schließen die Rechnung ab.
Die vier Rechnungsarten
Die Rechnungsart legen Sie einmal im ersten Schritt fest und können sie danach nicht mehr ändern.
| Rechnungsart | Bedeutung |
|---|---|
| Standard | Steht für sich allein, keine Verbindung zu anderen Rechnungen. |
| Anzahlung | Eine Rechnung über eine Anzahlung, bevor die Leistung erbracht ist. |
| Abschlag | Eine von mehreren Teilrechnungen auf einem Projekt. Braucht ein Projekt. |
| Schlussrechnung | Rechnet alle Abschlags- und Anzahlungsrechnungen eines Projekts ab. Braucht ein Projekt. |
Bei einer Schlussrechnung zeigt der letzte Schritt zusätzlich den Abzugsblock: Sie wählen dort, welche vorherigen Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen des Projekts abgezogen werden. Meyster berechnet daraus, was nach Abzug noch als Netto, Umsatzsteuer und offener Betrag übrig bleibt.
Das Fälligkeitsdatum legen Sie im ersten Schritt fest, und Meyster friert es beim Abschließen ein. Eine spätere Änderung an den Standard-Zahlungsbedingungen des Kunden wirkt sich nie auf eine bereits fertiggestellte Rechnung aus.
Was das Abschließen verhindert
Der Button "Rechnung abschließen" prüft mehrere konkrete Dinge, bevor überhaupt etwas passiert. Fehlt eines davon, bleibt die Rechnung ein Entwurf und Sie sehen genau, was fehlt:
- Ein Schritt ist noch unvollständig. Meyster springt automatisch zu diesem Schritt.
- Kein Kunde ist ausgewählt.
- Ihre Firmenadresse ist unvollständig: Name, Adresse, Postleitzahl und Stadt müssen in den Firmeneinstellungen hinterlegt sein.
- Ihrem Unternehmen fehlt eine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Die Adresse des Kunden ist unvollständig.
- Bei der Steuerart "§13b Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" fehlt die USt-IdNr. des Kunden.
Eine Rechnung muss unter anderem Name und Adresse von Aussteller und Empfänger, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer, das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum sowie den Steuersatz oder den Hinweis auf eine Befreiung enthalten. Deshalb prüft Meyster diese Angaben, bevor eine Rechnung abgeschlossen werden kann.
Eine Rechnung mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG) muss die USt-IdNr. beider Seiten zeigen, nicht nur die des Ausstellers. Ohne die USt-IdNr. des Kunden blockiert Meyster den Abschluss.
Was beim Abschließen tatsächlich passiert
Meyster prüft und erzeugt die Rechnung vollständig, bevor überhaupt eine Nummer vergeben wird. Schlägt diese Prüfung fehl, bleibt die Rechnung ein Entwurf, ohne dass ein Zähler sich bewegt hat. Erst wenn feststeht, dass alles gültig ist, sperrt Meyster die Nummernreihe kurz, vergibt die nächste Nummer und schreibt die Rechnung fest. Wie diese Nummernvergabe im Detail gegen Lücken und Doppelvergabe abgesichert ist, steht unter GoBD und die Nummerierung von Rechnungen.
Direkt nach dem Abschluss versendet Meyster die Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden, mit dem PDF im Anhang. Das ist im Detail unter Rechnungen in Meyster beschrieben.
Sobald eine Rechnung abgeschlossen ist, lässt sich nichts mehr daran ändern, weder eine Position noch ein Betrag noch der Kunde. Der einzige Weg, eine fehlerhafte fertiggestellte Rechnung zu korrigieren, ist eine Stornorechnung. Details dazu stehen unter Eine Rechnung stornieren statt sie zu löschen.
Ein Beispiel
Sie schreiben Rechnung RE-2026-0042 für den Kunden Müller GmbH, zum Projekt
"Bauvorhaben Sanierung Bad, Lindenstraße 14". Titel "Sanierung Badezimmer, Abschlag 2",
Rechnungsart Abschlag, Fälligkeitsdatum in 14 Tagen, Leistungszeitraum der letzten drei
Wochen. Die Positionen ergeben 1.250,00 €. Im letzten Schritt sehen Sie die PDF-Vorschau,
prüfen die Angaben noch einmal und schließen dann ab. Die Rechnung bekommt ihre Nummer,
wird archiviert und automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden verschickt.
Wann Sie was nutzen
Nehmen Sie Als Entwurf speichern, wenn Sie noch etwas prüfen oder abstimmen wollen, zum Beispiel mit dem Kunden am Telefon. Nehmen Sie Rechnung abschließen erst, wenn Sie sicher sind, dass alle Angaben stimmen. Ein Entwurf lässt sich beliebig oft bearbeiten und erneut speichern, eine abgeschlossene Rechnung nicht mehr.
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung speichern, ohne sie fertigzustellen?
Ja. "Als Entwurf speichern" legt die Rechnung mit Status Entwurf an, ohne dass eine Nummer vergeben wird. Sie bearbeiten sie später weiter, genau wie jeden anderen Entwurf.
Was passiert mit meinem Entwurf, wenn ich den Browser schließe?
Meyster speichert Ihren Arbeitsstand im Hintergrund fortlaufend, an Sie und Ihr Unternehmen gebunden. Öffnen Sie danach eine neue Rechnung, holt Meyster diesen Stand automatisch zurück, solange Sie nicht ausdrücklich neu beginnen.
Warum verlangt Meyster meine eigene Steuernummer?
Die Steuernummer oder USt-IdNr. des ausstellenden Unternehmens ist eine gesetzliche Pflichtangabe auf jeder Rechnung (LR-INV-01). Ohne sie lässt sich die Rechnung nicht abschließen.
Warum kann ich die Rechnungsart nachträglich nicht mehr ändern?
Die Rechnungsart entscheidet mit, wie die Rechnung mit anderen Rechnungen desselben Projekts zusammenhängt, etwa welche Abschläge eine Schlussrechnung abzieht. Eine spätere Änderung würde diese Verbindung unklar machen. Ist die Art falsch gewählt, legen Sie die Rechnung stattdessen neu an.
Was, wenn der Kunde keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat?
Die Rechnung schließt trotzdem ab und bekommt ihre Nummer. Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt Meyster sie nicht automatisch, Sie laden das PDF dann selbst herunter und übermitteln es auf einem anderen Weg.