Jede Rechnung, jedes Angebot und jede Änderung an einem Beleg in Meyster hat eine gesetzliche Mindesthaltbarkeit. Erst wenn diese Frist abgelaufen ist, darf der Beleg überhaupt gelöscht werden, vorher nicht. Das gilt auch, wenn Du ihn selbst nicht mehr brauchst.
Warum es diese Pflicht überhaupt gibt
Ein Finanzamt darf einen Betrieb Jahre später noch prüfen, eine sogenannte Betriebsprüfung. Damit das möglich ist, verlangt das Steuerrecht, dass Buchungsbelege wie Rechnungen für eine festgelegte Zeit vollständig, unverändert und auffindbar bleiben. Das ist keine Meyster-Regel. Es ist eine Pflicht, die jede Unternehmerin und jeder Unternehmer in Deutschland hat, unabhängig davon, welche Software sie oder er nutzt. Meyster sorgt nur dafür, dass Du Dich um die Einhaltung nicht selbst kümmern musst.
Wie lange eine Frist läuft und woher sie kommt
Jede Art von Beleg hat ihre eigene Frist. Meyster hinterlegt sie zusammen mit der genauen Rechtsgrundlage, damit Du nachvollziehen kannst, woher die Zahl kommt, statt sie raten zu müssen.
Deine Aufbewahrungsfristen · Diese Tabelle zeigt Deine eigenen Daten.
Anmelden und ansehenRechnungen musst Du heute 8 Jahre aufbewahren. Bis Ende 2024 waren es 10 Jahre, ein Gesetz zum Bürokratieabbau hat die Frist zum 1. Januar 2025 verkürzt. Das eigene Änderungsprotokoll (Audit-Protokoll), das jede Änderung an einem Geschäftsbeleg festhält, bewahrt Meyster bewusst länger auf, 10 Jahre, damit der Nachweis nie kürzer läuft als die Rechnungen, die er belegt.
Rechtlicher Hinweis
Buchungsbelege wie Rechnungen müssen nach § 147 AO aufbewahrt werden. Ein Gesetz zum Bürokratieabbau hat die Frist mit Wirkung zum 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt, für Fristen, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen waren. Meyster speichert die Frist je Belegklasse zusammen mit ihrer Rechtsgrundlage, weil sich diese Zahlen mit der Zeit ändern.
Was passiert, wenn eine Frist endet
Was bisher gelöscht wurde · Diese Tabelle zeigt Deine eigenen Daten.
Anmelden und ansehenHeute löscht Meyster automatisch nur abgelaufene Einträge im Änderungsprotokoll, und nur, wenn kein laufender Vorgang, ein sogenannter Legal Hold, den Eintrag schützt. Eine Rechnung selbst löscht Meyster nach Ablauf ihrer Frist noch nicht automatisch, sie bleibt einfach bestehen. Das ist sicherer als zu früh zu löschen, denn eine zu früh gelöschte Rechnung lässt sich nicht wiederherstellen.
Löschen ist endgültig
Jeder Löschlauf, den Meyster ausführt, lässt sich nicht rückgängig machen. Deshalb löscht Meyster grundsätzlich lieber zu spät als zu früh, und nur, was seine Frist wirklich erreicht hat.
Rechtlicher Hinweis
Die GoBD verlangen, dass Buchungsbelege unveränderbar bleiben und dass das Verfahren dahinter dokumentiert ist. Eine festgeschriebene Rechnung kann in Meyster deshalb nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, weder von einem Mitglied noch von einem Admin.
Warum das Löschen eines Kunden die Rechnungen nicht mitlöscht
Ein Kunde und seine Rechnungen sind in Meyster zwei getrennte Dinge. Die Rechnung ist ein Buchungsbeleg mit eigener Aufbewahrungsfrist, der Kunde ist nur der Name und die Adresse dahinter. Wenn Du einen Kunden aus Datenschutzgründen anonymisierst, verschwinden Name, Adresse und Kontaktdaten. Die Rechnung mit ihrer Nummer, ihrem Betrag und ihrem Steuerergebnis bleibt vollständig erhalten. Das ist kein Fehler, sondern Absicht: Das Steuerrecht verlangt die Aufbewahrung, das Datenschutzrecht erlaubt genau diese Ausnahme. Alles zu dieser Anonymisierung steht unter Datenauskunft, Export und Löschung.
Woher Du Deine Belege für eine Prüfung bekommst
Wenn ein Finanzamt tatsächlich eine Betriebsprüfung ansetzt, musst Du Deine Belege nicht mühsam zusammensuchen. Der Inhaber Deiner Firma exportiert unter Exporte die Buchungen und die Debitorenstammdaten im DATEV-Format für den Steuerberater, dazu die Verfahrensdokumentation und den vollständigen Datenexport der Firma.
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