Warum Rechnungen und Belege jahrelang aufbewahrt werden müssen

Jede Rechnung, jedes Angebot und jede Änderung an einem Beleg in Meyster hat eine gesetzliche Mindesthaltbarkeit. Erst wenn diese Frist abgelaufen ist, darf der Beleg überhaupt gelöscht werden, vorher nicht. Das gilt auch dann, wenn Sie ihn selbst nicht mehr brauchen.

Warum es diese Pflicht überhaupt gibt

Ein Finanzamt darf einen Betrieb Jahre später noch prüfen, eine sogenannte Betriebsprüfung. Damit das möglich ist, verlangt das Steuerrecht, dass Buchungsbelege wie Rechnungen für eine festgelegte Zeit vollständig, unverändert und auffindbar bleiben. Das ist keine Meyster-Regel. Es ist eine Pflicht, die jede Unternehmerin und jeder Unternehmer in Deutschland hat, unabhängig davon, welche Software sie oder er nutzt. Meyster sorgt nur dafür, dass Sie sich um die Einhaltung nicht selbst kümmern müssen.

Wie lange eine Frist läuft und woher sie kommt

Jede Art von Beleg hat ihre eigene Frist. Meyster hinterlegt sie zusammen mit der genauen Rechtsgrundlage, damit Sie nachvollziehen können, woher die Zahl kommt, statt sie raten zu müssen.

Rechnungen müssen Sie heute 8 Jahre aufbewahren. Bis Ende 2024 waren es 10 Jahre, ein Gesetz zum Bürokratieabbau hat die Frist zum 1. Januar 2025 verkürzt. Das eigene Änderungsprotokoll (Audit-Protokoll), das jede Änderung an einem Geschäftsbeleg festhält, bewahrt Meyster bewusst länger auf, 10 Jahre, damit der Nachweis nie kürzer läuft als die Rechnungen, die er belegt.

Was passiert, wenn eine Frist endet

Heute löscht Meyster automatisch nur abgelaufene Einträge im Änderungsprotokoll, und nur, wenn kein laufender Vorgang, ein sogenannter Legal Hold, den Eintrag schützt. Eine Rechnung selbst löscht Meyster nach Ablauf ihrer Frist noch nicht automatisch, sie bleibt einfach bestehen. Das ist sicherer als zu früh zu löschen, denn eine zu früh gelöschte Rechnung lässt sich nicht wiederherstellen.

Warum das Löschen eines Kunden die Rechnungen nicht mitlöscht

Ein Kunde und seine Rechnungen sind in Meyster zwei getrennte Dinge. Die Rechnung ist ein Buchungsbeleg mit eigener Aufbewahrungsfrist, der Kunde ist nur der Name und die Adresse dahinter. Wenn Sie einen Kunden aus Datenschutzgründen anonymisieren, verschwinden Name, Adresse und Kontaktdaten, die Rechnung mit ihrer Nummer, ihrem Betrag und ihrem Steuerergebnis bleibt vollständig erhalten. Das ist kein Fehler, sondern Absicht: Das Steuerrecht verlangt die Aufbewahrung, das Datenschutzrecht erlaubt genau diese Ausnahme. Alles zu dieser Anonymisierung steht unter Datenauskunft, Export und Löschung.

Woher Sie Ihre Belege für eine Prüfung bekommen

Wenn ein Finanzamt oder Ihr Steuerbüro nach den Unterlagen fragt, müssen Sie die nicht mühsam zusammensuchen.

1. Compliance-Exporte öffnen

   Gehen Sie zu Compliance-Exporte. Das kann nur der Inhaber des Kontos.

2. Prüfungsexport für ein Jahr erstellen

   Er enthält alle Rechnungen des Jahres mit ihren Beträgen, Steuerergebnissen, Zahlungen und Stornos, und prüft die Nummernfolge auf Lücken.

3. Verfahrensdokumentation erstellen

   Ein datiertes Dokument, das beschreibt, wie Ihre Belege nummeriert, festgeschrieben und aufbewahrt werden, erzeugt aus Ihrer tatsächlichen Konfiguration.