GoBD und die Nummerierung von Rechnungen
Warum eine Rechnungsnummer lückenlos sein muss, was ein Prüfer beim Finanzamt darin sucht und wie Meyster das garantiert, auch bei Stornos.
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Das ist eine Vorgabe des Bundesfinanzministeriums, die festlegt, wie eine Buchführung aussehen muss, damit ein Finanzamt ihr vertrauen kann.
Diese Seite erklärt, warum eine Rechnungsnummer diese Vorgabe erfüllen muss und was Meyster im Hintergrund tut, damit das immer der Fall ist. Wie Sie das Nummernmuster einstellen, steht unter Belegnummern verstehen und einstellen.
Warum eine Nummer eindeutig, fortlaufend und nur einmal vergeben sein muss
Eine Rechnungsnummer ist nicht nur eine Kennung. Sie ist der Beweis, dass keine Rechnung fehlt.
Ein Prüfer bei einer Betriebsprüfung nimmt die Rechnungsnummern eines Jahres und legt sie
nebeneinander. Fehlt eine Nummer in der Reihe, zum Beispiel folgt auf RE-2026-0004 direkt
RE-2026-0006, ist das aus Sicht des Prüfers ein Hinweis auf eine Rechnung, die es gab, aber die
nicht mehr auftaucht. Das kann eine Schwäche in der Buchführung bedeuten oder sogar Schwarzarbeit
nahelegen. Beides führt zu Rückfragen, im schlimmsten Fall zu einer Hinzuschätzung.
Was Meyster garantiert
Die Nummer entsteht erst bei der Festschreibung, nie beim Entwurf
Ein Entwurf (draft) trägt keine Nummer. Sie können einen Entwurf mehrfach speichern, ihn ansehen, ihn wieder löschen: der Zähler bewegt sich nicht. Erst wenn Sie eine Rechnung tatsächlich festschreiben, ordnet Meyster ihr die nächste Nummer aus der Reihe zu.
Das ist der Grund, warum ein gelöschter Entwurf keine Lücke hinterlässt. Es gab nie eine Nummer, die hätte fehlen können.
Zwei Personen können nie dieselbe Nummer bekommen
Wenn zwei Mitglieder Ihres Teams im selben Moment eine Rechnung festschreiben, sperrt Meyster die Zählerreihe für den Moment der Vergabe. Die erste Anfrage bekommt die nächste Nummer, die zweite wartet und bekommt danach die Nummer, die logisch folgt. Es entsteht nie ein doppelter Wert und nie eine Lücke.
Technisch prüft und rendert Meyster die Rechnung vollständig, bevor überhaupt eine Nummer vergeben wird. Erst wenn feststeht, dass die Rechnung gültig ist, sperrt Meyster die Zählerreihe kurz, holt sich die nächste freie Nummer und schreibt sie fest. Schlägt irgendein Schritt vorher fehl, zum Beispiel weil ein Pflichtfeld fehlt oder das Dokument nicht erzeugt werden kann, bleibt die Rechnung ein Entwurf und keine Nummer wird verbraucht.
Eine Nummer wird nie wiederverwendet
Jede Nummer, die einmal vergeben wurde, bleibt für immer diese eine Rechnung. Auch wenn diese Rechnung später storniert wird, springt der Zähler nicht zurück und die Nummer wird kein zweites Mal ausgegeben.
Der Zähler für Angebote und der Zähler für Rechnungen laufen getrennt. Details dazu stehen unter Belegnummern verstehen und einstellen.
Warum sich Präfix und Startnummer sperren, der Jahreswechsel aber nicht
Sobald die erste Nummer einer Reihe vergeben ist, sperrt Meyster das Präfix und die Startnummer dieser Reihe dauerhaft. Nur die Einstellung für den Jahreswechsel bleibt änderbar.
Der Grund ist die Nachvollziehbarkeit von außen. Wer mitten in einer laufenden Reihe das Präfix oder die Startnummer ändert, erzeugt für einen Prüfer den Eindruck, es gäbe zwei Reihen oder eine Reihe mit fehlenden Belegen, selbst wenn tatsächlich nichts fehlt. Der Jahreswechsel betrifft nur, wann der Zähler auf die Startnummer zurückspringt und ob die Jahreszahl in der Nummer steht. Das ändert nichts an der Reihe, die bereits vergeben wurde, deshalb bleibt diese eine Einstellung offen.
Legen Sie Präfix und Startnummer fest, bevor Sie die erste Rechnung schreiben. Danach lässt sich keines von beiden mehr ändern, für keine Rolle im Konto.
Was mit der Nummer passiert, wenn eine Rechnung storniert wird
Eine festgeschriebene Rechnung wird nie bearbeitet oder gelöscht. Ist sie fehlerhaft, wird sie storniert.
Beim Stornieren passiert Folgendes:
- Die ursprüngliche Rechnung behält ihre Nummer und bleibt für immer lesbar, jetzt mit dem Status storniert.
- Die Stornorechnung bekommt eine eigene, neue Nummer aus derselben Reihe. Sie verweist auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung und kehrt deren Beträge um.
- Beide Rechnungen bleiben Teil der Nummernreihe. Keine der beiden verschwindet.
Nichts wird aus der Reihe gelöscht, weil eine Löschung genau die Lücke erzeugen würde, die die GoBD verhindern sollen. Der Storno macht die Korrektur sichtbar, statt sie zu verstecken.
| Nummer | Was es ist |
|---|---|
RE-2026-0011 | Reguläre Rechnung |
RE-2026-0012 | Reguläre Rechnung, wird später fehlerhaft festgestellt |
RE-2026-0013 | Stornorechnung zu RE-2026-0012, hebt deren Beträge auf |
RE-2026-0014 | Die neu ausgestellte, korrigierte Rechnung |
Für einen Prüfer ist das keine Lücke. Die Reihe ist lückenlos von 0011 bis 0014, und
RE-2026-0013 erklärt selbst, welche Rechnung sie storniert.
Was Sie selbst tun müssen
Meyster übernimmt die Vergabe, die Sperre und den Storno automatisch. Zwei Dinge liegen bei Ihnen:
- Legen Sie das Nummernmuster fest, bevor Sie die erste Rechnung oder das erste Angebot schreiben. Danach ist Präfix und Startnummer nicht mehr änderbar.
- Führen Sie neben Meyster keine eigene, parallele Nummernreihe von Hand, zum Beispiel in einer Tabelle oder einem alten Programm. Zwei Reihen für dieselben Belege widersprechen dem Grundsatz der Eindeutigkeit und machen die Buchführung für einen Prüfer weniger, nicht mehr, nachvollziehbar.