Auf der Seite Mahnwesen legst Du fest, nach wie vielen Tagen eine überfällige Rechnung gemahnt wird, welche Mahnstufe eine Pauschale oder Zinsen berechnet, und welcher Text auf jeder Stufe steht.
Das ist reine Konfiguration. Meyster verschickt heute keine Mahnung, weder automatisch noch per Klick. Was Du auf einer einzelnen Rechnung schon tun kannst, also das Mahnverfahren pausieren oder eine Übergabe erfassen, liest Du unter Mahnwesen: das Stufenmodell.
Warum diese Einstellung besonders geschützt ist
Eine Mahnung ist keine freundliche Erinnerung. Die Stufen legen fest, ab wann eine förmliche Zahlungsaufforderung mit Pauschale und gesetzlichen Verzugszinsen erlaubt wäre. Das hat rechtliche Wirkung für Dein Unternehmen, deshalb sind Ein- und Ausschalten und die eigentlichen Mahnstufen zwei getrennt geschützte Schritte.
Rechtlicher Hinweis
Verzug beginnt in der Regel mit einer Mahnung nach Fälligkeit, spätestens aber 30 Tage nach Zugang der Rechnung. Ab Verzug darfst Du gesetzliche Verzugszinsen verlangen, bei einem Unternehmen als Schuldner zusätzlich eine Pauschale von 40 EUR.
Für eine neue Firma ist das Mahnwesen ausgeschaltet.
- Mahnwesen
ausgeschaltet
Mahnwesen einschalten
- Funktion einschalten
Geh zu Funktionen und schalte dort "Mahnungen für offene Rechnungen" ein. Das darf ein Administrator oder der Inhaber. Solange die Funktion aus ist, zeigt die Seite Mahnwesen nur einen Hinweis mit einem Link zurück zu Funktionen, es gibt nichts zu konfigurieren.
- Mahnwesen öffnen
Geh zu Mahnwesen. Ein Mitglied sieht diese Seite gar nicht, ein Administrator oder Inhaber schon.
- Die vier Stufen einrichten
Sobald die Funktion an ist, steht unter Mahnstufen eine Liste in zeitlicher Reihenfolge: zuerst Rechnung fällig als Stichtag, darunter Zahlungserinnerung, Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Letzte Mahnung. Jede Zeile nennt ihre Tage nach der Fälligkeit und ihre Kosten, oder dass sie ausgeschaltet ist. Über den Stift öffnest Du eine Stufe in einem Fenster, änderst sie und klickst Übernehmen. Gespeichert wird erst mit Speichern unten auf der Seite. Nur der Inhaber kann die Stufen bearbeiten und speichern.
Was jede Mahnstufe einstellt
Das Fenster jeder der vier Stufen hat dieselben Grundfelder:
| Feld | Was es bedeutet |
|---|---|
| Stufe verwenden | Nur eingeschaltete Stufen greifen. Eine ausgeschaltete Stufe wird beim Zählen der Reihenfolge übersprungen. |
| Tage nach dem Fälligkeitsdatum | Wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung diese Stufe frühestens ausgelöst werden darf. Mindestens 1 Tag. |
| Pauschale berechnen | Nur bei Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Letzte Mahnung. Rechnet die gesetzliche 40-EUR-Pauschale gegenüber einem Unternehmen als Kunden hinzu. |
| Verzugszinsen berechnen | Nur bei Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Letzte Mahnung. Rechnet Verzugszinsen zum aktuellen gesetzlichen Satz hinzu. Die Zinsen laufen ab dem Tag nach der Zahlungsfrist, die die Zahlungserinnerung gesetzt hat. |
| Mahntext | Ein freier Text, der auf dem Mahnschreiben zusätzlich zu Betrag und Zahlungsdaten steht. |
Bei der Zahlungserinnerung fehlen Pauschale und Zinsen ganz. Dort steht stattdessen ein Hinweis, warum das so ist.
Rechtlicher Hinweis
Verzug entsteht meistens erst durch die Mahnung selbst. Eine Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kann nicht gleichzeitig die Kosten dieses Verzugs geltend machen. Deshalb darf die Zahlungserinnerung nie eine Pauschale oder Zinsen tragen. Beides ist erst ab der ersten Mahnung möglich, die auf einen bereits eingetretenen Verzug folgt.
Meyster prüft das beim Speichern und lässt es nicht zu, dass Du die Zahlungserinnerung mit Pauschale oder Zinsen versiehst.
Die Reihenfolge der Fristen
Die zweite Regel: Der Abstand jeder eingeschalteten Stufe muss größer sein als der Abstand der vorherigen eingeschalteten Stufe. Eine ausgeschaltete Stufe zählt dabei nicht mit. Schaltest Du zum Beispiel die Zweite Mahnung aus, müssen nur noch Erste Mahnung und Letzte Mahnung in steigender Reihenfolge stehen, sie dürfen dann auch direkt nebeneinander liegen.
Vier Stufen, ein Beispiel
| Stufe | Tage nach Fälligkeit | Pauschale | Zinsen |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 7 | nein, immer | nein, immer |
| Erste Mahnung | 14 | ja, 40 EUR | nein |
| Zweite Mahnung | 28 | nein | nein |
| Letzte Mahnung | 42 | nein | ja |
Für die Rechnung RE-2026-1042 an Müller GmbH, fällig am 1. März, bedeutet das: die
Zahlungserinnerung darf ab dem 8. März ausgelöst werden, die Erste Mahnung mit 40 EUR Pauschale
ab dem 15. März, die Zweite Mahnung ab dem 29. März, und die Letzte Mahnung mit Verzugszinsen ab
dem 12. April.
Nicht vor die Fälligkeit rutschen
Änderst Du die Tage einer Stufe so, dass sie vor die vorherige Stufe rutscht, weist Meyster die Änderung mit einer Fehlermeldung zurück. Du musst erst die andere Stufe anpassen.
Was das Mahnwesen nicht automatisch macht
Das Einschalten der Funktion versendet keine Mahnung. Es legt nur fest, welche Stufen es gibt und ab wann sie erlaubt sind. Meyster verschickt heute keine Mahnung, weder automatisch noch per Klick auf der Rechnung. Eine zurückgehaltene Sicherheit oder ein einbehaltener Bauabzugsteuer-Betrag zählt dabei nie als offene Forderung.
Rechtlicher Hinweis
Eine Sicherheit, die noch nicht fällig zur Auszahlung ist, ist keine überfällige Forderung.
Rechtlicher Hinweis
Ein einbehaltener Bauabzugsteuer-Betrag ist keine Schuld des Kunden, sondern geht an das Finanzamt.
Wie Du ein bestrittenes Mahnverfahren pausierst oder die Übergabe eines Falls an ein Inkassobüro festhältst, liest Du unter Mahnwesen: das Stufenmodell.
Verwechsle das nicht mit den freundlichen Erinnerungen
Meyster trennt das Mahnwesen bewusst von einer zweiten, unabhängigen Seite: Zahlungserinnerungen, eine sanfte E-Mail rund um die Fälligkeit einer Rechnung, ganz ohne Pauschale und ohne Zinsen.
- Tage bis zur Erinnerungs-Mail (Zahlungserinnerungen)
3, 7 Tage
Das sind zwei verschiedene Funktionen auf zwei verschiedenen Seiten. Mahnwesen steuert die förmliche Mahnleiter mit Pauschale und Zinsen. Zahlungserinnerungen steuert eine schlichte Erinnerungs-Mail ohne rechtliche Wirkung, die unabhängig vom Mahnwesen läuft, auch wenn das Mahnwesen ausgeschaltet ist. Details dazu stehen unter Welche Mails Meyster automatisch verschickt, und wann.
Wer die Seite sehen und ändern darf
Wann Du was nutzt
Ein Mitglied sieht die Seite Mahnwesen gar nicht und wird zu den allgemeinen Einstellungen zurückgeschickt.
Ein Administrator kann die Funktion unter Funktionen ein- und ausschalten und die Seite Mahnwesen öffnen und jede Stufe über das Auge ansehen, aber nichts ändern. Oben steht der Hinweis, dass nur der Inhaber ändern darf.
Der Inhaber kann als Einziger jede Stufe bearbeiten und speichern. Ein- und Ausschalten der Funktion selbst darf, wie jede Funktion, auch ein Administrator.
Zusätzlich braucht Dein Unternehmen für die Seite Mahnwesen den Tarif Pro. Im Tarif Standard zeigt die Seite stattdessen einen Abschnitt, der den Pro-Tarif nennt, erklärt, was Du im Mahnwesen festlegst, und die konkreten Vorteile auflistet. Darunter führt der Knopf "Auf Pro upgraden" zu Abonnement. Die Seite Zahlungserinnerungen bleibt davon unberührt und steht auch ohne Pro-Tarif zur Verfügung.
Häufige Fragen
Warum finde ich den Schalter für das Mahnwesen nicht mehr auf der Seite Mahnwesen?
Ein- und Ausschalten gehört zu den Funktionen und steht deshalb auf Funktionen, zusammen mit jedem anderen Teil, den Deine Firma nutzt oder nicht. Die Seite Mahnwesen zeigt nur noch, was passiert, sobald die Funktion an ist: die vier Stufen.
Warum kann ich die Stufen nicht bearbeiten?
Du bist Administrator oder Mitglied. Nur der Inhaber des Kontos darf die Mahnstufen bearbeiten, weil eine Mahnung rechtliche Folgen hat. Ein Administrator darf die Funktion selbst zwar ein- und ausschalten, aber nicht die Stufen darin ändern.
Kann ich eine Stufe ganz auslassen?
Ja. Schaltest Du zum Beispiel die Zweite Mahnung aus, springt die Reihenfolge direkt von der Ersten Mahnung zur Letzten Mahnung. Die beiden verbleibenden Stufen müssen dann in steigender Reihenfolge stehen, dürfen aber unmittelbar nebeneinander liegen.
Warum darf die Zahlungserinnerung keine Pauschale berechnen?
Weil sie meistens selbst erst den Verzug auslöst. Eine Mahnung, die den Verzug erst herstellt, kann nicht gleichzeitig die Kosten dieses Verzugs verlangen. Pauschale und Zinsen sind deshalb erst ab der Ersten Mahnung möglich.
Schickt Meyster die Mahnung automatisch, sobald der Tag erreicht ist?
Nein. Die Einstellungen auf dieser Seite legen nur fest, ab wann eine Stufe erlaubt ist. Meyster verschickt heute keine Mahnung, auch nicht per Klick auf der Rechnung. Eine Mahnung schreibst Du selbst. Details dazu stehen unter Mahnwesen: das Stufenmodell.
Ist das dasselbe wie die Erinnerungstage bei den Zahlungserinnerungen?
Nein, das sind zwei getrennte Seiten. Mahnwesen steuert die förmliche Mahnleiter mit Pauschale und Zinsen. Zahlungserinnerungen steuert eine schlichte Erinnerungs-Mail ohne rechtliche Wirkung, die auch ohne eingeschaltetes Mahnwesen läuft.
Ich habe die Zweite Mahnung auf 20 Tage gesetzt, obwohl die Erste Mahnung bei 25 Tagen steht. Warum lässt Meyster das nicht zu?
Weil die Abstände jeder eingeschalteten Stufe strikt steigend sein müssen. Setz die Zweite Mahnung auf einen Wert über 25 Tage, oder verschiebe zuerst die Erste Mahnung nach unten.
Passt dazu
- Alle Einstellungen von Meyster im ÜberblickDie sechzehn Einstellungsseiten von Meyster, die vier Menügruppen, wer jede öffnen und speichern darf, und die sinnvolle Reihenfolge für einen neuen Betrieb.
- Mahnwesen: das Stufenmodell für offene RechnungenWas die vier Mahnstufen bedeuten, wann eine Pauschale oder Verzugszinsen dazukommen, und was Du auf einer überfälligen Rechnung heute selbst tun kannst.
- Welche Mails Meyster automatisch schickt, und wannErklärt den gemeinsamen Zeitplan rund um die Fälligkeit, die Erinnerungen für ablaufende Angebote und wie sich das vom Mahnwesen unterscheidet.
- Tarif und Abonnement verstehenWas Standard und Pro enthalten, wie das KI-Guthaben funktioniert, was bei leerem Guthaben passiert, und was eine Kündigung für Deine Rechnungen bedeutet.