Welche Mails Meyster automatisch verschickt, und wann
Erklärt den Hauptschalter für automatische Erinnerungen, die drei Erinnerungslisten und wie sich das vom Mahnwesen unterscheidet.
Auf dieser Seite legen Sie fest, ob und wann Meyster von sich aus Erinnerungs-E-Mails an Ihre Kunden verschickt: an Kunden mit einer überfälligen Rechnung, an Kunden mit einer bald fälligen Rechnung, und an Kunden mit einem Angebot, das bald abläuft.
Das ist etwas anderes als die Glocke oben im Programm. Die Glocke zeigt Ihnen, was in Meyster passiert ist. Diese Seite entscheidet, was Meyster Ihren Kunden per Mail schickt. Mehr zur Glocke lesen Sie unter Benachrichtigungen und die Glocke.
Warum es diese Erinnerungen gibt
Ein Kunde vergisst eine Rechnung oft nicht aus bösem Willen. Sie geht in der Post unter, oder das Fälligkeitsdatum rutscht durch. Eine freundliche Erinnerung klärt das meistens, ohne dass Sie selbst hinterhertelefonieren oder gleich das Mahnwesen mit Gebühren und Zinsen anstoßen müssen.
Deshalb trennt Meyster zwei Dinge, die leicht durcheinandergehen:
- Die Erinnerungen auf dieser Seite sind einfache Hinweismails. Sie haben keine rechtliche Wirkung, setzen keinen Verzug in Gang und lösen keine Gebühr oder Zinsen aus.
- Das Mahnwesen unter Mahnwesen ist die förmliche Kette mit Mahnstufen, Gebühren und Verzugszinsen. Mehr dazu unter Mahnwesen einstellen.
Sie können beides zusammen nutzen, nur die Erinnerungen ohne das Mahnwesen, oder auch keins von beiden. Die beiden Schalter sind unabhängig voneinander.
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Wer diese Seite öffnen und ändern darf
Ein Mitglied sieht diese Seite gar nicht. Ruft es die Adresse trotzdem direkt auf, schickt Meyster es zurück zu den Einstellungen. Ein Administrator darf die Seite öffnen und die aktuellen Werte sehen, aber die Felder sind für ihn gesperrt. Nur der Inhaber darf hier tatsächlich etwas ändern und speichern.
Das ist strenger als bei den meisten anderen Einstellungsseiten, bei denen ein Administrator schon mitentscheiden darf. Der Grund: Erinnerungsmails gehen direkt an Ihre Kunden hinaus, und diese Seite entscheidet zusammen mit dem Mahnwesen, wie Meyster mit Ihren Kunden wegen Geld kommuniziert. Das ist eine Entscheidung des Inhabers, genau wie beim Mahnwesen selbst.
Der Hauptschalter
Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Benachrichtigungen.
Automatische Erinnerungen einschalten
Der Schalter "Automatische Erinnerungen senden" ist bei einer neuen Firma ausgeschaltet. Solange er aus ist, verschickt Meyster keine einzige Erinnerungsmail, egal was in den drei Listen darunter steht.
Die drei Listen prüfen
Erst wenn der Schalter an ist, werden die drei Erinnerungslisten wirksam.
Die drei Erinnerungslisten
Jede Liste ist eine freie Auswahl an Tagen, die Sie als kleine Karten hinzufügen und wieder entfernen. Ein Tag ist eine ganze Zahl zwischen 1 und 365.
| Liste | Was sie auslöst | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Erinnerungen für überfällige Rechnungen | Eine Mail an den Kunden zu einer unbezahlten Rechnung | So viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum |
| Erinnerungen für bald fällige Rechnungen | Eine freundliche Vorab-Mail, bevor die Zahlung fällig wird | So viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum |
| Erinnerungen für ablaufende Angebote | Eine Mail, die den Kunden zu einer Antwort auffordert | So viele Tage bevor die Gültigkeit des versendeten Angebots endet |
Sie tragen eine Zahl ein und klicken auf "Hinzufügen", die Karte erscheint sofort. Zum Entfernen klicken Sie auf die Karte selbst. Jede der drei Listen braucht mindestens einen Tag, solange Sie speichern wollen. Sie können also keine der drei Listen komplett leeren, auch wenn Sie sich nur für eine der drei Erinnerungsarten interessieren. Lassen Sie in dem Fall einfach den Wert stehen, den Meyster bei der Firmengründung schon vorausgefüllt hat.
Firma Müller GmbH stellt am 1. Februar die Rechnung RE-2026-0042 über 1.250,00 € mit
Fälligkeit 15. Februar aus.
Bei den Listen 3 (Tage vor Fälligkeit) und 1, 7, 14 (Tage nach Fälligkeit) passiert Folgendes:
- Am 12. Februar geht eine freundliche Vorab-Mail raus.
- Bleibt die Rechnung offen, folgt am 16. Februar eine Erinnerung.
- Bleibt sie weiter offen, folgen zwei weitere am 22. und am 1. März.
Ein Angebot mit Gültigkeit bis zum 20. März und der Liste 7, 3 bekommt eine Erinnerungsmail am
13. März und, falls der Kunde noch nicht geantwortet hat, eine zweite am 17. März.
Jeder eingetragene Tag löst höchstens eine Mail aus, nie zweimal für denselben Tag, auch wenn Meyster den täglichen Lauf mehrfach ausführt. Tragen Sie mehrere Tage in dieselbe Liste ein, gehen entsprechend mehrere Mails raus, eine pro Tag.
Eine Rechnung gilt für den Versand als offen, solange sie den Status "gesendet" trägt. Ist eine Zahlung schon erfasst, die Rechnung aber noch nicht storniert oder anders markiert, kann trotzdem noch eine Erinnerung rausgehen, wenn der Tag genau zusammenfällt. Erfassen Sie eine Zahlung also zeitnah unter Rechnungen.
Wann Sie was nutzen
Nutzen Sie die Erinnerungen für bald fällige Rechnungen, wenn Sie Kunden helfen wollen, pünktlich zu zahlen, ohne dass es nach einer Mahnung aussieht.
Nutzen Sie die Erinnerungen für überfällige Rechnungen allein, wenn Sie eine sanfte Zahlungserinnerung wollen, aber keine förmliche Mahnung mit Gebühren und Zinsen. Das ist eine gute Wahl für Stammkunden, bei denen ein kurzer Hinweis meistens reicht.
Kombinieren Sie beides mit dem Mahnwesen, wenn Sie zusätzlich eine förmliche, rechtlich belastbare Kette wollen, falls die sanfte Erinnerung nichts bringt.
Nutzen Sie die Erinnerungen für ablaufende Angebote, wenn Kunden häufig ein Angebot liegen lassen und erst durch einen Anstoß antworten.
Wie sich das zum Mahnwesen verhält
Schalten Sie das Mahnwesen aus oder haben Sie es nie eingeschaltet, laufen die Erinnerungen für bald fällige Rechnungen und für ablaufende Angebote trotzdem weiter, wenn der Hauptschalter oben an ist. Beide sind vom Mahnwesen völlig unabhängig.
Die Erinnerung für überfällige Rechnungen ist nicht dasselbe wie die erste Mahnstufe im Mahnwesen. Beide können sogar für dieselbe Rechnung an ähnlichen Tagen feuern, wenn Sie beides eingeschaltet haben. Der Unterschied: Diese Erinnerung ist eine reine Zahlungsbitte ohne Gebühr und ohne Zinsen. Die erste Mahnstufe im Mahnwesen ist der Beginn einer förmlichen Kette, die je nach Einstellung Gebühren und Verzugszinsen mitbringt. Details dazu stehen unter Mahnwesen einstellen.
Häufige Fragen
Muss ich das Mahnwesen einschalten, damit diese Erinnerungen funktionieren?
Nein. Die Erinnerungen auf dieser Seite brauchen nur den Hauptschalter "Automatische Erinnerungen senden". Das Mahnwesen ist ein eigener Schalter auf einer eigenen Seite.
Ich will nur Erinnerungen für überfällige Rechnungen, die anderen zwei Listen interessieren mich nicht. Geht das?
Ja. Schalten Sie den Hauptschalter ein und lassen Sie in den beiden anderen Listen einfach die vorausgefüllten Tage stehen. Meyster verschickt trotzdem passende Mails für bald fällige Rechnungen und ablaufende Angebote, das lässt sich mit dieser Seite allein nicht abschalten, solange der Hauptschalter an ist. Wollen Sie eine der drei Arten wirklich nie verschicken, fragen Sie Ihren Berater, ob ein sehr hoher Tageswert wie 365 in der jeweiligen Liste für Sie praktikabel ist.
Kann ein Administrator diese Seite für mich einstellen?
Ein Administrator kann die Seite öffnen und die Werte ansehen, aber nicht speichern. Nur der Inhaber der Firma kann hier tatsächlich etwas ändern.
Warum verlangt jede Liste mindestens einen Tag?
Damit die Einstellung eindeutig bleibt. Eine leere Liste wäre nicht klar von "ausgeschaltet" zu unterscheiden, dafür gibt es ja schon den Hauptschalter.
Bekommt mein Kunde mehrere Mails für dieselbe Rechnung?
Nur wenn Sie mehrere Tage in dieselbe Liste eintragen. Jeder eingetragene Tag löst eine eigene Mail aus. Ein einzelner Tag löst nie zweimal eine Mail für dieselbe Rechnung aus.