Das Protokoll: was Meyster aufzeichnet

Das Protokoll zeigt jede Änderung, die jemand oder Meyster selbst an Deinen Geschäftsdaten vorgenommen hat: wer, wann, an welchem Datensatz und ob er angelegt, geändert oder gelöscht wurde.

Diese Seite erklärt, was genau im Protokoll landet, was eine einzelne Zeile bedeutet und wie Du mit den beiden Filtern gezielt einen Eintrag findest. Wie lange das Protokoll aufbewahrt wird und was mit alten Einträgen passiert, steht unter Warum Rechnungen und Belege jahrelang aufbewahrt werden müssen.

Was ins Protokoll kommt

Meyster schreibt automatisch einen Eintrag, sobald sich an einem dieser Bereiche etwas ändert: ein Datensatz wird angelegt, bearbeitet oder gelöscht.

Bereich	Was dazugehört
Angebote & Rechnungen	Jedes Angebot und jede Rechnung
Kunden	Jeder Kunde
Projekte	Jedes Projekt
Firmeneinstellungen	Deine Firmendaten, zum Beispiel Adresse, Steuernummer, Logo
Positionsvorlagen	Einzelne Vorlagen aus Deinem Leistungskatalog
Gruppenvorlagen	Gruppen von Vorlagen aus Deinem Leistungskatalog

Das passiert vollautomatisch, im Hintergrund, bei jeder einzelnen Änderung. Du musst dafür nichts einschalten und kannst es auch nicht ausschalten.

Was ein Eintrag zeigt

Jede Zeile im Protokoll zeigt sechs Angaben:

Spalte	Bedeutung
Zeitstempel	Datum und Uhrzeit der Änderung, auf die Sekunde genau
Tabelle	Welcher der sechs Bereiche oben betroffen war
Aktion	Erstellt, Aktualisiert oder Gelöscht, jeweils farbig markiert
Benutzer	Wer die Änderung vorgenommen hat
Quelle	Ob die Änderung eine normale Eingabe war oder ein automatischer Vorgang von Meyster
Datensatz-ID	Die technische Kennung des betroffenen Datensatzes

Bei der Aktion hilft die Farbe beim schnellen Überfliegen: Grün steht für Erstellt, Blau für Aktualisiert, Rot für Gelöscht.

Die Quelle ist bei den meisten Zeilen leer, das heißt, ein Mitglied hat die Änderung selbst über die Oberfläche ausgelöst. Gefüllt ist sie nur, wenn Meyster die Änderung automatisch als Teil eines eigenen Vorgangs vorgenommen hat, zum Beispiel beim Erstellen einer Stornorechnung oder beim Anonymisieren eines Kunden nach einer Löschanfrage.

Gut zu wissen

Steht bei Benutzer "System", dann kam die Änderung nicht von einem Mitglied Deiner Firma, sondern aus einem automatischen Vorgang von Meyster selbst.

Wenn der Meyster-Support in Deiner Firma arbeitet

Bittest Du uns um Hilfe bei der Einrichtung oder bei einem Problem, kann ein Mitarbeiter von Meyster für eine begrenzte Zeit, höchstens acht Stunden, in Deiner Firma arbeiten. Er wird dabei kein Mitglied und erscheint nicht in Deiner Teamliste. Beginn und Ende dieses Zugriffs stehen im Protokoll unter "Support-Zugriff", zusammen mit dem Grund und der Rolle. Jede Änderung in dieser Zeit steht dort mit dem Benutzer "Meyster Admin" und der Quelle "Meyster-Support-Zugriff". Grundlage ist Abschnitt 11 der AGB.

Nach Tabelle und Aktion filtern

Über der Liste stehen zwei Filter: einer für die Tabelle, einer für die Aktion. Beide lassen sich kombinieren, und beide lassen sich jederzeit wieder auf "alle" zurückstellen.

Protokoll öffnen
Geh zu Audit-Protokoll.
Nach Tabelle filtern
Wähl "Angebote & Rechnungen", um nur Änderungen an Angeboten und Rechnungen zu sehen.
Nach Aktion filtern
Wähl zusätzlich "Aktualisiert", um nur bearbeitete Einträge zu sehen, keine neu angelegten und keine gelöschten.
Zeile lesen
In der gefilterten Liste findest Du jede Bearbeitung eines Angebots oder einer Rechnung, mit Zeitstempel und dem Namen des Mitglieds, das sie vorgenommen hat.

Wer hat den Preis in einem Angebot geändert?

Du filterst auf "Angebote & Rechnungen" und "Aktualisiert" und suchst den Zeitpunkt, zu dem der Preis auffällig anders war. Die Zeile daneben zeigt Dir, welches Mitglied die Änderung vorgenommen hat und wann genau. Die genauen Werte vorher und nachher stehen nicht in der Liste selbst, aber die Zeile grenzt den Zeitraum und die Person schon deutlich ein.

Warum niemand einen Eintrag ändern oder löschen kann

Das Protokoll ist nur zum Anhängen da, auf Englisch append only. Ein neuer Eintrag kommt immer dazu, ein bestehender Eintrag lässt sich weder bearbeiten noch löschen, auch nicht von einem Inhaber oder Admin. Es gibt in Meyster keinen Knopf und keinen Weg dafür.

Löscht jemand später den Kunden, das Projekt, das Angebot oder die Rechnung, die ein Eintrag beschreibt, bleibt der Eintrag trotzdem stehen. Das Protokoll überlebt also den Datensatz, den es beschreibt.

Rechtlicher Hinweis

Die GoBD verlangen, dass Buchungsbelege unveränderbar bleiben und dass das Verfahren dahinter dokumentiert ist. Ein Eintrag im Protokoll lässt sich deshalb in Meyster nicht mehr bearbeiten oder löschen, weder von einem Mitglied noch von einem Admin.

Wie lange ein Eintrag aufbewahrt wird, bevor er automatisch entfernt werden darf, und was dabei mit einem laufenden Vorgang passiert, der ihn schützt, steht unter Warum Rechnungen und Belege jahrelang aufbewahrt werden müssen.

Wer das Protokoll öffnen darf

Anders als bei den meisten anderen Einstellungsseiten braucht diese Seite keine Rolle. Jedes Mitglied, das der Firma beigetreten ist, egal ob Inhaber, Admin oder einfaches Mitglied, kann das Protokoll öffnen und lesen. Eine Übersicht, welche Seite wem offensteht, findest Du unter Karte aller Einstellungsseiten.

Das ist Absicht: Das Protokoll ist ein Nachweis für alle im Team, nicht ein Werkzeug nur für die Leitung. Schreiben kann darin trotzdem niemand von Hand, das übernimmt ausschließlich Meyster selbst bei jeder Änderung.

Häufige Fragen

Kann ich einen Eintrag im Protokoll bearbeiten oder löschen?

Nein. Kein Mitglied und kein Admin kann das, technisch ist der Weg dafür gesperrt. Das Protokoll ist bewusst so gebaut, dass es als Nachweis gilt, und ein Nachweis, den man selbst ändern kann, taugt für eine Prüfung nichts.

Warum steht bei manchen Zeilen kein Name bei Benutzer?

Dort steht dann "System". Das bedeutet, kein Mitglied hat die Änderung ausgelöst, sondern ein automatischer Vorgang von Meyster, etwa das Anlegen einer Stornorechnung.

Ich sehe eine gelöschte Rechnung nicht mehr in der Rechnungsliste, aber im Protokoll schon. Ist das ein Fehler?

Nein. Das Protokoll überlebt bewusst den Datensatz, den es beschreibt. Auch wenn die Rechnung selbst nicht mehr existiert, bleibt der Eintrag im Protokoll stehen.

Kann ich sehen, welcher Wert genau vor der Änderung stand?

Auf dieser Seite nicht direkt, Du siehst nur, wer wann was geändert hat. Für eine Prüfung durch das Finanzamt oder Dein Steuerbüro nutzt Du den DATEV-Export oder die Verfahrensdokumentation unter Exporte.

Kann ich als einfaches Mitglied das Protokoll auch sehen, oder nur der Inhaber?

Jedes Mitglied kann es öffnen und lesen, unabhängig von der Rolle. Nur schreiben kann niemand von Hand darin.