Design für Angebote und Rechnungen einstellen
Wie Sie Logo, Farbe, Schrift, Reihenfolge und Textbausteine Ihrer Dokumente festlegen, und warum sich Pflichtabschnitte verschieben, aber nie ausblenden lassen.
Auf der Design-Seite legen Sie fest, wie Ihre Angebote und Rechnungen aussehen: Logo, Farbe, Schrift, welche Abschnitte erscheinen, in welcher Reihenfolge, und welche Texte darauf stehen.
Das Design bestimmt nur das Aussehen. Welche Angaben ein Dokument enthalten muss, entscheidet weiterhin das Gesetz, nicht diese Seite.
Warum es diese Seite gibt
Ihre Angebote und Rechnungen sind für einen Kunden oft der einzige Berührungspunkt mit Ihrer Firma abseits der Baustelle. Ein Dokument, das aussieht wie eine Vorlage von der Stange, wirkt anders als eines mit Ihrem Logo und Ihrer Farbe. Deshalb lässt Meyster Sie das Aussehen frei gestalten.
Gleichzeitig verlangt das Gesetz bestimmte Angaben auf jedem Dokument: den Steuerhinweis, die Firmenanschrift, den Zahlungsabschnitt und mehr, je nachdem, was auf das Dokument zutrifft. Ein Design, das diese Angaben verschwinden lässt, würde ein unvollständiges oder unwirksames Dokument erzeugen, auch wenn es hübsch aussieht.
Deshalb trennt diese Seite zwei Dinge sauber: Was Sie frei gestalten (Logo, Farbe, Schrift, optionale Abschnitte, Reihenfolge, Texte), und was das Gesetz vorschreibt (die Pflichtabschnitte selbst). Bei den Pflichtabschnitten entscheiden Sie nur noch, wo im Dokument sie stehen, nie ob sie stehen.
Wer die Seite öffnen und ändern darf
Nur Inhaber und Administrator dürfen Design öffnen. Ein Mitglied wird sofort zu den Einstellungen zurückgeschickt und sieht diese Seite gar nicht, auch nicht zum Ansehen.
Zusätzlich braucht Ihre Firma mindestens den Tarif Pro. Auf dem kostenlosen Tarif zeigt Meyster statt der Einstellungen eine Karte mit einem Upgrade-Hinweis und einem Link zu Tarif und Abrechnung. Sie ändern in dem Fall nichts, Sie sehen nur, dass die Funktion existiert.
Ihre Dokumente sehen weiterhin professionell aus, mit den Standardeinstellungen von Meyster. Sie können sie nur nicht an Ihre eigene Marke anpassen, bevor Sie auf Pro upgraden.
Ihr Tarif ist Free .
Was Sie einstellen können
Logo
Sie laden ein PNG oder JPG hoch, höchstens 2 MB. Das Logo erscheint im Kopf jedes Dokuments. Sie können es jederzeit ersetzen oder entfernen.
Primärfarbe
Eine Hex-Farbe, entweder über Farbvorschläge, einen Farbwähler oder als Text eingegeben. Meyster verwendet sie als Akzentfarbe auf Ihren Dokumenten, zum Beispiel für Überschriften und Trennlinien. Ein Klick setzt die Farbe auf den Standard zurück.
Typografie
Sie wählen die Schriftart, serifenlos, Serif oder Monospace, und die Grundschriftgröße, von 8 bis 14 pt. Der Standard ist eine serifenlose Schrift bei 10 pt.
Optionale Abschnitte
Vier Schalter entscheiden, ob ein Abschnitt überhaupt erscheint:
| Abschnitt | Standard |
|---|---|
| Deckblatt | aus |
| Einleitungstext | an |
| Projektbezug | an |
| Seitennummerierung | an |
Diese vier sind reine Geschmackssache. Es gibt kein Gesetz, das ein Deckblatt oder eine Seitennummerierung verlangt.
Reihenfolge der Abschnitte: verschieben ja, ausblenden fast nie
Das ist der wichtigste Teil dieser Seite. Meyster listet 13 Abschnitte, die auf einem Dokument vorkommen können, in der Reihenfolge, in der sie gedruckt werden. Sie können jeden davon nach oben oder unten verschieben. Aber nur vier davon lassen sich auch ausblenden, weil ein Ausblenden-Schalter direkt daneben steht:
| Abschnitt | Ausblendbar |
|---|---|
| Rechtliche Fußzeile der Firma | nein |
| Gesetzlicher Steuerhinweis | nein |
| Aufteilung Lohn und Material | nein |
| Aufbewahrungshinweis für Empfänger | nein |
| Verzugshinweis für Verbraucher | nein |
| Abschnitt Bauabzugsteuer | nein |
| Abschnitt Sicherheitseinbehalt | nein |
| Zahlungsabschnitt | nein |
| Abzug vorheriger Abschlagsrechnungen | nein |
| Ansprechpartner | ja |
| Unterschriftsbereich | ja |
| Schlusstext | ja |
| Fußzeilennotiz | ja |
Die neun Abschnitte ohne Schalter erscheinen immer dann, wenn sie auf das jeweilige Dokument zutreffen. Ein Abschnitt, der auf ein Dokument nicht zutrifft, zum Beispiel der Sicherheitseinbehalt auf einer Rechnung ohne Einbehalt, bleibt trotzdem weg, weil er dann schlicht keinen Inhalt hat. Das ist kein Ausblenden, das ist einfach nichts zu zeigen.
Eine Rechnung muss unter anderem die Firmenanschrift, die Steuernummer oder USt-IdNr, den Rechnungsbetrag je Steuersatz und den Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Befreiung enthalten. Ohne diese Angaben ist eine Rechnung unvollständig. Deshalb kann kein Design die rechtliche Fußzeile oder den Steuerhinweis entfernen.
Bei einer Rechnung an eine Privatperson müssen Lohn- und Materialkosten getrennt ausgewiesen werden, sonst kann der Kunde die Handwerkerleistung nicht nach § 35a EStG von der Steuer absetzen. Deshalb lässt sich die Aufteilung Lohn und Material nicht ausblenden.
Bei der Bauabzugsteuer muss der Empfänger 15 Prozent des Bruttobetrags einbehalten, sofern keine Freistellungsbescheinigung vorliegt oder eine Freigrenze greift. Die Rechnung muss den Bruttobetrag, den einbehaltenen Betrag und den Auszahlungsbetrag zeigen. Deshalb bleibt der Abschnitt Bauabzugsteuer immer sichtbar, wenn er zutrifft.
Ein Sicherheitseinbehalt braucht seinen Prozentsatz, seinen Betrag und sein Freigabedatum auf der Rechnung, sonst ist er für den Kunden nicht nachvollziehbar. Deshalb lässt sich der Abschnitt Sicherheitseinbehalt nicht ausblenden.
Eine Schlussrechnung muss jede bereits gestellte Abschlagsrechnung mit ihrem Netto-, Steuer- und gezahlten Betrag auflisten und abziehen, damit die Steuer nicht doppelt erklärt wird. Deshalb lässt sich der Abzug vorheriger Abschlagsrechnungen nicht ausblenden.
Die restlichen Register-Zeilen hinter den übrigen Pflichtabschnitten: der Aufbewahrungshinweis für Empfänger folgt aus LR-INV-05, der Steuerhinweis kann je nach Steuerprofil aus LR-TAX-01 (Steuerschuldumkehr) oder LR-TAX-02 (Kleinunternehmer) stammen, und der Verzugshinweis für Verbraucher folgt aus LR-CON-05.
Die Spezifikation nennt das so: "Mandatory tax and legal blocks can be placed but never removed" für die steuerlichen und rechtlichen Pflichtabschnitte, und "Mandatory payment and consumer protection blocks can be placed but never removed" für den Zahlungsabschnitt, den Abzug, den Verzugshinweis und den Aufbewahrungshinweis. Beide Regeln gelten unabhängig davon, wie Sie die Reihenfolge sonst gestalten.
Es gibt keinen Weg, einen Pflichtabschnitt über die Reihenfolge oder über eine andere Einstellung verschwinden zu lassen. Ein Versuch, ihn auszublenden, wird von Meyster abgelehnt.
Spalten der Positionstabelle
Neun Kontrollkästchen entscheiden, welche Spalten in der Positionstabelle stehen: Positionsnummer, Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt, Steuersatz und Gesamtbetrag. Titel und Gesamtbetrag sind immer angehakt und lassen sich nicht abwählen, ohne sie wäre die Tabelle für einen Kunden nicht lesbar.
Die Steuersatz-Spalte erscheint außerdem automatisch, sobald ein Dokument Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält, auch wenn Sie sie hier abgewählt haben. Ein Kunde muss sehen können, welcher Steuersatz zu welcher Position gehört, sobald es mehr als einen gibt.
Angebotstexte und Rechnungstexte
Sie legen für Angebote und für Rechnungen je einen eigenen Einleitungstext, Schlusstext und eine Fußzeilennotiz fest. Beide Textblöcke sind getrennte Karten auf der Seite, weil ein Angebot oft einen anderen Ton braucht als eine Rechnung.
Diese Texte sind nur der Startpunkt. Wenn Sie später ein einzelnes Angebot oder eine einzelne Rechnung schreiben, übernimmt Meyster diesen Standardtext, und Sie können ihn für dieses eine Dokument ändern, ohne den Standard zu verändern. Die Texte werden vor dem Speichern bereinigt, sodass kein Code oder Skript darin landen kann.
Live-Vorschau
Ganz unten auf der Seite rendert Meyster eine echte Vorschau mit Beispieldaten, in drei Varianten: Privatkunde, Kunde mit Steuerschuldumkehr und Schlussrechnung mit Abzügen. Sie wechseln zwischen den Varianten über die Reiter oben in der Karte.
Die Vorschau zeigt jede Änderung sofort, aber sie speichert und verschickt nichts. Kein Kunde bekommt diese Beispieldokumente zu sehen. Nutzen Sie die drei Varianten gezielt, um zu prüfen, ob zum Beispiel die Aufteilung Lohn und Material bei einer Privatperson gut aussieht, oder ob der Abzug der Abschlagsrechnungen bei einer Schlussrechnung an der richtigen Stelle steht.
Wann Sie was nutzen
Prüfen Sie die Vorschau jedes Mal, wenn Sie die Reihenfolge der Abschnitte ändern. Eine Verschiebung, die auf dem Bildschirm sinnvoll aussieht, kann bei einer echten Schlussrechnung mit Abzügen anders wirken als bei einem einfachen Angebot.
Ein Beispiel
Angenommen, Sie stellen für Müller GmbH eine Schlussrechnung RE-2026-0042 über
1.250,00 € für das Bauvorhaben Sanierung Bad, Lindenstraße 14. Sie haben zuvor eine
Abschlagsrechnung über 800,00 € gestellt und einen Sicherheitseinbehalt von 5 Prozent
vereinbart.
Mit dem Design, das Sie hier einstellen, erscheint auf dieser Rechnung: Ihr Logo und Ihre Primärfarbe im Kopf, die rechtliche Fußzeile und der Steuerhinweis an der von Ihnen gewählten Stelle, der Abzug der 800,00 € Abschlagsrechnung, der Sicherheitseinbehalt mit Freigabedatum, und der Zahlungsabschnitt mit Ihren Bankdaten. Verschieben Sie diese Abschnitte, wie Sie möchten, ausblenden können Sie keinen davon.
Ihre Änderung wirkt erst auf neue Dokumente
Eine Änderung am Design betrifft nur Dokumente, die Meyster danach erstellt oder erneut rendert. Eine bereits festgeschriebene Rechnung behält ihr ursprüngliches Aussehen.
Eine festgeschriebene Rechnung darf inhaltlich nicht mehr verändert werden, ihr ursprünglicher Inhalt muss nachvollziehbar bleiben. Deshalb tauscht Meyster das Logo oder die Farbe einer bereits festgeschriebenen Rechnung nicht rückwirkend aus, selbst wenn Sie das Design danach ändern.
Sie versenden RE-2026-0042 am 3. März mit Ihrem alten Logo. Am 10. März laden Sie ein neues
Logo hoch. Öffnen Sie RE-2026-0042 erneut, zeigt sie weiterhin das alte Logo. Ein neues
Angebot, das Sie am 11. März schreiben, zeigt bereits das neue Logo.
Häufige Fragen
Kann ich den Steuerhinweis oder die rechtliche Fußzeile ausblenden?
Nein. Diese Abschnitte erscheinen immer, wenn sie auf ein Dokument zutreffen. Sie können nur entscheiden, an welcher Stelle im Dokument sie stehen.
Warum sehe ich die Steuersatz-Spalte, obwohl ich sie abgewählt habe?
Weil das Dokument, das Sie gerade ansehen, Positionen mit mehr als einem Steuersatz enthält. In dem Fall blendet Meyster die Spalte automatisch wieder ein, unabhängig von Ihrer Einstellung.
Warum kann ich diese Seite nicht öffnen, obwohl ich Mitglied der Firma bin?
Nur Inhaber und Administrator dürfen die Design-Einstellungen öffnen. Als Mitglied werden Sie zu den Einstellungen zurückgeschickt. Bitten Sie einen Administrator oder den Inhaber, die Änderung für Sie vorzunehmen.
Ändert sich das Aussehen meiner bereits verschickten Rechnungen, wenn ich das Design jetzt anpasse?
Nein. Eine Änderung wirkt nur auf Dokumente, die danach erstellt oder erneut geöffnet werden. Eine festgeschriebene Rechnung behält für immer ihr ursprüngliches Aussehen.
Ich bin auf dem kostenlosen Tarif. Kann ich das Design trotzdem testen?
Nicht auf dieser Seite. Sie sehen nur eine Karte mit einem Upgrade-Hinweis. Ihre Dokumente benutzen bis dahin die Standardeinstellungen von Meyster, die für sich schon vollständig und gesetzeskonform sind.
Kann ein einzelnes Angebot einen anderen Schlusstext bekommen als der Standard?
Ja. Der Text hier ist nur der Startwert für ein neues Angebot. Sie ändern ihn beim Schreiben des einzelnen Angebots, ohne den Standardtext auf dieser Seite zu verändern.