Design für Angebote und Rechnungen einstellen

Auf der Design-Seite legst Du fest, wie Deine Angebote und Rechnungen aussehen: Logo, Farbe, Schrift, welche Abschnitte erscheinen, in welcher Reihenfolge, und welche Texte darauf stehen.

Das Design bestimmt nur das Aussehen. Welche Angaben ein Dokument enthalten muss, entscheidet weiterhin das Gesetz, nicht diese Seite.

Warum es diese Seite gibt

Deine Angebote und Rechnungen sind für einen Kunden oft der einzige Berührungspunkt mit Deiner Firma abseits der Baustelle. Ein Dokument, das aussieht wie eine Vorlage von der Stange, wirkt anders als eines mit Deinem Logo und Deiner Farbe. Deshalb lässt Meyster Dich das Aussehen frei gestalten.

Gleichzeitig verlangt das Gesetz bestimmte Angaben auf jedem Dokument: den Steuerhinweis, die Firmenanschrift, den Zahlungsabschnitt und mehr, je nachdem, was auf das Dokument zutrifft. Ein Design, das diese Angaben verschwinden lässt, würde ein unvollständiges oder unwirksames Dokument erzeugen, auch wenn es hübsch aussieht.

Deshalb trennt diese Seite zwei Dinge sauber: Was Du frei gestaltest (Logo, Farbe, Schrift, optionale Abschnitte, Reihenfolge, Texte), und was das Gesetz vorschreibt (die Pflichtabschnitte selbst). Bei den Pflichtabschnitten entscheidest Du nur noch, wo im Dokument sie stehen, nie ob sie stehen.

Wer die Seite öffnen und ändern darf

Nur Inhaber und Administrator dürfen Design öffnen. Ein Mitglied wird sofort zu den Einstellungen zurückgeschickt und sieht diese Seite gar nicht, auch nicht zum Ansehen.

Zusätzlich braucht Deine Firma den Tarif Pro. Im Tarif Standard zeigt Meyster statt der Einstellungen einen Abschnitt, der den Pro-Tarif nennt, erklärt, was das erweiterte Dokumentenlayout tut, und die konkreten Vorteile auflistet. Darunter führt der Knopf "Auf Pro upgraden" zu Abonnement. Du änderst in dem Fall nichts, Du siehst nur, dass die Funktion existiert und was sie Dir bringen würde.

Dein Tarif ist Standard .

Was Du einstellen kannst

Logo

Du lädst ein PNG oder JPG hoch, höchstens 2 MB. Das Logo erscheint im Kopf jedes Dokuments. Du kannst es jederzeit ersetzen oder entfernen.

Primärfarbe

Eine Hex-Farbe, entweder über Farbvorschläge, einen Farbwähler oder als Text eingegeben. Meyster verwendet sie als Akzentfarbe auf Deinen Dokumenten, zum Beispiel für Überschriften und Trennlinien. Ein Klick setzt die Farbe auf den Standard zurück.

Typografie

Du wählst die Schriftart, serifenlos, Serif oder Monospace, und die Grundschriftgröße, von 8 bis 14 pt. Der Standard ist eine serifenlose Schrift bei 10 pt.

Optionale Abschnitte

Vier Abschnitte lassen sich ein- und ausschalten:

Diese vier sind reine Geschmackssache. Es gibt kein Gesetz, das eine Seitennummerierung verlangt. Einleitungstext und Bauvorhaben schaltest Du in der Liste Reihenfolge oberhalb der Positionen ein und aus, Seitennummerierung und Ansprechpartner mit ihrem eigenen Schalter.

Reihenfolge oberhalb der Positionen

Briefkopf und Empfängeradresse stehen immer oben, nach DIN 5008, damit die Adresse ins Fenster eines Briefumschlags passt. Rechts neben der Adresse steht der Infoblock mit Nummer, Datum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Fälligkeit oder Gültigkeit, der USt-IdNr. des Kunden und dem Ansprechpartner, jeweils nur, wenn das Dokument die Angabe hat. Darunter bestimmst Du die Reihenfolge von drei Abschnitten: Belegdaten (der Titel, zum Beispiel "Rechnung"), Bauvorhaben und Einleitungstext. Ab Werk steht das Bauvorhaben zwischen den Belegdaten und dem Einleitungstext.

Das Bauvorhaben ist ein freies Textfeld auf jedem Angebot und jeder Rechnung, zum Beispiel Sanierung Bad, Lindenstraße 14. Es erscheint als Zeile "Bauvorhaben: ..." unter dem Titel und fehlt ganz, wenn das Feld leer ist.

Was immer an derselben Stelle steht

Die rechtliche Fußzeile steht unten auf jeder Seite: Name und Anschrift, Sitz und Registereintrag, Geschäftsführer mit USt-IdNr. oder Steuernummer, und die Bankverbindung mit der Seitenzahl. Ab der zweiten Seite steht oben ein schmaler Kopf mit Deinem Firmennamen und der Nummer des Dokuments. Die Summen stehen immer direkt unter den Positionen, bei einer Schlussrechnung samt Abzug der Abschlagsrechnungen bis zum Zahlbetrag. Diese Teile tauchen deshalb nicht in der Reihenfolge auf, und ausblenden kannst Du sie auch nicht.

Reihenfolge der Abschnitte: verschieben ja, ausblenden fast nie

Das ist der wichtigste Teil dieser Seite. Meyster listet 13 Abschnitte, die unter den Summen eines Dokuments vorkommen können, in der Reihenfolge, in der sie gedruckt werden. Du kannst jeden davon nach oben oder unten verschieben. Aber nur drei davon lassen sich auch ausblenden, weil ein Ausblenden-Schalter direkt daneben steht:

Die Hinweise stehen mit fettem Titel links und dem Text rechts daneben. Die Widerrufsbelehrung mit Muster-Widerrufsformular und dem Verlangen nach vorzeitigem Leistungsbeginn beginnt immer auf einer neuen Seite. Die zehn Abschnitte ohne Schalter erscheinen immer dann, wenn sie auf das jeweilige Dokument zutreffen. Ein Abschnitt, der auf ein Dokument nicht zutrifft, zum Beispiel der Sicherheitseinbehalt auf einer Rechnung ohne Einbehalt, bleibt trotzdem weg, weil er dann schlicht keinen Inhalt hat. Das ist kein Ausblenden, das ist einfach nichts zu zeigen.

Die restlichen Register-Zeilen hinter den übrigen Pflichtabschnitten: der Aufbewahrungshinweis für Empfänger folgt aus LR-INV-05, der Steuerhinweis kann je nach Steuerprofil aus LR-TAX-01 (Steuerschuldumkehr) oder LR-TAX-02 (Kleinunternehmer) stammen, und der Verzugshinweis für Verbraucher folgt aus LR-CON-05.

Die Spezifikation nennt das so: "Mandatory tax and legal blocks can be placed but never removed" für die steuerlichen und rechtlichen Pflichtabschnitte, und "Mandatory payment and consumer protection blocks can be placed but never removed" für den Zahlungsabschnitt, den Abzug, den Verzugshinweis und den Aufbewahrungshinweis. Beide Regeln gelten unabhängig davon, wie Du die Reihenfolge sonst gestaltest.

Spalten der Positionstabelle

Neun Kontrollkästchen entscheiden, welche Spalten in der Positionstabelle stehen: Positionsnummer, Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt, Steuersatz und Gesamtbetrag. Titel und Gesamtbetrag sind immer angehakt und lassen sich nicht abwählen, ohne sie wäre die Tabelle für einen Kunden nicht lesbar.

Ab Werk sind Positionsnummer, Titel, Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtbetrag angehakt. Die Steuersatz-Spalte ist aus, weil der Steuersatz in den Summen steht, zum Beispiel "USt 19 %". Enthält ein Dokument mehrere Steuersätze, steht in den Summen eine Zeile je Satz mit dem Nettobetrag und der Steuer.

Die Steuersatz-Spalte erscheint außerdem automatisch, sobald ein Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält, auch wenn Du sie hier abgewählt hast. Ein Kunde muss sehen können, welcher Steuersatz zu welcher Position gehört, sobald es mehr als einen gibt.

Angebotstexte und Rechnungstexte

Du legst für Angebote und für Rechnungen je einen eigenen Einleitungstext, Schlusstext und eine Fußzeilennotiz fest. Beide Textblöcke sind getrennte Abschnitte auf der Seite, weil ein Angebot oft einen anderen Ton braucht als eine Rechnung.

Diese Texte sind nur der Startpunkt. Wenn Du später ein einzelnes Angebot oder eine einzelne Rechnung schreibst, übernimmt Meyster diesen Standardtext, und Du kannst ihn für dieses eine Dokument ändern, ohne den Standard zu verändern. Die Texte werden vor dem Speichern bereinigt, sodass kein Code oder Skript darin landen kann.

Live-Vorschau

Ganz unten auf der Seite rendert Meyster eine echte Vorschau mit Beispieldaten, in vier Varianten: Privatkunde, Kunde mit Steuerschuldumkehr, Schlussrechnung mit Abzügen und Rechnung mit Gruppen. Du wechselst zwischen den Varianten über die Reiter oben in der Vorschau.

Die Vorschau zeigt jede Änderung sofort, aber sie speichert und verschickt nichts. Kein Kunde bekommt diese Beispieldokumente zu sehen. Nutz die vier Varianten gezielt, um zu prüfen, ob zum Beispiel die Aufteilung Lohn und Material bei einer Privatperson gut aussieht, oder ob der Abzug der Abschlagsrechnungen bei einer Schlussrechnung an der richtigen Stelle steht.

Eine Änderung speichern

Farbe, Schrift, Reihenfolge, Spalten und Texte teilen sich einen einzigen Speicherstand. Jede Änderung in einem dieser Abschnitte wird zunächst nur im Browser gehalten. Solange etwas ungespeichert ist, steht oben auf der Seite neben dem Knopf Speichern der Hinweis "Nicht gespeicherte Änderungen". Erst ein Klick auf Speichern schreibt alle offenen Änderungen zusammen in einem Schritt.

Verlässt Du die Seite, solange etwas ungespeichert ist, fragt Meyster nach, ob Du ohne Speichern verlassen willst. So geht eine Änderung nicht aus Versehen verloren, wenn Du zum Beispiel aus Gewohnheit zurücknavigierst.

Das Logo ist die einzige Ausnahme: Es lädt hoch und speichert sofort, sobald Du eine Datei wählst, unabhängig vom Knopf Speichern.

Ein Beispiel

Angenommen, Du stellst für Müller GmbH eine Schlussrechnung RE-2026-1042 über 1.250,00 € für das Bauvorhaben Sanierung Bad, Lindenstraße 14. Du hast zuvor eine Abschlagsrechnung über 800,00 € gestellt und einen Sicherheitseinbehalt von 5 Prozent vereinbart.

Mit dem Design, das Du hier einstellst, erscheint auf dieser Rechnung: Dein Logo und Deine Primärfarbe im Kopf, die rechtliche Fußzeile unten auf jeder Seite, der Abzug der 800,00 € Abschlagsrechnung in den Summen, der Steuerhinweis an der von Dir gewählten Stelle, der Sicherheitseinbehalt mit Freigabedatum, und der Zahlungsabschnitt mit Deinen Bankdaten. Verschieb diese Abschnitte, wie Du möchtest, ausblenden kannst Du keinen davon.

Deine Änderung wirkt erst auf neue Dokumente

Eine Änderung am Design betrifft nur Dokumente, die Meyster danach erstellt oder erneut rendert. Eine bereits festgeschriebene Rechnung behält ihr ursprüngliches Aussehen.

Häufige Fragen

Kann ich den Steuerhinweis oder die rechtliche Fußzeile ausblenden?

Nein. Der Steuerhinweis erscheint immer, wenn er auf ein Dokument zutrifft, und Du entscheidest nur, an welcher Stelle unter den Summen er steht. Die rechtliche Fußzeile steht fest unten auf jeder Seite.

Warum sehe ich die Steuersatz-Spalte, obwohl ich sie abgewählt habe?

Weil das Dokument, das Du gerade ansiehst, Positionen mit mehr als einem Steuersatz enthält. In dem Fall blendet Meyster die Spalte automatisch wieder ein, unabhängig von Deiner Einstellung.

Warum kann ich diese Seite nicht öffnen, obwohl ich Mitglied der Firma bin?

Nur Inhaber und Administrator dürfen die Design-Einstellungen öffnen. Als Mitglied wirst Du zu den Einstellungen zurückgeschickt. Bitte einen Administrator oder den Inhaber, die Änderung für Dich vorzunehmen.

Ändert sich das Aussehen meiner bereits verschickten Rechnungen, wenn ich das Design jetzt anpasse?

Nein. Eine Änderung wirkt nur auf Dokumente, die danach erstellt oder erneut geöffnet werden. Eine festgeschriebene Rechnung behält für immer ihr ursprüngliches Aussehen.

Ich bin im Tarif Standard. Kann ich das Design trotzdem testen?

Nicht im Tarif Standard. Während der 14-tägigen Testphase steht das Design offen, danach siehst Du im Tarif Standard nur einen Abschnitt mit einem Upgrade-Hinweis. Deine Dokumente benutzen bis dahin die Standardeinstellungen von Meyster, die für sich schon vollständig und gesetzeskonform sind.

Kann ein einzelnes Angebot einen anderen Schlusstext bekommen als der Standard?

Ja. Der Text hier ist nur der Startwert für ein neues Angebot. Du änderst ihn beim Schreiben des einzelnen Angebots, ohne den Standardtext auf dieser Seite zu verändern.