Empfangene E-Rechnungen prüfen und aufbewahren
Wie Sie eine strukturierte Lieferantenrechnung hochladen, was Meyster dabei prüft, und warum das nicht dieselbe Funktion wie die Materialpreisliste ist.
Auf der Seite Empfangene E-Rechnungen laden Sie eine strukturierte Rechnung hoch, die Ihnen ein Lieferant geschickt hat. Meyster speichert die Datei und prüft, ob sie technisch wohlgeformt ist.
Diese Seite ist kein allgemeines Postfach für Lieferantenrechnungen. Sie ist gezielt für strukturierte E-Rechnungen gedacht, wie sie öffentliche Auftraggeber und viele Firmenkunden inzwischen verschicken.
Warum es diese Seite gibt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb in der Lage sein, eine strukturierte E-Rechnung zu empfangen. Das gilt ohne Zustimmung des Empfängers. Meyster nimmt eine solche Rechnung entgegen, speichert sie unverändert und macht sie lesbar.
Diese Pflicht betrifft nur das Empfangen, nicht das Verschicken eigener Rechnungen. Wann Sie selbst strukturiert versenden müssen, steht in E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD. Dort steht auch, was XRechnung und ZUGFeRD überhaupt sind. Diese Seite hier wiederholt das nicht.
Wie Sie eine Rechnung hochladen
Seite öffnen
Gehen Sie zu Empfangene E-Rechnungen.
Rechnung hochladen wählen
Klicken Sie auf "Rechnung hochladen" und wählen Sie die Datei Ihres Lieferanten aus. Erlaubt sind XML-Dateien und PDF-Dateien.
Ergebnis abwarten
Meyster lädt die Datei hoch und trägt sie sofort in die Liste ein, mit dem Ergebnis der Prüfung in der Spalte "Prüfung".
Die Liste zeigt die Spalten Lieferant, Datei, Betrag, Empfangen und Prüfung. Über "Ansehen" öffnen Sie die gespeicherte Datei selbst, über einen zeitlich begrenzten Link. Es öffnet sich die Originaldatei, keine ausgelesene Ansicht, denn nichts wird aus der Datei ausgelesen.
Was "Prüfung" wirklich bedeutet
Meyster prüft bei einer XML-Datei nur, ob die Datei technisch wohlgeformt ist: ob die Tags sauber geöffnet und geschlossen sind und ob ein erkennbares Rechnungs-Element vorkommt. Das ist keine vollständige EN-16931-Prüfung und keine KoSIT-Validierung. Ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist, prüft Meyster nicht.
Drei Werte kommen in der Spalte "Prüfung" vor:
| Wert | Wann er erscheint |
|---|---|
| Gültig | Die XML-Datei ist wohlgeformt und enthält ein erkennbares Rechnungs-Element. |
| Ungültig | Die XML-Datei ist nicht wohlgeformt, oder es fehlt ein erkennbares Rechnungs-Element. |
| Nicht geprüft | Die Datei ist ein PDF. PDF-Dateien werden gespeichert, aber nicht geprüft. |
Eine PDF-Datei landet also immer bei "Nicht geprüft", auch wenn eine strukturierte XML-Rechnung in ihr eingebettet ist. Meyster liest diese eingebettete XML aus einer hochgeladenen PDF-Datei heute nicht aus.
Warum Lieferant und Betrag oft leer bleiben
In der Liste stehen die Spalten Lieferant und Betrag. Beide zeigen für jede Datei, die Sie über diese Seite hochladen, aktuell einen Strich. Der Grund: Meyster liest beim Hochladen kein einziges Feld aus der Datei aus, weder Lieferantenname noch Rechnungsnummer noch Betrag. Die Datenbankspalten dafür existieren, werden aber vom Hochladevorgang nicht befüllt.
Das ist der heutige Stand, keine Störung. Wenn Sie den Lieferanten oder den Betrag einer Rechnung sehen wollen, öffnen Sie die Datei über "Ansehen".
Der Unterschied zur Materialpreisliste
Ein häufiges Missverständnis: "Lieferantenrechnung hochladen" klingt nach derselben Funktion wie das automatische Auslesen von Materialpreisen. Es sind zwei getrennte Funktionen mit zwei getrennten Datentabellen.
Wann Sie was nutzen
Nutzen Sie Empfangene E-Rechnungen, wenn Sie eine strukturierte E-Rechnung eines Lieferanten aufbewahren und formal prüfen wollen, zum Beispiel zur Erfüllung der Empfangspflicht.
Nutzen Sie die Materialpreisliste, wenn Sie eine Lieferantenrechnung per E-Mail bekommen und deren Preise automatisch per KI in Ihre Materialpreise übernehmen wollen. Diese Seite hier liest keine Preise aus und hat keine E-Mail-Weiterleitungsadresse.
Kurz gesagt: Diese Seite speichert und prüft die Form einer eingegangenen strukturierten Rechnung. Die Materialpreisliste liest mit KI Preise aus einer Lieferantenrechnung aus und schreibt sie in Ihren Katalog. Beides betrifft eine Lieferantenrechnung, aber es sind zwei verschiedene Werkzeuge für zwei verschiedene Zwecke.
Was diese Seite nicht macht
Es gibt hier keinen Bezug zur Vorsteuer, zu DATEV oder zu einem Export. Eine hochgeladene Datei fließt in keine dieser Auswertungen ein. Die Datei unterliegt trotzdem denselben Aufbewahrungspflichten wie jeder andere Geschäftsbeleg. Mehr dazu unter Warum Rechnungen und Belege jahrelang aufbewahrt werden müssen.
Häufige Fragen
Muss ich jede Rechnung eines Lieferanten hier hochladen?
Nein. Diese Seite ist für strukturierte E-Rechnungen gedacht, also XML-Dateien im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung eines Lieferanten können Sie hier speichern, Meyster prüft sie dann aber nicht, sondern markiert sie nur als "Nicht geprüft".
Warum sehe ich bei jeder Rechnung einen Strich statt eines Betrags?
Meyster liest heute keine Felder aus einer hochgeladenen Datei aus. Es wird nur die Datei selbst gespeichert und, bei einer XML-Datei, auf technische Wohlgeformtheit geprüft. Den Betrag sehen Sie, indem Sie die Datei über "Ansehen" öffnen.
Bedeutet "Gültig", dass die Rechnung inhaltlich korrekt ist?
Nein. "Gültig" heißt nur, dass die XML-Datei technisch wohlgeformt ist und ein erkennbares Rechnungs-Element enthält. Ob Beträge, Steuersätze oder Pflichtangaben stimmen, prüft Meyster nicht.
Ist das dieselbe Funktion wie die Materialpreisliste?
Nein. Die Materialpreisliste liest per E-Mail eingehende Lieferantenrechnungen mit KI aus und übernimmt daraus Preise in Ihren Katalog. Diese Seite hier speichert und prüft nur die Form einer manuell hochgeladenen strukturierten Rechnung. Es gibt keine Verbindung zwischen beiden.
Kann ich eine hochgeladene Datei wieder löschen?
Über diese Seite ist das nicht vorgesehen. Die Datei bleibt gespeichert, so wie es die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbelege vorsieht.
Muss ich für den Empfang von E-Rechnungen etwas einstellen?
Nein. Die Fähigkeit, eine E-Rechnung zu empfangen, ist mit dieser Seite bereits gegeben. Eine Einstellung brauchen Sie nur, wenn Sie selbst E-Rechnungen versenden wollen, siehe E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD.