Datenauskunft, Export und Löschung nach der DSGVO

Es gibt zwei unterschiedliche Rechte, die häufig verwechselt werden: das Recht, eine Kopie der eigenen Daten zu bekommen, und das Recht, dass die Daten gelöscht werden. Meyster unterstützt beide, aber die beiden funktionieren technisch sehr unterschiedlich.

Eine Kopie Deiner Daten bekommen (Art. 15 und Art. 20 DSGVO)

Jede Person, über die Du Daten speicherst, darf eine Kopie davon verlangen, und zwar in einem Format, das sich weiterverwenden lässt. Das gilt für Deine Kundinnen und Kunden gegenüber Dir, und es gilt für Deine Firma gegenüber Meyster.

Meyster erstellt für Deine gesamte Firma einen Export als JSON-Datei. Er enthält Dein Unternehmensprofil, alle Kundinnen und Kunden, alle Projekte, alle Angebote mit ihren Positionen, alle Rechnungen mit ihren Positionen und Deine eigenen Gespräche mit dem KI-Assistenten. Die Gespräche anderer Mitglieder stehen nicht darin, weil jedes Gespräch nur für das Mitglied lesbar ist, das es geführt hat.

Löschen heißt in Meyster: Anonymisieren (Art. 17 DSGVO)

Das Recht auf Löschung klingt, als müsste ein Kunde komplett verschwinden. Das stimmt fast, mit einer wichtigen Ausnahme: Das Recht auf Löschung gilt nicht, wo ein Gesetz die Aufbewahrung verlangt. Genau das verlangt das Steuerrecht für Rechnungen, siehe Warum Rechnungen jahrelang aufbewahrt werden müssen. Löschen bedeutet deshalb in Meyster: Die Person verschwindet aus dem Datensatz, das Geld bleibt.

Wenn der Inhaber einen Kunden anonymisiert, geschieht Folgendes:

Diese Felder werden gelöscht: Name, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Lieferadresse, Steuernummer, USt-IdNr, das USt-1-TG-Zertifikat mit seinen Daten, Anrede und Notizen. Der Name wird durch den Platzhalter "[anonymisiert]" ersetzt, alle übrigen Felder werden leer. Jeder gespeicherte Ansprechpartner des Kunden wird auf dieselbe Weise anonymisiert. Der Kunde selbst gilt danach als gelöscht und taucht in Deinen Listen nicht mehr auf.

Diese Daten bleiben erhalten: jedes Angebot und jede Rechnung dieses Kunden, mit ihrer Nummer, ihrem Datum, ihren Beträgen und ihrem Steuerergebnis. Eine bereits festgeschriebene Rechnung hat Name und Adresse des Kunden zum Zeitpunkt der Festschreibung bereits in sich selbst eingefroren. Öffnest Du eine solche Rechnung nach der Anonymisierung, siehst Du dort weiterhin, an wen sie ging, unabhängig vom jetzt anonymisierten Kundendatensatz.

Was mit dem Änderungsprotokoll passiert

Auch ältere Einträge im Änderungsprotokoll, die den alten Namen oder die alte Adresse enthalten hätten, werden bei der Anonymisierung bereinigt. Die Tatsache, dass damals etwas geändert wurde, bleibt sichtbar, der genaue Wert nicht mehr. Die Anonymisierung selbst wird ebenfalls protokolliert, mit wer, wann und auf welcher Grundlage, aber ohne die gelöschten Werte erneut aufzuschreiben.

Was mit den Gesprächen mit dem Assistenten passiert

Hat jemand in Deiner Firma mit dem KI-Assistenten über den Kunden gesprochen, ersetzt die Anonymisierung auch dort Name, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse und Lieferadresse durch einen Platzhalter, in jeder gespeicherten Nachricht und in jedem Gesprächstitel Deiner Firma. Ersetzt wird nur der ganze Wert, ein längeres Wort, das zufällig mit dem Namen beginnt, bleibt stehen. Eine abweichende Schreibweise, etwa eine Abkürzung der Straße, erkennt Meyster nicht. Gespräche löscht Meyster ohnehin 12 Monate nach ihrer letzten Nutzung.

Wer das auslösen darf

Den vollständigen Datenexport startest Du unter Exporte in den Firmeneinstellungen, die Anonymisierung eines Kunden unter Daten und Datenschutz. Nur der Inhaber Deiner Firma darf einen Kunden anonymisieren oder den vollständigen Datenexport anstoßen. Ein Mitglied mit der Rolle Admin kann Kunden zwar sonst bearbeiten, diese beiden Entscheidungen aber nicht treffen, weil sie zu weitreichend sind, um sie an eine Rolle unterhalb des Inhabers zu delegieren.