Welche Mails Meyster automatisch schickt, und wann

Auf der Seite Zahlungserinnerungen legst Du fest, wann Meyster von sich aus Erinnerungs-E-Mails an Deine Kunden verschickt: rund um die Fälligkeit einer Rechnung, und an Kunden mit einem Angebot, das bald abläuft. Ob die Funktion überhaupt läuft, schaltest Du auf Funktionen ein oder aus.

Das ist etwas anderes als die Glocke oben im Programm. Die Glocke zeigt Dir, was in Meyster passiert ist. Dieser Abschnitt entscheidet, was Meyster Deinen Kunden per Mail schickt. Mehr zur Glocke liest Du unter Benachrichtigungen und die Glocke.

Warum es diese Erinnerungen gibt

Ein Kunde vergisst eine Rechnung oft nicht aus bösem Willen. Sie geht in der Post unter, oder das Fälligkeitsdatum rutscht durch. Eine freundliche Erinnerung klärt das meistens, ohne dass Du selbst hinterhertelefonieren oder gleich das Mahnwesen mit Gebühren und Zinsen anstoßen musst.

Deshalb trennt Meyster zwei Dinge, die leicht durcheinandergehen, auf zwei eigene Seiten:

• Zahlungserinnerungen sind einfache Hinweismails, hier eingestellt. Sie haben keine rechtliche Wirkung, setzen keinen Verzug in Gang und lösen keine Gebühr oder Zinsen aus.
• Mahnwesen ist die förmliche Kette mit Mahnstufen, Gebühren und Verzugszinsen, auf ihrer eigenen Seite. Mehr dazu unter Mahnwesen einstellen.

Du kannst beides zusammen nutzen, nur die Zahlungserinnerungen ohne das Mahnwesen, oder auch keins von beiden. Die beiden Funktionen sind unabhängig voneinander.

Wer diesen Abschnitt öffnen und ändern darf

Ein Mitglied sieht die Seite Zahlungserinnerungen gar nicht. Ruft es die Adresse trotzdem direkt auf, schickt Meyster es zurück zu den Einstellungen. Ein Administrator darf die Seite öffnen und die aktuellen Werte sehen, aber ohne Papierkorb und ohne Zeilen zum Hinzufügen. Nur der Inhaber darf hier tatsächlich etwas ändern und speichern.

Das ist strenger als bei den meisten anderen Einstellungsseiten, bei denen ein Administrator schon mitentscheiden darf. Der Grund: Erinnerungsmails gehen direkt an Deine Kunden hinaus, und diese Seite entscheidet, zusammen mit dem Mahnwesen, wie Meyster mit Deinen Kunden wegen Geld kommuniziert. Das ist eine Entscheidung des Inhabers.

Ein- und Ausschalten der Funktion selbst ist davon getrennt und weniger streng: Das darf, wie jede Funktion, auch ein Administrator auf Funktionen.

Die Funktion einschalten

1. Funktion einschalten

   Geh zu Funktionen und schalte dort "Automatische Zahlungserinnerungen" ein. Bei einer neuen Firma ist die Funktion ausgeschaltet. Solange sie aus ist, verschickt Meyster keine einzige Erinnerungsmail, egal was in den beiden Zeitplänen unter Zahlungserinnerungen steht.

2. Zahlungserinnerungen öffnen

   Geh zu Zahlungserinnerungen.

3. Die beiden Zeitpläne prüfen

   Erst wenn die Funktion an ist, werden der Zeitplan rund um die Fälligkeit und der Zeitplan für ablaufende Angebote wirksam.

Rund um die Fälligkeit: ein gemeinsamer Zeitplan

Unter Rechnungen steht ein einziger Zeitplan für Erinnerungen vor und nach der Fälligkeit einer Rechnung. Er liest sich von oben nach unten in zeitlicher Reihenfolge: erst die Erinnerungen vor der Fälligkeit, dann die Zeile Rechnung fällig mit dem Hinweis Stichtag, darunter die Erinnerungen nach der Fälligkeit. Jede Zeile nennt ihre Tage, zum Beispiel "3 Tage vorher" oder "7 Tage danach".

1. Die passende Zeile wählen

   Über der Zeile Rechnung fällig steht eine Zeile Neue Erinnerung für Erinnerungen vor der Fälligkeit, ganz unten eine für Erinnerungen nach der Fälligkeit. Wo Du eintippst, entscheidet die Richtung.

2. Tage eingeben

   Trag eine ganze Zahl zwischen 1 und 365 ein.

3. Hinzufügen

   Drück auf das Plus oder die Eingabetaste. Die Erinnerung erscheint sofort an ihrer Stelle im Zeitplan. Gibt es sie schon, sagt Meyster Dir das direkt unter der Zeile. Zum Entfernen klickst Du auf den Papierkorb in der Zeile.

Erinnerungen für ablaufende Angebote

Ein zweiter, unabhängiger Zeitplan unter Angebote legt fest, wie viele Tage vor dem Ablauf eines gesendeten Angebots eine Erinnerungsmail an den Kunden geht. Er endet mit der Zeile Angebot läuft ab. Du fügst Tage genauso hinzu wie beim Zeitplan rund um die Fälligkeit, in der Zeile Neue Erinnerung direkt darüber, jeder Eintrag zählt vor dem Ablaufdatum. Auch dieser Zeitplan braucht mindestens einen Eintrag, solange Du speichern willst.

Jeder eingetragene Tag löst höchstens eine Mail aus, nie zweimal für denselben Tag, auch wenn Meyster den täglichen Lauf mehrfach ausführt. Trägst Du mehrere Tage ein, gehen entsprechend mehrere Mails raus, eine pro Tag.

Wie sich das zum Mahnwesen verhält

Schaltest Du das Mahnwesen aus oder hast Du es nie eingeschaltet, laufen die Zahlungserinnerungen trotzdem weiter, solange ihre eigene Funktion an ist. Beide sind vom Mahnwesen völlig unabhängig.

Ein Eintrag nach der Fälligkeit ist nicht dasselbe wie die erste Mahnstufe im Mahnwesen. Beide können sogar für dieselbe Rechnung an ähnlichen Tagen feuern, wenn Du beides eingeschaltet hast. Der Unterschied: Diese Erinnerung ist eine reine Zahlungsbitte ohne Gebühr und ohne Zinsen. Die erste Mahnstufe im Mahnwesen ist der Beginn einer förmlichen Kette, die je nach Einstellung Gebühren und Verzugszinsen mitbringt. Details dazu stehen unter Mahnwesen einstellen.

Häufige Fragen

Muss ich das Mahnwesen einschalten, damit diese Erinnerungen funktionieren?

Nein. Die Zahlungserinnerungen brauchen nur ihre eigene Funktion "Automatische Zahlungserinnerungen" auf der Seite Funktionen. Das Mahnwesen ist eine eigene Funktion mit einer eigenen Seite.

Ich will nur Erinnerungen nach der Fälligkeit, alles andere interessiert mich nicht. Geht das?

Ja. Schalte die Funktion ein und entferne im Zeitplan rund um die Fälligkeit alle Einträge vor der Fälligkeit. Solange mindestens ein Eintrag übrig bleibt, lässt sich das speichern. Den Zeitplan für ablaufende Angebote lässt sich mit dieser Seite allein nicht abschalten, solange die Funktion an ist. Willst Du eine der beiden Erinnerungsarten wirklich nie verschicken, frage Deinen Berater, ob ein sehr hoher Tageswert wie 365 für Dich praktikabel ist.

Kann ein Administrator diese Seite für mich einstellen?

Ein Administrator kann die Seite öffnen und die Werte ansehen, aber nicht speichern. Nur der Inhaber der Firma kann hier tatsächlich etwas ändern.

Muss ich Einträge vor und nach der Fälligkeit haben?

Nein. Ein Eintrag im Zeitplan genügt, in welcher Richtung ist Deine Entscheidung. Im Hintergrund speichert Meyster weiterhin zwei getrennte Listen, eine für vor und eine für nach der Fälligkeit, aber das siehst Du in der Oberfläche nicht und eine der beiden darf leer bleiben.

Bekommt mein Kunde mehrere Mails für dieselbe Rechnung?

Nur wenn Du mehrere Tage im selben Zeitplan einträgst. Jeder eingetragene Tag löst eine eigene Mail aus. Ein einzelner Tag löst nie zweimal eine Mail für dieselbe Rechnung aus.