Angebote in Meyster: was sie sind und wie Sie den Überblick behalten
Was ein Angebot ist, wie die Angebotsliste und die Detailseite aufgebaut sind, und wie ein Angebot vom Entwurf bis zur Annahme durch den Kunden läuft.
Ein Angebot ist Ihr Vorschlag an einen Kunden: was Sie tun wollen, und zu welchem Preis. Anders als eine Rechnung fordert es kein Geld, es lädt zur Annahme ein.
Diese Seite zeigt, wie die Angebotsliste und die Seite eines einzelnen Angebots aufgebaut sind, und wie ein Angebot vom ersten Entwurf bis zur Entscheidung des Kunden läuft.
Warum ein Angebot mehr Freiheit hat als eine Rechnung
Ein Angebot ist ein Verkaufswerkzeug, kein rechtlich bindender Zahlungsbeleg. Deshalb behandelt Meyster es bewusst lockerer als eine Rechnung: Sie können ein Angebot jederzeit bearbeiten, auch nachdem Sie es gesendet haben. Sie können es löschen, solange daraus keine fertiggestellte Rechnung entstanden ist. Und Sie können seinen Status frei wechseln, in jede Richtung, sooft Sie wollen.
Bei einer Rechnung ist das anders: Sobald sie fertiggestellt ist, friert Meyster ihren Inhalt ein und ein Statuswechsel folgt einem festen Ablauf. Was genau ein Angebot, eine Rechnung und die anderen Begriffe bedeuten, steht unter Begriffe von A bis Z. Wie das ganze Angebot in die größere Kette von Kunde über Rechnung bis Zahlung passt, steht unter So funktioniert Meyster im Überblick.
Die Angebotsliste
Unter Angebote sehen Sie alle Angebote Ihres Betriebs. Vier Kacheln fassen den Stand zusammen: die Zahl aller Angebote, der Angebotswert als Summe aller angezeigten Angebotssummen, die Angebote dieses Monats, und die Zahl der Kunden mit mindestens einem aktiven Angebot.
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Darunter finden Sie ein Suchfeld und, nur in der Tabellenansicht, einen Statusfilter. Ein Umschalter wechselt zwischen zwei Ansichten:
- Tabelle: eine Zeile pro Angebot mit Status, Titel, Kunde und Projekt, mit Seiten zu je zehn Einträgen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Angebot.
- Kanban: eine Spalte pro Status. Sie ziehen eine Karte in eine andere Spalte, um den Status zu ändern, genau wie beim Statusfeld auf der Detailseite.
Haben Sie ein Angebot begonnen, aber die Seite verlassen, bevor Sie fertig waren, zeigt die Liste oben rechts die Schaltfläche „Entwurf fortsetzen". Meyster speichert diesen Entwurf im Browser, noch nicht in der Datenbank, bis Sie ihn abschließen. Ein neues Angebot beginnen Sie unter Neues Angebot.
Die Angebotsseite eines einzelnen Angebots
Öffnen Sie ein Angebot, sehen Sie oben ein Statusfeld mit allen fünf Status zur Auswahl, unabhängig davon, welchen Status das Angebot gerade hat. Daneben liegt ein Menü mit drei Einträgen:
- In Rechnung umwandeln: öffnet eine neue Rechnung mit den Angaben aus diesem Angebot. Ausführlich unter Ein angenommenes Angebot in eine Rechnung umwandeln.
- E-Mail: öffnet einen Dialog, um das Angebot als PDF an den Kunden zu senden. Meyster verschickt die E-Mail selbst, Sie laden nichts herunter und senden es nicht von Hand weiter.
- Löschen: markiert das Angebot als gelöscht. Das dürfen nur Inhaber und Admins, und es wird abgelehnt, wenn aus diesem Angebot schon eine fertiggestellte Rechnung entstanden ist.
Hat der Kunde über das Kundenportal bereits angenommen oder abgelehnt, zeigt ein Hinweis oben auf der Seite Datum und Entscheidung, samt Anzahl der optionalen oder alternativen Positionen, die er dabei ausgewählt hat.
Der Download-Knopf öffnet das PDF des Angebots. Liegt noch keine gespeicherte Fassung vor, oder haben Sie das Angebot seit der letzten Fassung bearbeitet, erzeugt Meyster beim Klick eine neue, sodass Sie immer den aktuellen Stand herunterladen.
Wie ein Angebot durch seine fünf Status läuft
Anders als bei einer Rechnung ist diese Reihenfolge keine Einbahnstraße. Ein Mitglied kann ein angenommenes Angebot zurück auf Entwurf setzen, ein abgelaufenes Angebot durch ein neues Gültigkeitsdatum wieder aufleben lassen, oder ein abgelehntes Angebot erneut senden. Was jeder Status genau bedeutet, wer ihn setzen kann, und was beim Ablaufdatum automatisch passiert, steht im Einzelnen unter Angebotsstatus: draft, sent, accepted, rejected, expired.
Ein Beispiel
Ein Betrieb legt für die Kundin Müller GmbH ein Angebot für das Projekt „Bad-Sanierung
Lindenstraße 14" an. Solange es ein Entwurf ist, trägt es keine Nummer und lässt sich beliebig
ändern. Beim Senden vergibt Meyster die Nummer AN-2026-0014 und schickt dem Kunden eine E-Mail
mit einem Portal-Link. Die Kundin öffnet den Link, wählt eine optionale Position dazu und nimmt
das Angebot an. Auf der Angebotsseite steht danach ein Hinweis mit Datum und Auswahl, und der
Status wechselt auf „Angenommen". Von hier aus wandelt der Betrieb das Angebot mit einem Klick in
eine Rechnung um.
Wann Sie was nutzen
Schreiben Sie ein Angebot, wenn der Kunde erst zustimmen soll, bevor Arbeit beginnt, oder wenn Sie mehrere Ausführungsvarianten zur Wahl anbieten wollen. Das ist der übliche Weg bei größeren oder neuen Aufträgen.
Überspringen Sie das Angebot und schreiben Sie direkt eine Rechnung, wenn Auftrag und Preis längst mündlich oder schriftlich vereinbart sind, etwa bei einem kleinen, wiederkehrenden Auftrag für einen Bestandskunden. Ein Angebot ist in Meyster kein Pflichtschritt vor einer Rechnung.
Häufige Fragen
Braucht jeder Auftrag ein Angebot?
Nein. Ein Angebot lohnt sich, wenn der Kunde erst zustimmen soll oder wenn Sie Varianten zur Auswahl anbieten. Für einen bereits vereinbarten Auftrag können Sie direkt eine Rechnung unter Neue Rechnung erstellen.
Kann ich ein Angebot löschen?
Ja, wenn Sie Inhaber oder Admin sind. Die Löschung wird nur abgelehnt, wenn aus dem Angebot schon eine fertiggestellte Rechnung hervorgegangen ist. Ein einfaches Mitglied kann kein Angebot löschen.
Merkt jemand, wenn ich ein bereits gesendetes Angebot ändere?
Der Kunde bekommt davon zunächst nichts mit: Meyster schickt keine automatische Nachricht, wenn Sie ein gesendetes Angebot bearbeiten. Auch im Programm zeigt Ihnen die Bearbeitungsseite selbst heute keinen Warnhinweis an. Jede Speicherung erzeugt intern eine neue Fassung und verwirft das gespeicherte PDF, sodass ein erneuter Download immer den aktuellen Stand zeigt. Denken Sie also selbst daran: Der Kunde hat möglicherweise noch die vorherige Fassung als PDF vorliegen, solange Sie ihm die neue nicht erneut schicken.
Was zeigen mir die Kacheln über der Angebotsliste?
Die Gesamtzahl aller Angebote, die Summe ihrer Werte, wie viele Angebote diesen Monat entstanden sind, und wie viele Kunden gerade mindestens ein aktives Angebot haben. Alle vier beziehen sich nur auf Ihren eigenen Betrieb.
Wo sehe ich, welche Rechnung aus einem Angebot entstanden ist?
Auf der Angebotsseite selbst zeigt Meyster diesen Rückverweis heute nicht an. Die neue Rechnung selbst kennt das Angebot, aus dem sie entstanden ist, aber die Angebotsseite listet ihre Rechnung nicht auf.