Positionen, Mengen und Preise in Dokumenten

Ein Angebot und eine Rechnung bestehen beide aus Positionen: einzelnen Zeilen mit Titel, Menge und Preis. Beide Belege nutzen genau denselben Editor. Was hier steht, gilt also für Angebote und Rechnungen gleichermaßen. Verweist ein anderer Artikel auf die Positionen, landest Du hier.

Aufbau: Positionsgruppen und Positionen

Ein Beleg gliedert sich in Positionsgruppen. Jede Gruppe hat einen Titel, eine optionale Beschreibung und beliebig viele Positionen. Du kannst mehrere Gruppen anlegen, zum Beispiel eine pro Gewerk oder pro Bauabschnitt.

Im Editor legst Du eine Position manuell nur als Leistung oder Material an. Im Datenmodell gibt es außerdem die Typen Text, Zwischensumme und Baugruppe. Diese kann der Editor heute nicht von Hand erzeugen, sie entstehen nur, wenn Meyster sie selbst anlegt, zum Beispiel eine Baugruppe aus einer Katalog-Vorlage. Eine Baugruppe fasst ihre eingeschlossenen Unterpositionen zu einer Zeile zusammen und multipliziert die Summe mit der eigenen Menge. Das betrifft nur Vorlagen mit mehreren Teilen und ist für den manuellen Alltag nicht wichtig.

Das ist etwas anderes als eine Unterposition unter einer normalen Leistungs- oder Materialposition. Eine solche Unterposition legst Du sehr wohl von Hand an, siehe unten.

Leistung oder Material

Jede Position hat ein kleines Symbol vorne: einen Schraubenschlüssel für Leistung, eine Box für Material. Ein Klick öffnet ein Menü zum Umschalten.

Der Unterschied ist mehr als Kosmetik. Nur eine Leistungsposition kann einen eigenen Lohnanteil tragen, der später den § 35a Arbeitskosten-Split speist (mehr dazu weiter unten). Eine Materialposition zählt für diesen Split immer vollständig als Material. Schaltest Du eine Position von Material zurück auf Leistung, verwirft Meyster einen vorhandenen Lohnanteil sofort und setzt ihn auf leer zurück. Das Umschalten löscht keine anderen Angaben, Titel, Menge, Einheit und Preis bleiben stehen.

Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamt

Pro Position trägst Du einen Titel ein, wahlweise eine Beschreibung, eine Menge, eine Einheit und einen Einzelpreis. Die Einheit wählst Du aus einer festen Liste (die Einheiten-Combobox), freien Text kannst Du hier nicht eintragen. Das hält Angebot und Rechnung mit den üblichen Bau- und Handwerkseinheiten konsistent, etwa m², lfm oder Stück.

Die Spalte Gesamt rechnet live mit, während Du tippst:

Gesamt = Menge × Einzelpreis × (1 − Rabatt / 100)

Der Rabatt ist der eine Rabatt, den Du für den ganzen Beleg festlegst (siehe nächster Abschnitt). Ohne Rabatt ist der Faktor 1. Die Formel wird genauso auf dem Server verwendet, sobald Du speicherst. Der angezeigte Wert ist eine Vorschau. Die verbindlichen Zahlen berechnet und speichert Meyster erst beim Speichern auf dem Server, dort können sich Rundungen minimal von der Vorschau unterscheiden.

Rabatt und Lohnanteil für den ganzen Beleg

Zwei Felder gelten für den ganzen Beleg:

• Rabatt auf das gesamte Dokument in Prozent. Meyster überträgt ihn beim Speichern auf jede Leistung und jedes Material, auch auf Positionen, die Du später hinzufügst. Jede Zeile wird um diesen Prozentsatz reduziert, bevor die Summen je Steuersatz gebildet werden. Die Gesamtsumme ist also immer die Summe der Positionen. Auf der Rechnung erscheint der Rabatt in der Rabattspalte jeder Zeile, und in der E-Rechnung steht er bei jeder Position.
• Lohnanteil in Prozent. Trägst Du ihn ein, gilt er für jede Leistung und ersetzt den Lohnanteil, den eine Position aus dem Katalog mitgebracht hat. Lässt Du das Feld leer, behält jede Leistung ihren eigenen Lohnanteil. Leerst Du das Feld wieder, bekommt jede Leistung ihren eigenen Lohnanteil zurück, auch nach dem Speichern und Neuladen. Eine selbst getippte Leistung zählt dann wieder ganz als Lohn.

Beide Felder findest Du im Schritt Positionen des Assistenten unter den Positionen. Beim Bearbeiten eines Belegs stehen sie rechts bei den Details, unter Kunde und Projekt.

Einen Rabatt oder Lohnanteil für eine einzelne Zeile trägst Du nicht ein. Ein älterer Entwurf kann noch Rabatte auf einzelnen Positionen tragen. Haben alle Positionen denselben Rabatt, übernimmt Meyster ihn als Rabatt für den ganzen Beleg. Sind die Rabatte verschieden, bleiben sie erhalten, und das Feld weist darauf hin, bis Du einen Rabatt für den ganzen Beleg einträgst. Ist ein Beleg abgeschlossen, lassen sich Rabatt und Lohnanteil nicht mehr ändern.

Steuersatz pro Position

Jede neue Position übernimmt den Steuersatz des Belegs, und ein neuer Beleg startet mit dem Standard-Steuersatz Deiner Firma aus Rechtsform und Steuerprofil. Für den Beleg wählst Du 19 oder 7 Prozent. 0 Prozent gibt es dort nicht, denn eine neue Position soll nie ohne Rechtsgrund bei 0 Prozent starten. Solange eine Position diesen Satz trägt, zeigt die Zeile kein eigenes Steuerfeld. Einen anderen Satz wählst Du im Menü der Position. Danach zeigt die Zeile ihr Feld USt., dort änderst Du den Satz wieder.

Zur Wahl stehen 19 Prozent, 7 Prozent und 0 % Photovoltaik, § 12 Abs. 3. Den dritten Satz wählst Du nur für Lieferung und Installation einer Photovoltaikanlage auf oder bei einem Wohngebäude, einem Privathaus oder einem Gebäude für das Gemeinwohl (LR-TAX-09). Meyster merkt sich an der Position, dass sie aus diesem Grund 0 Prozent trägt. Nur dann druckt das Dokument den Hinweis nach § 12 Abs. 3 UStG, und die E-Rechnung führt die Position mit der Steuerkategorie Z. Wählst Du danach wieder 19 oder 7 Prozent, entfällt der Grund.

Gilt für das Dokument § 13b oder § 19 UStG, steht jede Position fest auf 0 Prozent. Fällt die Befreiung weg, bekommt jede Position wieder den Standard-Steuersatz, nur die Photovoltaikposition bleibt bei 0 Prozent.

Ein Satz von 0 Prozent ohne diesen Grund hat bei Regelbesteuerung keine Rechtsgrundlage. Der KI-Assistent und eine verbundene KI-App legen deshalb keinen Entwurf mit 0 Prozent an, und ein Entwurf mit einer solchen Position wird abgelehnt, mit einer Meldung, welche Position betroffen ist.

Eine Position oder eine Positionsgruppe hinzufügen

Über die Schaltfläche Position hinzufügen an jeder Gruppe öffnet sich eine einzige Suche. Du tippst, was Du brauchst, und Meyster durchsucht gespeicherte Katalogpositionen und Lieferantenpreise gleichzeitig. Die Treffer stehen in zwei Gruppen: Gespeicherte Positionen aus Deinem Leistungskatalog und Lieferantenpreise aus der Materialpreisliste. Woher eine Position stammt, wählst Du also nicht mehr vorab über ein Menü, das ergibt sich erst aus dem, was Du auswählst.

Passt kein Treffer, bietet die Suche unten "Dein Text" hinzufügen an und legt damit eine neue Position mit genau diesem Titel an. Ist das Suchfeld leer, steht als erster Eintrag Leere Position hinzufügen.

Die Schaltfläche Positionsgruppe hinzufügen öffnet dieselbe Suche für eine ganze neue Gruppe. Dort stehen Deine gespeicherten Positionsgruppen unter der Gruppe Pakete, dazu Leere Positionsgruppe hinzufügen und "Dein Text" hinzufügen für eine frei benannte Gruppe. Wählst Du ein Paket, legt Meyster eine ganze neue Gruppe mit allen ihren Positionen an.

Ist der Katalog für Deine Firma ausgeschaltet, öffnet sich die Suche trotzdem. Bei einer Position zeigt sie dann nur noch Lieferantenpreise, Deinen getippten Text und die leere Position. Bei einer Gruppe bleiben nur der getippte Text und die leere Gruppe übrig, keine Pakete.

Ein Lieferantenpreis, dessen letztes Sichtungsdatum älter ist als die in Deiner Firma eingestellte Frist, trägt in der Trefferliste das Abzeichen „Veraltet". Details dazu stehen in Die Materialpreisliste pflegen.

Ein Katalogeintrag vom Typ Leistung trägt einen hinterlegten Lohnanteil in Prozent. Fügst Du ihn ein, teilt Meyster den Zeilenpreis sofort in Lohn- und Materialanteil auf: Lohnanteil ist Gesamtpreis mal Lohnanteil-Prozent, der Rest ist Materialanteil. Bei einem Artikel aus der Materialpreisliste speichert Meyster zusätzlich den ursprünglichen Lieferantenpreis in einem eigenen Feld. Das ist nicht derselbe Wert wie der § 35a Materialanteil weiter unten, es ist nur die Grundlage, aus der Dein Verkaufspreis berechnet wurde, etwa mit einem Aufschlag.

Unterpositionen

Jede Position, die selbst nicht schon einer anderen Position untergeordnet ist, trägt am Zeilenende ein kleines Symbol "Unterposition hinzufügen". Ein Klick fügt direkt darunter eine neue, eingerückte Leistungsposition ein, die zu dieser Position gehört. Eine Unterposition bearbeitest Du wie jede andere Position, mit denselben Feldern für Titel, Menge, Einheit und Einzelpreis. Nur eine Ebene ist möglich: Eine Unterposition trägt selbst kein Symbol, um wiederum eine eigene Unterposition anzulegen.

Die Nummerierung zeigt die Verschachtelung: Ist die übergeordnete Position zum Beispiel 1.1, heißt ihre erste Unterposition 1.1.1, die zweite 1.1.2.

Hinweise des Assistenten an einer Position

Hat der KI-Assistent eine Position geändert oder hinzugefügt, steht darüber "Vom Assistenten geändert" oder "Vom Assistenten hinzugefügt", bei einer Änderung mit dem vorherigen Wert. Mit "Rückgängig" daneben nimmst Du nur diese Zeile zurück. In einem Entwurf, den der Assistent angelegt hat, nennt der Hinweis bei jeder Position außerhalb Deines Katalogs, woher ihr Preis stammt. Der Hinweis blockiert nichts, verschwindet, sobald Du die Position bearbeitest, und steht nie auf dem Dokument für Deinen Kunden. Mehr dazu unter Der KI-Assistent.

Reihenfolge ändern

Jede Position und jede Gruppe trägt am linken Rand ein Griff-Symbol. Halt es gedrückt und zieh die Position an eine andere Stelle, in dieselbe Gruppe oder in eine andere. Eine Gruppe lässt sich auf dieselbe Weise über andere Gruppen ziehen.

Ohne Maus geht es genauso: Tabb zum Griff, drück die Leertaste, um die Zeile aufzunehmen, beweg sie mit den Pfeiltasten, und drück die Leertaste erneut, um sie abzulegen. Escape bricht das Verschieben ab, die Zeile bleibt an ihrer alten Stelle.

Für Tablets auf der Baustelle gibt es zusätzlich ein Menü mit Nach oben und Nach unten an jeder Zeile und an jeder Gruppe. Es funktioniert ohne Ziehen und ist am Rand deaktiviert, wenn eine Zeile bereits ganz oben oder ganz unten steht.

Verschiebst Du eine Position mit Unterpositionen, wandern die Unterpositionen mit, in ihrer bisherigen Reihenfolge zueinander. Eine Unterposition selbst lässt sich nur innerhalb ihrer eigenen Geschwisterpositionen verschieben, nicht zu einer anderen übergeordneten Position und nicht auf die oberste Ebene.

Die Nummerierung (1.1, 1.2, 1.2.1) folgt automatisch der neuen Reihenfolge, Du trägst sie nirgends selbst ein.

Ist ein Beleg nicht mehr bearbeitbar, etwa eine festgeschriebene Rechnung, zeigt der Editor weder Griff noch Menü, weil sich an der Reihenfolge dann nichts mehr ändern lässt.

Optionale und alternative Positionen

Jede Position, die Du anlegst, ist eingeschlossen: Sie zählt in die Steuersummen und in die Gesamtsumme des Belegs. Eine Position optional oder alternativ zu machen, geht in Meyster nicht, weder im Editor noch über den KI-Assistenten oder eine verbundene KI-App. Das Menü einer Position bietet dafür keinen Eintrag. Willst Du dem Kunden eine zweite Ausführung zur Wahl stellen, schreib sie als eigenes Angebot.

Trägt ein Beleg trotzdem eine optionale oder alternative Position, zeigt der Editor an der Zeile das Kennzeichen Optional oder Alternativ und unter dem Zeilenbetrag „Nicht in der Summe“. Die Position steht auf dem PDF, zählt aber weder in die Steuersummen noch in die Gesamtsumme. Ihr Betrag steht separat als Summe der optionalen und alternativen Positionen. Umstellen lässt sie sich nicht.

Der Arbeitskosten-Split nach § 35a

Deshalb rechnet Meyster für jede Rechnung an einen privaten Kunden aus, welcher Teil der Summe Lohn ist und welcher Material. Grundlage sind ausschließlich die eingeschlossenen Positionen, so entstehen die Zahlen:

• Eine Materialposition zählt immer zu 100 Prozent als Materialanteil. Ihr eigener Lieferantenpreis (siehe oben) spielt dabei keine Rolle.
• Eine Leistungsposition ohne eigenen Lohnanteil zählt zu 100 Prozent als Lohnanteil. Speichert Meyster eine Leistungsposition, für die Du keinen Lohnanteil eingetragen hast, setzt Meyster ihn beim Speichern automatisch auf den vollen Zeilenpreis. Eine handgeschriebene Leistungsposition ist damit fürs Rechnungsprüfamt also von Anfang an vollständig Arbeitslohn, es sei denn, Du änderst das.
• Eine Leistungsposition mit eigenem Lohnanteil (eingefügt aus einem Katalogeintrag mit hinterlegtem Lohnanteil) teilt sich auf: der Lohnanteil zählt als Lohn, der Rest des Zeilenpreises als Material.
• Hast Du einen Lohnanteil für den ganzen Beleg eingetragen, gilt er für jede Leistungsposition und ersetzt die beiden Fälle oben.

Einen Lohnanteil für eine einzelne Zeile trägst Du nicht ein. Der Split entsteht aus dem Lohnanteil des Belegs oder, wenn der leer ist, aus dem Katalogeintrag, mit dem eine Position angelegt wurde.

Der Split gilt nur für Kunden vom Typ Privatperson und nur auf einer Rechnung, nie auf einem Angebot. Die zugrunde liegenden Werte, Lohnanteil und Materialanteil je Position, trägt jede Position aber von Anfang an, auch im Angebot. Das ist der Grund, warum sich beim Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung nichts an diesen Zahlen ändert, sie werden nur ab dann sichtbar gemacht.

Beispiel: eine Leistung mit 40 Prozent Lohnanteil, ein Material

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Arbeitskosten-Split nicht auf dem Angebot?

Der Block erscheint nur auf einer Rechnung an eine Privatperson. Ein Angebot druckt ihn nie, auch wenn dieselben Positionen dort schon denselben Lohn- und Materialanteil tragen.

Kann ich einer einzelnen Position einen anderen Steuersatz geben?

Ja. Eine neue Position übernimmt den Steuersatz des Belegs. Einen anderen Satz wählst Du im Menü der Position, danach zeigt die Zeile ihr eigenes Feld USt., dort änderst Du ihn wieder. Details stehen oben unter „Steuersatz pro Position“.

Was passiert mit dem Materialpreis, den ich beim Einfügen aus der Materialpreisliste sehe?

Das ist der ursprüngliche Lieferantenpreis, aus dem Meyster Deinen Verkaufspreis vorschlägt. Er ist nicht derselbe Wert wie der § 35a Materialanteil dieser Zeile. Für den § 35a Split zählt bei einer Materialposition immer der volle Zeilenpreis, unabhängig vom hinterlegten Lieferantenpreis.

Wieso hat meine handgeschriebene Leistungsposition automatisch 100 Prozent Lohn?

Weil Meyster beim Speichern jeder Leistungsposition ohne eigenen Lohnanteil den vollen Zeilenpreis als Lohn zuweist. Das ist der sichere Standard: ohne Katalogangabe geht Meyster davon aus, dass die ganze Zeile Deine Arbeitszeit ist.

Zählt eine Unterposition in der Gesamtsumme mit?

Ja, immer, solange sie eingeschlossen ist. Eine Unterposition unter einer gewöhnlichen Position zählt genauso in die Zwischensumme der Gruppe, die Gesamtsumme und, bei einer Rechnung, in die ZUGFeRD-Daten wie jede andere Position. Nur eine Baugruppe rechnet ihre Unterpositionen bereits in die eigene Zeile ein.

Kann ich eine optionale Position wieder normal einschließen?

Nein. Das Menü einer Position bietet dafür keinen Eintrag. Soll die Leistung in die Summe, leg sie als neue Position an und lösch die optionale.