Der Einrichtungsassistent nach der Registrierung

Bei der Registrierung fragt Meyster nur nach Dir: Name, E-Mail, Passwort. Nach Deinem Betrieb fragt es danach, auf einer eigenen Seite, die den ganzen Bildschirm einnimmt. Das ist die Einrichtung.

Auf dieser Seite steht, welche Schritte das sind, was passiert, wenn Du mittendrin aufhörst, und wie Du eine später noch fehlende Pflichtangabe nachträgst.

Warum es die Einrichtung überhaupt gibt

Eine Rechnung braucht mehrere Angaben, die nichts miteinander zu tun haben: Deinen Firmennamen und Deine vollständige Anschrift, Deine Steuernummer, Deine IBAN, ob Du Umsatzsteuer berechnest, und die Zustimmung zu einem Vertrag, den Meyster als Auftragsverarbeiter braucht. Würde Meyster das alles erst bei der ersten Rechnung abfragen, stündest Du mitten in einer wichtigen Rechnung vor mehreren Formularen. Die Einrichtung fragt es einmal, am Anfang, in Ruhe. Jede Angabe wird genau einmal abgefragt, nicht bei der Registrierung und dann noch einmal hier.

Wann die Einrichtung erscheint

Nur der Inhaber oder die Inhaberin einer Firma durchläuft die Einrichtung, und nur solange sie noch nicht abgeschlossen ist. Ein Mitglied, das über eine Einladung beigetreten ist, sieht sie nie, für diese Person ist die Firma bereits eingerichtet, egal wie weit der Inhaber tatsächlich gekommen ist. Solange die Einrichtung offen ist, führt jeder Aufruf der App wieder dorthin, genau zu dem Schritt, an dem Du aufgehört hast, mit den bereits eingetragenen Werten.

Hat Meyster Deine Firma für Dich angelegt, ist die Einrichtung trotzdem noch offen, denn die Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag im Abschluss kann nur von Dir kommen. Bei der ersten Anmeldung öffnet sich die Einrichtung deshalb beim ersten offenen Schritt, mit allem, was Meyster schon eingetragen hat. Fehlt keine Angabe mehr, ist das nur noch der Abschluss.

Welcher Schritt das ist, liest Meyster jedes Mal neu aus Deinen gespeicherten Daten ab, nicht aus einer Notiz im Browser. Deshalb kommst Du auf einem anderen Gerät oder nach dem Abmelden an genau derselben Stelle wieder heraus.

Die Reihenfolge

Die Einrichtung beginnt nicht mit Papierkram, sondern mit Deiner Website. Was Meyster dort findet, steht in allen folgenden Schritten schon bereit, und die Pflichtangaben am Ende fragen dann nur noch das ab, was übrig geblieben ist.

1. Deine Website

   Freiwillig. Du trägst Deine Adresse ein, Meyster liest die Seite aus und zeigt Dir, was es gefunden hat. Details weiter unten.

2. Dein Betrieb

   Pflicht. Bestätigen, was aus der Website übernommen wurde, und ergänzen, was fehlt.

3. Deine Positionen und Preise

   Freiwillig. Alte Rechnungen hochladen oder Vorlagen für Dein Gewerk übernehmen.

4. Dein Auftritt

   Freiwillig. Logo und Hausfarbe, mit Vorschau auf einem echten Dokument.

5. Rechtsform, Bank, Steuern

   Pflicht. Die drei Schritte, ohne die keine Rechnung festgeschrieben werden kann. Nur die Bankverbindung kannst Du hier überspringen und später nachtragen.

6. Dein Assistent

   Freiwillig. Beschreibung Deines Betriebs und drei Fragen, wie der Assistent schreiben soll.

7. Abschluss

   Pflicht. Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigen.

Die Pflichtschritte

1. Dein Betrieb

   Firmenname, Straße, PLZ, Stadt und Land. Alle fünf sind Pflicht, weil eine Rechnung ohne sie nicht festgeschrieben werden kann. E-Mail und Telefon sind freiwillig. Erst mit dem Absenden dieses Schritts entsteht Deine Firma in Meyster.

2. Rechtsform und Steuernummern

   Deine Rechtsform und entweder eine Steuernummer oder eine USt-IdNr. Eines von beidem muss da sein, beides zusammen ist erlaubt.

3. Deine Bankverbindung

   Deine IBAN. BIC und Bankname sind freiwillig. Überspringst Du den Schritt, wird nichts gespeichert. Die IBAN bleibt aber offen: Die Karte "Fast startklar" auf dem Dashboard nennt sie weiter, bis Du sie unter Firmenprofil einträgst. Details dazu weiter unten.

4. Dein Steuerprofil

   Ob Du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Sagst Du ja, fragt der Schritt zusätzlich Deinen Umsatz aus dem Vorjahr und aus dem laufenden Jahr, weil die Regelung nur unterhalb einer Umsatzgrenze gilt. Sagst Du nein, bleibt es bei dieser einen Frage. Reverse Charge nach § 13b stellst Du später unter Steuerprofil ein, weil er selten für jeden Auftrag gilt.

Der "Weiter"-Knopf eines Schritts bleibt grau, solange eine Pflichtangabe dieses Schritts fehlt oder ein Format nicht stimmt. Über dem Formular siehst Du alle Schritte in einer Leiste: jeder mit einem eigenen Symbol, erledigte mit Haken, den aktuellen hervorgehoben. Ein Klick auf einen Schritt bringt Dich direkt dorthin, vor und zurück. Nur solange Dein Betrieb noch nicht angelegt ist, sind die Schritte danach noch gesperrt, weil sie ihn brauchen. Öffnest Du einen solchen Schritt über seine Adresse, etwa aus einem Lesezeichen, bringt Meyster Dich zum Anfang der Einrichtung.

Der erste Schritt: Deine Website

Der allererste Bildschirm fragt nach Deiner Website. "ivo-bau.de" genügt, das "https://" ergänzt Meyster selbst. Meyster liest dann die Startseite und, falls verlinkt, Dein Impressum, Deine Kontaktseite und Deine Seite über den Betrieb. Dafür braucht es keine KI, es liest die Seite selbst, und es dauert Sekunden.

Danach zeigt der Schritt Dir in drei Gruppen, was er gefunden hat, jeweils mit dem Wert und nicht nur mit dem Feldnamen:

• Wer Du bist: Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Kontakt, Steuernummer, USt-IdNr., Registergericht, Registernummer, Geschäftsführung.
• Was Du machst: Deine Leistungen und Gewerke. Danach richtet sich, welche Vorlagen Dir der Katalog-Schritt anbietet und was der Assistent über Deinen Betrieb weiß.
• Wie Du aussiehst: Logo, Symbol und Hausfarbe für den Design-Schritt.

Gespeichert wird davon zunächst nichts. Alles landet als normaler, bearbeitbarer Text in den Feldern der folgenden Schritte, und Du kannst jedes davon überschreiben, bevor Du den Schritt abschickst. Hast Du keine Website, klicke auf "Ich habe keine Website". Findet Meyster nichts oder ist die Seite nicht erreichbar, sagt es das, und Du füllst die Formulare von Hand aus. In keinem der beiden Fälle ist der Schritt eine Sackgasse.

Im Schritt "Dein Betrieb" siehst Du dann oben, wie viele Felder aus Deiner Website übernommen wurden, mit der Bitte, sie zu prüfen. Der Knopf heißt dort "Bestätigen und weiter", nicht "Weiter", weil genau das die Aufgabe dieses Schritts ist.

Die Registerangaben bei einer eingetragenen Rechtsform

Wählst Du im zweiten Schritt eine im Handelsregister eingetragene Rechtsform, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GmbH & Co. KG, OHG, KG, PartG oder AG, verlangt der Schritt zusätzlich Registergericht, Registernummer und mindestens eine Geschäftsführerin oder einen Geschäftsführer, ohne die er sich nicht abschließen lässt. Ein Einzelunternehmen oder eine GbR braucht das nicht.

Warum die IBAN Pflicht ist

Eine E-Rechnung sagt standardmäßig, dass sie per Überweisung bezahlt wird. Genau dafür verlangt die europäische Prüfregel eine Kontoverbindung, und Meyster prüft eine Rechnung mit derselben Regel, bevor es sie festschreibt. Ohne IBAN scheitert das. Die BIC bleibt freiwillig, hat aber eine Folge: Den scannbaren Zahlcode (EPC-GiroCode) druckt Meyster nur auf die Rechnung, wenn IBAN und BIC beide hinterlegt sind.

Der Steuerprofil-Schritt

Hier entscheidest Du, ob Du die Kleinunternehmerregelung anwendest, und trägst Deinen Umsatz aus dem Vorjahr und Deinen erwarteten Umsatz für das laufende Jahr ein. Gibst Du an, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen, aber gleichzeitig einen Umsatz über der gesetzlichen Schwelle ein, lehnt der Schritt das ab und erklärt warum. Die vollständige Erklärung dieser Regel steht unter Legal und Tax-Einstellungen. Nutzt Du die Regelung nicht, fragt der Schritt auch nicht nach Umsätzen.

Für die Nummerierung Deiner Angebote und Rechnungen gibt es in der Einrichtung keinen eigenen Schritt mehr. Meyster vergibt sie nach einem festen Muster, das für jede Firma gleich ist, Du musst dafür nichts eintragen. Details dazu stehen unter Wie Meyster Belegnummern vergibt.

Die Schritte, die Du überspringen kannst

Zwei Bildschirme zwischen "Dein Betrieb" und dem Papierkram und einer nach dem Steuerprofil kannst Du jederzeit überspringen:

1. Deine Positionen und Preise

   Meyster fragt, ob Du Deinen Katalog mit Vorlagen für ein Gewerk füllst, aus Deinen eigenen alten Rechnungen aufbaust, oder leer starten möchtest. Hat Meyster auf Deiner Website erkannt, welche Gewerke Du anbietest, sind genau die schon ausgewählt. Details stehen unter Katalog und Katalog-Import.

2. Dein Auftritt

   Logo und Hausfarbe. Hat Meyster im ersten Schritt beides auf Deiner Website gefunden, bietet es sie hier zur Übernahme an. Darunter steht eine Vorschau auf einem echten Angebot und einer echten Rechnung, die sich mitändert. Ein Website-Symbol im ICO-Format taugt nicht als Logo, in dem Fall sagt Meyster das, und Du lädst ein PNG oder JPG hoch. Alles davon änderst Du später unter Dokument-Design.

3. Dein Assistent

   Solange der KI-Assistent eingeschaltet ist, stehen hier die Beschreibung Deines Betriebs, die Meyster aus Deiner Website vorausgefüllt hat, und drei Fragen: ob der Assistent Deine Kunden siezt oder duzt, wie ausführlich Positionstexte sein sollen, und ob er Preise schätzen darf. Aus den Antworten werden Regeln, die Du später unter KI-Einstellungen ändern oder ergänzen kannst. Überspringst Du den Schritt, wird nichts gespeichert. Ist der Assistent ausgeschaltet, steht hier nur ein Hinweis.

Egal, ob Du diese Bildschirme ausfüllst oder überspringst, die Pflichtschritte danach bleiben Pflicht: Ein leeres Logo und ein leerer Katalog sind kein Grund, hier zu bleiben, eine fehlende Steuernummer schon.

Die Funktionsschalter fragt die Einrichtung nicht mehr ab. Ein Betrieb, der noch keine Daten hat, kann kaum entscheiden, welche Funktionen er braucht, deshalb stehen sie nur noch unter Funktionen, wo Du sie jederzeit änderst.

Der letzte Schritt: Abschluss

Der letzte Schritt trägt nur noch den Datenschutzvertrag. Meyster zeigt Links zu beiden vollständigen Texten unter Datenschutzvertrag und Sicherheitsmaßnahmen und eine Checkbox, mit der Du zustimmst. Solange die Checkbox leer ist, bleiben alle Knöpfe grau, mit denen dieser Schritt endet. Was in diesen beiden Dokumenten steht, erklärt Auftragsverarbeitungsvertrag und Sicherheitsmaßnahmen. Hat Deine Firma die aktuelle Version bereits akzeptiert, steht dort statt der Checkbox ein Hinweis darauf.

Der Knopf heißt "Einrichtung abschließen" und bringt Dich aufs Dashboard.

Wenn Du aufhörst, bevor Du fertig bist

Deine bisherigen Antworten bleiben in jedem Fall gespeichert, nichts geht verloren. Eine Handwerkerin, die Betrieb, Rechtsform, Bankverbindung und Steuerprofil eingetragen hat und dann den Laptop zuklappt, landet beim nächsten Anmelden direkt im letzten Schritt, bei der Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht wieder am Anfang, und insbesondere nicht wieder beim Website-Schritt.

Eine fehlende Pflichtangabe über das Dashboard nachtragen

Jeder Punkt zeigt, ob er erledigt oder noch offen ist, und nennt die Stelle in den Einstellungen, an der er auch später steht. Bei einem offenen Punkt, den Du bearbeiten darfst, bringt Dich der Knopf "Ausfüllen" direkt auf diese Einstellungsseite. Speicherst Du dort, verschwindet der Punkt aus der Liste.

Nicht jeder darf jeden Punkt bearbeiten. Firmenprofil und Bankverbindung dürfen der Inhaber oder eine Administratorin ausfüllen, Rechtsform, Steuerprofil und Datenschutzvertrag bleiben dem Inhaber vorbehalten. Fehlt Dir die Berechtigung für einen Punkt, siehst Du ihn ohne Knopf, nur mit dem Hinweis, wer ihn erledigen muss. Ein einfaches Mitglied sieht die ganze Karte nur zum Lesen, ohne einen einzigen Knopf.

Betrifft die fehlende Angabe eine Firma, die sonst längst eingerichtet ist, zum Beispiel weil nur eine neue Version des Datenschutzvertrags aussteht, steht die Karte oberhalb der gewohnten Kennzahlen, nicht anstelle von ihnen. Niemand wird dafür zurück in die vollständige Einrichtung geschickt.

Was danach noch fehlt

Die Einrichtung deckt bewusst nicht alles ab. Es gibt keinen Schritt für Zahlungsbedingungen oder andere kaufmännische Standardwerte und keinen Schritt, um Kolleginnen und Kollegen einzuladen. Beides erledigst Du später unter Firmenprofil und Team und Rollen.

Häufige Fragen

Kann ich die Einrichtung abbrechen und später weitermachen?

Ja. Alles, was Du bis dahin abgeschickt hast, ist gespeichert, und Du kommst genau an der offenen Stelle wieder heraus. Erledigen musst Du die Pflichtschritte trotzdem, bevor Du in die App kommst.

Warum fragt Meyster zuerst nach meiner Website und nicht nach meinen Pflichtangaben?

Weil die Website die meisten Pflichtangaben schon enthält. Dein Impressum nennt Anschrift, Rechtsform, Steuernummer und oft auch das Registergericht. Fragt Meyster zuerst danach, füllt es die späteren Formulare selbst aus, statt Dich dieselben Angaben abtippen zu lassen. Wer keine Website hat, überspringt den Schritt und verliert nichts.

Warum fragt die Registrierung nicht mehr nach meiner Firma?

Weil dieselben Felder danach noch einmal kamen, unter strengeren Regeln. Jetzt fragt sie nur der erste Schritt der Einrichtung, dafür vollständig.

Was passiert, wenn ich als normales Mitglied angemeldet bin und die Einrichtung erscheint?

Das passiert nicht. Nur der Inhaber der Firma durchläuft die Einrichtung. Öffnet ein Mitglied oder ein Administrator eine Adresse der Einrichtung, öffnet Meyster stattdessen das Dashboard.

Muss ich in der Einrichtung ein Nummernmuster für Angebote und Rechnungen festlegen?

Nein. Es gibt dafür keinen Schritt mehr. Meyster vergibt Belegnummern nach einem festen Muster, das für jede Firma gleich ist. Details dazu stehen unter Wie Meyster Belegnummern vergibt.

Ich habe die Einrichtung mit einer alten Adresse offen gelassen, was passiert?

Die alten Adressen der Einrichtung, etwa der frühere Katalog-Schritt, führen Dich automatisch zu dem Schritt, der die Arbeit jetzt übernimmt. Nichts geht verloren und keine Adresse endet im Nichts.

Muss ich ein Gewerk auswählen?

Nein. Du kannst mit einem leeren Katalog starten und später einzelne Positionen von Hand anlegen.

Verweigert Meyster das Fertigstellen einer Rechnung, solange die Einrichtung offen ist?

Zum Teil. Beim Festschreiben prüft Meyster die Anschrift Deiner Firma und die Steuernummer oder USt-IdNr. Fehlt eine davon, lässt sich die Rechnung nicht festschreiben, und die Meldung nennt, was fehlt. Für eine E-Rechnung reicht die Steuernummer allein je nach Rechnung nicht aus. Dann nennt die Meldung, welche Kennung Deines Betriebs fehlt: die USt-IdNr. oder den Handelsregistereintrag. Auf die übrigen Pflichtangaben weist Dich die Karte "Fast startklar" auf dem Dashboard hin, und Du kannst sie dort direkt nachtragen.