Mahnwesen einstellen: Stufen, Fristen, Pauschale und Zinsen
Wie Sie die vier Mahnstufen für überfällige Rechnungen festlegen, warum nur der Inhaber das darf und welche Regeln Meyster dabei erzwingt.
Auf dieser Seite legen Sie fest, nach wie vielen Tagen eine überfällige Rechnung gemahnt wird, welche Mahnstufe eine Pauschale oder Zinsen berechnet, und welcher Text auf jeder Stufe steht.
Das ist reine Konfiguration. Wie eine Mahnung dann tatsächlich auf einer einzelnen Rechnung ausgelöst, pausiert oder übergeben wird, lesen Sie unter Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
Warum diese Einstellung dem Inhaber gehört
Eine Mahnung ist keine freundliche Erinnerung. Sobald Sie das Mahnwesen einschalten, kann Meyster eine förmliche Zahlungsaufforderung mit Pauschale und gesetzlichen Verzugszinsen verschicken. Das hat rechtliche Wirkung für Ihr Unternehmen, deshalb darf nur der Inhaber diese Seite bearbeiten.
Verzug beginnt in der Regel mit einer Mahnung nach Fälligkeit, spätestens aber 30 Tage nach Zugang der Rechnung. Ab Verzug dürfen Sie gesetzliche Verzugszinsen verlangen, bei einem Unternehmen als Schuldner zusätzlich eine Pauschale von 40 EUR.
Für eine neue Firma ist das Mahnwesen ausgeschaltet.
Mahnwesen einschalten
Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Mahnwesen. Ein Mitglied sieht diese Seite gar nicht, ein Administrator oder Inhaber schon.
Mahnwesen aktivieren einschalten
Nur der Inhaber kann diesen Schalter betätigen. Ist er ausgeschaltet, bleibt die ganze restliche Seite leer, es gibt nichts zu konfigurieren.
Die vier Stufen einrichten
Sobald der Schalter an ist, erscheinen vier Karten: Zahlungserinnerung, Erste Mahnung, Zweite Mahnung, Letzte Mahnung. Jede Stufe stellen Sie einzeln ein.
Was jede Mahnstufe einstellt
Jede der vier Stufen hat eine eigene Karte mit denselben Grundfeldern:
| Feld | Was es bedeutet |
|---|---|
| Ein- und Ausschalten | Nur eingeschaltete Stufen greifen. Eine ausgeschaltete Stufe wird beim Zählen der Reihenfolge übersprungen. |
| Tage nach dem Fälligkeitsdatum | Wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung diese Stufe frühestens ausgelöst werden darf. Mindestens 1 Tag. |
| Pauschale berechnen | Nur bei Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Letzte Mahnung. Rechnet die gesetzliche 40-EUR-Pauschale gegenüber einem Unternehmen als Kunden hinzu. |
| Verzugszinsen berechnen | Nur bei Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Letzte Mahnung. Rechnet Verzugszinsen zum aktuellen gesetzlichen Satz hinzu. |
| Mahntext | Ein freier Text, der auf dem Mahnschreiben zusätzlich zu Betrag und Zahlungsdaten steht. |
Bei der Zahlungserinnerung fehlen Pauschale und Zinsen ganz. Dort steht stattdessen ein Hinweis, warum das so ist.
Verzug entsteht meistens erst durch die Mahnung selbst. Eine Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kann nicht gleichzeitig die Kosten dieses Verzugs geltend machen. Deshalb darf die Zahlungserinnerung nie eine Pauschale oder Zinsen tragen. Beides ist erst ab der ersten Mahnung möglich, die auf einen bereits eingetretenen Verzug folgt.
Meyster prüft das beim Speichern (getDunningLevelsSchema) und lässt es nicht zu, dass Sie die
Zahlungserinnerung mit Pauschale oder Zinsen versehen.
Die Reihenfolge der Fristen
Die zweite Regel: Der Abstand jeder eingeschalteten Stufe muss größer sein als der Abstand der vorherigen eingeschalteten Stufe. Eine ausgeschaltete Stufe zählt dabei nicht mit. Schalten Sie zum Beispiel die Zweite Mahnung aus, müssen nur noch Erste Mahnung und Letzte Mahnung in steigender Reihenfolge stehen, sie dürfen dann auch direkt nebeneinander liegen.
| Stufe | Tage nach Fälligkeit | Pauschale | Zinsen |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 7 | nein, immer | nein, immer |
| Erste Mahnung | 14 | ja, 40 EUR | nein |
| Zweite Mahnung | 28 | nein | nein |
| Letzte Mahnung | 42 | nein | ja |
Für die Rechnung RE-2026-0042 an Müller GmbH, fällig am 1. März, bedeutet das: die
Zahlungserinnerung darf ab dem 8. März ausgelöst werden, die Erste Mahnung mit 40 EUR Pauschale
ab dem 15. März, die Zweite Mahnung ab dem 29. März, und die Letzte Mahnung mit Verzugszinsen ab
dem 12. April.
Ändern Sie die Tage einer Stufe so, dass sie vor die vorherige Stufe rutscht, weist Meyster die Änderung mit einer Fehlermeldung zurück. Sie müssen erst die andere Stufe anpassen.
Was das Mahnwesen nicht automatisch macht
Der Schalter "Mahnwesen aktivieren" versendet noch keine Mahnung von selbst. Er legt nur fest, welche Stufen es gibt und ab wann sie erlaubt sind. Ausgelöst wird eine Mahnung dann, wenn ein Mitglied sie auf der einzelnen Rechnung anstößt. Ebenso zählt eine zurückgehaltene Sicherheit oder ein einbehaltener Bauabzugsteuer-Betrag nicht als offene Forderung, eine solche Rechnung wird nicht ohne Grund gemahnt.
Eine Sicherheit, die noch nicht fällig zur Auszahlung ist, ist keine überfällige Forderung.
Ein einbehaltener Bauabzugsteuer-Betrag ist keine Schuld des Kunden, sondern geht an das Finanzamt.
Wie Sie eine Mahnung von einer Rechnung aus auslösen, ein bestrittenes Mahnverfahren pausieren oder einen Fall an ein Inkassobüro übergeben, lesen Sie unter Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
Verwechseln Sie das nicht mit der Zahlungserinnerung der Benachrichtigungen
Meyster hat eine zweite, unabhängige Erinnerung: eine sanfte E-Mail-Erinnerung für überfällige Rechnungen, die Sie auf der Seite Benachrichtigungen einstellen.
Das sind zwei verschiedene Dinge. Die Tage auf dieser Seite steuern die förmliche Mahnleiter mit Pauschale und Zinsen. Die Tage auf der Benachrichtigungen-Seite steuern eine schlichte Erinnerungs-Mail ohne rechtliche Wirkung, die unabhängig von der Mahnleiter läuft, auch wenn das Mahnwesen ausgeschaltet ist. Details dazu stehen unter Benachrichtigungs-Einstellungen.
Wer die Seite sehen und ändern darf
Wann Sie was nutzen
Ein Mitglied sieht diese Seite gar nicht und wird zu den allgemeinen Einstellungen zurückgeschickt.
Ein Administrator kann die Seite öffnen, sieht den Schalter und alle vier Stufen aber ausgegraut, mit dem Hinweis, dass nur der Inhaber ändern darf.
Der Inhaber kann als Einziger den Hauptschalter und jede Stufe bearbeiten und speichern.
Zusätzlich braucht Ihr Unternehmen den Plan Pro oder höher. Auf dem kostenlosen Plan zeigt die Seite stattdessen eine Karte mit einem Hinweis auf das Upgrade und einem Link zu Tarif und Abrechnung.
Häufige Fragen
Warum kann ich den Hauptschalter nicht anklicken?
Sie sind Administrator oder Mitglied. Nur der Inhaber des Kontos darf das Mahnwesen ein- oder ausschalten und die Stufen bearbeiten, weil eine Mahnung rechtliche Folgen hat.
Kann ich eine Stufe ganz auslassen?
Ja. Schalten Sie zum Beispiel die Zweite Mahnung aus, springt die Reihenfolge direkt von der Ersten Mahnung zur Letzten Mahnung. Die beiden verbleibenden Stufen müssen dann in steigender Reihenfolge stehen, dürfen aber unmittelbar nebeneinander liegen.
Warum darf die Zahlungserinnerung keine Pauschale berechnen?
Weil sie meistens selbst erst den Verzug auslöst. Eine Mahnung, die den Verzug erst herstellt, kann nicht gleichzeitig die Kosten dieses Verzugs verlangen. Pauschale und Zinsen sind deshalb erst ab der Ersten Mahnung möglich.
Schickt Meyster die Mahnung automatisch, sobald der Tag erreicht ist?
Nein. Die Einstellungen auf dieser Seite legen nur fest, ab wann eine Stufe erlaubt ist. Ein Mitglied löst die Mahnung dann auf der einzelnen Rechnung selbst aus. Details dazu stehen unter Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
Ist das dasselbe wie die Erinnerungstage auf der Benachrichtigungen-Seite?
Nein, das sind zwei getrennte Funktionen. Diese Seite steuert die förmliche Mahnleiter mit Pauschale und Zinsen. Die Benachrichtigungen-Seite steuert eine schlichte Erinnerungs-Mail ohne rechtliche Wirkung, die auch ohne eingeschaltetes Mahnwesen läuft.
Ich habe die Zweite Mahnung auf 20 Tage gesetzt, obwohl die Erste Mahnung bei 25 Tagen steht. Warum lässt Meyster das nicht zu?
Weil die Abstände jeder eingeschalteten Stufe strikt steigend sein müssen. Setzen Sie die Zweite Mahnung auf einen Wert über 25 Tage, oder verschieben Sie zuerst die Erste Mahnung nach unten.