Belege und Preislisten von der KI auslesen lassen

Meyster kann ein PDF lesen und daraus etwas vorbereiten: entweder Positionen für Ihren Leistungskatalog aus einer alten Rechnung oder einem alten Angebot, oder aktuelle Materialpreise aus einer Preisliste, die Ihnen ein Lieferant per E-Mail schickt. In beiden Fällen entscheiden Sie am Ende selbst, was davon übernommen wird.

Warum das lohnt

Jede Firma hat schon Jahre an Angeboten und Rechnungen mit echten Preisen und echten Leistungsbeschreibungen. Das von Hand in einen Katalog abzutippen, Position für Position, Preis für Preis, macht niemand freiwillig zweimal. Genauso mit Materialpreisen: Lieferanten schicken regelmäßig neue Preislisten, und wer sie nicht pflegt, kalkuliert irgendwann mit veralteten Zahlen. Meyster liest das PDF für Sie und macht daraus einen Vorschlag, den Sie prüfen statt selbst eintippen.

Was heute funktioniert und was nicht

Nur ein PDF wird gelesen. Kein Foto vom Handy, keine Sprachnotiz, keine Aufnahme vor Ort. Diese Möglichkeiten gibt es in Meyster heute nicht, auch nicht im KI-Assistenten-Chat: Der Chat kann keine Dateien entgegennehmen, weder ein Bild noch ein PDF. Belege auslesen läuft ausschließlich über zwei feste Stellen in den Einstellungen:

• die Seite Aus Rechnungen importieren für den Katalog,
• das automatische Materialpreis-Postfach auf der Seite Materialpreise.

Beide brauchen den Pro-Plan oder höher.

Frühere Rechnungen und Angebote in den Katalog holen

1. Import öffnen

   Gehen Sie zu Aus Rechnungen importieren. Das dürfen nur Inhaber und Administratoren.

2. PDF-Dateien hochladen

   Ziehen Sie eine oder mehrere PDF-Dateien in das Feld, oder klicken Sie und wählen Sie sie aus. Jede Datei darf bis zu 20 MB groß sein, andere Dateiformate nimmt Meyster gar nicht erst an.

3. Extraktion abwarten

   Meyster liest jede Datei und ordnet die gefundenen Positionen Abschnitten zu. Der Status je Datei zeigt an, ob sie noch läuft oder fertig ist.

4. Ergebnis prüfen

   Jeder Abschnitt und jede Position landet in einer bearbeitbaren Tabelle: Titel, Beschreibung, Einheit, Preis, Art (Leistung oder Material). Wählen Sie außerdem je Abschnitt das passende Gewerk.

5. In den Katalog übernehmen

   Erst der Klick auf „In Katalog importieren" schreibt die geprüften Positionen in Ihren Leistungskatalog. Vorher ändert sich am Katalog nichts.

Wie Sie die einzelnen Felder in dieser Tabelle sinnvoll ausfüllen und was danach mit den Katalogeinträgen passiert, steht unter Katalog aus einer Datei importieren.

Materialpreise per E-Mail aktuell halten

Sie richten dafür eine private Weiterleitungsadresse ein und leiten Lieferantenrechnungen und Preislisten dorthin. Drei Prüfungen laufen automatisch, bevor überhaupt etwas gelesen wird:

1. Nur bekannte Absender. Eine E-Mail wird nur verarbeitet, wenn Absenderadresse oder -domain vorher auf Ihrer Liste erlaubter Absender steht. Alles andere wird abgelehnt, ohne dass der Inhalt angesehen wird.
2. Nur ein PDF-Anhang zählt. Fehlt ein PDF, wird die E-Mail ebenfalls abgelehnt.
3. Erst dann liest Meyster das PDF und gleicht jede Position anhand der Artikelnummer mit Ihrer bestehenden Materialpreisliste ab.

Was danach passiert, hängt vom Vertrauen in das Ergebnis ab. Meyster übernimmt eine Preisliste nur dann automatisch, wenn alle vier Bedingungen zugleich gelten:

• der Lieferant ist bereits bekannt,
• jeder Artikel wurde eindeutig über seine Artikelnummer gefunden, nicht nur über den Namen,
• kein betroffener Preis ist von Ihnen als fest angeheftet markiert,
• kein Einzelpreis bewegt sich um mehr als 15 Prozent oder 50 Euro, je nachdem, was größer ist.

Ein Beispiel für den letzten Punkt: Ein Artikel kostet aktuell 100,00 €. 15 Prozent davon sind 15,00 €, die feste Grenze liegt aber bei 50 Euro, also gilt die größere Zahl. Ein neuer Preis bis 150,00 € wird noch automatisch übernommen. Steigt er auf 160,00 €, überschreitet das die Grenze, und die Liste wartet auf Ihre Prüfung.

Sobald eine Bedingung nicht zutrifft, übernimmt Meyster nichts automatisch. Die Liste bekommt den Status „Prüfung nötig" und wartet in der Prüfungs-Ansicht auf Sie: je Artikel sehen Sie den alten Preis, den vorgeschlagenen neuen Preis und woran der Artikel erkannt wurde. Sie können einzelne Zeilen abwählen und übernehmen dann nur den Rest, oder die ganze Liste verwerfen. Nichts wird geschrieben, bevor Sie bestätigen.

Wie Sie das Postfach einrichten, Absender erlauben und die Materialpreisliste selbst lesen, steht unter Materialpreisliste.

Was Sie immer selbst prüfen

Wenn es schiefgeht

• Absender nicht erlaubt: Die E-Mail wird sofort abgelehnt, ohne dass ein PDF gelesen wird. Fügen Sie die Adresse oder Domain des Lieferanten zur Liste erlaubter Absender hinzu und leiten Sie die E-Mail erneut weiter.
• Kein PDF im Anhang: Auch das wird sofort abgelehnt. Ein reiner Text oder ein Bild im Anhang reicht nicht.
• Extraktion schlägt fehl: Meyster versucht es einmal automatisch erneut. Klappt es dann immer noch nicht, bekommt die Datei den Status „Fehler". Beim Katalog-Import laden Sie die Datei einfach erneut hoch. Bei einer Materialpreisliste leiten Sie die E-Mail noch einmal weiter.
• Nichts Halbes wird gespeichert. Egal ob beim Katalog-Import oder bei den Materialpreisen: Solange Sie nicht auf „In Katalog importieren" beziehungsweise auf „Ausgewählte übernehmen" klicken, ändert sich an Ihren Daten nichts, auch nicht teilweise.

Häufige Fragen

Kann ich ein Foto vom Handy hochladen?

Nein. Meyster liest heute ausschließlich PDF-Dateien. Ein Foto einer Rechnung oder einer Preisliste können Sie nicht direkt hochladen. Wenn Sie nur ein Foto haben, wandeln Sie es zuerst selbst in ein PDF um, zum Beispiel mit einer Scan-App, und laden dieses PDF hoch.

Was passiert mit Zeilen, die die KI nicht lesen konnte?

Sie fehlen im Ergebnis, statt mit einem geratenen Wert aufzutauchen. Beim Katalog-Import sehen Sie in der Übersicht nur die Zeilen, die erkannt wurden, und ergänzen fehlende Positionen selbst. Bei einer Materialpreisliste fehlt der entsprechende Artikel im Vorschlag; der Rest der Liste kommt trotzdem durch.

Wer darf das Materialpreis-Postfach einrichten?

Nur Inhaber und Administratoren können das Postfach aktivieren, die Adresse neu erzeugen und erlaubte Absender pflegen. Dasselbe gilt für den Katalog-Import.

Ändert eine automatisch übernommene Preisliste sofort meine laufenden Angebote?

Nein. Eine übernommene Preisliste ändert nur den hinterlegten Materialpreis für zukünftige Positionen. Ein Angebot oder eine Rechnung, die Sie bereits mit dem alten Preis erstellt haben, bleibt unverändert.