Die Materialpreisliste pflegen

Die Materialpreisliste beantwortet eine Frage: Was kostet ein Artikel heute bei Ihrem Lieferanten, und was sollten Sie dafür berechnen. Sie ist die Grundlage für jedes Material, das Sie in ein Angebot oder eine Rechnung übernehmen.

Auf dieser Seite steht, woher ein Preis kommt, wie Einkaufs- und Verkaufspreis zusammenhängen, was Anheften bedeutet, und warum eine Preisänderung ein bereits geschriebenes Dokument nie verändert.

Drei Wege, wie ein Preis in die Liste kommt

Meyster unterscheidet drei Quellen für einen Preis: manuell eingetragen, per Weiterleitung importiert, oder aus einem Vorlagenpaket. In der Preisliste zeigt die Spalte „Quelle" ein Abzeichen mit „Manuell" oder „E-Mail", je nachdem wie der Preis zustande kam.

Jedes Mitglied Ihres Unternehmens kann die Materialpreisliste öffnen, durchsuchen und lesen. Einen Preis von Hand anlegen oder bearbeiten dürfen dagegen nur der Inhaber und Admins. Dieselbe Regel gilt für den Posteingang, die Absenderliste und die Preiseinstellungen weiter unten auf dieser Seite.

1. Materialpreisliste öffnen

   Gehen Sie zu Materialpreise.

2. „Manuell hinzufügen“ wählen

   Nur sichtbar für Inhaber und Admins.

3. Lieferant wählen oder neu anlegen

   Bestehenden Lieferanten auswählen, oder „Neuer Lieferant" und den Namen eintragen.

4. Artikel-Nr., Beschreibung, Einheit und Einzelpreis eintragen

   Die Artikel-Nr. ist Pflicht, die Beschreibung ist optional. Der Einzelpreis ist der Einkaufspreis, den Ihr Lieferant Ihnen berechnet.

5. Aufschlag festlegen (optional)

   Prozent oder fester Betrag, nie beides. Leer lassen, um den Standardaufschlag des Unternehmens zu verwenden.

6. „Preis anheften“ bei Bedarf einschalten

   Schützt den Preis vor künftigen automatischen Importen.

Automatisch: Lieferantenrechnungen weiterleiten

Statt jeden Preis von Hand einzutragen, können Sie Ihre eigene Weiterleitungsadresse einrichten (Materialpreise, Karte „Automatische Materialpreise"). Ein Inhaber oder Admin schaltet sie ein, Meyster vergibt eine Adresse der Form <kennung>@<domain>. Sie richten in Ihrem eigenen Postfach eine Weiterleitungsregel ein, die Rechnungen und Preislisten Ihrer Lieferanten an diese Adresse schickt. Meyster zeigt Schritt-für- Schritt-Anleitungen für Gmail und Outlook direkt auf der Seite.

Eine neue Adresse erstellen deaktiviert die alte sofort. Aktualisieren Sie danach Ihre Weiterleitungsregel, sonst gehen Nachrichten ins Leere.

Ein Inhaber oder Admin pflegt die Liste unter „Erlaubte Absender": eine einzelne E-Mail-Adresse (lieferant@beispiel.de) oder eine ganze Domain (beispiel.de).

Jede weitergeleitete E-Mail erscheint in der Tabelle „Letzte E-Mails" mit einem Status: Empfangen, In Warteschlange, Extraktion läuft, Prüfung nötig, Übernommen, Abgelehnt oder Fehlgeschlagen. Meyster liest das PDF mit KI und ordnet die gefundenen Artikel Ihrer Liste zu. Ein sicher erkannter Import wird automatisch übernommen, ein neuer oder unsicherer Artikel wartet als „Prüfung nötig" auf einen Inhaber oder Admin. Wie Meyster ein Dokument überhaupt liest und wie diese Prüfung im Detail funktioniert, steht unter KI liest Ihre Belege.

Vom Einkaufspreis zum Verkaufspreis

Der gespeicherte Einzelpreis ist immer Ihr Einkaufspreis, netto, ohne Umsatzsteuer. Es gibt kein Umsatzsteuerfeld auf einem Materialpreis. Die Umsatzsteuer wählen Sie erst, wenn eine Position tatsächlich in einem Dokument landet, standardmäßig 19 Prozent.

Aus dem Einkaufspreis wird der Verkaufspreis nach dieser Reihenfolge:

Prozent und fester Betrag schließen sich gegenseitig aus. Sie können auf einem Preis nur eins von beiden eintragen.

Den Standardaufschlag und die Anzahl Tage bis ein Preis als veraltet gilt, stellen ein Inhaber oder Admin unter „Preisgestaltung" auf derselben Seite ein. Ohne eigenen Eintrag steht die Wartezeit auf 90 Tage.

Ein Preis anheften

Anheften schützt einen Preis nur vor einem automatischen Import. Eine weitergeleitete Lieferantenrechnung überschreibt einen angehefteten Preis nie, egal welchen neuen Wert sie enthält. Der übersprungene Wert wird trotzdem angezeigt, damit ein Inhaber oder Admin ihn sich ansehen und selbst entscheiden kann.

Anheften schützt nicht vor einer manuellen Bearbeitung. Ein Inhaber oder Admin kann einen angehefteten Preis jederzeit von Hand ändern. In der Preisliste zeigt ein Schloss-Symbol neben der Quelle, dass ein Preis angeheftet ist.

Veraltete Preise

Ein Preis, der länger nicht aktualisiert wurde als die eingestellte Wartezeit, bekommt in der Liste das Abzeichen „Veraltet". Das ist nur ein Hinweis. Der Preis bleibt vollständig nutzbar, Sie können ihn weiter in ein Dokument übernehmen. Der Hinweis existiert, weil ein Handwerker beim Schreiben eines Angebots selten Zeit hat, jeden Preis gegen die aktuelle Lieferantenliste zu prüfen. Das Abzeichen erinnert Sie daran, kurz nachzusehen, bevor Sie einen alten Preis in ein größeres Angebot übernehmen.

Was passiert, wenn sich ein Preis ändert, den Sie schon verwendet haben

Das ist die wichtigste Regel auf dieser Seite. Sobald Sie einen Materialpreis in ein Angebot oder eine Rechnung übernehmen, kopiert Meyster den Titel, die Artikel-Nr., die Einheit und den Verkaufspreis in die Position. Das Dokument merkt sich nur, aus welchem Preis die Position stammt, es bleibt aber nicht mit ihm verbunden.

Das gilt auch für einen Entwurf, der noch offen ist. Ein Angebot im Status Entwurf, das die alte Position bereits enthält, ändert sich nicht von selbst. Öffnet ein Mitglied den Entwurf, nachdem sich der Preis geändert hat, zeigt Meyster die Differenz an und bietet an, die Position auf den neuen Preis zu aktualisieren. Diese Entscheidung trifft immer ein Mensch. Wie das im Positionen- Editor genau aussieht, steht unter Positionen und Preise.

Häufige Fragen

Ändert sich eine bereits geschriebene Rechnung, wenn sich der Materialpreis ändert?

Nein. Die Position behält den Preis, mit dem sie eingefügt wurde, egal was später in der Materialpreisliste steht. Das gilt auch für Entwürfe.

Wozu dient das Anheften eines Preises?

Es schützt einen Preis nur vor einem automatischen Import per Weiterleitung. Ein Inhaber oder Admin kann einen angehefteten Preis jederzeit von Hand ändern.

Ist der gespeicherte Preis netto oder brutto?

Netto. Der Einzelpreis ist Ihr Einkaufspreis ohne Umsatzsteuer, es gibt kein Umsatzsteuerfeld auf einem Materialpreis. Die Umsatzsteuer wählen Sie erst auf der Position im Dokument.

Wer darf einen Preis von Hand anlegen oder bearbeiten?

Jedes Mitglied kann die Liste ansehen und durchsuchen. Anlegen und Bearbeiten ist dem Inhaber und Admins vorbehalten, genau wie der Posteingang und die Absenderliste.

Was passiert, wenn ich einen Preis lösche?

Der Preis verschwindet aus Suche und Auswahl. Dokumente, die ihn bereits verwendet haben, bleiben unverändert und zeigen weiterhin ihre gespeicherten Werte.

Kann ich einen Preis ohne Artikel-Nr. anlegen?

Nein, die Artikel-Nr. ist im Formular für einen manuellen Preis ein Pflichtfeld. Bei einem Import per Weiterleitung ordnet Meyster einen Preis ohne erkennbare Artikel-Nr. über den normalisierten Titel zu.