Firmenprofil ausfüllen: Adresse, Steuerdaten und Bankverbindung
Welche Firmendaten Meyster braucht, warum jedes Feld dort einen Grund hat und wie Sie Adresse, Steuernummer und IBAN einmal richtig eintragen.
Das Firmenprofil ist die Grunddatenkarte Ihres Unternehmens in Meyster: Name, Adresse, Steuerdaten und Bankverbindung. Meyster druckt diese Angaben auf jedes Angebot und jede Rechnung, die Sie erstellen.
Auf dieser Seite steht, welche Felder es gibt, warum genau diese Felder gefragt werden und wer sie ändern darf.
Warum diese Felder gefragt werden
Die Felder auf dieser Seite sind nicht willkürlich gewählt. Firmenname, Adresse und Steuernummer gehören zu den Pflichtangaben, die eine Rechnung nach § 14 UStG tragen muss.
Eine Rechnung muss unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift des Verkäufers sowie dessen Steuernummer oder USt-IdNr. enthalten. Meyster nimmt diese Angaben aus dem Firmenprofil und setzt sie automatisch auf jedes Dokument.
Mehrere Felder tragen im Infotext einen sogenannten BT-Code, zum Beispiel BT-27 beim Firmennamen oder BT-31 bei der USt-IdNr. Das sind die Feldnummern der strukturierten E-Rechnung (ZUGFeRD). Sie zeigen, dass es sich nicht um freie Textfelder handelt, sondern um genau die Angaben, die das elektronische Rechnungsformat an einer festen Stelle erwartet. Ist ein Feld leer, fehlt der entsprechende Wert später auch in der E-Rechnung.
Die vier Gruppen
Das Formular ist in vier Gruppen geteilt.
Kontakt
| Feld | Pflicht | Bemerkung |
|---|---|---|
| Firmenname | ja | Erscheint als Verkäufer auf jeder Rechnung (BT-27). Darf keinen HTML-Code enthalten. |
| Ansprechpartner | nein | |
| nein | Muss eine gültige E-Mail-Adresse sein, wenn ausgefüllt. | |
| Telefon | nein | |
| Mobil | nein | |
| Fax | nein | |
| Website | nein |
Adresse
| Feld | Pflicht | Bemerkung |
|---|---|---|
| Adresse | nein | Straße und Hausnummer. Pflichtangabe für Rechnungen nach § 14 UStG (BT-35), aber im Formular nicht erzwungen. |
| PLZ | nein | |
| Stadt | nein | |
| Ländercode | ja | Zwei Großbuchstaben, zum Beispiel DE. Voreingestellt auf DE (BT-40). |
Rechtliches
| Feld | Pflicht | Bemerkung |
|---|---|---|
| Steuernummer | nein | § 14 UStG verlangt entweder eine Steuernummer oder eine USt-IdNr. auf der Rechnung. |
| USt-IdNr. | nein | Muss dem Muster DE gefolgt von 9 Ziffern entsprechen, zum Beispiel DE123456789 (BT-31). Nötig bei Reverse-Charge-Rechnungen nach § 13b UStG. |
Steuernummer und USt-IdNr. sind im Formular beide optional, aber das Gesetz verlangt mindestens eine davon auf jeder Rechnung. Tragen Sie also mindestens eines der beiden Felder ein, bevor Sie die erste Rechnung schreiben.
Bankverbindung
| Feld | Pflicht | Bemerkung |
|---|---|---|
| Bankname | nein | |
| IBAN | nein | Muss einer gültigen IBAN entsprechen, zum Beispiel DE89370400440532013000 (BT-84). Wird auf der Rechnung gedruckt, damit Kunden zahlen können. |
| BIC | nein | Muss einem gültigen BIC entsprechen, zum Beispiel COBADEFFXXX. |
| Zahlungsart | ja | Barzahlung, Banküberweisung, SEPA-Überweisung oder SEPA-Lastschrift. Wird in der E-Rechnung kodiert (BT-81). Voreingestellt auf SEPA-Überweisung. |
Ein ungültiges Format wird sofort im Formular gemeldet, mit einer Fehlermeldung direkt unter dem Feld. Meyster speichert nie eine Steuernummer, IBAN oder USt-IdNr., die nicht zum erwarteten Muster passt.
Was hier nicht steht
Das Firmenlogo gehört nicht zu diesem Formular. Es wird auf der Seite Dokumentdesign hochgeladen, zusammen mit der Primärfarbe und der Typografie Ihrer Dokumente.
Die Firmensprache
Unter den Firmendaten steht ein zweites, unabhängiges Feld: die Firmensprache. Sie legt fest, in welcher Sprache neue Angebote und Rechnungen standardmäßig verfasst werden, Deutsch oder Englisch.
Verwechseln Sie das nicht mit Ihrer eigenen Oberflächensprache. Die Oberflächensprache bestimmt nur, in welcher Sprache Sie selbst Meyster sehen, und ist persönlich für Ihr Benutzerkonto. Sie stellen sie auf der Seite Benutzerkonto ein.
Sie arbeiten mit einer englischen Oberfläche, weil Sie das so gewohnt sind. Ihre Kunden bekommen trotzdem deutsche Angebote und Rechnungen, weil die Firmensprache auf Deutsch steht. Beide Einstellungen laufen unabhängig voneinander.
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Wer die Seite öffnen und speichern darf
Jedes angenommene Mitglied kann die Seite Firmeneinstellungen öffnen und die Firmendaten ansehen. Speichern dürfen nur der Inhaber und ein Administrator. Ein Mitglied sieht die Felder ausgefüllt, aber nicht bearbeitbar, und darüber den Hinweis, dass nur Inhaber und Administratoren diese Einstellung ändern können.
Ein ausgefülltes Beispiel
Firmenname: Müller Elektrotechnik GmbH
Adresse: Lindenstraße 14, PLZ 12345, Stadt Berlin, Ländercode DE
USt-IdNr.: DE123456789
IBAN: DE89370400440532013000, Zahlungsart: SEPA-Überweisung
Mit diesen Angaben zeigt jede neue Rechnung den vollständigen Firmennamen und die Anschrift im Briefkopf, die USt-IdNr. im Fußbereich und die IBAN im Zahlungsblock, damit der Kunde direkt überweisen kann.
Häufige Fragen
Muss ich die Adresse ausfüllen, bevor ich eine Rechnung schreibe?
Das Formular selbst erzwingt es nicht, aber das Gesetz schon. Eine Rechnung ohne vollständige Adresse des Verkäufers ist nicht ordnungsgemäß. Füllen Sie die Adresse also aus, auch wenn Meyster Sie technisch nicht daran hindert, sie leer zu lassen.
Was passiert, wenn ich Steuernummer und USt-IdNr. beide leer lasse?
Meyster speichert das Formular trotzdem, weil beide Felder als optional angelegt sind. Ihre Rechnungen sind dann aber unvollständig, weil § 14 UStG mindestens eine der beiden Nummern verlangt. Tragen Sie mindestens eine ein, bevor Sie Rechnungen verschicken.
Warum wird meine IBAN abgelehnt, obwohl sie richtig aussieht?
Meyster prüft das Format, nicht die Bank. Häufigste Ursache sind Leerzeichen mitten in
der Nummer oder ein falsches Länderkürzel am Anfang. Tragen Sie die IBAN ohne
Leerzeichen ein, zum Beispiel DE89370400440532013000.
Wo ändere ich das Logo auf meinen Dokumenten?
Nicht hier. Das Logo, die Primärfarbe und die Typografie stellen Sie auf der Seite Dokumentdesign ein.
Warum kann ich die Felder sehen, aber nicht speichern?
Ihre Rolle ist Mitglied. Nur der Inhaber und ein Administrator dürfen das Firmenprofil ändern. Bitten Sie eine der beiden Personen, die Änderung für Sie vorzunehmen, oder lassen Sie sich zum Administrator machen.
Was ist der Unterschied zwischen der Firmensprache und meiner eigenen Sprache?
Die Firmensprache bestimmt die Sprache neuer Angebote und Rechnungen für Ihre Kunden. Ihre eigene Oberflächensprache bestimmt nur, in welcher Sprache Sie Meyster selbst sehen. Die eine stellen Sie hier ein, die andere unter Benutzerkonto.