Die Seite Daten und Datenschutz verstehen und nutzen

Die Seite Daten und Datenschutz ist der Ort, an dem Sie einen Kunden anonymisieren, wenn er sein Recht auf Löschung geltend macht. Sie ist bewusst schlicht gehalten: eine Auswahl, ein Hinweis, ein Knopf.

Dieser Artikel erklärt nur, was auf dieser Seite steht und wie Sie sie bedienen. Was Anonymisieren genau bedeutet, welche Felder gelöscht werden und welche erhalten bleiben, steht ausführlich unter Datenauskunft, Export und Löschung. Wie lange Ihre Rechnungen aufbewahrt werden müssen, steht unter Warum Rechnungen jahrelang aufbewahrt werden müssen.

Wo Sie die Seite finden

Gehen Sie zu Daten und Datenschutz in den Firmeneinstellungen. Jedes Mitglied Ihrer Firma darf diese Seite öffnen, auch ein Mitglied ohne besondere Rolle. Den Knopf "Kunden anonymisieren" darf am Ende aber nur der Inhaber tatsächlich benutzen, dazu unten mehr.

Einen Kunden anonymisieren

1. Kunden auswählen

   Wählen Sie im Feld "Zu anonymisierenden Kunden auswählen" den Kunden aus der Liste. Die Liste zeigt alle Kunden Ihrer Firma.

2. Den Hinweis lesen

   Über der Auswahl steht ein Hinweis: Rechnungen und Angebote dieses Kunden bleiben nach § 147 AO 8 Jahre aufbewahrt. Nur die persönlichen Angaben werden anonymisiert, die Buchungsdaten bleiben erhalten.

3. Auf 'Kunden anonymisieren' klicken

   Der Knopf wird erst aktiv, sobald Sie einen Kunden ausgewählt haben.

4. Im Dialog bestätigen

   Ein Dialog fragt noch einmal nach und wiederholt, dass die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Erst mit "Ja, anonymisieren" wird die Anonymisierung ausgeführt.

Nach dem Bestätigen verschwindet der Kunde aus Ihren Listen, und seine persönlichen Daten sind weg. Welche Felder das genau sind und welche Daten stattdessen erhalten bleiben, lesen Sie unter Datenauskunft, Export und Löschung. Dieser Artikel wiederholt die Liste bewusst nicht, damit Sie sie nur an einer Stelle nachschlagen müssen.

Der Hinweis im Bestätigungsdialog nennt die falsche Zahl

Der Bestätigungsdialog, der nach dem Klick auf "Kunden anonymisieren" erscheint, wiederholt einen Hinweis zur Aufbewahrung. Dort steht "GoBD 10-Jahres-Aufbewahrung". Das ist ein veralteter Text in der Oberfläche. Die tatsächlich geltende Frist für Rechnungen und Angebote sind 8 Jahre, so wie es der Hinweis über der Kundenauswahl auf derselben Seite richtig sagt.

Die Anonymisierung selbst funktioniert unabhängig von diesem Text richtig: Ihre Rechnungen bleiben so lange erhalten, wie es das Gesetz vorschreibt, ganz gleich, welche Zahl im Dialog steht.

Warum nur der Inhaber anonymisieren darf

Der Knopf "Kunden anonymisieren" ist auf der Seite für jedes Mitglied sichtbar und, sobald ein Kunde ausgewählt ist, auch anklickbar. Klickt ein Mitglied oder ein Administrator ihn trotzdem und bestätigt den Dialog, weist Meyster die Anfrage im Hintergrund zurück, und es erscheint eine Fehlermeldung statt der Erfolgsmeldung. Nur wenn der Inhaber der Firma den Vorgang auslöst, findet die Anonymisierung tatsächlich statt.

Diese Regel gilt unabhängig davon, ob Sie diese Seite oder den vollständigen Unternehmensdatenexport unter Exporte nutzen. Auch der Export-Knopf dort ist für jeden sichtbar, funktioniert aber ebenfalls nur für den Inhaber.

Beispiel

Sabine Wagner war Kundin bei Elektro Müller und bittet darum, dass ihre Daten gelöscht werden. Der Inhaber öffnet Daten und Datenschutz, wählt "Sabine Wagner" aus, liest den Hinweis zur 8-jährigen Aufbewahrung, klickt "Kunden anonymisieren" und bestätigt im Dialog.

Danach zeigt der Kundendatensatz nur noch "[anonymisiert]". Ihre frühere Rechnung RE-2025-0031 bleibt unverändert mit Nummer, Datum und Betrag erhalten, weil sie ein Buchungsbeleg ist und keine persönlichen Daten im Sinn der Löschung enthält, sondern nur den zum Zeitpunkt der Festschreibung eingefrorenen Namen.

Fristen und gelöschte Einträge finden Sie woanders

Diese Seite zeigt selbst keine Tabelle mit Aufbewahrungsfristen und keine Liste bereits gelöschter Einträge. Beides finden Sie gesammelt unter Warum Rechnungen jahrelang aufbewahrt werden müssen, inklusive einer Übersicht Ihrer aktuellen Fristen und einem Protokoll dessen, was Meyster bisher automatisch gelöscht hat.

Häufige Fragen

Warum kann ich den Knopf anklicken, wenn ich gar nicht der Inhaber bin?

Weil die Oberfläche diese Prüfung noch nicht macht. Sie sehen den Knopf und können ihn anklicken, aber Meyster lehnt die Anfrage serverseitig ab, sobald Sie bestätigen. Sie bekommen dann eine Fehlermeldung statt einer Erfolgsmeldung.

Ich habe den falschen Kunden anonymisiert. Kann ich das rückgängig machen?

Nein. Die persönlichen Felder sind überschrieben, und es gibt keinen Weg, den Namen oder die Adresse wiederherzustellen. Wählen Sie den Kunden im Dialog deshalb sorgfältig aus, bevor Sie bestätigen.

Warum stehen auf dieser Seite zwei unterschiedliche Zahlen zur Aufbewahrung?

Der Hinweis über der Kundenauswahl nennt richtig 8 Jahre. Der Bestätigungsdialog, der danach erscheint, nennt fälschlich noch 10 Jahre. Das ist ein veralteter Text in der Oberfläche. Verlassen Sie sich auf 8 Jahre, das ist die tatsächlich geltende Frist nach § 147 AO.

Verschwinden auch die Rechnungen des Kunden?

Nein. Nur die persönlichen Daten des Kunden werden anonymisiert. Seine Rechnungen und Angebote bleiben mit Nummer, Datum, Betrag und Steuerergebnis vollständig erhalten, so lange, wie es das Steuerrecht verlangt. Details dazu stehen unter Datenauskunft, Export und Löschung.

Kann ich hier auch einen Kunden komplett aus der Datenbank entfernen?

Nein. Diese Seite bietet nur die Anonymisierung an. Ein Kunde und seine Buchungsbelege lassen sich nicht vollständig löschen, solange die Aufbewahrungsfrist seiner Rechnungen läuft.