Das Prüfungspaket für die Betriebsprüfung erstellen
Wie Sie für ein Wirtschaftsjahr ein vollständiges Paket mit allen Belegen für das Finanzamt erstellen, und warum es lieber ganz verweigert als lückenhaft ausgeliefert wird.
Das Prüfungspaket ist eine einzelne Zip-Datei mit allen Belegen eines Wirtschaftsjahres, die Sie einem Betriebsprüfer des Finanzamts übergeben können. Meyster stellt sie auf Knopfdruck zusammen.
Warum es dieses Paket überhaupt gibt
Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auf Ihre steuerlich relevanten Daten zugreifen. Dafür gibt es drei Wege: Der Prüfer liest direkt in Ihrem System (Z1), Sie werten die Daten selbst für ihn aus (Z2), oder Sie übergeben ihm die Daten auf einem Datenträger, zusammen mit einer Beschreibung ihres Aufbaus (Z3).
Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt steuerlich relevante Daten auf drei Wegen verlangen: Systemzugriff (Z1), eigene Auswertung durch die Firma (Z2), oder Übergabe auf einem Datenträger in maschinell auswertbarer Form mit einer Beschreibung des Aufbaus (Z3). Daten in einem Vorsystem wie Meyster bleiben bis auf die einzelne Buchung hinunter auswertbar. Eine Zusammenfassung an die Buchhaltung reicht nicht, und ein Ausdruck oder ein PDF ersetzt den elektronischen Datensatz nicht.
Meyster ist genau so ein Vorsystem: Die Rechnung, ihre Positionen, ihre Zahlungen und ihre Änderungshistorie leben hier und nirgendwo sonst. Das Prüfungspaket bedient Z3, und weil es die Firma allein erzeugt, ohne dass Meyster selbst beteiligt ist, bedient es damit auch Z2. Z1 bedient es nicht: Kein Prüfer bekommt einen Zugang zu Meyster. Deshalb muss das Paket für sich allein stehen und wirklich alles enthalten, was ein Prüfer braucht.
Das Prüfungspaket folgt dem Beschreibungsstandard, den die Finanzverwaltung für die Übergabe von Daten auf einem Datenträger vorsieht. Das bedeutet: Ein Prüfer, dessen Software diesen Standard kennt, kann das Paket direkt einlesen. Es bedeutet nicht, dass das Paket von einer Behörde geprüft, zertifiziert oder abgenommen wurde.
Wer das Paket erstellen darf
Nur der Inhaber Ihrer Firma kann ein Prüfungspaket erstellen. Ein Admin sieht den Bereich Betriebsprüfung, aber nur mit dem Hinweis, dass die Rolle Inhaber dafür nötig ist. Ein Mitglied sieht den Bereich gar nicht.
Was im Paket steckt
Bereich öffnen
Gehen Sie zu Betriebsprüfung.
Wirtschaftsjahr wählen
Zur Auswahl stehen die Jahre, in denen Ihre Firma mindestens eine Rechnung festgeschrieben hat.
Paket erstellen
Meyster stellt die Zip-Datei zusammen. Der Download-Link ist eine Stunde lang gültig.
Die Zip-Datei enthält:
| Datei oder Ordner | Inhalt |
|---|---|
rechnungen.csv | Kopfdaten jeder Rechnung: Nummer, Datum, Beträge, Steuerergebnis |
rechnungsabschnitte.csv | Die Abschnitte, in die die Positionen jeder Rechnung gegliedert sind |
rechnungspositionen.csv | Jede einzelne Position jeder Rechnung als eigene Zeile |
zahlungen.csv | Die eingegangenen Zahlungen und ihre Zuordnung zu Rechnungen |
stornorechnungen.csv | Die Stornorechnungen des Jahres und welche Rechnung sie stornieren |
kunden.csv | Die Stammdaten der Kunden, die auf einer Rechnung des Jahres stehen |
eingangsrechnungen.csv | Die im Jahr empfangenen strukturierten elektronischen Eingangsrechnungen |
aenderungshistorie.csv | Das Änderungsprotokoll zu allen Datensätzen im Paket |
belege/ | Die archivierte PDF-Datei jeder Rechnung, und, wo vorhanden, ihre strukturierte XML-Datei |
index.xml | Die Beschreibung des Pakets: jede Tabelle, jede Spalte mit ihrem Typ, und das verwendete Format |
deckblatt.txt | Das Deckblatt, siehe unten |
verfahrensdokumentation.md | Die Verfahrensdokumentation zum Zeitpunkt der Erstellung |
pruefsummen.txt | Eine SHA-256-Prüfsumme je Datei |
Jede Tabellendatei ist eine Textdatei mit Semikolon als Trennzeichen, UTF-8 kodiert, mit
doppelten Anführungszeichen als Textbegrenzer, Komma als Dezimaltrennzeichen und dem Datumsformat
JJJJ-MM-TT. index.xml nennt dieses Format ausdrücklich, damit ein Prüfer es nicht erraten muss.
Die Rechnungstabelle nennt zu jeder Rechnung den Dateinamen ihres Belegs in belege/, sodass ein
Prüfer von einer Zeile direkt zum passenden Dokument findet, ohne zu suchen.
meyster-betriebspruefung-2025.zip für die Müller Bedachungen GmbH enthält unter anderem:
rechnungen.csvmit der Zeile fürRE-2025-0042, ausgestellt am 2025-03-14, Bruttobetrag1.250,00belege/rechnung-re-2025-0042.pdf, die archivierte Rechnung dazudeckblatt.txtmit der ZeileRechnungen (rechnungen.csv): 87 Zeilen
Warum das Deckblatt so viel enthält
Das Deckblatt (deckblatt.txt) ist der erste Text, den ein Prüfer liest. Es nennt Ihre Firma, das
Wirtschaftsjahr, wann und von wem das Paket erstellt wurde, jede Tabelle mit ihrer Zeilenzahl, das
Ergebnis der Rechnungsnummernfolge und die Aufbewahrungsgrundlage der Belege. Ein Prüfer muss so
nicht erst jede Datei öffnen, um zu wissen, was das Paket enthält.
Zwei Dinge, auf die Sie stoßen werden
Das Paket verweigert sich, statt eine Lücke zu erzeugen
Fehlt der archivierte Beleg auch nur einer einzigen Rechnung des Jahres, etwa weil eine Archivdatei beschädigt ist, wird gar nichts erstellt. Die Fehlermeldung nennt genau die Rechnungsnummern, zu denen der Beleg fehlt.
Das ist Absicht, kein Schutz vor einem selten auftretenden Fehler. Das Paket wird einem Prüfer als Beweismittel übergeben. Ein Paket mit einer Lücke ist für Sie schlechter als gar kein Paket, denn es sieht aus wie eine vollständige Übergabe und ist es nicht. Bricht die Erstellung ab, bleibt Ihnen nichts zum Übergeben, aber Sie wissen wenigstens, woran es lag.
Wenden Sie sich an den Support, wenn eine Rechnungsnummer als fehlender Beleg genannt wird. Das Paket lässt sich erst erstellen, wenn der Beleg wieder lesbar ist.
Das Ergebnis der Rechnungsnummernfolge
Das Deckblatt sagt, ob die Rechnungsnummern des Jahres lückenlos sind, und nennt jede fehlende Nummer, falls nicht. Wie dieser Test läuft, hängt von Ihrem Nummernschema ab:
Beispiel
Melden Sie sich an, dann stehen hier Ihre eigenen Werte.
Wann Sie was nutzen
Ist der Jahreswechsel eingeschaltet, beginnt die Prüfung bei Nummer 1. Das Deckblatt zeigt, ob alle Nummern von 1 bis zur höchsten vergebenen Nummer des Jahres vorhanden sind.
Ist der Jahreswechsel ausgeschaltet, läuft Ihre Nummernreihe über die Jahre durch. Die Prüfung deckt dann nur den Bereich ab, der tatsächlich in diesem Jahr ausgestellt wurde, nicht den Bereich ab 1. Das Deckblatt sagt das ausdrücklich, damit niemand den geprüften Bereich falsch liest.
Mehr zur Nummernvergabe selbst steht unter GoBD und die Nummerierung von Rechnungen.
Wie das Paket sich von einem gewöhnlichen Export unterscheidet
Das Prüfungspaket ist kein Export für Sie selbst oder für Ihre Kundinnen und Kunden. Es enthält personenbezogene Daten Ihrer Kunden und ist ausschließlich für die Übergabe an eine Betriebsprüfung bestimmt. Für eine Kopie Ihrer eigenen Firmendaten nach der DSGVO lesen Sie Datenauskunft, Export und Löschung.