Der Einrichtungsassistent nach der Registrierung
Wann der Einrichtungsassistent erscheint, welche vier Schritte Pflicht sind, welche Sie überspringen können, und was danach noch offen bleibt.
Direkt nachdem Sie Ihre Firma angelegt haben, öffnet sich ein Fenster mitten auf dem Bildschirm. Das ist die Einrichtung: vier kurze Fragen, die Meyster braucht, bevor es für Sie ein rechtssicheres Angebot oder eine rechtssichere Rechnung schreiben kann.
Auf dieser Seite steht, welche Fragen das sind, was passiert, wenn Sie das Fenster schließen, und wie Sie später wieder hineinkommen.
Warum es dieses Fenster überhaupt gibt
Eine Rechnung braucht mehrere Angaben, die nichts miteinander zu tun haben: Ihren Firmennamen und Ihre Steuernummer, ob Sie Umsatzsteuer berechnen, wie Ihre Rechnungen nummeriert werden, und die Zustimmung zu einem Vertrag, den Meyster als Auftragsverarbeiter braucht. Würde Meyster das alles erst bei der ersten Rechnung abfragen, stünden Sie mitten in einer wichtigen Rechnung vor vier Formularen. Die Einrichtung fragt es einmal, am Anfang, in Ruhe.
Wann die Einrichtung erscheint
Nur der Inhaber oder die Inhaberin einer Firma sieht dieses Fenster, und nur solange die Einrichtung noch nicht abgeschlossen ist. Ein Mitglied, das über eine Einladung beigetreten ist, sieht es nie, für diese Person ist die Firma bereits eingerichtet, egal wie weit der Inhaber tatsächlich gekommen ist. Solange Sie das Fenster nicht fertig ausgefüllt haben, öffnet es sich bei jedem Besuch der App automatisch wieder, genau bei dem Schritt, an dem Sie aufgehört haben, mit den bereits eingetragenen Werten.
Die vier Schritte, die Sie beim ersten Mal nicht überspringen können
Rechtsform und Steuerdaten
Firmenname, Adresse, und entweder eine Steuernummer oder eine USt-IdNr. Das sind dieselben Felder wie später unter Firmenprofil, nur ohne den Rest der Seite.
Steuerprofil
Ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, Ihr Umsatz aus dem Vorjahr und aus dem laufenden Jahr, und Ihre Standard-Steuerkategorie. Dieselben Felder und dieselben Regeln wie später unter Steuerprofil.
Belegnummerierung
Präfix und Startnummer für Angebote und Rechnungen, getrennt. Das ist keine eigene, einmalige Frage, sondern genau dieselbe Einstellung wie unter Belegnummerierung in den Firmeneinstellungen. Was Sie hier eintragen, landet an derselben Stelle und sperrt sich auf dieselbe Art. Alles über diese Sperre steht unter Belegnummern verstehen und einstellen.
AVV und TOM
Die Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM). Details zu diesem Schritt weiter unten.
Diese vier Schritte lassen sich beim allerersten Durchlauf nicht schließen: kein Kreuz oben rechts, kein Klick daneben, keine Escape-Taste. Erst ab dem fünften, optionalen Schritt bekommt das Fenster wieder ein Schließen-Kreuz.
Was "blockiert" hier wirklich heißt: Es blockiert nur dieses Fenster. Solange die vier Schritte offen sind, verweigert Meyster an keiner anderen Stelle im Programm das Fertigstellen einer Rechnung oder das Versenden eines Angebots. Die einzige echte Folge ist der Hinweis auf dem Dashboard.
Der "Weiter"-Button im ersten Schritt bleibt grau, bis Name, Adresse und eines der beiden Steuerfelder ausgefüllt sind. Wählen Sie eine im Handelsregister eingetragene Rechtsform, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GmbH & Co. KG, OHG, KG, PartG oder AG, verlangt der Schritt zusätzlich Registergericht, Registernummer und mindestens eine Geschäftsführerin oder einen Geschäftsführer, ohne die er sich nicht abschließen lässt. Ein Einzelunternehmen oder eine GbR braucht das nicht.
Eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt) muss auf jedem Geschäftsbrief, also auch auf Angeboten und Rechnungen, ihre Rechtsform, ihren Sitz, das Registergericht, ihre Registernummer und die Namen ihrer Geschäftsführer nennen. Für eine im Handelsregister eingetragene Personengesellschaft gilt eine vergleichbare Pflicht. Meyster verlangt diese Angaben deshalb schon in der Einrichtung, statt sie erst bei der ersten Rechnung zu vermissen.
Im Steuerprofil-Schritt entscheiden Sie, ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, und tragen Ihren Umsatz aus dem Vorjahr und Ihren erwarteten Umsatz für das laufende Jahr ein. Geben Sie an, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen, aber gleichzeitig einen Vorjahresumsatz über der gesetzlichen Schwelle von 100.000 EUR ein, lehnt der Schritt das ab und erklärt warum. Die vollständige Erklärung dieser Regel steht unter Legal und Tax-Einstellungen.
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Im Belegnummerierungs-Schritt sehen Sie für Angebote und Rechnungen je ein Präfix-Feld, eine Startnummer und einen Schalter für den Jahreswechsel, mit einer Live-Vorschau der nächsten Nummer. Sobald für einen Belegtyp bereits eine Nummer vergeben wurde, zeigt der Schritt das an und sperrt Präfix und Startnummer, genau wie auf der Einstellungsseite selbst.
Im AVV-und-TOM-Schritt zeigt Meyster Links zu beiden vollständigen Texten unter AVV und TOM und eine Checkbox, mit der Sie zustimmen. Was in diesen beiden Dokumenten steht, erklärt Auftragsverarbeitungsvertrag und Sicherheitsmaßnahmen. Nur der Inhaber sieht die Checkbox; ein anderes Mitglied sieht einen Hinweis, dass nur der Inhaber zustimmen kann, und kommt trotzdem weiter. Hat Ihre Firma die aktuelle Version bereits akzeptiert, erscheint dieser Schritt gar nicht erst.
Die optionalen Schritte danach
Sind die vier Pflichtschritte erledigt, folgen bis zu drei weitere Bildschirme, die Sie jederzeit überspringen können:
Willkommen
Meyster fragt, ob Sie Ihren Katalog mit Vorlagen für ein Gewerk füllen oder Positionen aus vergangenen Rechnungen importieren möchten. Ein dritter Button überspringt beides sofort.
Gewerke auswählen
Wählen Sie ein oder mehrere Gewerke aus. Meyster kopiert die passenden Positionen und Positionsgruppen in Ihren Katalog. Details dazu stehen unter Katalog.
Aus Rechnungen importieren
Laden Sie vergangene Rechnungen hoch, aus denen Meyster Positionen für Ihren Katalog herausliest. Details dazu stehen unter Katalog-Import.
Egal, welchen dieser drei Bildschirme Sie überspringen, die Einrichtung gilt danach trotzdem als abgeschlossen: Ein leerer Katalog ist kein Grund, in diesem Fenster zu bleiben.
Wenn Sie das Fenster schließen, bevor Sie fertig sind
Solange Sie noch in einem der vier Pflichtschritte stecken, lässt sich das Fenster gar nicht schließen. Erreichen Sie einen der drei optionalen Schritte, dürfen Sie jederzeit abbrechen, zum Beispiel weil Sie erst später einen Katalog aufbauen wollen. Ihre bisherigen Antworten bleiben in jedem Fall gespeichert, nichts geht verloren: Eine Handwerkerin, die Firmendaten, Steuerprofil und Belegnummerierung eingetragen und AVV und TOM zugestimmt hat, dann aber mitten im Willkommens-Bildschirm den Laptop zuklappt, sieht beim nächsten Anmelden keinen der vier Pflichtschritte mehr, sondern direkt wieder den Willkommens-Bildschirm.
Zurück in die Einrichtung über das Dashboard
Wann Sie was nutzen
Haben Sie die vier Pflichtschritte einmal ganz durchlaufen, sehen Sie dieses Fenster von selbst nicht mehr. Fehlt dagegen noch mindestens einer der drei Schritte Rechtsform, Steuerprofil oder Belegnummerierung, zeigt das Dashboard Ihnen und jedem Mitglied Ihrer Firma einen Hinweis oben auf der Seite: "Richte dein Unternehmen fertig ein". Nur Sie als Inhaber sehen dazu den Button "Einrichtung abschließen", ein Mitglied sieht nur den Text und muss Sie bitten, die Einrichtung zu erledigen.
Der Klick auf "Einrichtung abschließen" öffnet die Einrichtung wieder, direkt bei dem einen Schritt, der noch fehlt. Anders als beim allerersten Durchlauf lässt sich das Fenster diesmal schließen, auch mitten in einem der vier Schritte. Sobald Sie diesen einen Schritt fertig ausgefüllt haben, schließt sich das Fenster von selbst, statt direkt zum nächsten offenen Schritt weiterzuspringen. Fehlen noch weitere Schritte, bleibt der Dashboard-Hinweis stehen, und Sie klicken den Button erneut. Der Hinweis selbst prüft dabei nur Rechtsform, Steuerprofil und Belegnummerierung, nicht AVV und TOM.
Was danach noch fehlt
Die Einrichtung deckt bewusst nicht alles ab. Es gibt keinen Schritt für Zahlungsbedingungen oder andere kaufmännische Standardwerte, keinen Schritt für das Dokumentdesign wie Logo und Farbe, und keinen Schritt, um Kolleginnen und Kollegen einzuladen. Alle drei erledigen Sie später unter Dokument-Design und Team und Rollen.
Häufige Fragen
Kann ich die Einrichtung abbrechen und später weitermachen?
Bei den vier Pflichtschritten nicht, die müssen Sie durcharbeiten. Bei den drei Schritten danach schon, jederzeit, und trotzdem gilt die Einrichtung als abgeschlossen.
Was passiert, wenn ich als normales Mitglied angemeldet bin und die Einrichtung erscheint?
Das passiert nicht. Nur der Inhaber der Firma sieht dieses Fenster überhaupt.
Kann ich die Belegnummerierung in der Einrichtung anders einstellen als später in den Einstellungen?
Nein. Es ist genau dieselbe Einstellung an derselben Stelle. Was Sie hier eintragen, sehen Sie später unter Belegnummerierung wieder, und umgekehrt.
Muss ich ein Gewerk auswählen?
Nein. Sie können mit einem leeren Katalog starten und später einzelne Positionen von Hand anlegen.
Verweigert Meyster das Fertigstellen einer Rechnung, solange die Einrichtung offen ist?
Nein, nicht heute. Die vier Pflichtschritte blockieren nur dieses eine Fenster und lösen den Dashboard-Hinweis aus. Keine andere Stelle prüft, ob die Einrichtung abgeschlossen ist, bevor sie ein Angebot oder eine Rechnung zulässt.