Mitglieder einladen und Rollen richtig vergeben

Jede Person, die in Meyster arbeitet, gehört zu genau einer Firma und hat dort eine von drei Rollen: Inhaber, Administrator oder Mitglied. Auf dieser Seite lädst Du neue Personen ein und änderst Rollen.

Warum es überhaupt Rollen gibt

Manche Entscheidungen in Meyster haben rechtliche, steuerliche oder finanzielle Folgen, zum Beispiel die Steuernummer ändern oder eine Kundin endgültig löschen. Andere Entscheidungen betreffen nur den Alltag, zum Beispiel ein Angebot schreiben. Meyster trennt beides über drei Rollen, damit niemand aus Versehen etwas verändert, das er gar nicht verändern sollte.

Die drei Rollen im Überblick

Rolle	Darf zusätzlich	Beispiele
Mitglied	Die tägliche Arbeit	Kunden und Projekte anlegen, Angebote und Rechnungen schreiben, im Katalog Positionen pflegen, Materialpreise korrigieren, eine Stornorechnung ausstellen, eigene Einstellungen ändern
Administrator	Alles, was ein Mitglied darf, plus das Tagesgeschäft organisieren	Teammitglieder einladen, die Rolle eines Mitglieds ändern, einen Kunden, ein Projekt oder ein Dokument löschen, das Dokumentdesign anpassen, Standardtexte und Standard-Materialpreise festlegen
Inhaber	Alles, was ein Administrator darf, plus jede Entscheidung mit rechtlicher, steuerlicher oder finanzieller Tragweite	Rechtsform und Steuerprofil, Belegnummerierung, E-Rechnungspflicht, Mahnwesen, Aufbewahrungsfristen, Tarif und Abonnement, einen weiteren Inhaber ernennen, die Rolle eines Administrators ändern, eine Kundin anonymisieren, den vollständigen Firmenexport starten

Eine Firma kann mehr als einen Inhaber haben. Löschen ist der einzige Punkt, den ein Mitglied trotz seiner sonst weiten Rechte nicht selbst darf: Einen Kunden, ein Projekt oder ein Dokument zu löschen braucht mindestens die Rolle Administrator.

Gut zu wissen

Die Teamliste sehen nur Inhaber und Administratoren. Ruft ein Mitglied die Seite Team auf, öffnet sich die Seite trotzdem, aber statt der Liste steht dort nur der Hinweis, dass die Berechtigung fehlt.

Ein Mitglied einladen

Team öffnen
Geh zu Team. Das dürfen Inhaber und Administratoren.
„Mitglied einladen“ anklicken
Der Knopf steht oben rechts im Abschnitt „Teammitglieder“, auf Höhe der Überschrift. Er öffnet den Einladungsdialog.
E-Mail-Adresse eintragen und Rolle wählen
Du wählst zwischen Mitglied und Administrator. Zum Inhaber machst Du eine Person erst nach der Einladung, siehe unten.
Einladung senden
Die eingeladene Adresse bekommt eine Nachricht, egal ob sie schon ein Meyster-Konto hat oder nicht. Du siehst dabei immer dieselbe Bestätigung, auch wenn die Person schon zu einer anderen Firma gehört. Meyster verrät Dir nicht, ob zu einer Adresse ein Konto existiert. Eine Person kann immer nur zu einer Firma gehören: Gehört sie schon zu einer anderen, lehnt Meyster erst die Annahme der Einladung ab.

Wann Du was nutzt

Lade als Mitglied ein, wenn die Person mit Kunden, Projekten, Angeboten und Rechnungen arbeitet.

Lade als Administrator ein, wenn die Person zusätzlich das Team organisiert, das Dokumentdesign anpasst oder Standardpreise festlegt.

Eine Einladung annehmen

Die eingeladene Person öffnet den Link aus der Nachricht. Ist sie nicht angemeldet, führt der Link sie zur Anmeldung oder, ohne Meyster-Konto, zur Registrierung und danach zurück zur Einladung, siehe Konto und Anmeldung. Die Seite nennt Deine Firma, die Rolle und Deinen Namen, sofern Du in Deinem Konto einen hinterlegt hast. Die Einladungs-E-Mail nennt Dich mit demselben Namen. Deine E-Mail-Adresse zeigen beide nie. Nimmt die Person an, wird die Mitgliedschaft mit genau der Rolle aktiv, die beim Einladen ausgewählt wurde, und sie landet im Dashboard Deiner Firma. Ein Link, der schon benutzt wurde, funktioniert kein zweites Mal: Die Seite sagt dann, dass die Einladung bereits verwendet wurde. Lehnt die Person ab, verschwindet die Einladung aus Deiner Liste, und ihr Link funktioniert nicht mehr. Willst Du sie danach doch noch einladen, schickst Du eine neue Einladung.

Eine offene Einladung verwalten

Solange eine eingeladene Person die Einladung nicht angenommen hat, steht in der Spalte Status „Einladung ausstehend“. Du kannst die Einladung erneut senden, wenn die Nachricht verloren ging, oder widerrufen, wenn Du Dich bei der Adresse vertippt hast oder die Person doch nicht einladen willst. Ein widerrufener Link funktioniert sofort nicht mehr.

Eine Rolle ändern

Ein Inhaber kann die Rolle jedes Mitglieds, jedes Administrators und jedes anderen Inhabers ändern. Ein Administrator darf nur die Rolle eines Mitglieds ändern: Versucht ein Administrator, die Rolle eines Administrators oder Inhabers zu ändern, ist das Auswahlfeld ausgegraut. Wählt ein Inhaber für einen anderen Inhaber eine neue Rolle, fragt ein Bestätigungsdialog eigens nach, weil die Person dadurch den Zugriff auf Abonnement, rechtliche Einstellungen und die Löschung der Firma verliert. Beim letzten verbliebenen Inhaber ist das Auswahlfeld ausgegraut, seine Rolle lässt sich nicht ändern.

Ein Mitglied entfernen

Inhaber und Administratoren können ein Mitglied entfernen. Auch einen anderen Administrator können beide entfernen: Anders als beim Ändern der Rolle ist die Schaltfläche zum Entfernen für einen Administrator nicht ausgegraut. Ein Inhaber kann auch einen anderen Inhaber entfernen, solange noch mindestens ein weiterer Inhaber übrig bleibt. Ist die Person der letzte verbliebene Inhaber, ist die Schaltfläche ausgegraut und nennt den Grund. Beim Entfernen eines Inhabers fragt der Bestätigungsdialog eigens nach: Die Person verliert sofort den Zugriff auf Abonnement und alle Firmendaten, ihre bisherigen Angebote, Rechnungen und Prüfprotokolle bleiben aber unverändert erhalten. Du kannst Dich nicht selbst entfernen. Wer entfernt wird, verliert den Zugriff mit der nächsten Anfrage.

Einen weiteren Inhaber ernennen

Ein Inhaber macht eine Person zum Inhaber, indem er in der Teamliste bei einem aktiven Mitglied oder Administrator in der Spalte Rolle „Inhaber“ auswählt. Ein Bestätigungsdialog erklärt, dass die Person dadurch vollen Zugriff auf Abonnement, rechtliche Einstellungen und die Löschung der Firma erhält, und dass die eigene Inhaberrolle dabei unverändert bleibt. Eine Firma kann mehr als einen Inhaber haben, und jeder Inhaber darf gleichberechtigt handeln. Eine noch offene Einladung lässt sich nicht direkt zur Inhaberin machen, die Option fehlt in der Rollenauswahl, bis die Person die Einladung angenommen hat.

Anna wird eingeladen und später befördert

Du lädst anna@mueller-elektro.de als Mitglied ein. Anna hat noch kein Meyster-Konto, meldet sich über den Link an und arbeitet ab sofort als Mitglied mit: Sie legt Kunden an und schreibt Angebote. Ein paar Wochen später soll Anna auch das Dokumentdesign pflegen. Du änderst ihre Rolle in der Teamliste auf Administrator.

Häufige Fragen

Wie viele Mitglieder darf ich einladen?

Beliebig viele. Es gibt kein Mitgliederlimit, in keinem Tarif.

Sieht ein Mitglied die Teamliste?

Nein. Die Seite öffnet sich für jedes Mitglied, aber die Liste selbst sehen nur Inhaber und Administratoren. Ein Mitglied sieht stattdessen den Hinweis, dass die Berechtigung fehlt.

Kann ich einen Inhaber herabstufen oder entfernen?

Als Inhaber ja. Du kannst die Rolle eines anderen Inhabers in der Teamliste auf Mitglied oder Administrator ändern oder die Person ganz entfernen, beides mit einem eigenen Bestätigungsdialog. Der letzte verbliebene Inhaber lässt sich weder herabstufen noch entfernen, denn eine Firma braucht immer mindestens einen Inhaber. Als Administrator oder Mitglied kannst Du das nicht.

Was passiert, wenn ich ein Mitglied entferne, das gerade angemeldet ist?

Die Person verliert den Zugriff mit ihrer nächsten Anfrage an Meyster. Sie muss nicht selbst abgemeldet werden, jede weitere Aktion schlägt einfach fehl.

Ich habe die falsche Rolle beim Einladen gewählt. Muss ich die Einladung widerrufen?

Nein. Wenn die Einladung noch offen ist, widerrufst Du sie und lädst erneut mit der richtigen Rolle ein. Hat die Person schon angenommen, änderst Du die Rolle einfach in der Teamliste.