Datenauskunft, Export und Löschung nach der DSGVO verstehen
Der Unterschied zwischen einer Kopie Ihrer Daten (Art. 15 und 20 DSGVO) und deren Löschung (Art. 17), und warum Löschen in Meyster Anonymisieren heißt.
Es gibt zwei unterschiedliche Rechte, die häufig verwechselt werden: das Recht, eine Kopie der eigenen Daten zu bekommen, und das Recht, dass die Daten gelöscht werden. Meyster unterstützt beide, aber die beiden funktionieren technisch sehr unterschiedlich.
Eine Kopie Ihrer Daten bekommen (Art. 15 und Art. 20 DSGVO)
Jede Person, über die Sie Daten speichern, darf eine Kopie davon verlangen, und darf verlangen, dass diese Kopie in einem Format kommt, das sich weiterverwenden lässt. Das gilt für Ihre Kundinnen und Kunden gegenüber Ihnen, und es gilt für Ihre Firma gegenüber Meyster.
Meyster erstellt für Ihre gesamte Firma einen Export als JSON-Datei. Er enthält Ihr Unternehmensprofil, alle Kundinnen und Kunden, alle Projekte, alle Angebote mit ihren Positionen und alle Rechnungen mit ihren Positionen.
Löschen heißt in Meyster: Anonymisieren (Art. 17 DSGVO)
Das Recht auf Löschung klingt, als müsste ein Kunde komplett verschwinden. Das stimmt fast, mit einer wichtigen Ausnahme: Das Recht auf Löschung gilt nicht, wo ein Gesetz die Aufbewahrung verlangt. Genau das verlangt das Steuerrecht für Rechnungen, siehe Warum Rechnungen jahrelang aufbewahrt werden müssen. Löschen bedeutet deshalb in Meyster: Die Person verschwindet aus dem Datensatz, das Geld bleibt.
Wenn der Inhaber einen Kunden anonymisiert, geschieht Folgendes:
Diese Felder werden gelöscht: Name, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Lieferadresse, Steuernummer, USt-IdNr, das USt-1-TG-Zertifikat mit seinen Daten, Anrede und Notizen. Der Name wird durch den Platzhalter "[anonymisiert]" ersetzt, alle übrigen Felder werden leer. Jeder gespeicherte Ansprechpartner des Kunden wird auf dieselbe Weise anonymisiert. Der Kunde selbst gilt danach als gelöscht und taucht in Ihren Listen nicht mehr auf.
Diese Daten bleiben erhalten: jedes Angebot und jede Rechnung dieses Kunden, mit ihrer Nummer, ihrem Datum, ihren Beträgen und ihrem Steuerergebnis. Eine bereits festgeschriebene Rechnung hat Name und Adresse des Kunden zum Zeitpunkt der Festschreibung bereits in sich selbst eingefroren. Öffnen Sie eine solche Rechnung nach der Anonymisierung, sehen Sie dort weiterhin, an wen sie ging, unabhängig vom jetzt anonymisierten Kundendatensatz.
Anonymisieren überschreibt die persönlichen Felder in der Datenbank. Es gibt danach keinen Weg, den Namen oder die Adresse wiederherzustellen.
Was mit dem Änderungsprotokoll passiert
Auch ältere Einträge im Änderungsprotokoll, die den alten Namen oder die alte Adresse enthalten hätten, werden bei der Anonymisierung bereinigt. Die Tatsache, dass damals etwas geändert wurde, bleibt sichtbar, der genaue Wert nicht mehr. Die Anonymisierung selbst wird ebenfalls protokolliert, mit wer, wann und auf welcher Grundlage, aber ohne die gelöschten Werte erneut aufzuschreiben.
Wer das auslösen darf
Export und Anonymisierung starten Sie unter Daten und Datenschutz in den Firmeneinstellungen. Nur der Inhaber Ihrer Firma darf einen Kunden anonymisieren oder den vollständigen Datenexport anstoßen. Ein Mitglied mit der Rolle Admin kann Kunden zwar sonst bearbeiten, diese beiden Entscheidungen aber nicht treffen, weil sie zu weitreichend sind, um sie an eine Rolle unterhalb des Inhabers zu delegieren.