Die Exporte-Seite: Prüfungsexport, Verfahrensdokumentation und Firmendaten
Was der Prüfungsexport, die Verfahrensdokumentation und der Firmendatenexport auf der Exporte-Seite enthalten, wie Sie sie herunterladen und wer das darf.
Auf der Exporte-Seite laden Sie drei Dinge herunter: den Prüfungsexport für ein Jahr, die Verfahrensdokumentation und den vollständigen Datenexport Ihrer Firma. Alle drei sind für den Fall gedacht, dass jemand außerhalb von Meyster Ihre Unterlagen sehen will, ein Finanzamt, Ihr Steuerbüro oder ein Kunde, der eine Kopie seiner Daten verlangt.
Warum es diese Seite gibt
Ohne diese Seite müssten Sie im Ernstfall Rechnungen, Zahlungen und Einstellungen von Hand zusammensuchen, oder Ihr Steuerbüro bitten, sich selbst durch die App zu klicken. Meyster bündelt stattdessen jeden Download an einer Stelle. Warum eine Betriebsprüfung überhaupt Jahre zurückgehen darf und wie lange Belege aufbewahrt werden müssen, steht ausführlich unter Warum Rechnungen jahrelang aufbewahrt werden müssen. Was das Recht auf eine Datenkopie nach der DSGVO genau bedeutet, steht unter Datenauskunft, Export und Löschung. Dieser Artikel beantwortet nur eine Frage: Wo klicken Sie, und was bekommen Sie dann.
Wer die Seite öffnen darf und wer wirklich exportieren kann
Jedes angenommene Mitglied Ihrer Firma darf die Exporte-Seite öffnen, auch ein Mitglied mit der Rolle Mitglied. Was jemand dort tatsächlich auslösen kann, ist aber unterschiedlich geregelt, und die drei Karten verhalten sich nicht gleich:
| Download | Wer sieht den Button aktiv | Was bei einer anderen Rolle passiert |
|---|---|---|
| Prüfungsexport | nur der Inhaber | Button und Jahresauswahl sind sichtbar, aber ausgegraut, mit dem Hinweis "Nur der Inhaber kann diesen Export erstellen." |
| Verfahrensdokumentation | nur der Inhaber | Button ist ausgegraut, derselbe Hinweis erscheint |
| Unternehmensdaten exportieren | jeder, der die Seite sieht | Button bleibt anklickbar, der Klick schlägt aber fehl |
Beim Prüfungsexport und bei der Verfahrensdokumentation sperrt Meyster den Button direkt in der Oberfläche, sobald Sie nicht der Inhaber sind. Beim vollständigen Datenexport tut es das nicht. Der Button "Alle Daten exportieren" bleibt für ein Mitglied oder einen Administrator anklickbar. Klickt jemand ohne die Rolle Inhaber trotzdem darauf, meldet Meyster einen Fehler, und es lädt keine Datei herunter. Nur der Klick des Inhabers führt wirklich zu einer Datei. Die Regel ist bei allen drei Downloads dieselbe, nur die Oberfläche zeigt sie beim dritten nicht an.
Die GoBD verlangen, dass eine Betriebsprüfung Zugriff auf Ihre Buchungsbelege und auf eine Dokumentation des Verfahrens dahinter bekommt. Der Prüfungsexport und die Verfahrensdokumentation setzen genau das um, deshalb sind beide auf den Inhaber beschränkt, der für diese Pflicht gerade steht.
Prüfungsexport: ein Jahr für die Betriebsprüfung
Der Prüfungsexport ist für den Moment gedacht, in dem ein Finanzamt oder Ihr Steuerbüro nach den Unterlagen eines Jahres fragt.
Exporte öffnen
Gehen Sie zu Exporte.
Jahr wählen
In der Liste stehen nur Jahre, in denen mindestens eine Rechnung festgeschrieben wurde. Gibt es noch keine, sehen Sie stattdessen den Hinweis "Noch keine festgeschriebenen Rechnungen, nichts zu exportieren".
Exportieren klicken
Meyster lädt eine JSON-Datei herunter, benannt nach dem Muster
meyster-tax-audit-2026.json.
Die Datei enthält für jede Rechnung des gewählten Jahres ihre Nummer, ihr Rechnungsdatum, ihren Status, ihren Netto-, Steuer- und Bruttobetrag, ihre Steuerkategorie und, falls vorhanden, den Stornogrund. Dazu kommen alle Zahlungen, die auf diese Rechnungen verbucht wurden, und alle Stornorechnungen mit ihrer eigenen Nummer und ihrem Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Am Ende steht eine Prüfung der Nummernfolge: Wie viele Nummern für dieses Jahr insgesamt vergeben wurden, welche davon tatsächlich auf einer Rechnung stehen, und ob eine Lücke dazwischen fehlt. Fehlt keine, ist die Folge lückenlos, so wie es die GoBD verlangen.
Für RE-2026-0001 bis RE-2026-0042 liefert der Export 42 Zeilen mit Beträgen und
Steuerergebnissen, dazu jede Zahlung, die auf eine dieser Rechnungen einging, und die Meldung,
dass die Nummernfolge lückenlos ist, weil alle 42 vergebenen Nummern auch verwendet wurden.
Verfahrensdokumentation: wie Ihre Belege verwaltet werden
Die Verfahrensdokumentation ist kein Formular, das Sie ausfüllen. Meyster schreibt sie aus Ihrer tatsächlichen Konfiguration zusammen, jedes Mal neu, wenn Sie sie erstellen. Zwei Firmen mit unterschiedlichen Nummernkreisen bekommen deshalb ein unterschiedliches Dokument.
Ein Klick auf "Erstellen" lädt eine Markdown-Datei herunter, benannt nach dem Erstellungsdatum,
zum Beispiel meyster-verfahrensdokumentation-2026-08-28.md. Sie beschreibt in vier
Abschnitten:
- Nummerierung: das Präfix, die Startnummer und den Jahreswechsel für Angebote und Rechnungen, wie unter Belegnummern verstehen und einstellen beschrieben, und dass jede Nummer unter einer Zeilensperre vergeben wird, damit zwei gleichzeitige Anfragen nie dieselbe Nummer bekommen.
- Festschreibung: wie ein Entwurf zu einem verbindlichen Beleg wird, dass dabei die Daten von Verkäufer und Kunde eingefroren werden, und dass ein festgeschriebener Beleg danach nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden kann.
- Archivierung: dass ein festgeschriebener Beleg als PDF und, wo vorgeschrieben, zusätzlich als strukturierte E-Rechnung abgelegt wird, und dass diese Ablage von einer späteren Änderung am Kunden nicht mehr berührt wird.
- Aufbewahrung: die Aufbewahrungsfrist je Belegart, wie unter Warum Rechnungen jahrelang aufbewahrt werden müssen erklärt.
Weil das Dokument ein Datum trägt, können Sie mehrere Fassungen sammeln und so belegen, wie sich Ihr Verfahren über die Zeit entwickelt hat.
Unternehmensdaten exportieren: der vollständige DSGVO-Export
Die dritte Karte ist derselbe Export, den auch die Seite
Datenauskunft, Export und Löschung beschreibt, hier steht nur, wie Sie ihn
von den Exporten aus starten. Ein Klick auf "Alle Daten exportieren" lädt eine einzige
JSON-Datei mit dem Muster meyster-export-2026-08-28.json herunter. Sie enthält Ihr
Unternehmensprofil, alle Kunden, alle Projekte, alle Angebote mit ihren Positionen und alle
Rechnungen mit ihren Positionen, jeweils vollständig, nicht nur ein Auszug.
Art. 15 und Art. 20 DSGVO geben das Recht auf eine Kopie der eigenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Der JSON-Export erfüllt das für Ihre gesamte Firma, nicht nur für einen einzelnen Kunden.
Wann Sie was nutzen
Nehmen Sie den Prüfungsexport, wenn eine Betriebsprüfung oder Ihr Steuerbüro Zahlen für ein konkretes Jahr sehen will.
Nehmen Sie die Verfahrensdokumentation, wenn dieselbe Prüfung wissen will, wie Ihr Verfahren grundsätzlich funktioniert, nicht nur was in einem Jahr passiert ist.
Nehmen Sie den vollständigen Datenexport, wenn Sie eine Kopie aller Ihrer Firmendaten brauchen, zum Beispiel weil Sie zu einer anderen Software wechseln oder Meyster kündigen wollen.
Häufige Fragen
Warum ist der Button beim Prüfungsexport ausgegraut, beim Datenexport aber nicht?
Beide Downloads sind eigentlich dem Inhaber vorbehalten. Bei den ersten beiden sperrt die Oberfläche den Button direkt, beim dritten nicht. Der Server prüft die Rolle in allen drei Fällen, deshalb kommt für ein Mitglied oder einen Administrator beim dritten Button trotzdem keine Datei heraus, nur eine Fehlermeldung.
Ich bin Administrator und will den Prüfungsexport für mein Steuerbüro herunterladen. Geht das?
Nein. Bitten Sie den Inhaber Ihrer Firma, den Export zu erstellen und Ihnen die Datei weiterzugeben. Nur der Inhaber kann ihn auslösen.
Enthält der Prüfungsexport auch die PDF-Dateien der Rechnungen?
Nein, er enthält die Werte: Nummern, Daten, Beträge, Steuerergebnisse, Zahlungen und Stornos als strukturierte Daten. Die einzelne Rechnung als PDF öffnen Sie über die Rechnungsliste.
Warum stehen im Prüfungsexport auch stornierte Rechnungen?
Weil eine Stornorechnung selbst eine Rechnung mit eigener Nummer ist und Teil derselben Nummernfolge bleibt. Die Prüfung auf Lücken bezieht sich auf alle vergebenen Nummern, nicht nur auf die noch gültigen.
Ändert sich die Verfahrensdokumentation, wenn ich meine Nummernkreise später umstelle?
Ja. Die Verfahrensdokumentation wird bei jedem Klick auf "Erstellen" neu aus Ihrer aktuellen Konfiguration erzeugt. Eine ältere heruntergeladene Fassung ändert sich dadurch nicht, sie bleibt der Stand von ihrem eigenen Erstellungsdatum.
Kann ich nur einzelne Kunden oder Rechnungen exportieren statt alle?
Für den vollständigen Datenexport nicht, er umfasst immer die gesamte Firma. Für einzelne Änderungen an einem bestimmten Beleg schauen Sie stattdessen ins Audit-Protokoll.