Mitglieder einladen und Rollen richtig vergeben
Wie Sie Kolleginnen und Kollegen zu Ihrer Firma einladen, was Inhaber, Administrator und Mitglied jeweils dürfen und wer die Zwei-Faktor-Pflicht einschaltet.
Jede Person, die in Meyster arbeitet, gehört zu genau einer Firma und hat dort eine von drei Rollen: Inhaber, Administrator oder Mitglied. Auf dieser Seite laden Sie neue Personen ein, ändern Rollen und schalten die Zwei-Faktor-Pflicht für die ganze Firma ein.
Warum es überhaupt Rollen gibt
Manche Entscheidungen in Meyster haben rechtliche, steuerliche oder finanzielle Folgen, zum Beispiel die Steuernummer ändern oder eine Kundin endgültig löschen. Andere Entscheidungen betreffen nur den Alltag, zum Beispiel ein Angebot schreiben. Meyster trennt beides über drei Rollen, damit niemand aus Versehen etwas verändert, das er gar nicht verändern sollte.
Die drei Rollen im Überblick
| Rolle | Darf zusätzlich | Beispiele |
|---|---|---|
| Mitglied | Die tägliche Arbeit | Kunden und Projekte anlegen, Angebote und Rechnungen schreiben, im Katalog Positionen pflegen, Materialpreise korrigieren, eine Stornorechnung ausstellen, eigene Einstellungen ändern |
| Administrator | Alles, was ein Mitglied darf, plus das Tagesgeschäft organisieren | Teammitglieder einladen, die Rolle eines Mitglieds ändern, einen Kunden, ein Projekt oder ein Dokument löschen, das Dokumentdesign anpassen, Standardtexte und Standard-Materialpreise festlegen |
| Inhaber | Alles, was ein Administrator darf, plus jede Entscheidung mit rechtlicher, steuerlicher oder finanzieller Tragweite | Rechtsform und Steuerprofil, Belegnummerierung, E-Rechnungspflicht, Mahnwesen, Aufbewahrungsfristen, Tarif und Abrechnung, einen weiteren Inhaber ernennen, die Rolle eines Administrators ändern, eine Kundin anonymisieren, den vollständigen Firmenexport starten |
Eine Firma kann mehr als einen Inhaber haben. Löschen ist der einzige Punkt, den ein Mitglied trotz seiner sonst weiten Rechte nicht selbst darf: Einen Kunden, ein Projekt oder ein Dokument zu löschen braucht mindestens die Rolle Administrator.
Die Teamliste sehen nur Inhaber und Administratoren. Ruft ein Mitglied die Seite Team auf, öffnet sich die Seite trotzdem, aber statt der Liste steht dort nur der Hinweis, dass die Berechtigung fehlt.
Ein Mitglied einladen
Team öffnen
Gehen Sie zu Team. Das dürfen Inhaber und Administratoren.
„Mitglied einladen“ anklicken
Der Knopf oben rechts öffnet den Einladungsdialog.
E-Mail-Adresse eintragen und Rolle wählen
Sie wählen zwischen Mitglied und Administrator. Zum Inhaber machen Sie eine Person erst nach der Einladung, siehe unten.
Einladung senden
Die eingeladene Adresse bekommt eine Nachricht, egal ob sie schon ein Meyster-Konto hat oder nicht. Eine Person kann immer nur zu einer Firma gehören.
Wann Sie was nutzen
Laden Sie als Mitglied ein, wenn die Person mit Kunden, Projekten, Angeboten und Rechnungen arbeitet.
Laden Sie als Administrator ein, wenn die Person zusätzlich das Team organisiert, das Dokumentdesign anpasst oder Standardpreise festlegt.
Eine Einladung annehmen
Die eingeladene Person öffnet den Link aus der Nachricht. Hat sie noch kein Meyster-Konto, meldet sie sich zuerst an, siehe Konto und Anmeldung. Danach wird die Mitgliedschaft mit genau der Rolle aktiv, die beim Einladen ausgewählt wurde. Ein Link, der schon benutzt wurde, funktioniert kein zweites Mal.
Eine offene Einladung verwalten
Solange eine eingeladene Person die Einladung nicht angenommen hat, steht in der Spalte Status „Einladung ausstehend“. Sie können die Einladung erneut senden, wenn die Nachricht verloren ging, oder widerrufen, wenn Sie sich bei der Adresse vertippt haben oder die Person doch nicht einladen wollen. Ein widerrufener Link funktioniert sofort nicht mehr.
Eine Rolle ändern
Ein Inhaber kann die Rolle jedes Mitglieds und jedes Administrators auf Mitglied oder Administrator setzen. Ein Administrator darf das Gleiche nur bei einem Mitglied: Versucht ein Administrator, die Rolle eines anderen Administrators zu ändern, ist das Auswahlfeld ausgegraut. Die Rolle eines Inhabers lässt sich auf dieser Seite grundsätzlich nicht ändern, auch nicht durch einen anderen Inhaber, dafür gibt es hier keine Schaltfläche.
Ein Mitglied entfernen
Inhaber und Administratoren können ein Mitglied entfernen. Auch einen anderen Administrator können beide entfernen: Anders als beim Ändern der Rolle ist die Schaltfläche zum Entfernen für einen Administrator nicht ausgegraut. Einen Inhaber können Sie über diese Seite nicht entfernen, auch nicht als anderer Inhaber, und Sie können sich nicht selbst entfernen. Wer entfernt wird, verliert den Zugriff mit der nächsten Anfrage.
Einen weiteren Inhaber ernennen
Nur ein Inhaber sieht bei einem aktiven Mitglied oder Administrator die Schaltfläche „Zum Inhaber machen“. Eine Firma kann mehr als einen Inhaber haben, und jeder Inhaber darf gleichberechtigt handeln. Eine noch offene Einladung lässt sich nicht direkt zum Inhaber machen, die Person muss zuerst annehmen.
Sie laden anna@mueller-elektro.de als Mitglied ein. Anna hat noch kein Meyster-Konto, meldet
sich über den Link an und arbeitet ab sofort als Mitglied mit: Sie legt Kunden an und schreibt
Angebote. Ein paar Wochen später soll Anna auch das Dokumentdesign pflegen. Sie ändern ihre
Rolle in der Teamliste auf Administrator.
Zwei-Faktor-Anmeldung für die ganze Firma erforderlich machen
Am Ende der Seite steht der Schalter „Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich machen“. Ihn sieht nur ein Inhaber, für Administratoren und Mitglieder ist er nicht auf der Seite. Schalten Sie ihn ein, muss jedes Mitglied Ihrer Firma einen zweiten Faktor einrichten, bevor es überhaupt an Firmendaten kommt. Wie das Einrichten selbst aussieht und was eine Person beim Anmelden sieht, steht unter Konto und Anmeldung, diese Seite verwaltet nur die firmenweite Pflicht.
Häufige Fragen
Wie viele Mitglieder darf ich einladen?
Das hängt von Ihrem Tarif ab. Erreichen Sie das Limit, weist Meyster Sie beim Einladen darauf hin und nennt die genaue Zahl.
Sieht ein Mitglied die Teamliste?
Nein. Die Seite öffnet sich für jedes Mitglied, aber die Liste selbst sehen nur Inhaber und Administratoren. Ein Mitglied sieht stattdessen den Hinweis, dass die Berechtigung fehlt.
Kann ich einen Inhaber herabstufen oder entfernen?
Über diese Seite nicht. Es gibt aktuell keine Schaltfläche, um die Rolle eines Inhabers zu ändern oder einen Inhaber zu entfernen, auch nicht für einen anderen Inhaber.
Was passiert, wenn ich ein Mitglied entferne, das gerade angemeldet ist?
Die Person verliert den Zugriff mit ihrer nächsten Anfrage an Meyster. Sie muss nicht selbst abgemeldet werden, jede weitere Aktion schlägt einfach fehl.
Muss ich mich als Mitglied auch an die Zwei-Faktor-Pflicht halten, wenn der Inhaber sie einschaltet?
Ja. Die Pflicht gilt für jede Person in der Firma, unabhängig von der Rolle. Ohne eingerichteten zweiten Faktor kommen Sie nur bis zur Einrichtungsseite, nicht an Ihre Firmendaten.
Ich habe die falsche Rolle beim Einladen gewählt. Muss ich die Einladung widerrufen?
Nein. Wenn die Einladung noch offen ist, widerrufen Sie sie und laden erneut mit der richtigen Rolle ein. Hat die Person schon angenommen, ändern Sie die Rolle einfach in der Teamliste.