GoBD und die Nummerierung von Rechnungen

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Das ist eine Vorgabe des Bundesfinanzministeriums, die festlegt, wie eine Buchführung aussehen muss, damit ein Finanzamt ihr vertrauen kann.

Diese Seite erklärt, warum eine Rechnungsnummer diese Vorgabe erfüllen muss und was Meyster im Hintergrund tut, damit das immer der Fall ist. Wie sich eine Belegnummer zusammensetzt, steht unter Wie Meyster Belegnummern vergibt.

Warum eine Nummer eindeutig, fortlaufend und nur einmal vergeben sein muss

Eine Rechnungsnummer ist nicht nur eine Kennung. Sie ist der Beweis, dass keine Rechnung fehlt.

Ein Prüfer bei einer Betriebsprüfung nimmt die Rechnungsnummern eines Jahres und legt sie nebeneinander. Fehlt eine Nummer in der Reihe, zum Beispiel folgt auf RE-2026-1004 direkt RE-2026-1006, ist das aus Sicht des Prüfers ein Hinweis auf eine Rechnung, die es gab, aber die nicht mehr auftaucht. Das kann eine Schwäche in der Buchführung bedeuten oder sogar Schwarzarbeit nahelegen. Beides führt zu Rückfragen, im schlimmsten Fall zu einer Hinzuschätzung.

Was Meyster garantiert

Die Nummer entsteht erst bei der Festschreibung, nie beim Entwurf

Ein Entwurf (draft) trägt keine Nummer. Du kannst einen Entwurf mehrfach speichern, ihn ansehen, ihn wieder löschen: der Zähler bewegt sich nicht. Erst wenn Du eine Rechnung tatsächlich festschreibst, ordnet Meyster ihr die nächste Nummer aus der Reihe zu.

Das ist der Grund, warum ein gelöschter Entwurf keine Lücke hinterlässt. Es gab nie eine Nummer, die hätte fehlen können.

Zwei Personen können nie dieselbe Nummer bekommen

Wenn zwei Mitglieder Deines Teams im selben Moment eine Rechnung festschreiben, sperrt Meyster die Zählerreihe für den Moment der Vergabe. Die erste Anfrage bekommt die nächste Nummer, die zweite wartet und bekommt danach die Nummer, die logisch folgt. Es entsteht nie ein doppelter Wert und nie eine Lücke.

Technisch prüft und rendert Meyster die Rechnung vollständig, bevor überhaupt eine Nummer vergeben wird. Erst wenn feststeht, dass die Rechnung gültig ist, sperrt Meyster die Zählerreihe kurz, holt sich die nächste freie Nummer und schreibt sie fest. Schlägt irgendein Schritt vorher fehl, zum Beispiel weil ein Pflichtfeld fehlt oder das Dokument nicht erzeugt werden kann, bleibt die Rechnung ein Entwurf und keine Nummer wird verbraucht.

Eine Nummer wird nie wiederverwendet

Jede Nummer, die einmal vergeben wurde, bleibt für immer diese eine Rechnung. Auch wenn diese Rechnung später storniert wird, springt der Zähler nicht zurück und die Nummer wird kein zweites Mal ausgegeben.

Warum sich Präfix und Startnummer sperren, der Jahreswechsel aber nicht

Präfix, Startnummer und Jahreswechsel sind für jede Firma in Meyster gleich und lassen sich nicht einstellen. Es gibt also keine Einstellungsseite mehr, auf der sich ein Muster mitten in einer laufenden Reihe versehentlich ändern ließe.

Das ist derselbe Gedanke wie die frühere Sperre, nur konsequenter umgesetzt: Wer mitten in einer laufenden Reihe das Präfix oder die Startnummer ändert, erzeugt für einen Prüfer den Eindruck, es gäbe zwei Reihen oder eine Reihe mit fehlenden Belegen, selbst wenn tatsächlich nichts fehlt. Ein einziges, festes Muster für alle Firmen macht das von vornherein unmöglich.

Was mit der Nummer passiert, wenn eine Rechnung storniert wird

Eine festgeschriebene Rechnung wird nie bearbeitet oder gelöscht. Ist sie fehlerhaft, wird sie storniert.

Beim Stornieren passiert Folgendes:

• Die ursprüngliche Rechnung behält ihre Nummer und bleibt für immer lesbar, jetzt mit dem Status storniert.
• Die Stornorechnung bekommt eine eigene, neue Nummer aus derselben Reihe. Sie verweist auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung und kehrt deren Beträge um.
• Beide Rechnungen bleiben Teil der Nummernreihe. Keine der beiden verschwindet.

Nichts wird aus der Reihe gelöscht, weil eine Löschung genau die Lücke erzeugen würde, die die GoBD verhindern sollen. Der Storno macht die Korrektur sichtbar, statt sie zu verstecken.

Was Du selbst tun musst

Meyster übernimmt die Vergabe, die Vergaberegeln und den Storno automatisch, mit einem festen Muster, das Du nicht mehr einstellen musst. Ein Punkt liegt trotzdem bei Dir: Führ neben Meyster keine eigene, parallele Nummernreihe von Hand, zum Beispiel in einer Tabelle oder einem alten Programm. Zwei Reihen für dieselben Belege widersprechen dem Grundsatz der Eindeutigkeit und machen die Buchführung für einen Prüfer weniger, nicht mehr, nachvollziehbar.