Belege und Preislisten von der KI auslesen lassen

Meyster kann ein PDF lesen und daraus etwas vorbereiten: entweder Positionen für Deinen Leistungskatalog aus einer alten Rechnung oder einem alten Angebot, oder aktuelle Materialpreise aus einer Preisliste, die Dir ein Lieferant per E-Mail schickt. In beiden Fällen entscheidest Du am Ende selbst, was davon übernommen wird.

Warum das lohnt

Jede Firma hat schon Jahre an Angeboten und Rechnungen mit echten Preisen und echten Leistungsbeschreibungen. Das von Hand in einen Katalog abzutippen, Position für Position, Preis für Preis, macht niemand freiwillig zweimal. Genauso mit Materialpreisen: Lieferanten schicken regelmäßig neue Preislisten, und wer sie nicht pflegt, kalkuliert irgendwann mit veralteten Zahlen. Meyster liest das PDF für Dich und macht daraus einen Vorschlag, den Du prüfst, statt ihn selbst einzutippen.

Was heute funktioniert und was nicht

Die KI liest nur ein PDF. Kein Foto vom Handy, keine Sprachnotiz, keine Aufnahme vor Ort. Ein Leistungsverzeichnis im Format GAEB DA XML liest der Katalogimport direkt, ganz ohne KI. Diese Möglichkeiten gibt es in Meyster heute nicht, auch nicht im KI-Assistenten-Chat: Der Chat kann keine Dateien entgegennehmen, weder ein Bild noch ein PDF. Belege auslesen läuft ausschließlich über zwei feste Stellen in den Einstellungen:

• der Dialog Aus Rechnungen importieren auf der Seite Positionen für den Katalog,
• das automatische Materialpreis-Postfach auf der Seite Preiseingang.

Beide gehören zu jedem bezahlten Tarif, Standard und Pro, und zur Testphase.

Beide Wege verbrauchen KI-Guthaben aus demselben gemeinsamen Guthaben wie der KI-Assistent. Details dazu stehen unter Tarif und Abonnement.

Frühere Rechnungen und Angebote in den Katalog holen

1. Import öffnen

   Öffne Positionen, öffne das Menü mit den drei Punkten links neben Position hinzufügen und klick auf Aus Rechnungen importieren. Das dürfen nur Inhaber und Administratoren.

2. Dateien hochladen

   Zieh eine oder mehrere PDF- oder GAEB-Dateien in das Feld, oder klick und wähl sie aus. Jede Datei darf bis zu 20 MB groß sein, andere Dateiformate nimmt Meyster gar nicht erst an.

3. Lesen abwarten

   Jede Datei kommt in eine Warteschlange und wird auf dem Server gelesen. Der Status je Datei zeigt an, ob sie noch wartet, gelesen wird oder fertig ist. Du kannst das Fenster dabei schließen. Eine Lieferantenrechnung geht an den Preiseingang statt in den Katalog.

4. Ergebnis prüfen

   Jede Positionsgruppe und jede Position landet in einer bearbeitbaren Tabelle: Titel, Beschreibung, Einheit, Preis, Art (Leistung oder Material). Wähl außerdem je Gruppe das passende Gewerk.

5. In den Katalog übernehmen

   Erst der Klick auf „In Katalog importieren" schreibt die geprüften Positionen in Deinen Leistungskatalog. Vorher ändert sich am Katalog nichts.

Wie Du die einzelnen Felder in dieser Tabelle sinnvoll ausfüllst und was danach mit den Katalogeinträgen passiert, steht unter Katalog aus einer Datei importieren.

Materialpreise per E-Mail aktuell halten

Du richtest dafür eine private Weiterleitungsadresse ein und leitest Lieferantenrechnungen und Preislisten dorthin. Drei Prüfungen laufen automatisch, bevor überhaupt etwas gelesen wird:

1. Nur bekannte Absender. Eine E-Mail wird nur verarbeitet, wenn Absenderadresse oder -domain vorher auf Deiner Liste erlaubter Absender steht. Alles andere wird abgelehnt, ohne dass der Inhalt angesehen wird.
2. Nur ein PDF-Anhang zählt. Fehlt ein PDF, wird die E-Mail ebenfalls abgelehnt.
3. Erst dann liest Meyster das PDF und gleicht jede Position anhand der Artikelnummer mit Deiner bestehenden Materialpreisliste ab.

Was danach passiert, hängt vom Vertrauen in das Ergebnis ab. Meyster rechnet jede gelesene Zeile nach: Menge mal Preis muss die gedruckte Zeilensumme ergeben, der Rabatt muss zum Listenpreis passen, und Artikelnummer und Preis müssen auf der angegebenen Seite des PDFs stehen. Fällt eine Zeile durch, liest Meyster genau diese Zeile ein zweites Mal. Eine Preisliste wird nur dann automatisch übernommen, wenn alle diese Bedingungen zugleich gelten:

• die automatische Übernahme ist für Deine Firma eingeschaltet. Ab Werk ist sie aus, weil sich der Absender einer weitergeleiteten E-Mail fälschen lässt. Ein Inhaber oder Admin schaltet sie im Preiseingang unter „Automatisch übernehmen" ein,
• die Liste kam als E-Rechnung oder von einem bestätigten Absender,
• der Lieferant ist bereits bekannt,
• jede Zeile ist nachgerechnet und stimmt, und die Zeilen ergeben die Rechnungssumme,
• jeder Artikel wurde über seine Artikelnummer oder seine GTIN gefunden, nicht nur über den Namen,
• kein betroffener Preis ist von Dir als fest angeheftet markiert, und der Beleg ist nicht älter als der gespeicherte Preis,
• kein Einzelpreis bewegt sich um mehr als 15 Prozent, und keiner steigt auf mehr als das Dreifache oder fällt unter ein Drittel.

Ein Beispiel für den letzten Punkt: Ein Artikel kostet aktuell 100,00 €. Ein neuer Preis bis 115,00 € wird automatisch übernommen. Steigt er auf 116,00 €, wartet die Liste auf Deine Prüfung. Eine feste Euro-Grenze gibt es nicht, damit auch ein Artikel für 2,00 € nicht unbemerkt auf 50,00 € springt.

Sobald eine Bedingung nicht zutrifft, übernimmt Meyster nichts automatisch. Die Liste bekommt den Status „Prüfung nötig" und wartet auf der Seite „Preisänderungen prüfen" auf Dich. Dort steht das Original neben den gelesenen Zeilen, und die Zeile, die Du wählst, ist im Original markiert. Je Artikel siehst Du den alten und den neuen Preis, woran der Artikel erkannt wurde, ob die Zeile geprüft, nur gefunden oder angenommen ist, und welche Prüfung nicht stimmt. Du kannst einen Wert korrigieren, einzelne Zeilen abwählen, nur die geprüften Zeilen übernehmen oder die ganze Liste verwerfen. Nichts wird geschrieben, bevor Du bestätigst.

Wie Du das Postfach einrichtest, Absender erlaubst und die Materialpreisliste selbst liest, steht unter Materialpreisliste.

Was Du immer selbst prüfst

Wenn es schiefgeht

• Absender nicht erlaubt: Die E-Mail wird sofort abgelehnt, ohne dass ein PDF gelesen wird. Füg die Adresse oder Domain des Lieferanten zur Liste erlaubter Absender hinzu und leite die E-Mail erneut weiter.
• Kein PDF im Anhang: Auch das wird sofort abgelehnt. Ein reiner Text oder ein Bild im Anhang reicht nicht.
• Extraktion schlägt fehl: Meyster versucht es einmal automatisch erneut. Beim Katalog-Import wartet eine Datei, die an einer ausgelasteten KI oder an der Zeit scheitert, in der Warteschlange und wird mit wachsendem Abstand bis zu fünf Mal versucht. Klappt es dann immer noch nicht, bekommt die Datei den Status „Fehler". Beim Katalog-Import lädst Du die Datei einfach erneut hoch. Bei einer Materialpreisliste leitest Du die E-Mail noch einmal weiter.
• Nichts Halbes wird gespeichert. Egal ob beim Katalog-Import oder bei den Materialpreisen: Solange Du nicht auf „In Katalog importieren" beziehungsweise auf „Geprüfte Zeilen übernehmen" oder „Ausgewählte Zeilen übernehmen" klickst, ändert sich an Deinen Daten nichts, auch nicht teilweise.

Häufige Fragen

Kann ich ein Foto vom Handy hochladen?

Nein. Meyster liest heute ausschließlich PDF-Dateien. Ein Foto einer Rechnung oder einer Preisliste kannst Du nicht direkt hochladen. Wenn Du nur ein Foto hast, wandle es zuerst selbst in ein PDF um, zum Beispiel mit einer Scan-App, und lade dieses PDF hoch.

Was passiert mit Zeilen, die die KI nicht lesen konnte?

Sie fehlen im Ergebnis, statt mit einem geratenen Wert aufzutauchen. Beim Katalog-Import steht oben in der Prüfung jede Position, die wegen widersprüchlicher Angaben weggelassen wurde, mit dem Grund. Fehlende Positionen ergänzt Du selbst. Bei einer Materialpreisliste fehlt der entsprechende Artikel im Vorschlag; der Rest der Liste kommt trotzdem durch. Die Prüfung nennt, wie viele Zeilen nicht gelesen werden konnten und warum, etwa „1 ohne Artikelnummer".

Wer darf das Materialpreis-Postfach einrichten?

Nur Inhaber und Administratoren können das Postfach aktivieren, die Adresse neu erzeugen und erlaubte Absender pflegen. Dasselbe gilt für den Katalog-Import.

Ändert eine automatisch übernommene Preisliste sofort meine laufenden Angebote?

Nein. Eine übernommene Preisliste ändert nur den hinterlegten Materialpreis für zukünftige Positionen. Ein Angebot oder eine Rechnung, die Du bereits mit dem alten Preis erstellt hast, bleibt unverändert.